Để có thể giao tiếp hiệu quả hơn, bạn cần phải có khả năng truyền đạt mọi thứ một cách cụ thể (đặc biệt là tránh sự mơ hồ của câu hoặc sự nhầm lẫn của đối phương). Thông tin rõ ràng và mang tính mô tả - dù bằng văn bản hay bằng lời nói - sẽ không chỉ giúp bạn truyền đạt những điểm đang được truyền đạt một cách rõ ràng hơn mà còn giúp người đối diện hiểu chúng dễ dàng hơn. Không cần phải vội vàng; dành thời gian để cấu trúc thông điệp của bạn và tận hưởng những lợi ích của việc giao tiếp cụ thể hơn.
Bươc chân
Phần 1/2: Quyết định thông tin cần truyền tải
Bước 1. Chọn một chủ đề mà bạn giỏi
Bạn càng biết nhiều về chủ đề, bạn càng dễ dàng truyền đạt các sự kiện và số liệu cụ thể.
- Nếu bạn không quen thuộc với chủ đề, hãy nghiên cứu một chút (đọc sách, duyệt các trang internet, v.v.) để bạn có thể truyền đạt hoặc viết chi tiết hơn về chủ đề. Để tạo ra một tài liệu viết hoặc bài phát biểu toàn diện, bạn phải thực hiện một nghiên cứu nhỏ.
- Nếu bạn cảm thấy không tự tin vào khả năng của mình, hãy thử kết nối chủ đề với một cái gì đó quen thuộc. Bạn cũng có thể nghĩ về một chủ đề phụ mà bạn hiểu rõ hơn. Ví dụ: nếu bạn được yêu cầu nói về biến đổi khí hậu, hãy cố gắng chọn một khía cạnh cụ thể mà bạn hiểu và giỏi nhưng lại thuộc phạm vi của chủ đề biến đổi khí hậu (chẳng hạn như tình yêu của bạn với gấu Bắc Cực và tác động của nó của biến đổi khí hậu đối với môi trường sống của chúng).
Bước 2. Xác định “lời kêu gọi hành động” của bạn
Bước này nghe có vẻ phức tạp, nhưng bạn nên cố gắng thu hẹp trọng tâm của lập luận và nhấn mạnh mục đích của bài viết hoặc bài phát biểu của bạn với người nghe hoặc người đọc. Nói cách khác, hãy trình bày rõ ràng hành động mà người đọc hoặc người nghe nên thực hiện sau khi nghe hoặc đọc lập luận của bạn. Bất kể loại tài liệu bạn chọn (dù là tiểu thuyết hay lập luận triết học), hãy đảm bảo rằng bạn nghĩ về loại phản ứng mà bạn mong đợi người nghe hoặc người đọc sẽ có. Đừng quên bước này khi bạn đang soạn thảo tài liệu.
- "Lời kêu gọi hành động" là một thuật ngữ thường được sử dụng trong thế giới tiếp thị, nhưng nó cũng có thể được áp dụng cho quá trình sáng tác một bài viết hoặc bài phát biểu. Dù chủ đề của bạn là gì, hãy nghĩ về cách bài luận có thể được sử dụng như một yếu tố tiếp thị để truyền tải một thông điệp cụ thể và khuyến khích mọi người hành động theo mong đợi của bạn.
- Một số lời kêu gọi hành động có mục đích chung: thông báo điều gì đó, khuyến khích ai đó làm điều gì đó, đề xuất điều gì đó, tranh luận điều gì đó, ủng hộ một lập luận nào đó, giải thích điều gì đó, hướng dẫn điều gì đó và đấu tranh điều gì đó.
- Nếu bạn muốn viết về gấu Bắc Cực và biến đổi khí hậu, lời kêu gọi hành động của bạn có thể sẽ liên quan đến những hành động mà người nghe hoặc người đọc có thể thực hiện để giải quyết các tác động của biến đổi khí hậu.
Bước 3. Đảm bảo rằng bạn trả lời các câu hỏi chủ đề
Dù mục tiêu của bạn là gì (trả lời một câu hỏi, bác bỏ một lập luận hay hoàn thành một bài tập), hãy suy nghĩ cẩn thận về những câu hỏi cụ thể mà bạn cần trả lời về chủ đề này. Tất nhiên bạn có thể chèn một số thông tin bổ sung vẫn có liên quan. Nhưng trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã trả lời các câu hỏi chính trước.
