Từ chối một yêu cầu có thể khó, đặc biệt nếu người đưa ra yêu cầu là sếp của bạn. Ngay cả khi bạn cố gắng hết sức để làm mọi thứ mà sếp yêu cầu, vẫn có những lúc bạn không thể và buộc phải nói không. Hãy suy nghĩ về lý do của bạn và hiểu những gì bạn muốn nói trước khi gặp sếp. Thay vì nói thẳng "không", hãy cố gắng đưa ra các đề xuất thay thế tích cực.
Bươc chân
Phần 1/3: Chuẩn bị phản hồi
Bước 1. Viết danh sách lý do tại sao bạn không thể đưa ra yêu cầu
Nếu sếp của bạn yêu cầu bạn làm thêm công việc hoặc nhận nhiệm vụ khi bạn không có thời gian hoặc nhiệm vụ nằm ngoài mô tả công việc của bạn, sẽ hữu ích nếu bạn liệt kê những lý do tại sao bạn nên từ chối nhiệm vụ đó. Hãy suy nghĩ vấn đề một cách bình tĩnh và lý trí và liệt kê những lý do. Những lưu ý này sẽ giúp bạn chuẩn bị phản hồi cho sếp.
- Có những lý do đơn giản khiến bạn không thể thực hiện nhiệm vụ, chẳng hạn như cam kết chăm sóc con cái hoặc lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ.
- Nếu bạn không chắc liệu nhiệm vụ có phù hợp với mình hay không, hãy kiểm tra kỹ mô tả công việc của bạn.
- Nếu bạn đã có một khối lượng công việc nặng nề và không thể nhận một công việc khác, bạn cần suy nghĩ kỹ về cách giải quyết việc này.
Bước 2. Phân tích các ưu tiên công việc của bạn
Nếu lịch trình làm việc của bạn có vấn đề và bạn không chắc mình có thể đảm nhận các nhiệm vụ bổ sung, hãy cố gắng phân tích các ưu tiên của bạn. Cân nhắc một nhiệm vụ mới với một người khác và đánh giá xem bạn có thể thay đổi công việc hiện tại hay không. Chỉ cần nói "Tôi không có thời gian" có thể khiến sếp đặt câu hỏi về tính hiệu quả và hiệu quả của bạn, vì vậy nếu thời gian là một vấn đề, bạn cần thể hiện rằng bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và hoàn thành đúng thời hạn.
- Lập danh sách việc cần làm và sắp xếp theo mức độ ưu tiên và thời hạn.
- Hãy ước tính thời gian thực hiện của mỗi nhiệm vụ và xem liệu bạn có khả năng thực hiện một nhiệm vụ mới hay không.
- Tạo các tài liệu gọn gàng và rõ ràng để có thể sử dụng khi nói chuyện với cấp trên.
- Đây là một cách để "thể hiện" với sếp rằng bạn không thể làm những gì được yêu cầu chứ không chỉ "nói".
Bước 3. Đặt mình vào vị trí của sếp
Trước khi nói chuyện với sếp, điều quan trọng là bạn phải cố gắng đặt mình vào vị trí của ông ấy và hiểu ông ấy cũng như các ưu tiên của công ty. Hiểu được động cơ của sếp sẽ giúp bạn hình thành phản ứng tốt hơn. Nếu bạn không thực hiện một nhiệm vụ cụ thể vì nó có khả năng làm mất doanh thu của công ty đáng kể, bạn cần một lập luận thuyết phục và một giải pháp thay thế để công ty không bị mất doanh thu.
- Nếu bạn chỉ muốn lên lịch lại cuộc họp vì đã có cam kết trước đó, hãy nghĩ xem việc lên lịch lại này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến sếp của bạn.
- Cố gắng đặt mình vào vị trí của anh ấy sẽ giúp bạn đoán trước được sếp sẽ phản hồi như thế nào đối với bạn.
Bước 4. Suy nghĩ về ngôn ngữ để sử dụng
Sử dụng đúng giọng điệu và ngôn ngữ để nói không mà không nói không là điều quan trọng. Hãy nhớ rằng điều quan trọng là luôn sử dụng ngôn ngữ trung lập và tránh làm thay đổi tình hình. Đó không phải là về bạn hay sếp của bạn, hay mối quan hệ mà bạn có, cho dù đó là mối quan hệ tốt hay mối quan hệ xấu. Luôn hướng về công ty và làm thế nào để đạt được kết quả tốt nhất cho công việc kinh doanh.
