Bạn phải làm việc với các ngân hàng, công ty bảo hiểm, cơ quan chính phủ, người sử dụng lao động trong các công ty, hoặc thậm chí trường học. Nếu vậy, bạn phải thuyết phục ai đó làm hoặc giúp bạn làm điều gì đó. Làm thế nào để viết một bức thư thuyết phục hoặc thuyết phục tạo ra kết quả? Dưới đây là một số ý tưởng chính để sử dụng trong thư thuyết phục của bạn.
Bươc chân
Phần 1/4: Chuẩn bị viết thư
Bước 1. Kích thích những ý tưởng hay
Trước khi viết thư, hãy nêu rõ bạn muốn gì, tại sao bạn muốn nó, lý do tại sao nên thông qua nó, cũng như những lập luận chống lại nó. Nhấn mạnh tất cả các ý tưởng trong tầm tay có thể giúp bạn soạn thảo bức thư và hiểu đầy đủ quan điểm của bạn về chủ đề này.
- Bắt đầu với điều này: Tôi muốn thuyết phục “độc giả” là “mục tiêu” của tôi. Hãy hoán đổi “độc giả của tôi” cho những gì bạn muốn thuyết phục và “mục tiêu của tôi” cho những gì bạn thuyết phục họ làm.
- Một khi những điều trên đã rõ ràng và rõ ràng, hãy tự hỏi: Tại sao lại như vậy? Liệt kê những lý do tại sao bạn muốn người đọc làm những gì bạn muốn.
- Sau khi vạch ra lý do, hãy sắp xếp chúng theo cấp độ nào là quan trọng hơn. Đặt tất cả các chi tiết quan trọng vào một cột, sau đó đặt các chi tiết ít quan trọng hơn vào một cột khác. Điều này sẽ giúp bạn thu hẹp tâm trí của mình xuống những điểm cần nhấn mạnh và có liên quan nhất.
Bước 2. Biết mục tiêu của bạn
Đảm bảo rằng bạn biết chính xác những gì bạn muốn hoặc cần. Bạn muốn đạt được những gì? Văn phòng này nên hành động như thế nào?
Khi xác định mục tiêu, hãy nghĩ về tất cả các giải pháp khả thi mà bạn có thể đưa ra
Bước 3. Tìm hiểu độc giả của bạn
Phân tích và hiểu độc giả của bạn sẽ giúp bạn quyết định cách tạo khung cho bức thư của mình. Nếu có thể, hãy quyết định xem người đọc sẽ đồng ý với bạn, không đồng ý hay trung lập. Điều này sẽ giúp bạn quyết định mức độ trọng lượng cần gán cho mỗi bên của lập luận của bạn.
- Cố gắng tìm một người mà bạn có thể đề cập trong thư. Họ là ai, họ có sức mạnh gì để giúp bạn? Họ sẽ bỏ qua khiếu nại của bạn? Bạn nên chào họ như thế nào? Họ đang ở vị trí cấp cao hoặc chức vụ? Nói theo vị trí của họ.
- Cố gắng khám phá niềm tin và thành kiến của độc giả về chủ đề của bạn. Những loại tranh chấp nào có thể phát sinh giữa bạn và độc giả của bạn? Làm thế nào để bạn trình bày một lập luận phản bác một cách tôn trọng?
- Tìm hiểu những gì người đọc quan tâm về chủ đề của bạn. Họ có số tiền hạn chế để chi tiêu không? Họ có bị ảnh hưởng trực tiếp bởi chủ đề của bạn không? Họ có bao nhiêu thời gian để xem xét tài liệu của bạn?
- Suy nghĩ về loại bằng chứng mà độc giả của bạn sẽ cần trong một cuộc tranh luận để thuyết phục họ.
Bước 4. Nghiên cứu đề tài
Một lá thư thuyết phục hiệu quả chứa bằng chứng và thông tin thực tế hỗ trợ cho vị trí đó. Hãy chắc chắn xem xét nhiều quan điểm. Đừng chỉ nghiên cứu quan điểm của bạn; Đồng thời đề cập đến những ý kiến phản đối và sự thật xung quanh chúng.
- Sử dụng dữ kiện, logic, số liệu thống kê và bằng chứng giai thoại để hỗ trợ tuyên bố của bạn.
- Đừng ngay lập tức nói rằng phe đối lập là sai. Thay vào đó, hãy tôn trọng khi giải thích lý do tại sao vị trí của bạn mạnh hơn và đáng được quan tâm.