Xem xét từ câu hỏi bắt đầu câu hỏi. Ví dụ, nếu bạn được yêu cầu mô tả những gì bạn làm tại nơi làm việc, bạn có thể bị cám dỗ để giải thích những điều khác liên quan đến chủ đề, chẳng hạn như cách bạn đã thực hiện tại nơi làm việc hoặc lý do bạn chọn công việc đó. Thông tin này - mặc dù thú vị và quan trọng khi nghe - không phải là thông tin cốt lõi mà bạn cần trình bày. Đảm bảo bạn trả lời câu hỏi cốt lõi trước khi thêm bất kỳ thông tin nào khác
Bước 4. Suy nghĩ về độ dài của bài viết hoặc bài phát biểu của bạn
Nếu bạn chỉ được phép viết tối đa 500 từ hoặc nói trong 15 phút, hãy đảm bảo rằng bạn có thể truyền đạt tất cả các thông tin và lập luận quan trọng trong giới hạn đó. Nếu độ dài của bài viết hoặc bài nói không được nêu rõ, hãy suy nghĩ kỹ về thông điệp bạn cần truyền tải, chủ đề bạn muốn nêu ra và đối tượng hoặc độc giả mục tiêu của bạn là ai. Điều này sẽ giúp bạn xác định thời lượng viết hoặc thời gian nói của mình. Đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng có thể được truyền tải mà không làm cho người nghe hoặc người đọc cảm thấy nhàm chán và khó nghe.
- Hãy thử nguyên tắc kim tự tháp ngược. Một kim tự tháp ngược đặt tất cả thông tin quan trọng ở trên cùng và thông tin ít quan trọng hơn ở dưới cùng. Nếu bạn quan tâm đến khoảng chú ý của người nghe, hãy học cách áp dụng nguyên tắc này. Tất nhiên, nguyên tắc này không áp dụng cho tất cả các loại văn bản hoặc bài phát biểu. Nhưng ít nhất, nếu bạn muốn học cách giao tiếp một số điểm quan trọng, thì nguyên tắc kim tự tháp ngược rất đáng để thử.
- Nếu bạn còn thời gian (giao tiếp bằng lời nói) hoặc các trang (giao tiếp phi ngôn ngữ), đừng chỉ thêm những từ vô nghĩa. Cố gắng nghĩ về các thông tin hoặc ví dụ khác có liên quan đến chủ đề của bạn; truyền tải những chi tiết hữu ích cho người nghe hoặc người đọc.
- Cung cấp thông tin cơ bản có liên quan. Những chi tiết không liên quan sẽ chỉ khiến lập luận của bạn kém tập trung hơn.
Bước 5. Đưa ra một ví dụ
Cho dù bằng lời nói hay phi ngôn ngữ, cả hai đều yêu cầu bạn xây dựng một lập luận và cung cấp các ví dụ để hỗ trợ cho lập luận đó. Hãy nhớ rằng, thông tin cụ thể luôn yêu cầu xác minh.
- Ví dụ, trong một bài phát biểu chính trị hoặc tác phẩm học thuật, các ví dụ phải được trình bày dưới dạng trực tiếp và cụ thể, chẳng hạn như “Ví dụ…”. Trong khi ở các thể loại thông thường hơn, chẳng hạn như viết sáng tạo, các ví dụ được gửi ở một định dạng ẩn ý hơn. Ví dụ, để giải thích rằng nhân vật của bạn rất am hiểu thời trang, bạn cần mô tả loại quần áo cô ấy mặc hoặc cửa hàng quần áo yêu thích của cô ấy là gì.
- Đừng đi quá đà với các ví dụ. Nếu bạn đưa ra quá nhiều ví dụ không liên quan, rất có thể người nghe hoặc người đọc sẽ quên chủ đề chính của bạn. Tránh khả năng này bằng cách đánh giá tất cả các chi tiết của ví dụ bạn sắp trình bày; đảm bảo có mối liên hệ rõ ràng giữa ví dụ bạn cung cấp và đối số chính của bạn.
