Excel rất tuyệt vời cho các bảng và dữ liệu, nhưng bạn có thể sử dụng và cấu trúc nó như thế nào để đáp ứng nhu cầu của bạn? Công cụ Sắp xếp cho phép bạn nhanh chóng sắp xếp các cột với nhiều định dạng khác nhau hoặc bạn có thể tạo các định dạng của riêng mình cho nhiều cột và kiểu dữ liệu. Sử dụng chức năng Sắp xếp để sắp xếp dữ liệu của bạn và làm cho dữ liệu của bạn dễ hiểu và dễ sử dụng hơn.
Bươc chân
Phần 1/3: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo số
Bước 1. Chọn dữ liệu của bạn
Bạn có thể nhấp và kéo (nhấp và kéo) để chọn cột bạn muốn sắp xếp theo hoặc bạn có thể nhấp vào một ô trong cột để làm cho ô đó hoạt động và để Excel tự động sắp xếp dữ liệu.
Tất cả dữ liệu trong một cột cần được sắp xếp theo kiểu của nó sẽ được sắp xếp (ví dụ: văn bản, số, ngày tháng)
Bước 2. Tìm nút Sắp xếp
Nút này nằm trên tab Dữ liệu trong phần Sắp xếp & Lọc. Để sắp xếp nhanh chóng, hãy sử dụng các nút "AZ ↓" và "AZ ↑".
Bước 3. Sắp xếp các cột của bạn bằng cách nhấp vào nút thích hợp
Khi bạn sắp xếp các số, bạn có thể sắp xếp chúng từ thấp nhất đến cao nhất ("AZ ↓") hoặc từ cao nhất đến thấp nhất ("AZ ↑"). Khi bạn sắp xếp văn bản, bạn có thể sắp xếp nó theo thứ tự bảng chữ cái ("AZ ↓") hoặc theo thứ tự bảng chữ cái ngược lại ("AZ ↑"). Khi bạn sắp xếp ngày hoặc giờ, bạn có thể sắp xếp chúng từ sớm nhất đến muộn nhất ("AZ ↓") hoặc từ sớm nhất đến sớm nhất ("AZ ↑").
Nếu có một cột khác chứa dữ liệu ngoài cột bạn đang sắp xếp, một cửa sổ câu hỏi sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn nhập dữ liệu để sắp xếp hay không. Kết quả của thứ tự vẫn dựa trên cột bạn đã chọn, nhưng dữ liệu bên cạnh cột đó sẽ theo thứ tự theo dữ liệu trong cột đã chọn
Bước 4. Vấn đề với cột không sắp xếp
Nếu bạn gặp phải thông báo lỗi khi cố gắng sắp xếp, thì nguyên nhân phổ biến nhất là do sự cố định dạng dữ liệu.
- Nếu bạn đang sắp xếp số, hãy đảm bảo rằng tất cả các ô được định dạng dưới dạng số chứ không phải văn bản. Các số liệu có thể vô tình được 'nhập' hoặc đọc dưới dạng văn bản từ các chương trình hoặc ứng dụng kế toán nhất định.
- Nếu bạn sắp xếp văn bản, lỗi có thể phát sinh do sự hiện diện của khoảng trắng hoặc định dạng dữ liệu không chính xác.
- Nếu bạn sắp xếp theo ngày hoặc giờ, vấn đề thường phát sinh từ định dạng của dữ liệu. Để Excel sắp xếp theo ngày, bạn phải đảm bảo rằng tất cả dữ liệu của bạn được định dạng dưới dạng ngày tháng.
Phần 2/3: Sắp xếp theo nhiều tiêu chí
Bước 1. Chọn dữ liệu của bạn
Giả sử bạn có một bảng tính với danh sách tên khách hàng và vị trí thành phố của họ. Sau đó, bạn muốn sắp xếp các thành phố theo thứ tự bảng chữ cái, sau đó sắp xếp từng khách hàng theo bảng chữ cái cũng như trong mỗi thành phố. Bạn có thể làm điều này bằng cách tạo một Sắp xếp Tùy chỉnh.
Bước 2. Nhấp vào nút Sắp xếp
Nó nằm trong phần "Sắp xếp & Lọc" của tab Dữ liệu. Một cửa sổ sẽ xuất hiện, cho phép bạn tạo một chuỗi cụ thể với nhiều tiêu chí khác nhau.
