Quản lý sự kiện là một trải nghiệm tuyệt vời, cho dù đó là một bữa tiệc riêng tư, một sự kiện của công ty, cho gia đình và bạn bè, hoặc đám cưới và các sự kiện trang trọng khác. Công việc này rất khó làm, nhưng cũng rất hài lòng. Bạn thực sự có thể tạo ra sự khác biệt đối với những người có liên quan, những người sẽ đánh giá cao sự hiếu khách và nỗ lực của bạn để tổ chức một bữa tiệc sinh nhật, lễ kỷ niệm, đám cưới hoặc bất kỳ lễ kỷ niệm nào khác. Các bước dưới đây sẽ dạy bạn cách trở thành một người quản lý sự kiện giỏi, đưa ra các đề xuất khắc phục sự cố và tránh mọi vấn đề thông qua việc lập kế hoạch cẩn thận.
Bươc chân
Phần 1/5: Nắm vững kiến thức cơ bản
Bước 1. Xác định mục tiêu và chỉ tiêu bạn muốn đạt được
Tất cả những điều này có vẻ quá logic, nhưng bạn phải viết nó ra để tìm hiểu xem địa điểm có quy mô nào sẽ hoạt động tốt nhất, ngân sách phù hợp, mục đích của sự kiện, số lượng (hoặc loại) khách mời và những chiến lược cần tuân theo sự kiện cụ thể của bạn. Kết quả cuối cùng lý tưởng là gì? Bạn muốn đạt được những gì?
- Khi bạn đã quyết định sự kiện nào bạn sẽ tổ chức (lễ kỷ niệm, gây quỹ, giáo dục, bán hàng, đề xuất, v.v.), hãy nghĩ về lý do tại sao bạn lại làm điều đó. Biết được động lực của bạn có thể giúp bạn tập trung và tràn đầy năng lượng.
- Đặt một số mục tiêu cũng có thể giúp bạn đạt được mục tiêu phù hợp. Bạn không thể tiếp tục cố gắng đạt được một mục tiêu chưa xác định! Khi bạn chỉ có 40.000.000 IDR, 00 và muốn đạt 50.000.000 IDR, 00, hãy nhắm mục tiêu số tiền đó và bạn sẽ được giúp về đích.
Bước 2. Chọn ngày và giờ
Đây là hai yếu tố quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện. Đừng chọn ngày giờ khiến nhiều người không tham dự được hoặc mọi nỗ lực lập kế hoạch sự kiện của bạn sẽ vô ích. Ngoài ra, tránh đặt hai yếu tố này quá xa so với hiện tại - hoặc thậm chí quá gần - nếu không khách của bạn sẽ quên mất sự kiện của bạn và thực hiện các kế hoạch khác. Không bị ảnh hưởng bởi hội chứng Goldilocks khi quản lý các sự kiện!
Tốt nhất, hãy thông báo cho khách trước hai tuần. Bằng cách này, họ có thời gian để lập kế hoạch và bạn có thể nhắc họ một hoặc hai lần nữa trước khi thời gian đến. Gửi lời mời tham gia sự kiện trước vài tuần nếu có thể
Bước 3. Chọn một địa điểm
Sau khi xác định loại và thời gian của sự kiện, hãy suy nghĩ về địa điểm. Tiếp cận các địa điểm tiềm năng bằng cách chuẩn bị ngày và những gì bạn sẽ cần. Loại công trình bạn muốn sử dụng và không gian sẽ được bố trí như thế nào? Khách sẽ ngồi trên ghế dài theo hàng, ghế dài thông thường, được tặng bàn ăn, hay thảm dã ngoại ngoài trời? Điều kiện thời tiết sẽ có ảnh hưởng? Sẽ có chỗ cho khiêu vũ, bục diễn giả hay sân khấu? Nếu vậy, hãy lập kế hoạch để đảm bảo rằng địa điểm bạn muốn đủ lớn.
- Luôn ghé thăm các địa điểm tiềm năng trước và vẽ bản đồ. Bản đồ này có thể được sử dụng như một "kế hoạch chiến tranh" và cho phép bạn phác thảo và phân bổ không gian trên bàn, các tuyến đường phục vụ thức ăn, lối vào của người khuyết tật (nếu cần) và xây dựng các lối ra, cũng như cách bạn sẽ tải các thiết bị cần thiết khác nhau. Bạn cũng nên đánh dấu vị trí của máy phát điện, thiết bị bên ngoài như tủ lạnh, máy làm đá, lò nướng hoặc bếp, v.v. Ngoài ra, hãy nghiên cứu vị trí của các ổ cắm điện và dây cáp (bạn có thể trải chúng dưới một tấm thảm) và bất kỳ thứ gì khác có thể gây nguy hiểm cho an toàn.
- Bạn có cần giấy phép của chính quyền địa phương một cách hợp pháp không? Trong hầu hết các trường hợp, giấy phép này được yêu cầu để mở các quán bar, nhưng đôi khi cũng để gây tiếng ồn, xe cộ ra vào và đỗ xe, các công trình lớn như gian hàng, đám đông và các mục đích khác.
Bước 4. Xác định số lượng người cần mời
Bạn có thể mời bao nhiêu người dựa trên ngân sách và địa điểm? Một số sự kiện bị giới hạn nghiêm ngặt trong việc chỉ cho phép những người được mời tham dự, giúp việc lập kế hoạch dễ dàng hơn, nhưng nhiều sự kiện khác có thể cho phép thêm những người khác, chẳng hạn như con cái, vợ / chồng hoặc bạn bè. Cũng nên biết rằng bạn càng có nhiều khách, bạn sẽ cần càng nhiều thành viên phi hành đoàn.
- Để tránh các vấn đề về hậu cần, hãy đảm bảo luôn có đủ chỗ cho mọi người di chuyển trong khách mời.
- Ở các cơ sở cũ, họ thường gọi số lượng khách là "pax", vì vậy nếu bạn nhìn thấy dòng chữ "150 Pax" trên tòa nhà đa năng, điều này có nghĩa là sức chứa là 150 khách.
