Bạn đang chuẩn bị nộp đơn cho vị trí tuyển dụng hoàn hảo và đã cập nhật sơ yếu lý lịch của mình. Nhưng khoan đã, trước khi nộp đơn, bạn phải viết một lá thư xin việc. Ngay cả khi bạn không đam mê viết thư xin việc và nghĩ rằng nó lãng phí thời gian, thì một bức thư xin việc ngắn gọn và có cấu trúc sẽ tạo nên sự khác biệt giữa việc được tuyển dụng và không được tuyển dụng. Bằng cách nêu bật các kỹ năng của bạn có thể áp dụng cho công việc và cho các nhà tuyển dụng tiềm năng thấy rằng bạn có thể là một tài sản lớn, lá thư sẽ đưa bạn đến vị trí mơ ước của mình.
Bươc chân
Phần 1/3: Chuẩn bị Thư xin việc
Bước 1. Lấy một tờ giấy và tạo thành hai cột
Trong cột bên trái ghi "Yêu cầu" và trong cột bên phải "Kỹ năng của tôi". Đọc kỹ các tin tuyển dụng và hiểu rõ các yêu cầu. Tiếp theo so sánh các yêu cầu đó với các kỹ năng và kinh nghiệm được đề cập trong sơ yếu lý lịch của bạn.
- Ở cột bên trái, ghi các yêu cầu và kỹ năng cần thiết cho công việc.
- Trong cột bên phải, hãy ghi lại những điểm trong sơ yếu lý lịch của bạn phù hợp với những yêu cầu này.
- Viết ra các gạch đầu dòng liên quan đến lời giới thiệu việc làm sẽ cho phép bạn cung cấp thông tin quan trọng nhất trong thư xin việc của mình, một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Bước 2. Bắt đầu bức thư của bạn bằng cách đặt thông tin liên hệ của bạn ở trên cùng
Điều này nhằm giúp nhà tuyển dụng liên hệ với bạn và tìm hiểu bạn là ai dễ dàng hơn. Trước khi bắt đầu một bức thư, hãy đảm bảo rằng bạn có một tiêu đề thư tốt.
- Đảm bảo rằng chữ cái của bạn được căn trái.
-
Nhập ngày bạn viết thư, phân tách một dòng, sau đó bao gồm thông tin liên hệ của bạn:
- Tên
- Địa chỉ nhà
- Số điện thoại
- Địa chỉ email (email)
- Trang web cá nhân (nếu có)
- Hồ sơ LinkedIn
Bước 3. Nhập thông tin công ty
Sau khi nhập thông tin của bạn, bạn phải bao gồm tên của người đứng đầu công ty mà bạn dự định gửi thư, chức danh, tên và địa chỉ của công ty.
- Bằng cách bao gồm thông tin liên hệ của công ty, bạn cho biết rằng bạn đã viết thư cụ thể cho công ty và đã nghiên cứu người quản lý tuyển dụng cho vị trí được quảng cáo.
- Nỗ lực thêm này sẽ giúp bạn vượt lên trên phần lớn những người nộp đơn thường sao chép thư xin việc làm sẵn, cũng như thể hiện rằng bạn là người tận tâm.
- Nếu bạn không biết tên của người quản lý tuyển dụng, hãy tìm kiếm trên trang web của công ty để xem liệu bạn có thể tìm thấy tên của anh ta hay không. Tìm trên LinkedIn, hoặc thậm chí Twitter. Nếu bạn không thể tìm thấy một cái tên cụ thể, hãy xem liệu bạn có thể tìm thấy người đứng đầu bộ phận mà bạn đang ứng tuyển hay không. Nếu mọi cách khác không thành công và bạn không thể tìm thấy tên, bạn có thể gửi thư ứng tuyển cho người quản lý tuyển dụng của bộ phận. Ví dụ: “[Bộ phận] Giám đốc tuyển dụng”.
Bước 4. Gửi thư của bạn cho một người cụ thể
Bạn cần viết một lá thư trang trọng và bắt đầu bằng một lời chào thích hợp. Không đề cập đến "Liên quan đến cá nhân", vì điều này là không chính thức, chung chung và tạo cảm giác rằng bạn đã không nghiên cứu về công ty.