Bước 6. Giải thích tất cả các từ câu hỏi càng nhiều càng tốt
Trừ khi tài liệu của bạn rất ngắn gọn, hãy cân nhắc làm rõ các câu hỏi ai, cái gì, khi nào và ở đâu trong tài liệu của bạn. Phương pháp này đặc biệt quan trọng được áp dụng trong giao tiếp kinh doanh. Nếu bạn muốn một thứ gì đó từ ai đó, tất nhiên bạn cần phải truyền đạt những gì bạn cần, ai cần, khi nào cần đáp ứng và nơi nào có thể đáp ứng.
Các từ câu hỏi “như thế nào” và “tại sao” có thể quan trọng hoặc không (tùy thuộc vào nội dung tin nhắn của bạn). Suy nghĩ kỹ về cách người nghe hoặc người đọc sẽ giải thích thông điệp của bạn; đừng bao giờ cho rằng họ sẽ hiểu nếu bạn không nói với họ
Bước 7. Đừng khái quát chủ đề
Khái quát hóa thường được thực hiện khi bạn không biết phải nói gì khác (thường xảy ra trong giao tiếp phi ngôn ngữ / văn bản). Một số ví dụ phổ biến là câu “Từ lâu rồi…” hoặc “Nhiều người nghĩ…”. Những cụm từ này có thể nói là quá trừu tượng và rộng nên rất khó để biện minh cho sự thật.
Ví dụ, thay vì bắt đầu bài luận của bạn bằng cách nói, "Công nghệ đang làm cho cuộc sống hiện đại trở nên tồi tệ hơn", bạn có thể nói, "Theo một số chuyên gia, công nghệ gây ra các vấn đề giao tiếp giữa mọi người và làm tăng cảm giác cô đơn của một người."
Phần 2/2: Chọn từ
Bước 1. Sử dụng tính từ và trạng từ thích hợp
Những câu mô tả thường sẽ giúp người nghe hoặc người đọc dễ dàng hiểu ý bạn hơn. Ngoài ra, những câu như vậy thường sẽ thú vị hơn khi nghe hoặc đọc. Tuy nhiên, đừng sử dụng các câu mô tả quá thường xuyên; e rằng, những câu này thực sự sẽ thừa và ít tác động đến người nghe hay người đọc.
- Hãy nghĩ xem người nghe hoặc người đọc sẽ hình dung ra cách bạn lựa chọn từ ngữ như thế nào. Nếu lời nói của bạn không tạo ra một bức tranh rõ ràng trong tâm trí họ, rất có thể bạn đang chọn những từ quá mơ hồ. Ví dụ, nếu bạn chỉ nói, “Người đó đã về nhà”, người nghe có thể sẽ khó hình dung ra điều đó. Thay vào đó, hãy thử nói, "Ông già mệt mỏi trở về căn nhà trống trải tối tăm của mình"; mô tả như vậy sẽ giúp người nghe hoặc người đọc hiểu tình huống dễ dàng hơn nhiều.
- Câu "Anh ta nói lắp và nói lắp" chứa một trạng ngữ thừa, vì từ "nói lắp" vốn đã có thể được hiểu là chứng rối loạn ngôn ngữ khiến một người nói không liên tục.
- Nếu bạn không chắc liệu ngôn ngữ được sử dụng có đủ mô tả hay không, hãy nhờ người thân cận đọc và đánh giá bài viết của bạn. Hỏi họ xem bài viết của bạn có đủ chi tiết và ngôn ngữ bạn sử dụng có đủ rõ ràng hay không.
- Thay vì mô tả mọi đối tượng bạn đề cập, hãy chỉ tập trung vào những đối tượng quan trọng nhất trong thông điệp của bạn.
Bước 2. Sử dụng danh từ chính xác
Đừng để người đọc hoặc người nghe của bạn bối rối; luôn cố gắng đề cập đến tên, chức danh và vị trí cụ thể.
Bước 3. Cung cấp thông tin chi tiết về thời gian
Đảm bảo rằng người nghe hoặc người đọc có thể hiểu được trạng từ chỉ thời gian mà bạn chuyển tải; Thay vì nói “tuần tới” hoặc “sắp tới”, hãy sử dụng các cụm từ cụ thể hơn như “vào thứ Hai” hoặc “trước 5 giờ rưỡi”.