Bước 5. Xác định ngân sách
Lý tưởng nhất là bạn có một vài người mà bạn có thể tin tưởng để tính xem bạn sẽ cần bao nhiêu tiền cho sự kiện này. Bạn sẽ trả tiền cho nhân viên chứ? Cho thuê thiết bị và địa điểm hội họp? Cung cấp đồ ăn thức uống? In tờ rơi hay bưu thiếp? Xác định số tiền hợp lý và điều chỉnh kế hoạch dựa trên số tiền đó. Đừng để bạn vượt quá ngân sách của mình nếu bạn không cần thiết.
Bạn có thể rơi vào trường hợp có thể nhận được các nhà tài trợ hoặc quyên góp, nhưng hầu hết chúng ta thường không may mắn như vậy. Nếu bạn không thể đoán trước được số tiền thừa sẽ đến, hãy tiết kiệm hết mức có thể. Thay vì thuê dịch vụ ăn uống, hãy hình thành sự kiện bốc thăm (khách tự mang đồ ăn đến). Bạn vẫn có thể chuẩn bị một số thức ăn, nhưng nói chung tất cả những gì bạn phải làm là cung cấp bàn ăn, dụng cụ nấu ăn và tủ lạnh. Thay vì thuê một nhiếp ảnh gia, hãy chụp sự kiện của riêng bạn. Hãy sáng tạo khi cần thiết
Bước 6. Tập hợp một đội
Thiết lập một nhóm dịch vụ (ngay cả khi nhóm này bao gồm bạn bè và người thân hoặc các tình nguyện viên khác) để xử lý các phần liên quan khác nhau, ngay cả khi bạn không điều hành sự kiện một cách chuyên nghiệp và chỉ tổ chức các sự kiện gia đình nhỏ. Bản chất của quản lý sự kiện quy mô lớn tốt là thu hút mọi người lãnh đạo các khu vực cụ thể và đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều biết kế hoạch lớn.
Nhóm của bạn phải được thông báo về những vấn đề quan trọng càng sớm càng tốt, giống như bất kỳ nhóm nào khác mà bạn trả tiền và bất kỳ khách nào bạn mời. Thông báo cho từng thành viên phi hành đoàn về nhiệm vụ càng sớm càng tốt và cung cấp cho họ các lựa chọn bất cứ khi nào có thể. Cũng cố gắng để một vài người ở chế độ chờ - vì sẽ luôn có một số trục trặc nhỏ trong mọi khía cạnh của sự kiện
Bước 7. Tạo chương trình sự kiện
Quyết định điều gì sẽ xảy ra tại sự kiện của bạn. Khi nào người nói sẽ bắt đầu nói? Sẽ có các trò chơi, hoạt động hoặc bài thuyết trình để lên lịch? Khách dùng bữa trong bao lâu? Xác định lịch trình chi tiết cho các hoạt động trong ngày.
Luôn luôn để lại một số chỗ cho sai sót; sẽ không có một sự kiện nào trên thế giới này có thể diễn ra chính xác đến từng phút. Mọi người sẽ đến muộn, các bài phát biểu sẽ kéo dài hơn, việc xếp hàng mua thức ăn sẽ không diễn ra suôn sẻ, hoặc một triệu vấn đề khác có thể xảy đến với bạn. Vì vậy, trong khi bạn cần biết những gì đang xảy ra, hãy hiểu rằng nó chỉ để giúp đỡ tổ chức và không có gì là chắc chắn
Phần 2/5: Sự kiện đang chạy
Bước 1. Gửi lời mời
Nếu không, làm thế nào khác mọi người sẽ biết rằng bạn đang tổ chức một sự kiện? Gửi lời mời! Đừng bỏ qua điều này. Thư mời là bộ mặt chính của sự kiện của bạn. Ấn tượng đầu tiên về những gì mọi người có thể mong đợi và khiến họ quyết định xem họ có nên đến hay không. Lời mời này phải tốt.
-
Xem xét những lời mời thông thường - dưới dạng bưu thiếp, tài liệu quảng cáo, v.v. Nhưng cũng cố gắng không sử dụng giấy: gửi email, bản tin hoặc sử dụng các trang web như Facebook, Twitter và Eventbrite để gửi lời mời, số lượng khách và lịch.
Sửa lại: nếu bạn muốn thu hút nhiều người nhất có thể, hãy sử dụng Facebook và Twitter. Nếu bạn cố gắng giới hạn nó chỉ dành cho khách VIP, hãy tránh hai dịch vụ này, nếu không bạn sẽ gặp rắc rối
Bước 2. Ghi lại những người đã xác nhận sự hiện diện của họ
Bạn sẽ cần đếm trước để biết mình cần bao nhiêu và những gì, vì vậy hãy ghi chú lại! Nó có thể không phải là những con số sẽ xuất hiện, nhưng bạn vẫn sẽ có cái nhìn tổng quan. Các trang web được thiết kế để quản lý sự kiện có thể trợ giúp việc này - mặc dù bạn cũng có thể sử dụng trang tính Facebook và Excel.
Bước 3. Xử lý những gì bạn phải thuê
Bạn có cần tìm, thuê, đặt chỗ hoặc ủy thác nhiệm vụ cho nhiếp ảnh gia, nhà xây dựng, nhà thiết kế và trang trí, diễn giả khách mời, nhà tài trợ, nghệ sĩ giải trí hoặc ban nhạc, nhà lãnh đạo tôn giáo hoặc quan chức, vũ công hoặc các sự kiện trình diễn không? Hãy tính đến tất cả các khía cạnh này cho chỗ ngồi và phục vụ ăn uống để bạn có thể chuẩn bị bữa ăn và bàn ăn cho họ nếu cần.
- Bạn sẽ chuẩn bị đồ ăn và thức uống? Nếu vậy, thành viên nào trong nhóm sẽ giám sát việc nấu nướng, phục vụ và vệ sinh thực phẩm? Bạn nên phục vụ loại thức ăn nào? Khách có thể bị dị ứng, có nhu cầu ăn chay, tiểu đường, có nhu cầu tôn giáo như halal hoặc kosher, không chứa gluten, v.v. không? Sẽ có trẻ sơ sinh, trẻ nhỏ, hoặc người già / người bị thương không thể ăn thức ăn đặc?