- Hãy nói điều gì đó trung lập và khách quan như, "Nếu tôi làm nhiệm vụ này, tôi sẽ không có thời gian để hoàn thành báo cáo chính của tuần này."
- Tránh phản ứng chủ quan và cá nhân. Đừng nói rằng "Tôi không thể làm được, nó quá nhiều việc đối với tôi".
Phần 2/3: Nói chuyện với ông chủ
Bước 1. Tìm thời điểm thích hợp cho sếp
Trước khi nói chuyện với sếp, bạn cần tìm thời điểm thích hợp cho anh ấy hoặc cô ấy. Bạn chắc chắn không muốn gặp anh ấy vào thời điểm căng thẳng hoặc bận rộn. Bạn có thể biết rõ về cách anh ấy làm việc, nhưng hãy kiểm tra lịch trình hàng ngày của anh ấy trên máy tính nếu có thể. Bạn nên hỏi xem anh ấy có rảnh không vì bạn muốn thảo luận điều gì đó, tùy thuộc vào văn hóa và phong tục tại văn phòng của bạn.
- Trò chuyện riêng nếu tình hình công việc cho phép bạn nói chuyện một mình với sếp.
- Chú ý đến áp lực công việc và phong cách làm việc của sếp. Nếu anh ấy là người thích vận động vào buổi sáng, hãy cố gắng nói chuyện với anh ấy trước khi ăn trưa.
- Nếu bạn biết anh ấy luôn đến trước, bạn có thể đến sớm vào một buổi sáng để gặp anh ấy trước khi các nhân viên khác đến.
Bước 2. Nói rõ ràng và ngắn gọn
Khi bạn nói chuyện với sếp của mình, điều quan trọng là bạn phải nhanh chóng thể hiện quan điểm của mình và không tránh rắc rối. Bạn cần đảm bảo trình bày quan điểm của mình một cách rõ ràng và ngắn gọn. Đừng vòng vo chuyện đó vì sếp sẽ nghĩ bạn đang lãng phí thời gian của mình và bạn sẽ mất thiện cảm của sếp.
- Tránh nói "có, nhưng …" vì sếp có thể chỉ nghe thấy "có" và nghĩ rằng bạn có thể hoàn thành công việc, nếu bạn có thể quản lý thời gian của mình tốt hơn.
- Thay vì sử dụng những từ tiêu cực như "nhưng", hãy thử sử dụng những từ tích cực hơn.
- Ví dụ: thay vì nói “Tôi biết bạn đã yêu cầu tôi làm báo cáo này, nhưng tôi còn rất nhiều việc khác phải làm”, hãy thử nói điều gì đó như “Tôi có ý tưởng sắp xếp lại khối lượng công việc cho dự án này”.
Bước 3. Mô tả tình trạng của bạn
Điều rất quan trọng là bạn phải giải thích lý do một cách rõ ràng và hiệu quả. Nếu bạn không thể đưa ra lập luận chắc chắn, có thể sếp của bạn không hiểu tại sao bạn không thể thực hiện công việc. Ví dụ, nếu bạn được yêu cầu làm điều gì đó ngoài mô tả công việc, bạn nên giải thích điều này và chuẩn bị giải thích mô tả công việc của bạn, nếu cần. Đừng tiết lộ ngay mô tả công việc của bạn, nhưng hãy chuẩn bị để giải thích nó.
- Nếu thời gian là một vấn đề, bạn cần một lý do thực sự và không thể phủ nhận tại sao bạn không thể hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay.
- Tiết lộ những công việc khác đang được thực hiện và được ưu tiên. Nói điều gì đó như, "Tôi có thời hạn để hoàn thành báo cáo Mùa xuân của mình vào tuần tới, vì vậy nhiệm vụ này có thể là một lực cản."
- Cố gắng nhấn mạnh rằng nếu sếp của bạn giao lại nhiệm vụ cho người khác, điều đó sẽ có lợi cho người đó và công ty bằng cách nhấn mạnh rằng công việc bạn đang làm là quan trọng hơn.
