Như tên của nó, thư phản hồi là một lá thư được thực hiện để trả lời câu hỏi hoặc yêu cầu của ai đó, thường được gửi bằng văn bản bằng thư và thường được sử dụng như một phương tiện để trao đổi thông tin trong thế giới kinh doanh. Để tạo ra một bức thư phản hồi hoàn hảo, điều đầu tiên cần làm là xem lại nội dung bức thư có câu hỏi hoặc yêu cầu mà bạn nhận được. Sau đó, tìm kiếm bất kỳ thông tin bổ sung nào cần thiết để trả lời bức thư. Sau khi thực hiện cả hai, hãy bắt đầu viết một lá thư phản hồi với những câu lịch sự, thẳng thắn, rõ ràng và có thể trả lời tất cả các câu hỏi hoặc yêu cầu được liệt kê trong lá thư gốc. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng giọng điệu của câu nói của bạn cũng thân thiện và đầy đủ thông tin để đảm bảo bức thư có thể đáp ứng được sự hài lòng của người nhận.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Xem lại nội dung của bức thư gốc
Bước 1. Xác định thông tin mà người gửi thư yêu cầu hoặc thắc mắc
Vì thư phản hồi ở đó cung cấp mọi thứ mà người gửi cần biết, hãy luôn dành thời gian để xem xét kỹ nội dung của thư. Đặc biệt, hãy hiểu nhu cầu của người gửi thư để biết bạn có thể cung cấp cho họ những thông tin gì.
- Đôi khi, việc xác định ý nghĩa của một bức thư không dễ như lật lòng bàn tay, đặc biệt nếu phong cách viết của người viết thư không rõ ràng. Vì vậy, hãy luôn dành thời gian tìm hiểu nhu cầu của người gửi thư trước khi soạn thảo thư hồi đáp.
- Nếu cần, hãy ghi lại một số điều quan trọng mà bạn tìm thấy trong thư để hiểu rõ hơn ý định của người gửi. Đặc biệt, hãy tóm tắt những gì người gửi yêu cầu và thiết kế câu trả lời của bạn cho từng câu hỏi hoặc yêu cầu.
Bước 2. Tìm hiểu thêm về thông tin mà người gửi thư yêu cầu
Nếu người gửi thư hỏi thông tin liên quan đến điều gì đó, rất có thể bạn đã biết điều đó và có thể trả lời ngay lập tức, hoặc ngược lại. Nếu bạn không hiểu thông tin được yêu cầu, hãy dành càng nhiều thời gian càng tốt để thu thập thông tin trước khi trả lời thư.
Ví dụ, người gửi thư có thể muốn xác nhận tình trạng đơn xin việc của mình tại công ty của bạn. Nếu thuê nhân viên mới không phải lĩnh vực chuyên môn của bạn, vui lòng liên hệ với nhân viên từ bộ phận nhân sự để giúp kiểm tra tình trạng hồ sơ của người gửi trước khi gửi phản hồi
Bước 3. Chuyển thư cho người khác có khả năng trả lời câu hỏi được hỏi
Đặc biệt là trong thế giới kinh doanh, đôi khi khách hàng sẽ gửi thư đến địa chỉ công ty hoặc số liên lạc của công ty mà họ tìm thấy trên internet. Do đó, nếu bạn nhận được một lá thư nhưng cảm thấy mình không đủ tư cách để trả lời những câu hỏi trong đó, hãy chuyển nó đến người thích hợp. Làm điều đó để đảm bảo người gửi thư có thể nhận được phản hồi chính xác và hữu ích nhất.
Nếu người đó mất nhiều thời gian để trả lời, hãy thử cho người gửi biết rằng bạn đã chuyển tiếp bức thư cho người có năng lực hơn để trả lời câu hỏi của họ. Ít nhất, người gửi thư biết rằng bức thư mình gửi đã được nhận và xử lý
Phương pháp 2/3: Tổng hợp câu trả lời
Bước 1. Gửi thư cho người yêu cầu thông tin hoặc đặt câu hỏi trong bức thư gốc
Luôn bắt đầu thư bằng lời chào lịch sự, chẳng hạn như "Kính gửi", sau đó là tên của người nhận thư, thay vì sử dụng câu mở đầu quá chung chung, chẳng hạn như "Gửi người nhận thư này". Ngoài việc nghe có vẻ vô nghĩa, câu này còn truyền tải ấn tượng rằng bức thư phản hồi được viết bằng máy tính. Do đó, hãy luôn chào người nhận bằng tên để chứng tỏ rằng thư hồi đáp của bạn được viết với sự cẩn trọng và đánh giá cao.