-
Các khía cạnh giải trí và hậu cần đã được quan tâm chưa? Phần này có thể nói về thiết bị âm nhạc, gian hàng hoặc lều, cũng như các hiệu ứng trang trí từ quản lý sân khấu mà bạn sẽ cần, chẳng hạn như micrô và bộ khuếch đại, ánh sáng, đường dây điện, máy chiếu và màn hình cho trình chiếu, máy tạo khói hoặc các hiệu ứng sân khấu kỳ diệu khác., chẳng hạn như gương, biểu ngữ công ty và biển hiệu, v.v.
Nếu bạn thuê một nhà thầu phụ để điều hành chương trình giải trí, hãy tham khảo ý kiến của họ để đảm bảo rằng họ có thể tự cung cấp và chuẩn bị thiết bị, bên cạnh địa điểm và giai đoạn và lịch trình phục vụ. Bằng cách này, bạn có thể biết phải làm gì để giúp họ
- Các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, bán hoa, giải trí, và những người quan trọng khác cần nhiều thời gian để chuẩn bị. Yêu cầu đột ngột thường sẽ tốn kém hơn. Thêm vào đó, nếu họ không thể giữ lời, bạn vẫn có thời gian để tìm kiếm các giải pháp thay thế.
Bước 4. Tìm ai đó sẽ là người dẫn chương trình (MC)
Không phải lúc nào MC cũng phải tổ chức toàn bộ sự kiện mà người đó sẽ hướng dẫn. MC thường là một thành viên trong nhóm, người sẽ soạn một bài phát biểu, thông báo một loạt các sự kiện như bữa ăn, khiêu vũ, khách mời quan trọng, hoặc chiêu đãi. Liên lạc với người này thường xuyên và cập nhật cho họ.
Đôi khi bạn có thể phải làm MC. Nếu vậy, nhiệm vụ của bạn sẽ khó khăn hơn rất nhiều vì bạn phải làm việc cho đến khi toàn bộ sự kiện hoàn thành. Thiết lập các trưởng nhóm cho nhóm dịch vụ của bạn để hầu hết các nhiệm vụ bình thường có thể được giao cho họ
Bước 5. Tập hợp thiết bị
Khi thuê một đội, hãy kiểm tra kỹ và đảm bảo rằng họ có những vật dụng cần thiết bên mình. Trong một số trường hợp, họ có thể chỉ chuẩn bị cho mình hoặc một số vật dụng nhất định; Bạn có thể cần cung cấp nguồn thiết bị họ cần một cách riêng biệt. Bạn có thể thuê, mua hoặc thậm chí mượn các công cụ này từ mạng xã hội của mình. Kiểm tra danh sách những thứ cần thiết, từ khăn ăn đến hệ thống loa và cáp kết nối.
Trang trí là một phần quan trọng của bất kỳ sự kiện nào. Khăn trải bàn, hoa, quà tặng, nến, bóng bay, băng rôn hoặc phông ảnh, thảm đỏ, v.v. nên luôn luôn được lập kế hoạch trước
Bước 6. Đáp ứng các nhu cầu cơ bản
Một trong những điều mà nhiều người mới bắt đầu quên là tính ưu việt của cơ sở vật chất tại nơi tổ chức sự kiện. Địa điểm có đủ cơ sở vật chất không? Ví dụ như nhà vệ sinh và vòi hoa sen, không gian bãi đậu xe, lối đi lại dễ dàng cho người khuyết tật, phòng thay đồ, phòng chứa đồ và bếp, cống thoát nước, tủ làm mát rượu, tiếp cận điện, v.v. Như vậy, bạn có thể lường trước được những trở ngại có thể xảy ra.
Hãy suy nghĩ về bên ngoài của sự kiện: bạn sẽ cần phương tiện đi lại và chỗ ở cho khách ngoại tỉnh / nước ngoài, hoặc đại biểu khách sạn? Bạn có phải đặt chỗ cho phương tiện di chuyển của họ đến và đi từ sự kiện không?
Bước 7. Biết bạn sẽ gặp ai
Hiểu thứ bậc xã hội của một sự kiện - ngay cả khi đó không phải là sự kiện của bạn - là điều cần thiết để biết cách xử lý mọi tình huống. Vì khách hàng cần tin tưởng vào bạn, hãy tìm hiểu những điều sau:
- Khách mời chính là ai –– điều này thường dễ nhận ra khi sự kiện là một lễ kỷ niệm –– ví dụ, cô dâu và chú rể trong một đám cưới. Tuy nhiên, khách hàng không phải lúc nào cũng là khách chủ chốt mặc dù có thể vẫn được xếp vào một trong các bên trong nhóm. Hoặc, khách hàng của bạn thậm chí có thể không tham dự.
- Khách là loại khách chủ nhà –– đây là những người thường đóng vai trò chủ nhà tại bàn của họ và có xu hướng giao tiếp xã hội tốt và tạo động lực cho những vị khách khác. Chúng rất hữu ích để duy trì bầu không khí dễ chịu và trò chuyện khi mọi thứ trở nên êm dịu, khuyến khích mọi người khiêu vũ hoặc giới thiệu mọi người với những vị khách khác để có những mối quan hệ bạn bè mới. Chúng cũng thường đáng tin cậy và hữu ích để cập nhật các sự kiện, vì chúng có thể hỗ trợ hoặc thậm chí đóng vai trò là diễn giả / MC khách mời trong trường hợp khẩn cấp. Những người như thế này là yếu tố giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ ở vị trí hàng đầu.
- Những người làm hòa bình loại khách là ai? Bạn nên ghi nhớ những người này mọi lúc, vì họ là những người bạn sẽ tìm kiếm để tham khảo ý kiến về các vấn đề. Bạn cũng sẽ cho họ tham gia vào việc xử lý và tranh luận nếu cần thiết. Khách trong nhóm này thường là chủ gia đình, người giám hộ, hoặc trưởng bộ phận an ninh.