Phần 2/4: Định dạng chữ cái
Bước 1. Sử dụng định dạng khối
Thư kinh doanh có một định dạng đặc biệt. Nếu định dạng gọn gàng và chính xác, nó sẽ không làm thay đổi ý kiến của độc giả dù chỉ là nhỏ nhất. Tuy nhiên, nếu định dạng không chính xác và lộn xộn, chúng sẽ gây ấn tượng xấu cho bạn và có khả năng bị vứt bỏ.
- Bắt đầu bằng cách sử dụng các đoạn văn có khoảng cách kép, khối.
- Căn trái từng đoạn; nói cách khác, không thụt lề đoạn văn như trong văn xuôi hoặc tiểu luận.
- Để lại một khoảng cách dòng sau mỗi đoạn văn.
- Sử dụng phông chữ tiêu chuẩn, thường là Times New Roman hoặc Arial, kích thước 12.
Bước 2. Địa chỉ tiêu đề thư một cách chính xác
Bắt đầu bằng cách nhập địa chỉ của bạn ở góc trên cùng bên trái. Đừng ghi tên của bạn - chỉ viết tên đường phố, thành phố, khu vực và mã bưu điện. Bạn cũng có thể bao gồm số điện thoại và địa chỉ e-mail, mỗi số trên một dòng riêng biệt. Nếu bạn sống ở Vương quốc Anh, địa chỉ phải được viết ở bên phải. Hoàn thành một dòng.
- Nhập ngày. Viết đầy đủ tên ngày, tháng, năm. Hoàn thành một dòng.
- “Ngày 4 tháng 6 năm 2013”
- Viết tên và địa chỉ của người nhận. Cố gắng tìm một bên cụ thể để gửi thư. Hoàn thành một dòng.
Bước 3. Bắt đầu bức thư bằng một lời chào hoặc lời chào
Thường ở dạng từ "Dear" theo sau là tên của người được xưng hô. Đảm bảo rằng bạn đã viết đúng chính tả tên khi nhập. Tên ở đây phải giống với tên ghi trên tiêu đề địa chỉ.
- Khi chào ai đó, hãy sử dụng đúng chức danh hoặc cấp bậc (Pak / Madam / Dr. / etc) theo sau là họ. Nếu bạn không chắc một người phụ nữ thích được gọi là gì, chỉ cần viết ra "Hoa hậu".
- Luôn theo sau điều này với dấu hai chấm.
- Hoàn thành một dòng giữa lời chào và đoạn đầu tiên.
- “Thưa Tiến sĩ. Màu nâu:"
Bước 4. Đóng thư bằng một câu kết thúc
Hãy suy nghĩ và xem xét giọng điệu của bài luận của bạn khi chọn một câu kết. Những câu nói như "Cảm ơn" khá chuẩn, trong khi các dạng khác như "Xin chào" thì thân mật hơn. Quyết định xem bạn muốn thư xin việc của mình là trang trọng hay thân mật. Cho dù bạn chọn, từ đầu tiên phải được viết hoa, trong khi từ tiếp theo là từ trơn. Theo kết thúc bằng dấu phẩy.
- Chọn từ "Với sự tôn trọng" nếu bạn muốn nó trang trọng hơn. “Xin chào”, “Xin chào”, “Cảm ơn” hoặc “Trân trọng” là những nhận xét kết thúc tiêu chuẩn cho các e-mail kinh doanh. Trong khi các từ, "Xin chào", "Xin chào" hoặc "Hẹn gặp lại", có vẻ thoải mái và thân mật hơn.
- Bỏ qua 4 dòng tiếp theo để chừa chỗ cho chữ ký của bạn trước khi nhập tên của bạn.
- "Cảm ơn bạn,"
Phần 3/4: Viết thư
Bước 1. Cô đọng và súc tích
Một bức thư thuyết phục hoặc lời thuyết phục cần ngắn gọn và lịch sự. Những người bận rộn hiếm khi đọc những bức thư dài hơn một trang hoặc khi giọng điệu gay gắt. Đừng quá hoa mỹ. Cố gắng sử dụng các câu rõ ràng và gọn gàng. Không trình bày thông tin xuyên tạc và không cần thiết, kể cả giai thoại.
- Tránh những câu quá dài. Đảm bảo sử dụng các câu tuyên bố mạnh mẽ. Bài viết của bạn nên ngắn gọn, súc tích, trọng tâm và dễ đọc.
- Đừng kéo các đoạn văn quá dài. Đừng nhồi nhét quá nhiều thông tin khiến người đọc mất hứng thú, đi lạc khỏi ý chính hoặc khiến quan điểm của bạn khó hiểu. Bám sát thông tin có liên quan và thay đổi các đoạn văn bất cứ khi nào bạn muốn truyền đạt một ý tưởng hoặc quan điểm mới.