- Nếu bạn không biết cá nhân người gửi thư, vui lòng sử dụng lời chào Mr hoặc Mrs, theo sau là họ của người đó. Tuy nhiên, nếu người gửi thư có một tiêu đề cụ thể, hãy sử dụng tiêu đề đó thay vì Mr hoặc Mrs.
- Nếu bạn thực sự không biết người gửi thư hoặc không biết giới tính, chỉ cần sử dụng tên của họ.
- Nói chung, bạn có thể sử dụng tên người gửi được liệt kê trong bức thư gốc. Ví dụ, nếu người gửi thư liệt kê tên “Dr. Johnson”trong thư của mình, vui lòng mở đầu thư hồi đáp của bạn với lời chào,“Kính gửi. NS. Johnson."
Bước 2. Chỉ ra rằng bức thư này được viết để đáp lại một bức thư gốc mà anh ta đã gửi
Mở đầu bức thư, đừng quên truyền tải mục đích của bức thư của bạn tới người đọc, đó là trả lời bức thư. Bằng cách này, người nhận thư sẽ biết rằng bức thư đã được đọc và xử lý, cũng như ý định đằng sau bức thư bạn đã gửi.
- Một câu đơn giản, "Bức thư này là phản hồi cho bức thư bạn đã gửi vào ngày 13 tháng 6" là hoàn hảo để mở đầu một bức thư phản hồi.
- Nếu bạn không phải là người nhận bức thư đầu tiên, hãy cung cấp danh tính của người đã đưa cho bạn bức thư. Ví dụ: bạn có thể viết, “Một trong những nhân viên dịch vụ khách hàng của chúng tôi, Michelle Harris, đã chuyển tiếp bức thư bạn đã gửi cho tôi”.
Bước 3. Trả lời ngay các câu hỏi của người gửi
Sau khi viết lời chào, hãy chuyển ngay đến trọng tâm của bức thư. Trọng tâm của bức thư, hãy trả lời mọi câu hỏi và / hoặc khiếu nại được liệt kê trong bức thư gốc một cách đầy đủ nhất có thể. Đảm bảo không bỏ sót điều gì để người nhận thư cảm thấy hài lòng khi đọc nó.
- Trong câu trả lời của bạn, hãy nhắc lại ngắn gọn nội dung của bức thư gốc. Ví dụ, bạn có thể nói, “Để trả lời câu hỏi của bạn về nhân viên tại công ty chúng tôi, những người có liên hệ trực tiếp với giới truyền thông, chúng tôi muốn thông báo với bạn rằng tên nhân viên là Janet Walters. Đây là địa chỉ email và số điện thoại của anh ấy."
- Để trả lời các câu hỏi dài hơn, hãy sử dụng hệ thống đánh số để trả lời từng câu hỏi cụ thể hơn. Ngoài việc dễ đọc hơn, phương pháp này sẽ khiến người đọc hài lòng hơn vì họ cảm thấy rằng tất cả các câu hỏi đã được trả lời chi tiết.
- Cung cấp thông tin đầy đủ nhất có thể bằng những câu không quá dài. Nói chung, trả lời một câu hỏi trong một vài câu ngắn có thể được coi là một câu trả lời tốt.
Bước 4. Thành thật về bất kỳ yêu cầu nào bạn không thể thực hiện
Đôi khi, có những câu hỏi bạn không thể trả lời hoặc yêu cầu bạn không thể thực hiện. Khi đối mặt với tình huống như vậy, hãy luôn đưa ra phản ứng trung thực. Nói cách khác, không sử dụng các câu phức tạp chỉ để ngăn chặn quan điểm tiêu cực của người gửi thư. Hãy tin tưởng ở tôi, người gửi thư sẽ đánh giá cao hơn nhiều một phản hồi trực tiếp và rõ ràng. Quan trọng nhất, hãy đảm bảo thông tin luôn được truyền tải một cách lịch sự và đi trước một lời xin lỗi để người gửi thư không cảm thấy bị xúc phạm.
- Luôn luôn sử dụng một giọng điệu chắc chắn, nhưng thấu hiểu, khi từ chối yêu cầu từ người gửi thư. Ví dụ: bạn có thể nói, “Rất tiếc, chúng tôi không thể chấp nhận yêu cầu của bạn. Tại thời điểm này, chúng tôi không có thông tin bạn cần và không thể cho bạn biết khi nào sẽ có thông tin ".
- Nếu bạn cảm thấy có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết, hãy thử nói: “Trước khi trả lời câu hỏi của bạn, tôi cần xác nhận một số điều trước. Nếu thời gian cho phép, vui lòng cung cấp ngày nộp đơn của bạn, cùng với tên của viên chức mà bạn đã liên hệ. Sau khi quá trình xác nhận hoàn tất, tôi sẽ liên hệ lại với bạn ngay lập tức”.