Nếu cột của bạn có tiêu đề trong ô đầu tiên, ví dụ: “Thành phố” và “Tên”, hãy nhớ chọn hộp Dữ liệu của tôi có tiêu đề ở góc trên bên trái của cửa sổ Sắp xếp xuất hiện trước đó
Bước 3. Thực hiện cài đặt đầu tiên của bạn
Nhấp vào trình đơn Sắp xếp theo để chọn cột bạn muốn. Trong ví dụ này, trước tiên bạn sẽ sắp xếp thành phố, vì vậy hãy chọn cột thích hợp từ menu.
- Trên menu "Sắp xếp trên" chọn "Giá trị".
- Sắp xếp thứ tự "A đến Z" hoặc "Z đến A" theo ý thích của bạn.
Bước 4. Thực hiện cài đặt thứ hai
Nhấp vào nút Thêm Cấp độ. Thao tác này sẽ thêm một cài đặt nữa bên dưới cài đặt đầu tiên. Chọn cột thứ hai (Tên cột trong ví dụ này), sau đó điều chỉnh cài đặt (để dễ đọc hơn, hãy chọn cùng một menu cài đặt như trong cài đặt đầu tiên).
Bước 5. Bấm OK
Danh sách của bạn sẽ được sắp xếp theo cài đặt bạn đã thực hiện trước đó. Bạn có thể thấy các thành phố được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và tên khách hàng được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong mỗi thành phố.
Ví dụ này là một ví dụ đơn giản và chỉ bao gồm hai cột. Tuy nhiên, bạn có thể tạo các chuỗi phức tạp và bao gồm nhiều cột nếu muốn
Phần 3/3: Sắp xếp theo Màu ô hoặc Chữ cái
Bước 1. Chọn dữ liệu của bạn
Bạn có thể nhấp và kéo (nhấp và kéo) để chọn cột bạn muốn sắp xếp hoặc bạn có thể nhấp vào một ô trong cột để làm cho ô đó hoạt động và để Excel tự động sắp xếp dữ liệu.
Bước 2. Nhấp vào nút Sắp xếp
Nó nằm trên tab Dữ liệu trong phần "Sắp xếp & Lọc". Cửa sổ Sắp xếp sẽ xuất hiện. Nếu bạn có một cột khác chứa dữ liệu bên cạnh cột bạn đã chọn, bạn sẽ được hỏi có muốn nhập dữ liệu đó hay không.
Bước 3. Chọn "Màu Ô" hoặc "Màu Phông chữ" trên menu "Sắp xếp Bật"
Điều này sẽ cho phép bạn chọn màu đầu tiên bạn muốn sắp xếp.
Bước 4. Chọn màu bạn muốn sắp xếp đầu tiên
Trong menu Đặt hàng, bạn có thể sử dụng menu 'thả xuống' để chọn màu bạn muốn đặt đầu tiên hoặc cuối cùng trong đơn đặt hàng. Bạn chỉ có thể chọn màu có trong cột.
Không có cài đặt 'mặc định' hoặc mặc định để sắp xếp màu sắc. Bạn phải tự mình sắp xếp
Bước 5. Thêm màu khác
Bạn sẽ cần thêm các cài đặt khác cho từng màu bạn sắp xếp. Nhấp vào Thêm cấp độ để thêm cài đặt. Chọn màu tiếp theo mà bạn muốn sắp xếp, sau đó đặt thứ tự sắp xếp theo thứ tự bạn muốn tạo chúng.
Đảm bảo rằng mỗi lệnh thiết lập đều giống nhau cho mỗi cài đặt. Ví dụ: nếu bạn đang sắp xếp từ trên xuống dưới, hãy đảm bảo rằng trong menu Đặt hàng cho mỗi cài đặt, bạn chọn Trên đầu
Bước 6. Bấm OK
Mỗi cài đặt sẽ có hiệu lực riêng lẻ và các cột sẽ được sắp xếp theo màu bạn đã đặt.
Lời khuyên
- Hãy thử sắp xếp dữ liệu theo một cách khác; Các quan điểm khác nhau có thể cho thấy các khía cạnh khác nhau của thông tin được trình bày.
- Nếu bảng tính của bạn có tổng, trung bình hoặc thông tin tóm tắt khác bên dưới thông tin bạn muốn sắp xếp, hãy cẩn thận không sắp xếp chúng quá.