- Ai là người ra quyết định. Trong hầu hết các trường hợp, người ra quyết định là chính bạn với tư cách là người quản lý, nhưng khi bạn cần tham khảo ý kiến của khách mà không liên quan đến nhóm chủ chốt (vì họ thường tập trung vào việc trở thành người dẫn chương trình tốt), hãy tìm hiểu xem bạn nên gặp ai trong trường hợp khẩn cấp. Nói một cách đơn giản, người này sẽ thanh toán hóa đơn cho các dịch vụ của bạn hoặc bất kỳ ai mà bạn gọi là "khách hàng".
Phần 3/5: Tiếp cận vạch đích
Bước 1. Tìm hiểu địa điểm
Trước khi sự kiện bắt đầu, hãy kiểm tra địa điểm và quyết định cách bạn sắp xếp mọi thứ lại với nhau. Bạn có thể cần chỉ định các bố trí bổ sung để phù hợp với sơ đồ mặt bằng - ví dụ về hệ thống dây điện, ánh sáng, v.v. Và nếu những thứ này bạn khó tìm thì khách cũng có thể trải qua điều tương tự, vì vậy hãy xem xét khía cạnh thực tế nhé!
Hãy vạch ra kế hoạch và thời gian triển khai bất cứ khi nào có thể. Nếu điều gì đó không phù hợp, hãy loại bỏ nó. Nói chuyện với người quản lý địa điểm và tìm hiểu xem họ có thể làm gì để giúp đỡ, và nếu có bất kỳ quy tắc phân vùng nào bạn phải tuân theo, đặc biệt là trong trường hợp khẩn cấp
Bước 2. Cân nhắc việc chuẩn bị quà cho đội của bạn
Các thành viên phi hành đoàn trong đó sẽ làm việc chăm chỉ. Để thể hiện sự đánh giá cao và duy trì hiệu suất, hãy chuẩn bị một món quà nhỏ để tặng sau khi sự kiện kết thúc. Đồ uống đóng chai, thanh granola, sôcôla, những món đồ nhỏ khác, bất cứ thứ gì phù hợp với bạn, sẽ giúp giữ tinh thần cho họ.
Ngoài ra, hãy cân nhắc tặng họ một chiếc trâm cài hoặc đồ đánh dấu bữa tiệc nhỏ để họ cảm thấy là một phần của sự kiện và ghi nhớ nó. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng chúng được cho ăn và tưới nước! Nhóm là tài nguyên mà bạn có thể tiếp tục sử dụng trong tương lai
Bước 3. Kiểm tra tất cả các đội và những người bên ngoài
Trước khi sự kiện diễn ra, hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đồng ý. Cung cấp cho phi hành đoàn hướng dẫn rõ ràng về cách đến địa điểm và cung cấp số liên lạc hoặc danh thiếp của bạn để họ có thể gọi chỉ đường. Kết luận bằng cách đảm bảo mọi thứ không có câu hỏi.
Đảm bảo rằng mọi người đều cảm thấy thoải mái với nhiệm vụ. Một số người có thể không muốn nói điều này, vì vậy hãy thử đọc chúng. Trông họ có tự tin và tự tin không? Nếu không, hãy trấn an họ, xem lại bài tập và đặt một số câu hỏi cơ bản. Khi nghi ngờ, hãy ghép nối người nghi ngờ với một đối tác có năng lực hơn
Bước 4. Chuẩn bị danh sách liên lạc của bạn và các tệp khác nếu cần
Cài đặt cá nhân cũng quan trọng như sắp xếp sự kiện. Nếu bạn luôn ngăn nắp, ngay cả khi một số thứ bị lộn xộn, mọi thứ sẽ ổn. Nhưng, nếu không, tình trạng của sự kiện sẽ hoàn toàn bị hủy hoại. Dưới đây là một số cách để chuẩn bị cho bản thân:
- Tạo một bảng liên hệ với số điện thoại và địa chỉ. Cửa hàng bánh ngọt nghĩ rằng bạn là người sẽ đến nhận món? Không quan trọng. Gọi cho một thành viên trong nhóm của bạn sống gần cửa hàng và nhờ họ đến nhận trên đường đến địa điểm tổ chức sự kiện.
- Tạo một danh sách kiểm tra. Bạn sẽ biết những vật phẩm, thiết bị và vật phẩm nào vẫn còn thiếu dựa trên báo cáo của nhóm.
- Chuẩn bị bằng chứng thanh toán và nhu cầu thanh toán cho phù hợp. Bạn càng kỹ lưỡng, bạn càng ít gặp phải vấn đề trong tương lai.
Bước 5. Tránh những thay đổi vào phút cuối
Sẽ có những thay đổi nghệ thuật thường xuyên? Đám cưới thường diễn ra như vậy, với việc khách hàng muốn thay đổi thiết kế vào phút cuối, vì vậy hãy đảm bảo bạn cho họ biết ngày cuối cùng của sự thay đổi. Thông thường, thời hạn này là 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra, để giữ cho khách hàng được rảnh rỗi, nhưng bạn cũng được bảo vệ khỏi những thay đổi vào phút chót rất phức tạp và tốn kém để thực hiện.
Nếu những thay đổi là đơn giản, nhỏ hoặc cơ bản và có thể sử dụng các đồ trang trí đã được lắp đặt sẵn, hãy cố gắng không từ chối yêu cầu của khách hàng càng nhiều càng tốt. Đảm bảo rằng bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt nhất có thể trong một sự kiện có thể gây xúc động mạnh
Phần 4/5: Xử lý sự kiện thực
Bước 1. Chuẩn bị mọi thứ
Hãy là người đầu tiên có mặt tại hiện trường để giám sát việc chuẩn bị. Đảm bảo rằng mọi người báo cáo đúng và bắt đầu gọi nếu họ không. Giúp đỡ những người cần giúp đỡ, chỉ ra những người cần được hướng dẫn và bước sang một bên khi cần. Giữ bản thân không bị thương cho đến khi sự kiện kết thúc.