Bước 4. Sử dụng kỹ thuật viết "show don't tell"
Trong văn bản sáng tạo, việc sử dụng các từ và cụm từ mô tả dựa trên năm giác quan: thị giác, khứu giác, vị giác, thính giác và xúc giác. Phương pháp này cũng hữu ích đối với các dạng nói khác bằng văn bản hoặc bằng lời nói, đặc biệt là vì người nghe hoặc người đọc có thể “trải nghiệm” tình huống và đưa ra kết luận của riêng họ.
- Ví dụ, câu "Deshawn rất hạnh phúc" vẫn còn thiếu chi tiết. Người đọc sẽ không hiểu được niềm hạnh phúc như những gì mà Deshawn cảm thấy. Thay vào đó, hãy thử viết, “Deshawn cảm thấy tim mình như loạn nhịp khi cuối cùng cô ấy gặp Erika. Anh ấy nóng lòng muốn chia sẻ tin vui mà anh ấy vừa nghe được với người bạn cũ của mình. "Những chi tiết cụ thể và cụ thể về cảm xúc của Deshawn cho phép người đọc hiểu rõ hơn về cảm xúc của Deshawn.
- Để có thể giải thích mọi thứ tốt hơn, hãy học cách quan sát mọi thứ chi tiết hơn. Bắt đầu bằng cách quan sát những chi tiết nhỏ trong cuộc sống hàng ngày của bạn; làm sắc nét năm giác quan của bạn.
Bước 5. Biết khi nào cần diễn giải
Nếu bạn muốn trích dẫn lời của người khác, hãy cân nhắc trích dẫn câu nói thực tế. Thật không may, phương pháp này chỉ hoạt động nếu trích dẫn rõ ràng và ngắn gọn. Nếu câu bạn trích dẫn quá phức tạp hoặc khó hiểu, hãy cân nhắc cách diễn giải (giải thích lại bằng từ ngữ của bạn) để người nghe hoặc người đọc dễ hiểu hơn.
Đối thoại là một yếu tố thiết yếu cần thiết để phát triển cốt truyện và nhân vật trong văn bản sáng tạo. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn viết nó ở dạng đối thoại, không phải diễn giải
Bước 6. Mở rộng vốn từ vựng của bạn
Vốn từ vựng rộng có thể giúp bạn giao tiếp tốt hơn. Bạn càng biết nhiều từ, bạn sẽ càng dễ dàng lựa chọn từ phù hợp nhất với chi tiết bạn muốn truyền tải.
- Trong một số tình huống nhất định, bạn có thể cần sử dụng các lựa chọn từ phức tạp. Nhưng hãy chắc chắn rằng bạn tránh những từ không thông dụng và khó hiểu. Hãy nhớ rằng, một yếu tố quan trọng của giao tiếp là thông điệp, không phải là sự lựa chọn từ vựng. Bạn cũng cần phải cẩn thận trong việc lựa chọn thuật ngữ kỹ thuật; người ta e rằng biệt ngữ không quen thuộc trong tâm trí người nghe hoặc người đọc.
- Từ điển ngôn ngữ và từ điển đồng nghĩa là những đối tượng thực sự giúp bạn giải thích điều gì đó. Nếu bạn không chắc chắn về những từ bạn đã chọn, hãy luôn kiểm tra nghĩa của những từ đó trong từ điển.
Bước 7. Tránh các cấu trúc câu quá phức tạp
Đảm bảo rằng bạn đặt từng từ theo đúng thứ tự. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng cấu trúc câu để thông điệp của bạn cảm thấy trôi chảy, rõ ràng và ngắn gọn. Hãy thử so sánh các câu dưới đây:
- "Hoạt động gián điệp công nghiệp, cùng với việc sử dụng ngày càng nhiều máy tính để lưu trữ và xử lý thông tin của công ty, đang phát triển nhanh chóng." Thông báo này cảm thấy không rõ ràng vì các mệnh đề được chèn thực sự làm nhầm lẫn ý chính của câu.
- "Hoạt động gián điệp công nghiệp đang phát triển nhanh chóng với việc sử dụng ngày càng nhiều máy tính để lưu trữ và xử lý thông tin của công ty." Thông điệp này cảm thấy rõ ràng hơn vì ý chính được truyền đạt ở đầu câu.