- Giải thích tình huống của bạn một cách rõ ràng và trực tiếp, nhưng không bao giờ theo cách đối đầu hoặc cảm tính.
Bước 4. Đừng để lâu quá
Nếu bạn phát hiện ra ngay rằng bạn không thể làm một nhiệm vụ nào đó hoặc nó không phù hợp với bạn, đừng đợi quá lâu để lên lịch nói chuyện với sếp của bạn. Nếu bạn để nó, bạn sẽ khó sắp xếp lại công việc vẫn cần phải hoàn thành đúng hạn. Nếu bạn chờ đợi đến phút cuối cùng, gần như không thể đáp ứng được thời hạn. Sếp của bạn sẽ không thông cảm cho bạn.
Phần 3/3: Đưa ra các Đề xuất Thay thế Tích cực
Bước 1. Đề xuất sắp xếp lại các ưu tiên của bạn
Khi bạn nói chuyện với sếp, điều quan trọng là không nên nói "không" ngay nếu bạn có thể tránh được. Thay vào đó, hãy cố gắng tìm cách đề xuất những giải pháp thay thế tích cực mà không yêu cầu bạn phải làm một nhiệm vụ mà bạn cảm thấy mình không thể làm được. Một cách tốt để làm điều này là đề xuất với sếp để giúp bạn sắp xếp lại các ưu tiên của mình. Bằng cách này, bạn sẽ cho sếp thấy rằng bạn muốn làm việc hiệu quả nhất có thể, và rõ ràng là khối lượng công việc không phải là cố định.
- Ghi lại công việc nổi bật của bạn và thời gian bạn hoàn thành mỗi nhiệm vụ để chứng minh rằng bạn đã suy nghĩ thấu đáo.
- Hỏi sếp bằng cách nói "Bạn có thể giúp tôi sắp xếp lại các ưu tiên của mình không?" sẽ cho thấy rằng bạn muốn cùng anh ấy tham gia quản lý công việc của mình.
- Điều này sẽ cho thấy rằng bạn coi trọng ý kiến của họ và tìm kiếm sự giúp đỡ để làm việc hiệu quả hơn.
Bước 2. Giới thiệu một đồng nghiệp
Một cách khác để đề xuất các giải pháp thay thế tích cực cho việc đơn giản là từ chối là giới thiệu một đồng nghiệp có thể đảm nhận thêm công việc. Làm điều này sẽ cho thấy rằng bạn đã suy nghĩ về nhiệm vụ và ai là người phù hợp nhất cho nó.
- Thể hiện rằng bạn có khả năng phán đoán tốt và ưu tiên các nhu cầu của công ty sẽ khiến sếp của bạn dễ dàng tin tưởng vào khả năng phán đoán của bạn vào lần sau.
- Nó cũng sẽ cho thấy rằng bạn hiểu những gì đang diễn ra trong văn phòng và quan tâm đến sự phát triển của đồng nghiệp.
Bước 3. Đề xuất cách sắp xếp công việc mới
Nếu bạn được giao nhiều việc phải hoàn thành trong những giờ đã thỏa thuận, đây có thể là cơ hội để nói chuyện với sếp của bạn về việc sắp xếp công việc mới. Ví dụ, nếu bạn phải đi làm lâu khiến năng suất của bạn giảm đi, bạn có thể đề xuất làm việc tại nhà một ngày một tuần để cắt giảm thời gian đi làm.
- Nếu bạn nghĩ rằng một mô hình làm việc linh hoạt hơn sẽ giúp bạn dễ dàng thích ứng với những yêu cầu của nơi làm việc, đừng ngại đưa ra điều này.
- Luôn nghĩ về văn hóa nơi làm việc của bạn và liệu làm việc linh hoạt hơn có phải là một ý tưởng khả thi hay không.
- Hãy suy nghĩ kỹ tất cả các đề xuất trước khi gửi chúng. Đừng đề xuất những ý kiến không hoàn toàn rõ ràng.
Cảnh báo
- Nếu sếp của bạn yêu cầu bạn làm điều gì đó bất hợp pháp, bạn có quyền từ chối. Liên hệ với các cơ quan chức năng.
- Hãy bình tĩnh và nói với giọng bình thường.