Bạn sẽ cảm thấy bình tĩnh hơn một chút nếu bạn có một danh sách kiểm tra. Chuẩn bị danh sách này cho phi hành đoàn, phi hành đoàn bên ngoài, trang trí và lắp đặt, và thiết bị. Một khi mọi thứ đã được kiểm tra, bạn có thể thở phào nhẹ nhõm
Bước 2. Giao nhiệm vụ
Đừng ngại làm điều đó. Yếu tố chính gây ra căng thẳng trong một sự kiện là thời gian. Để tiết kiệm tiền, hãy chuẩn bị sẵn sàng để phân chia công việc. Nếu ai đó làm việc không tối ưu, hãy giao một nhiệm vụ khác phù hợp hơn cho anh ta. Bạn không phải là người cố định hoặc vượt qua ranh giới; Bạn chỉ đang làm công việc là nghĩa vụ của bạn.
Khi giao nhiệm vụ, hãy cứng rắn nhưng lịch sự. Nói, "John, tôi cần bạn ở đây ngay bây giờ để giúp phục vụ ăn uống. Cảm ơn bạn." Phi hành đoàn của bạn phải đam mê quản lý sự kiện. Đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ bằng cách trở thành nhân vật lãnh đạo cần thiết
Bước 3. Hãy linh hoạt
Điều này có nghĩa là bạn phải đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch và trợ giúp hoặc chạy một kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố - và có thể chấp nhận nó. Nếu bạn bắt đầu căng thẳng, bạn sẽ không thể suy nghĩ thẳng thắn. Khi đầu óc không minh mẫn, bạn sẽ không bao giờ có được kết quả tốt. Vì vậy, khi người nói mất mười phút quá lâu và phớt lờ tín hiệu của bạn hoặc cố gắng đánh lạc hướng họ, hãy thư giãn. Chỉ cần điều chỉnh phiên tráng miệng, sẽ không ai để ý. Sự kiện cũng sẽ tiếp tục diễn ra suôn sẻ.
Các vấn đề sẽ luôn xảy ra. Bạn không thể đoán trước mọi thứ, và bạn chấp nhận điều này càng sớm thì càng tốt. Một người quản lý sự kiện bình tĩnh và ổn định có thể rất hữu ích cho bất kỳ sự kiện nào; nhưng nếu bạn căng thẳng và không bình tĩnh, các sự kiện có thể diễn ra theo chiều hướng xấu. Vì vậy, hãy thư giãn và hòa mình vào dòng chảy - chương trình của bạn sắp kết thúc
Bước 4. Kể cho mọi người những diễn biến mới nhất
Đảm bảo số lượng và nhu cầu của khách vẫn chính xác vào ngày diễn ra sự kiện và thông báo cho nhóm dịch vụ nếu có thay đổi sớm nhất có thể. Bạn phải là người tinh mắt đầu tiên để ý xem có điều gì không ổn hay không.
Tham khảo ý kiến của khách hàng để xem họ cảm thấy thế nào; anh ta có thể bị kích thích, hồi hộp, lo lắng, buồn chán hoặc kiệt sức và gặp vấn đề. Bạn có thể giúp anh ấy bằng cách thấu hiểu, nói những lời tử tế và giúp đỡ anh ấy một cách thiết thực. Dành thời gian để tạo ra sự nhiệt tình cho khách và nhóm khi cần thiết
Bước 5. Thực hiện công việc của bạn
Hãy tin tưởng và tôn trọng nhóm dịch vụ làm việc của riêng họ - một khi bạn đã tạo cho họ cơ sở vững chắc thì họ sẽ ổn thôi. Đề nghị trợ giúp nếu cần, nhưng thành viên trong nhóm này phải đủ kinh nghiệm để không cần bất kỳ sự trợ giúp nào. Dưới đây là một số điều bạn nên ghi nhớ:
- Làm lễ tân hoặc lễ tân lúc đầu. Gặp gỡ và chào hỏi (nếu được yêu cầu) từng khách khi họ đến. Chuyển vai trò cho MC khi sự kiện bắt đầu. Ở đây, vai trò quản lý của bạn sẽ tích cực hơn bằng cách giải quyết các vấn đề và đảm bảo mọi công việc hậu trường, chẳng hạn như chuẩn bị và phục vụ thực phẩm, diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Chú ý đến khách mời và giữ liên lạc với MC. Làm điều đó một cách bí mật trong trường hợp bạn cần thay đổi kế hoạch của mình.
- Giữ khoảng cách với những khách mời chính - chương trình này là về họ - nhưng hãy đảm bảo bạn luôn ở trong tầm với bằng cách đăng ký vào những thời điểm nhất định. Hãy hỏi họ cảm nhận của họ về chương trình cũng như bất kỳ vấn đề, yêu cầu hoặc đề xuất nào họ có.
Bước 6. Đối với các sự kiện tiếp thị, chuẩn bị quà lưu niệm
Hãy chắc chắn rằng tất cả các khách đều nhớ những khoảng thời gian vui vẻ mà họ đã có. Bạn thậm chí có thể muốn nhiều hơn những kỷ niệm vui: chẳng hạn như truy cập vào các trang web, quyên góp trong tương lai, các khía cạnh của truyền miệng, v.v. Để đảm bảo sự kiện của bạn đạt được thành công, hãy chia sẻ những món quà lưu niệm. Cho dù đó là một bức tranh, áp phích hay bút bi, tặng cho khách một thứ gì đó để nhắc nhở khách về sự kiện là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng bạn được họ nhớ đến.
Bước 7. Xin chúc mừng bản thân sau khi sự kiện kết thúc
Hầu hết các sự kiện đều diễn ra khép kín khi bắt đầu, nhưng công việc khó khăn là trong giai đoạn chuẩn bị, điều này không ai nhận ra. Vì vậy, hãy tự chúc mừng vì bạn xứng đáng được hạnh phúc!