Bước 2. Nêu quan điểm chính của bạn trong một vài câu đầu tiên
Bắt đầu bằng một câu mở đầu thân thiện, sau đó đi vào vấn đề. Nêu nhu cầu của bạn (mục đích chính của việc viết thư) trong hai câu đầu tiên.
Đoạn văn này có thể chỉ gồm 2-4 câu
Bước 3. Nhấn mạnh tầm quan trọng của yêu cầu của bạn trong đoạn thứ hai
Trong đoạn này, hãy tóm tắt mối quan tâm, yêu cầu hoặc khiếu nại của bạn. Ở giai đoạn này, bạn chưa cung cấp bất kỳ lý do, hỗ trợ hoặc điểm chính cụ thể nào; ở giai đoạn này, bạn giải thích đầy đủ vị trí của mình, các thông số của mối quan tâm hoặc yêu cầu và lý do tại sao điều đó đủ quan trọng để hành động.
Hãy nhớ giữ cho nội dung của bức thư logic, lịch sự và thực tế. Tránh ngôn ngữ quá xúc động, không đòi hỏi hành động hoặc nói chuyện gay gắt chống lại người hoặc công ty mà lá thư được gửi đến, hoặc phe đối lập
Bước 4. Hỗ trợ ứng dụng của bạn trong đoạn tiếp theo
Một vài đoạn tiếp theo sẽ có thể chứng minh vị trí của bạn bằng cách cung cấp thông tin cơ bản và chi tiết. Đảm bảo thông tin này hợp lý, thực tế, hợp lý, thực tế và hợp pháp. Không dựa trên yêu cầu của bạn chỉ dựa trên cảm xúc, niềm tin hoặc mong muốn cá nhân. Đừng gây khó chịu cho người đọc với những câu chuyện dài; đi đến điểm một cách nhanh chóng và chính xác. Có một số chiến lược khác nhau mà bạn có thể sử dụng để đạt được mục tiêu này:
- Cung cấp các đoạn trích thống kê và dữ kiện để thu hút sự đồng cảm và logic của người đọc. Đảm bảo rằng số liệu thống kê và dữ kiện đến từ các nguồn đáng tin cậy và đáng tin cậy, đồng thời bạn cũng sử dụng dữ liệu một cách chân thành, không lấy nó ra khỏi ngữ cảnh.
- Đề xuất trích dẫn từ các chuyên gia về chủ đề này, những người ủng hộ quan điểm của bạn hoặc bác bỏ ý kiến phản đối. Các chuyên gia này phải là những nhân vật được kính trọng trong lĩnh vực của họ và thực sự có kỹ năng thích hợp để đưa ra ý kiến về chủ đề đang thảo luận.
- Trình bày lý do tại sao yêu cầu của bạn nên được chấp nhận. Ép buộc mọi người làm những gì bạn muốn không phải là một kỹ thuật thuyết phục hiệu quả, nhưng nếu bạn giải thích lý do tại sao bạn tin rằng cần phải làm điều gì đó, nó có thể giúp họ thay đổi suy nghĩ. Giải thích tình hình hiện tại và lý do tại sao nó nên thay đổi.
- Trình bày các chi tiết, thông số kỹ thuật và hạn chế của vị trí và ứng dụng của bạn. Thảo luận về những nỗ lực đã được thực hiện trước đây, liên quan đến ứng dụng, hoặc ngay cả khi không có hoặc thiếu hành động về nó.
- Đưa ra các ví dụ về lời khai có liên quan đến vị trí của bạn. Hãy nghĩ về những bằng chứng khác có thể được trình bày về lý do tại sao vị trí của bạn lại quan trọng.
- Hãy nhớ giới hạn những gì bạn có thể và muốn đưa vào một đoạn văn. Làm rõ quan điểm và tình huống của bạn. Đừng đi quá đà với quá nhiều chi tiết, nhưng hãy bao gồm tất cả các điểm quan trọng. Chỉ chọn những số liệu thống kê, chuyên gia và lời khai có liên quan nhất.
Bước 5. Kêu gọi phe đối lập
Một trong những cách thuyết phục hay thuyết phục hiệu quả nhất là lôi kéo sự phản đối của phe đối lập. Bạn phải có khả năng dự đoán bất kỳ phản đối, phản đối hoặc câu hỏi nào từ người đọc, để bạn có thể trả lời chúng trong thư. Tìm điểm chung của bạn với phe đối lập, hoặc thể hiện sự ủng hộ mạnh mẽ cho lập trường của chính bạn.
