Bất kể bạn đang kinh doanh loại hình kinh doanh nào, cảm ơn khách hàng là một cách chắc chắn để củng cố mối quan hệ và giữ chân họ quay trở lại. Mỗi lá thư cảm ơn bạn viết nên là duy nhất, không có ví dụ chính xác, nhưng có những hướng dẫn có thể giúp bạn làm cho nó thành công. Nếu bạn muốn biết cách viết thư cảm ơn như một cách thể hiện sự đánh giá cao đối với khách hàng, hãy tiếp tục đọc bài viết này.
Bươc chân
Phần 1/3: Soạn thư
Bước 1. Viết chính xác tên khách hàng vào phần mở đầu
Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng hầu hết các thông điệp gửi đến khách hàng đều không hiệu quả nếu tên của khách hàng không được viết đúng chính tả. Đảm bảo viết tên khách hàng ở đầu thư cảm ơn theo đúng chính tả mà khách hàng đã viết cho tên của mình.
Bước 2. Xác định lý do thực hiện lời cảm ơn
Làm cho nó rõ ràng nhất có thể. Nói những điều chung chung như "cảm ơn bạn đã mua sắm" là điều tốt nhưng tốt hơn hết là bạn nên đề cập đến những gì khách hàng đã mua và cách hàng được giao. Điều này nhắc nhở khách hàng về mối quan hệ độc đáo của họ với cửa hàng của bạn.
- Đây là cơ hội để bạn xin chân thành cảm ơn. Thêm một vài câu trích dẫn về cuộc trò chuyện của bạn với khách hàng là được.
- Cố gắng hết sức có thể để không lặp lại những điều giống nhau trong mỗi bức thư nếu không nó sẽ giống như một lời cảm ơn bạn đã gửi đến mọi người.
Bước 3. Bao gồm các câu hỏi phản hồi
Thư cảm ơn là một cách tuyệt vời để đặt câu hỏi phản hồi để đảm bảo khách hàng cảm thấy họ đã được phục vụ tốt. Việc xử lý theo dõi tốt thường giữ khách hàng quay lại và điều này tốt cho doanh nghiệp của bạn. Bạn không cần phải phản ứng quá mức với điều này, nhưng chú ý đến nhu cầu của khách hàng là một phần quan trọng của dịch vụ.
- Thể hiện kỳ vọng của bạn rằng khách hàng sẽ thích hàng hóa đã mua và bạn sẵn sàng phục vụ nếu họ có thắc mắc hoặc khiếu nại.
- Hỏi xem bạn có thể làm gì để khách hàng cảm thấy hài lòng hơn không.
Bước 4. Bao gồm thương hiệu sản phẩm của bạn
Tốt nhất là tên công ty, logo hoặc các thông tin khác liên quan đến thương hiệu của bạn được in trên văn phòng phẩm. Điều này rất hữu ích trong việc đưa ra một bức tranh tốt về doanh nghiệp của bạn.
- Nếu bạn đang viết lời cảm ơn trên một tấm thiệp, hãy đảm bảo rằng bạn đề cập đến tên cửa hàng của mình.
- Nếu sử dụng văn phòng phẩm của công ty có in logo công ty rõ ràng thì không cần phải đề cập đến tên cửa hàng của bạn trong thư.
- Nếu lời cảm ơn được gửi qua email, tên công ty và logo phải được bao gồm dưới chữ ký của bạn.
Bước 5. Chọn lời chào kết thúc phù hợp
Phần này phải phù hợp với mối quan hệ bạn có với khách hàng và ấn tượng bạn muốn tạo cho doanh nghiệp của mình. Ví dụ, "chân thành" đôi khi quá trang trọng để được thay thế bằng "lời chào" hoặc các cách diễn đạt thân mật thích hợp khác. Những lời chào kết thúc khác mang phong cách cá nhân nhưng được sử dụng phổ biến trong giới kinh doanh cũng thường được sử dụng.
Bước 6. Ký thư bằng tay
Luôn cố gắng đặt một chữ ký trên mỗi lá thư. Các công ty lớn thường gặp khó khăn khi hiển thị các chữ cái có vẻ cá nhân. Ngay cả một chữ ký do máy tính tạo ra vẫn tốt hơn một cái tên được đánh máy, bởi vì nó làm cho nó có vẻ như là bức thư được gửi cá nhân.
Phần 2/3: Sử dụng đúng phong cách
Bước 1. Đừng để làm nổi bật sản phẩm của bạn một lần nữa
Bạn đang viết thư để cảm ơn khách hàng đã mua sắm với bạn, vì vậy bạn không cần phải quảng cáo nữa. Giả sử bạn đã thành công trong việc này. Làm cho khách hàng cảm thấy là một phần của công ty.