Một lần nữa, nếu bạn không biết tên của người quản lý tuyển dụng, hãy viết “Kính gửi. [Bộ phận] Giám đốc tuyển dụng”là đủ
Phần 2/3: Viết Thư xin việc
Bước 1. Viết một đoạn văn đầu tiên hấp dẫn
Các nhà tuyển dụng đã đọc rất nhiều thư xin việc, và rất có thể họ sẽ đọc chúng nhanh chóng để quyết định xem lá thư của bạn sẽ vào thùng rác hay được xem xét. Viết ra những thông tin quan trọng trước tiên, hãy nghĩ về thư xin việc của bạn giống như một bài báo.
- Mở đầu bằng một câu tuyên bố mạnh mẽ cho bạn biết rằng bạn quan tâm đến việc ứng tuyển [vị trí] tại [công ty].
- Mô tả ngắn gọn và cụ thể những yếu tố đã thu hút bạn. Bạn thích điều gì về công ty? Hãy làm gương và đừng ngại sử dụng một vài câu đàm thoại nếu môi trường công ty đủ bình thường.
- Cho người quản lý tuyển dụng thấy rằng bạn không chỉ quen thuộc với công việc của công ty mà còn rằng bạn là một ứng viên phù hợp bằng cách sử dụng giọng điệu tương tự như của họ.
- Ví dụ, nếu bạn đang xin việc tại một công ty chuyên viết tin bài, hãy thử viết một lá thư xin việc phù hợp với bài báo của họ. Họ nghiêm túc, hay hài hước? Nếu bạn đang ứng tuyển vào một công ty trang trọng hơn, chẳng hạn như một công ty tiếp thị lớn hoặc tổ chức tài chính, bạn có thể cần phải thể hiện rằng bạn là người đáng tin cậy, nhưng vẫn lịch sự.
Bước 2. Nêu cách bạn phát hiện ra vị trí tuyển dụng
Trước khi nộp đơn, hãy nghiên cứu một chút và xem liệu bạn có biết ai đó làm việc ở đó hay không. Có người trong cuộc và người tham khảo luôn tốt hơn, và đừng ngại nhắc đến tên của anh ấy nếu anh ấy cho phép.
Nếu bạn không có địa chỉ liên hệ tại công ty, hãy đảm bảo rằng bạn liên tục cho họ biết bạn đã tìm thấy vị trí tuyển dụng ở đâu, chẳng hạn như từ các trang tìm việc, trang web của công ty, báo chí, v.v
Bước 3. Giải thích những lợi ích mà họ nhận được nếu thuê bạn
Đừng nói rằng được công ty thuê sẽ có lợi cho bạn. Vị trí được mở là có lý do, có vấn đề cần giải quyết. Bạn ở đó để giải quyết nó.
- Xem qua danh sách thành tích và kinh nghiệm của bạn, tìm kiếm một hoặc hai ví dụ mà bạn có thể nói về. Nó cho thấy lý do tại sao bạn là ứng viên phù hợp.
- Ví dụ: nếu bạn thấy rằng vị trí này yêu cầu một người có thể lãnh đạo một nhóm và xử lý nhiều dự án cùng một lúc, hãy kiểm tra danh sách thành tích của bạn để xem liệu bạn có kinh nghiệm phù hợp với nhu cầu hay không. Nếu bạn đã từng lãnh đạo một nhóm trước đây, hãy viết ngắn gọn cách kỹ năng lãnh đạo của bạn đã làm tăng năng suất của các dự án khác nhau.
- Nếu bạn có cơ hội trình bày số liệu thống kê và số liệu, hãy làm như vậy. Khi mô tả lợi ích của việc thuê bạn, hãy cố gắng sử dụng các số liệu thống kê như doanh thu của công ty tăng lên hoặc chi phí giảm dưới sự lãnh đạo của bạn.
Bước 4. Bao gồm ngắn gọn điểm mạnh, trình độ và kinh nghiệm của bạn
Trong đoạn thứ hai, bạn phải phù hợp với yêu cầu công việc với hai hoặc ba khả năng và kinh nghiệm của bạn, điều này cho thấy bạn là ứng viên phù hợp.
- Tham khảo phần sơ yếu lý lịch và kỹ năng để được giải thích sâu hơn về trình độ và kỹ năng của bạn.
- Tìm những giai thoại ngắn cho thấy bạn có khả năng giải quyết các vấn đề mà công ty có thể gặp phải theo các điều kiện của họ.
- Bao gồm các khía cạnh phù hợp nhất trong sự nghiệp của bạn. Mặc dù thật tốt khi bắt đầu với thành tích gần đây nhất của bạn, có thể trước đó bạn đã làm việc trên một số thứ rất phù hợp với yêu cầu; Đừng ngần ngại đào sâu những kinh nghiệm cũ.