- Đảm bảo rằng bạn công khai thừa nhận sự khác biệt giữa lập trường của bạn và phe đối lập. Đừng che giấu nó, vì nó sẽ làm suy yếu lập luận của bạn. Nhấn mạnh những giá trị, kinh nghiệm và vấn đề đã chia sẻ của bạn với phe đối lập.
- Tránh những tuyên bố mang tính buộc tội. Điều này sẽ làm cho bức thư trở nên quá xúc động và làm suy yếu sức hấp dẫn logic của bạn. Thái độ tiêu cực và buộc tội thái quá cũng sẽ khiến phe đối lập không đồng ý với quan điểm của bạn.
Bước 6. Đóng thư bằng cách xác nhận lại đơn đăng ký của bạn
Nhắc lại yêu cầu hoặc ý kiến của bạn ở cuối thư. Đây là đoạn mà bạn trình bày một giải pháp hoặc cầu xin hành động. Nói với người đọc rằng bạn sẽ theo dõi thư từ này qua điện thoại, email hoặc gặp trực tiếp.
- Kết thúc bức thư bằng một câu mạnh mẽ sẽ giúp thuyết phục người đọc đứng về phía bạn, hoặc ít nhất là nhìn nhận rõ ràng hơn từ quan điểm của bạn.
- Đưa ra các giải pháp hoặc trợ giúp của riêng bạn. Đồng ý thỏa hiệp, hoặc gặp gỡ ở giữa. Cho thấy rằng bạn đã hoàn thành hoặc sẵn sàng xử lý tình huống.
Phần 4/4: Đưa những chạm cuối cùng
Bước 1. Kiểm tra bất kỳ lỗi nào
Các lỗi về ngữ pháp, phát âm và chính tả của từ sẽ gây ấn tượng xấu. Bạn muốn người đọc tập trung vào ý tưởng và yêu cầu của bạn chứ không phải lỗi đánh máy. Đọc lại lá thư của bạn nhiều lần trước khi gửi đi. Đọc to để nghe nó giống như thế nào.
Nếu cần, hãy nhờ ai đó kiểm tra lỗi chính tả trong bài viết của bạn (hoặc sử dụng tính năng kiểm tra chính tả của phần mềm)
Bước 2. Đặt chữ ký của riêng bạn
Nếu bạn muốn gửi thư qua bưu điện đến e-mail, bạn sẽ cần phải ký. Nó cá nhân hóa và xác nhận bức thư của bạn.
Bước 3. Cung cấp bản sao lá thư chính thức của bạn cho các bên quan trọng khác, nếu cần
Nếu bất kỳ ai khác trong công ty hoặc tổ chức mục tiêu cũng muốn đọc thư của bạn, hãy cung cấp cho họ một bản sao. Điều này có nghĩa là in và gửi nhiều hơn một lá thư, với chữ ký gốc.
Bước 4. Giữ một bản sao cho chính bạn
Luôn giữ một bản sao các bức thư của bạn và ghi chú cá nhân, hoàn chỉnh với các ghi chú về thời điểm bức thư được gửi và gửi cho ai. Ghi lại quá trình theo dõi bạn đã thực hiện cho đến khi sự cố được giải quyết.
Lời khuyên
- Ở lại chủ đề. Lưu ý không thêm thông tin ngẫu nhiên không liên quan đến vấn đề bạn đang thảo luận. Bám sát vào các sự kiện có liên quan và giữ cho nó đơn giản. Sử dụng các dữ kiện này để mô tả nhiều hơn.
- Chỉ sử dụng gạch đầu dòng ở giữa đoạn văn nếu bạn hoàn toàn chắc chắn và rõ ràng về các bước, hành động hoặc khuyến nghị.
- Điều chỉnh các gạch đầu dòng của bạn cho phù hợp với loại hình công ty hoặc tổ chức mục tiêu. Các tổ chức phi lợi nhuận có cách nghĩ khác với các công ty lớn.
- Viết bằng văn bản chuẩn của Indonesia. Đây không phải là tin nhắn hoặc phương tiện truyền thông xã hội; nhưng một lá thư chính thức. Việc sử dụng tốc ký, tiếng lóng và biểu tượng cảm xúc có thể khiến bạn bị bỏ qua.
- Đừng đối xử với độc giả của bạn như thể họ nợ bạn điều gì đó và sau đó bạn cảm thấy có quyền khởi kiện. Hãy trấn an họ trong khi vẫn giữ giọng điệu của lá thư thân thiện và chuyên nghiệp.