- Những cụm từ như “chúng tôi hy vọng bạn sẽ mua sắm trở lại trong tương lai gần” đều quá phổ biến; tốt hơn là loại bỏ biểu hiện này. Đừng nói điều gì đó mà bạn sẽ không nói với bạn bè của mình.
- Không đề cập đến lợi thế của hàng hóa, lịch trình khuyến mại, hoặc những thứ khác giống như quảng cáo.
Bước 2. Gửi thư bằng tem thư
Ngay cả khi bạn đang gửi hàng trăm lá thư, tốt hơn hết là bạn không nên sử dụng tem đăng ký. Nó sẽ cho khách hàng biết rằng bạn đã gửi rất nhiều thư cảm ơn và khiến họ cảm thấy ít đặc biệt hơn. Thực tế là thư cảm ơn của bạn có thể kết thúc bằng một đống thư không được chú ý.
Bước 3. Viết địa chỉ bằng chữ viết tay bất cứ khi nào có thể
Một lần nữa, thư cảm ơn của bạn càng cá nhân thì thư cảm ơn càng tạo ấn tượng tốt hơn. Nếu bạn không thể tự viết, hãy nhờ người khác viết hộ. Ngay cả khi bạn không viết địa chỉ, khách hàng sẽ bị ấn tượng bởi nét chữ.
Bước 4. Bao gồm các chi tiết liên hệ của bạn và cởi mở để liên lạc
Đảm bảo số điện thoại và địa chỉ của bạn được liệt kê trong thư và mời khách hàng gọi nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào. Nếu họ gọi cho bạn, hãy chuẩn bị để trả lời họ ngay lập tức.
Phần 3/3: Sử dụng đúng định dạng
Bước 1. Viết thư tay
In một bức thư ở định dạng tiêu chuẩn có cảm giác giống như gửi một tờ rơi quảng cáo cho khách hàng. Thay vì làm cho khách hàng cảm thấy đặc biệt và được coi trọng, nó lại làm ngược lại và khiến mọi người cảm thấy khó chịu. Cân nhắc việc viết tay, cảm ơn cá nhân.
- Nếu bạn có nhiều lời cảm ơn cần viết, hãy nhờ nhân viên viết giúp. Điều này thực sự giúp tiết kiệm thời gian.
- Nếu bạn không thể chuẩn bị một lời chào viết tay, bạn sẽ cần phải tìm cách làm cho bức thư trở nên cá nhân hơn. Ít nhất phải có tên của khách hàng và chữ ký thật của bạn trong mỗi bức thư.
- Trong một số trường hợp, bạn có thể gửi thư cảm ơn qua email thay vì gửi thư. Điều này có thể được thực hiện nếu bạn có mối quan hệ tốt với khách hàng. Điều quan trọng là đảm bảo rằng email được viết một cách cá nhân và chân thành. Nếu có khả năng email của bạn có thể được hiểu là một quảng cáo, tốt nhất bạn nên gửi nó bằng tay.
Bước 2. Chọn một tờ giấy viết chữ tốt để viết lời cảm ơn
Cả thiệp chúc mừng và giấy viết thư đều có thể được sử dụng để viết lời cảm ơn trong môi trường kinh doanh. Nếu bạn có ít điều để viết, một tấm thiệp chúc mừng tuyệt vời được bày bán rộng rãi trong các cửa hàng văn phòng phẩm có thể khiến khách hàng của bạn cảm thấy đặc biệt. Nếu không, hãy sử dụng giấy dày đẹp có logo công ty của bạn trên giấy tiêu đề.
- Tránh các loại giấy thông thường để viết lời cảm ơn.
- Chọn một thiệp chúc mừng phù hợp cho bất kỳ sự kiện kinh doanh nào. Nếu doanh nghiệp của bạn là duy nhất và bình thường, bạn có thể sử dụng những tấm thiệp đầy màu sắc phản ánh linh hồn của công ty bạn. Đừng chọn những tấm thiệp có hình ảnh hoặc thông điệp quá cá nhân.
Bước 3. Cân nhắc việc gửi một món quà
Nếu bạn muốn đánh giá cao hơn, bạn có thể gửi một món quà với một lời chúc mừng nhỏ. Điều này không phải lúc nào cũng phải được thực hiện, nhưng có thể được cung cấp cho những khách hàng đặc biệt. Quà tặng nên nhỏ và hữu ích. Cung cấp một mặt hàng đại diện cho công ty của bạn hoặc một cái gì đó hoàn toàn không liên quan nhưng phù hợp.
- Quà tặng nhỏ như dấu trang, nam châm, kẹo, áo thun hoặc phiếu quà tặng.
- Giải thưởng từ 250.000 IDR đến 500.000 IDR. Xin lưu ý rằng một số công ty hiện có quy định không quà tặng.