Bước 5. Cảm ơn bạn đã gửi thư
Bất kể bạn có thể đưa ra yêu cầu hay trả lời câu hỏi của một lá thư hay không, hãy luôn thể hiện sự đánh giá cao của bạn bằng cách cảm ơn anh ấy hoặc cô ấy. Tạo ấn tượng rằng bạn coi trọng sự chú ý của họ và muốn duy trì mối quan hệ tích cực với họ.
Một số người thích mở thư của họ với một lời cảm ơn. Vị trí của bài phát biểu không thực sự quan trọng. Quan trọng nhất, hãy đảm bảo rằng bạn phát âm nó tại một điểm
Bước 6. Kết thúc bức thư bằng cách viết họ tên và tiêu đề của bạn
Đóng lá thư bằng một lời chào kết thúc trang trọng, chẳng hạn như, "Trân trọng", sau đó là tên đầy đủ của bạn. Nếu lá thư dành cho mục đích kinh doanh, hãy liệt kê vị trí của bạn dưới tên đầy đủ của bạn.
Dù là thư được đánh máy hay viết thủ công, hãy luôn để trống chữ ký của bạn sau khi điền đầy đủ tên của bạn. Tuy nhiên, nếu bức thư được gửi qua email, thông thường chỉ cần ghi đầy đủ tên đầy đủ của bạn mà không cần chữ ký
Bước 7. Đọc lại nội dung thư phản hồi của bạn để đảm bảo rằng tất cả các câu hỏi đã được trả lời
Hãy nhớ rằng, người nhận thư có thể cáu kỉnh hoặc bực bội nếu nhận được câu trả lời không trả lời câu hỏi của mình. Thêm vào đó, sự bất mãn có nguy cơ gửi cho anh ta một bức thư tiếp theo và kết thúc là thêm vào công việc của bạn! Để đảm bảo sự hài lòng của người đọc, hãy đảm bảo rằng bạn trả lời tất cả các câu hỏi hoặc yêu cầu một cách đầy đủ nhất có thể. Trước khi gửi, hãy đọc lại lá thư của bạn để đảm bảo rằng không có yêu cầu hoặc câu hỏi nào bị bỏ sót.
Nếu cần, hãy tranh thủ sự giúp đỡ của bạn bè hoặc đồng nghiệp để đọc lá thư. Đặc biệt, hãy yêu cầu họ đặt mình vào vị trí của người nhận và đo lường mức độ hài lòng của họ sau khi đọc thư của bạn
Phương pháp 3/3: Sử dụng giai điệu chuyên nghiệp
Bước 1. Sử dụng định dạng thư thương mại tiêu chuẩn
Hiểu các loại thư trả lời khác nhau được sử dụng như một phương tiện giao tiếp kinh doanh. Sau đó, hãy làm theo bất kỳ định dạng nào bạn cho là thích hợp nhất để viết một bức thư phản hồi có vẻ chuyên nghiệp.
- Ở góc trên bên trái của bức thư, hãy liệt kê tên, chức danh, tên công ty (nếu có) và địa chỉ công ty của bạn. Dưới đó, bao gồm ngày viết thư, sau đó là tên đầy đủ và địa chỉ của người nhận thư.
- Nếu bạn muốn nhập một lá thư phản hồi, hãy luôn sử dụng lề 2,5 cm trên mỗi mặt của tờ giấy. Đồng thời đảm bảo rằng bức thư được viết với 1 khoảng trắng giữa các dòng và 2 khoảng trắng giữa các đoạn văn.
- Nếu thư phản hồi được nhập thay vì viết thủ công, hãy luôn sử dụng phông chữ 12 pt tiêu chuẩn và định dạng viết. Tuy nhiên, nếu bức thư được viết bằng tay, hãy đảm bảo rằng chữ viết tay được sử dụng phải gọn gàng và dễ đọc.
Bước 2. Tạo ấn tượng rằng yêu cầu hoặc câu hỏi được gửi khiến bạn hài lòng
Phương pháp này đặc biệt bắt buộc đối với những người kinh doanh hoặc nhà cung cấp dịch vụ dựa trên khách hàng. Hãy nhớ rằng, khách hàng là thượng đế. Điều này có nghĩa là bạn phải thể hiện sự trân trọng dành cho thời gian và suy nghĩ của họ khi viết bức thư. Vì vậy, đừng quên cảm ơn họ về những yêu cầu hoặc câu hỏi của họ, đồng thời luôn sử dụng những câu ấm áp và thân thiện trong thư phản hồi.
- Một câu đơn giản như, “Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi thực sự đánh giá cao phản hồi của bạn ". Nó có thể thay đổi đáng kể giọng điệu của bức thư theo hướng tích cực hơn! Do đó, hãy cố gắng tạo thói quen luôn đưa những cụm từ như vậy vào thư phản hồi của bạn.