Sau sự kiện, hãy dành thời gian gặp gỡ và cảm ơn khách hàng. Bạn nên tặng một món quà thích hợp và chân thành để ghi nhớ thời gian của bạn với họ, vì những chạm nhỏ như thế này sẽ làm phong phú thêm trải nghiệm và cho phép họ đề xuất các dịch vụ của bạn trong tương lai. Nếu bạn đang tặng quà tại một sự kiện, thì những món quà sau sự kiện như hoa, ảnh chụp những khoảnh khắc yêu thích tại sự kiện của họ (ví dụ như cắt băng khánh thành, cao trào của chương trình, lễ trao giải, nụ hôn trong đám cưới, thổi nến sinh nhật, v.v.) hoặc những món quà khác có thể thích hợp
Bước 8. Dọn dẹp nơi ở và về nhà
Như các bà mẹ thường nói, "Hãy để nó trong tình trạng như bạn đã đến với nó", các nguyên tắc áp dụng cho các địa điểm cũng vậy. Mọi thứ nên được để nguyên trạng trước khi bạn đến với họ - kinh doanh quản lý sự kiện là một ngành kinh doanh nhạy cảm không có nhiều chỗ cho sai sót. Vì vậy, hãy cho các thành viên phi hành đoàn của bạn biết rằng đã đến lúc phải dọn dẹp địa điểm và đừng để họ về nhà cho đến khi mọi thứ đã ổn định. Bạn cũng nên can thiệp!
Bên cạnh đó là một điều tốt, nó cũng giúp bạn không bị tính những hóa đơn đắt tiền hơn. Nhiều nơi sẽ tính thêm phí dọn dẹp nếu có cơ hội. Vì vậy, hãy cố gắng hết sức để tránh các khoản phí ẩn
Bước 9. Hoàn thành nghiệp vụ thay đổi, thanh toán, và cảm ơn tất cả các bên liên quan
Bạn có thể phải sắp xếp việc trả lại thiết bị đã thuê hoặc mượn và tham khảo ý kiến của khách hàng về kinh nghiệm của họ. Ngay cả khi bạn không được trả tiền, hãy dành thời gian để cảm ơn họ và nói rằng bạn rất thích điều hành sự kiện với họ. Bạn có thể trao đổi danh thiếp với nhau?
Cũng xin cảm ơn các thành viên trong đoàn! Đảm bảo rằng tất cả các bên đều được thanh toán (và đã thanh toán), lưu hóa đơn và hoàn thành công việc. Bạn phải là một trong những người cuối cùng rời khỏi địa điểm - hãy đảm bảo mọi thứ đều theo thứ tự
Phần 5/5: Khắc phục sự cố
Bước 1. Biết cách đối phó với những khách đến muộn và các vấn đề khác
Đây là một vấn đề phổ biến, vì vậy bạn nên chuẩn bị cho mình tốt hơn. Việc đi trễ là không thể tránh khỏi (ví dụ như do các vấn đề giao thông không lường trước được) và thường có thể được chấp nhận bởi những khách khác đến đúng giờ. Do đó, có một số điều bạn có thể làm để ngăn chặn nó:
- Đảm bảo thời gian diễn ra sự kiện được ghi rõ ràng trên thư mời. Nếu bạn đang chạy hệ thống RSVP, hãy đảm bảo thời gian được xác nhận. Liên lạc với (thông qua bảng liên lạc của bạn) với MC, những vị khách có liên quan (thường là thành viên chính của bữa tiệc), những người giải trí và nhân viên nhà bếp khi bạn gặp phải một trở ngại không thể dễ dàng giải quyết. Nếu những vị khách bị trì hoãn là tâm điểm của sự kiện (ví dụ: chú rể và cô dâu), thì thường:
- Bạn phải liên hệ trực tiếp với khách đang chờ để kiểm tra thời gian đến dự kiến. Liên hệ ngay với bếp về những diễn biến mới nhất để họ điều chỉnh tốc độ nấu phù hợp với thời gian.
- Tránh thông báo rằng sự kiện đã bị hoãn lại vì một số khách mời nhất định (vì bữa tiệc sẽ tự tìm hiểu), nhưng hãy cho những khách mời chính biết rằng bạn đã biết về tình hình. Nói với họ những gì bạn đang lên kế hoạch, nhưng hãy để họ cũng đưa ra các đề xuất vì họ thường biết khách và biết phải làm gì trong bối cảnh đó.
- Chú ý đến thời gian của bài phát biểu. Nếu những vị khách chủ chốt đến muộn, hãy phục vụ thêm món khai vị và / hoặc đồ uống sớm để tránh những khách khác đến đúng giờ cảm thấy nhàm chán và đảm bảo họ luôn bận rộn.
- Nếu khách đến rất muộn (ví dụ như khi phục vụ đồ ăn không thể trì hoãn được, chẳng hạn như súp lơ), hãy bắt đầu sự kiện theo kế hoạch. Khi họ đến, hãy phục vụ phần tiếp theo (ngay cả khi phần này là món tráng miệng).
- Chuẩn bị cho khiêu vũ, trò chơi, hài kịch hoặc một số loại hình giải trí khác (đặc biệt là âm nhạc) và đảm bảo có thêm những thứ gây xao nhãng, chẳng hạn như chụp ảnh nhóm. Chiến lược sao lưu này nên được bắt đầu một ngày trước đó.
-
Đối với những vị khách cố tình đến muộn, đừng coi đây là lỗi của bạn với tư cách là người quản lý. Vì vậy, nhiệm vụ của bạn là đặt những vị khách khác tham dự trước và đảm bảo nhu cầu của họ được đáp ứng. Về bản chất, hãy hành động như thể không có gì sai và tiếp tục với sự kiện.
Bước 2. Biết cách đối phó với các vấn đề về thực phẩm
Các vấn đề trong lĩnh vực này hiếm khi xảy ra, đặc biệt là nếu bạn đã lên kế hoạch cẩn thận cho kế hoạch của mình, nhưng đôi khi vẫn xảy ra tai nạn (chẳng hạn như khách hoặc trẻ nhỏ làm lộn xộn bàn ăn, hoặc một sự cố trong nhà bếp). Trước tiên, bạn phải biết về các loại khách sẽ tham dự, vì vậy bạn có thể cân nhắc thời gian và vị trí đồ ăn sẽ được trưng bày (ví dụ: đối với các món ăn kiểu tự chọn) và vị trí chỗ ngồi của khách.