- Đừng tạo ấn tượng rằng yêu cầu hoặc câu hỏi của anh ấy khiến bạn khó chịu và khó chịu. Tin tôi đi, tốt hơn là tỏ ra thân thiện quá mức hơn là khiến người nhận nghĩ rằng bạn đang tức giận hoặc khó chịu với anh ta.
Bước 3. Không cần viết một bức thư quá dài để người nhận thư có thể đọc nhanh
Đánh giá cao thời gian miễn phí! Đừng gửi một bức thư dài 3 trang nếu trên thực tế, câu hỏi hoặc yêu cầu có thể được trả lời trong 1 đoạn văn. Do đó, hãy cung cấp những câu trả lời đầy đủ, sau đó gửi thư ngay lập tức. Đừng thêm những thông tin khác mà anh ấy không thực sự cần biết.
- Phương pháp này rất quan trọng để thực hiện, đặc biệt nếu thư phản hồi nhằm mục đích trả lời các câu hỏi từ khách hàng hoặc đối tác kinh doanh của bạn. Tất nhiên, bạn không muốn làm khách hàng thất vọng khi phải dành hàng giờ để đọc một phản hồi mà lẽ ra phải cắt giảm một nửa, đúng không?
- Mặt khác, đừng viết ngắn đến mức bạn sẽ không thể trả lời yêu cầu hoặc câu hỏi được liệt kê trong bức thư gốc. Nếu câu hỏi cần được trả lời với một lời giải thích dài dòng, vui lòng cung cấp câu hỏi đó. Quan trọng nhất, hãy đảm bảo rằng tất cả thông tin được cung cấp thực sự quan trọng để người đọc biết.
Bước 4. Viết càng rõ ràng càng tốt để người nhận thư có thể hiểu được phản hồi của bạn
Đừng sử dụng những câu quá dài hoặc phức tạp! Thay vào đó, hãy viết theo hướng thẳng thắn, rõ ràng và không có khả năng gây nhầm lẫn cho người đọc. Bài viết của bạn càng ngắn và dày đặc thì kết quả càng tốt.
Hãy tưởng tượng người nhận thư không có đủ thời gian để đọc chi tiết nội dung bức thư của bạn. Ngay cả khi anh ấy chỉ lướt qua nội dung của bức thư, liệu anh ấy có thể hiểu được ý của bạn không? Nếu không, hãy sửa lại cách bạn sử dụng để làm rõ ràng quan điểm của mình
Bước 5. Tránh sử dụng biệt ngữ và thuật ngữ kỹ thuật khó hiểu cho người đọc
Khía cạnh này phải được đáp ứng để tối đa hóa mức độ dễ đọc và rõ ràng của nội dung thư của bạn. Vì vậy, nếu người nhận thư không phải là người có chuyên môn, có thể hiểu được các thuật ngữ kỹ thuật thì không nên sử dụng nó. Thay vào đó, hãy thử thay thế các biệt ngữ hoặc thuật ngữ kỹ thuật bằng các thuật ngữ khác mà ngay cả những người bình thường cũng có thể hiểu được.
Để chỉnh sửa một bức thư, hãy đặt câu hỏi sau: "Một người không hiểu công việc của tôi có thể hiểu bức thư của tôi nói về điều gì không?" Nếu không, hãy thay đổi ngôn ngữ được sử dụng trong thư để hầu hết mọi người có thể hiểu được. Trên thực tế, đó là một cách hiệu quả để giảm việc sử dụng các biệt ngữ kỹ thuật trong các bức thư của bạn
Bước 6. Đọc lại nội dung bức thư của bạn
Để tránh những lỗi viết có thể khiến bức thư của bạn trông kém chuyên nghiệp, đừng quên đọc lại bức thư và sửa các lỗi chính tả, ngữ pháp, định dạng và dòng chảy. Tin tưởng tôi, chỉ cần dành vài phút để kiểm tra nội dung của bức thư có thể giúp bạn làm cho bức thư trông chuyên nghiệp hơn.
- Đừng chỉ dựa vào chương trình máy tính để kiểm tra lỗi trong thư của bạn. Nói chung, các chương trình như vậy chỉ có khả năng phát hiện lỗi chính tả và dấu câu, không phải lỗi ngữ pháp. Do đó, hãy đọc lại từng từ được viết trong thư của bạn để tìm ra những lỗi mà máy tính không thể phát hiện ra.
- Nếu nội dung bức thư của bạn rất quan trọng, chẳng hạn như khi một bức thư được gửi cho một đối tác kinh doanh, hãy nhờ người khác đọc nó. Đôi khi, người khác có thể phát hiện ra những lỗi mà trước đây bạn không hề hay biết.