- Tất cả các chất bị đổ phải được dọn dẹp ngay lập tức vì lý do an toàn, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn phải loại bỏ thảm đỏ hoặc đồ trang trí và đồ đạc cầu kỳ để làm như vậy. Việc che giấu một vết bẩn mà không ảnh hưởng đến vẻ ngoài hoặc tính nguyên vẹn của một món đồ (chẳng hạn như một món đồ nội thất cổ) là điều không thể, vì vậy hãy loại bỏ nó trước. Nếu bạn có một bản sao lưu, hãy sử dụng nó; nếu không, hãy di chuyển đồ vật một cách kín đáo để khách không nhận ra.
- Bạn nên sử dụng dây thừng, rèm hoặc tấm chắn để che các khu vực có thức ăn (ví dụ như bàn lộn xộn hoặc trong khi bạn đang chuẩn bị món ăn tiếp theo), vì một số khách có thể coi thức ăn nhìn thấy là thứ có thể được tiêu thụ tự do bất cứ lúc nào. - trong khi điều này có thể không nhất thiết phải như vậy. Theo ý định của bạn.
- Trộn các menu. Nếu một món ăn không thể được phục vụ (ví dụ như vì nó bị cháy), hãy loại bỏ tất cả hoặc tìm một món ăn thay thế mới. Giảm khẩu phần để tiết kiệm thức ăn, nhưng tăng khẩu phần thức ăn khác để giữ cân bằng. Thông báo cho khách khi cần thiết.
- Những người ăn chay, kén ăn, người bị dị ứng, hoặc những người theo chế độ ăn kiêng / tôn giáo đặc biệt nên được quan tâm đến nhu cầu của họ - bạn sẽ có thể thực hiện điều này nếu có kế hoạch tốt. Tuy nhiên, đôi khi khách sẽ dẫn theo một thành viên gia đình, vợ / chồng hoặc bạn thân mà không cho bạn biết, đặc biệt nếu lời mời là miễn phí. Khi điều này xảy ra, giải pháp rất dễ dàng. Đếm những vị khách gần đây và khi họ đến cửa, hãy hỏi về nhu cầu ăn kiêng đặc biệt và báo cho nhân viên phục vụ và nhà bếp ngay lập tức.
- Đối với những nhóm lớn không tham dự sự kiện với tư cách là khách tối, hãy cử một thành viên trong nhóm vào bếp và nhờ anh ta đếm số lượng hàng còn lại. Nếu cần, hãy mua thêm nguồn cung cấp thực phẩm. Bộ phận nhà bếp thường phóng đại khẩu phần để đề phòng, vì vậy việc hủy bỏ thường xảy ra hơn tình trạng thiếu thức ăn. Phần ăn hạn chế cũng có thể được tiết kiệm nếu bạn cung cấp thêm chất bổ sung, chẳng hạn như bánh mì, salad hoặc các món rau, những nguyên liệu có thể dễ dàng mua được từ siêu thị địa phương của bạn.
Bước 3. Biết cách đối phó với trẻ nhỏ
Hãy nhớ rằng nhiều nhà quản lý thường quên hoặc đánh giá thấp trí thông minh cũng như nhu cầu và mong muốn của trẻ tại một sự kiện. Họ cũng giống như người lớn - muốn vui chơi và không cảm thấy buồn chán. Hãy nhớ rằng, cha mẹ cũng sẽ bị xúc phạm nếu một sự kiện không thể đáp ứng nhu cầu của con cái họ. Bạn nên yêu cầu xác nhận tham dự (RSVP) cho bất kỳ trẻ em nào có thể tham dự.
- Trẻ nhỏ hơn (dưới 10 tuổi) được phục vụ trước đồ ăn hoặc đồ ăn nhẹ tốt hơn vì bữa tối có thể không được phục vụ cho đến 20:00. Thời gian phục vụ này thường quá muộn đối với hầu hết các giờ ăn của trẻ em. Thức ăn bạn cho con cái cũng phải vui và lành mạnh, nhưng vẫn phải đặc biệt với những nét đặc biệt dành cho chúng - điều này giúp cha mẹ được giúp đỡ và có thể tận hưởng sự kiện với tư cách là khách mời.
- Trẻ em trên 10 tuổi thường có thể được cho thức ăn và khẩu phần của người lớn, ngay cả khi chúng không ăn hết, nhưng cũng có thể cho chúng thực đơn dành cho trẻ em (tất nhiên là có sự cho phép của cha mẹ) nếu chúng có vẻ không thích. Thông thường, thanh thiếu niên từ 13-18 tuổi thường yêu cầu các loại thực phẩm giống như trẻ nhỏ hơn, chẳng hạn như bánh mì kẹp thịt và khoai tây chiên, thay vì các bữa ăn nhà hàng trang trọng hơn. Thức ăn cho trẻ em thường được viết với thuật ngữ "Thực đơn thay thế". Hãy chơi thật an toàn và thảo luận với những vị khách chính của bạn về kế hoạch của bạn để tiếp tục làm hài lòng người trẻ và người già từ lâu.
- Cung cấp một khu vực cho các bà mẹ có con nhỏ. Đáp ứng nhu cầu của chúng, chẳng hạn như nghỉ ngơi trong phòng vệ sinh, nhu cầu cho con bú, vv và chuẩn bị nơi nghỉ ngơi cho trẻ nhỏ để chúng có thể ngủ nếu chúng mệt.
Bước 4. Biết cách đối phó với những vị khách say xỉn hoặc thô lỗ, những kẻ đột nhập và hơn thế nữa
Những vị khách này đôi khi gây rắc rối, cả tại các sự kiện của gia đình và công ty. Chúng mang tính chính trị cũng như chính kịch, và nếu là người ngoài cuộc, bạn có thể không nhận ra. Vì vậy, hãy luôn cảnh giác.
- Kiểm tra với khách hàng hoặc khách mời chính trước sự kiện để tìm hiểu về các vấn đề có thể xảy ra như thế này, hoặc với một số ít được chọn nếu khách mời chính không nên bị quấy rầy. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đang ngồi đúng chỗ và sẽ không gây ra bất kỳ vấn đề gì. Chuẩn bị cho nhân viên phục vụ hoặc khách chính đóng vai trò là người giám sát không chính thức, luôn cảnh giác và hỗ trợ khi cần thiết. Công việc của bạn là đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và tránh xa những chuyện cá nhân, trừ khi thực sự cần thiết. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn biết ai tại sự kiện được xếp vào loại khách mời thuộc loại "hòa bình" (những người có thể giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ).
- Vì từ chối đưa rượu cho những vị khách say xỉn hoặc đối phó với những vị khách giận dữ và thô lỗ có thể khó khăn, nên tốt nhất bạn nên nhờ một vị khách hòa giải. Chỉ liên hệ với nhân viên pháp lý khi cần thiết và sau khi bạn đã tham khảo ý kiến của các khách mời chính. Bạn vẫn phải cảnh giác, ngay cả khi chạy các sự kiện nhỏ hoặc ở sân sau.
- Khách không mời là một việc khó khăn. Nếu họ đến và làm ầm ĩ, hãy ném họ ra ngoài nếu cần - hãy tham khảo ý kiến của những vị khách chính để xác minh rằng những người này không bị truy nã. Nếu có nhiều người bạo loạn quá khích, công việc của bạn là bảo vệ những khách khác và liên hệ với an ninh hoặc cảnh sát nếu những kẻ bạo loạn này từ chối rời khỏi cơ sở sau khi được bạn với tư cách là người quản lý và / hoặc khách chính yêu cầu.
- Khách thường thích di chuyển danh thiếp xung quanh bàn, vì vậy họ có thể ngồi cạnh người họ muốn, hoặc ở bàn họ muốn. Tham khảo ý kiến của những vị khách chính về mức độ được phép của điều này. Thông thường, bạn phải sắp xếp kế hoạch đặt bàn trước và có sự chấp thuận của những khách mời chính. Nếu vị trí của chiếc bàn này được cho là đúng, tốt hơn hết bạn nên giữ khách tránh xa khu vực ăn uống trước khi đến giờ. Thông thường, khu vực quầy bar, sảnh đợi hoặc phòng chờ có thể được sử dụng để tiếp khách. Nếu một số nhóm đặc biệt quan trọng do vấn đề gia đình, hãy tập hợp mọi người lại với nhau và hướng dẫn họ từng nhóm đến các bàn riêng và xếp chúng theo thứ tự thích hợp.
Bước 5. Biết cách đối phó với thời tiết khắc nghiệt
Trên khắp thế giới, đôi khi sẽ có thời tiết xấu bất ngờ, chẳng hạn như mưa hoặc tuyết. Gió lạnh hoặc không khí nóng cũng có thể gây ra vấn đề. Mặc dù thời tiết thường không có nhiều tác động khi sự kiện được tổ chức trong nhà, nhưng bạn nên chuẩn bị cho những thử thách khi ở ngoài trời. Nếu bạn có thể dự đoán thời tiết khắc nghiệt, hãy cân nhắc thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện. Nếu bạn không thể, hãy thuê một cái lều hoặc một gian hàng lớn (giá có thể đắt, đặc biệt nếu nó được thực hiện theo ý thích). Theo dõi thời tiết là quan trọng; nếu sự kiện đã bị xáo trộn vì nó, bạn gần như không thể sửa chữa sự kiện, vì vậy hãy tận dụng tối đa những gì bạn đã biết và có.
Nhiều nơi trên thế giới hiện có chính sách bảo hiểm cho thời tiết xấu hoặc các vấn đề khác. Nếu bạn đang ở một khu vực được biết đến với sự thay đổi đột ngột của thời tiết, hãy tìm xác nhận xem sự kiện có thể được lên lịch lại hay không, để khách hàng ít nhất có thể tiết kiệm chi phí thuê thiết bị, địa điểm và nhân viên phục vụ
Lời khuyên
- Chuẩn bị một không gian nhỏ chứa đầy các vật dụng như khăn ăn bổ sung để lau vết tràn, bình chữa cháy, bộ sơ cứu và các bộ dụng cụ ngẫu nhiên khác. Bạn sẽ không cần nó nếu mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp, nhưng tốt hơn là bạn nên đề phòng một sự kiện lớn.
- Khách và người thuyết trình mệt mỏi hoặc gặp phải tình trạng chậm máy bay phải được đảm bảo thể lực của họ. Nếu cần, hãy tham khảo ý kiến trực tiếp với họ hoặc trợ lý của họ để đặt các liệu pháp spa và mát-xa hoặc các cách thư giãn cơ thể khác. Bạn cũng có thể gửi đồ ăn cho họ nếu họ không ăn trong một thời gian, hoặc thuốc nếu họ cảm thấy không khỏe (chẳng hạn như đau đầu do đi máy bay hoặc hồi hộp, hoặc đau bụng). Giới thiệu bác sĩ nếu cần. Khách mời và diễn giả mệt mỏi có thể làm hỏng sự kiện, mặc dù tất cả những thách thức khác mà bạn có thể vượt qua.
- Đảm bảo mọi người có thể nhìn và nghe thấy sân khấu, âm nhạc hoặc bài phát biểu.
- Cũng nên nhớ rằng xử lý các sự kiện của người khác là một vinh dự. Mặc dù điều này có vẻ rất căng thẳng và khó khăn nhưng sự đóng góp của bạn có thể khiến rất nhiều người hài lòng, vì vậy họ sẽ ghi nhớ sự kiện này trong suốt quãng đời còn lại. Ngoài ra, bạn cũng quen với việc có những khả năng hữu ích trong cuộc sống hàng ngày.
- Là người quản lý, bạn có thể phải đóng vai trò là người dẫn chương trình ngẫu hứng, hoặc thậm chí là bạn nhảy để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Phát triển kỹ năng nói và nhảy, nhưng đồng thời, ủy thác vai trò quản lý cho các thành viên khác trong nhóm, những người có thể tạm thời thay thế vị trí của bạn. Mục tiêu ở đây là đảm bảo không có ai ngồi yên trong bàn ăn.