Bước 5. Cung cấp mô tả về bản thân mà không có trong sơ yếu lý lịch
Người quản lý tuyển dụng có thể đọc sơ yếu lý lịch và xem bạn đã làm gì trong các công việc trước đây. Bạn cần cho anh ta thấy ai là người đứng sau kỳ tích.
- Thể hiện tầm ảnh hưởng của công ty đối với cá nhân bạn trong một hoặc hai câu. Nếu đây là công việc mơ ước của bạn, rất có thể công ty đã định hình cuộc sống của bạn theo một cách nào đó.
- Đừng quá ủy mị, và hãy giữ nó ngắn gọn. Tuy nhiên, bằng cách thể hiện khía cạnh con người của bạn bằng một câu chuyện, bạn cho thấy rằng bạn không chỉ là một sự thật trên một tờ giấy.
Phần 3/3: Hoàn thành đơn đăng ký
Bước 1. Viết một câu tóm tắt những lý do khiến bạn trở thành ứng cử viên hoàn hảo
Kết thúc thư xin việc của bạn với giọng điệu phù hợp là một phần rất quan trọng vì nó có thể dẫn bạn đến cuộc phỏng vấn.
- Khi bạn giải thích cách bạn đóng góp cho công ty, hãy nhớ rằng bạn phải đặt mình vào vị trí của một giám đốc tuyển dụng. Hãy nói rằng đóng góp của bạn sẽ giúp ích cho công ty chứ không phải công ty giúp bạn.
- Hãy tự hỏi bản thân xem bạn sẽ tìm kiếm điều gì ở một ứng viên nếu bạn là người thực hiện công việc tuyển dụng.
Bước 2. Mời người quản lý tuyển dụng liên hệ với bạn
Hãy cho chúng tôi biết rằng bạn sẽ rất vui khi có cơ hội thảo luận thêm về vị trí này và cung cấp lại thông tin liên hệ của bạn.
- Bạn có thể kết thúc bức thư bằng cách cảm ơn người quản lý tuyển dụng và kết thúc nó bằng một tuyên bố như sau, tôi mong nhận được phản hồi từ bạn ngay khi lịch trình bận rộn của bạn cho phép.
- Đừng chỉ yêu cầu người quản lý tuyển dụng liên hệ với bạn nếu anh ta cảm thấy bạn là một ứng viên tốt. Thể hiện sự tự tin (không tỏ ra kiêu ngạo) bằng cách nói rằng bạn muốn nói nhiều hơn.
Bước 3. Kết thúc bằng lời chào kết thúc
Lời chào kết thúc có thể được nghĩ đến sau đó, nhưng sẽ rất khó chịu nếu bạn không biết phải nói gì. Sử dụng "Trân trọng" hoặc đơn giản là "Xin chào".
- Việc đóng bức thư quá trang trọng có thể gây bất lợi cho bạn vì nó sẽ có vẻ thiếu chân thành hoặc không phù hợp với văn phong của bức thư của bạn.
- Bằng cách viết "Trân trọng" hoặc "Xin chào", bạn đang thể hiện sự tôn trọng mà không giống như bạn đang viết một bức thư tình. Một lời chào như "Hẹn gặp lại" nghe có vẻ rất thân mật và có lẽ là tự phụ.
Bước 4. Viết tên của bạn dưới lời chào kết thúc
Sau lời chào mừng kết thúc, hãy viết tên đầy đủ của bạn vài dòng bên dưới và ký tên.
- Nếu chữ ký của bạn đã được tạo trên trình xử lý văn bản của máy tính, bạn có thể nhập chữ ký đó dưới lời chào kết thúc.
- Ngoài ra, bạn có thể in thư và ký tên bằng tay. Nếu bạn chọn phương pháp này, bạn sẽ vẫn phải quét thư trở lại máy tính của mình trong trường hợp nó sẽ được gửi qua email.
- Một số công ty không yêu cầu chữ ký nếu đã có tên đầy đủ.
Lời khuyên
- Thư xin việc của bạn phải rõ ràng và đi vào trọng tâm. Ấn tượng đầu tiên của bạn trong mắt nhà tuyển dụng được hình thành qua bức thư này.
- Quyết định chỉ viết ba đoạn văn và không bao giờ nhiều hơn một trang. Các nhà quản lý tuyển dụng có khả năng đọc nhanh thư xin việc để biết thông tin liên quan trước khi đọc toàn bộ.
- Kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng bức thư của bạn là trang trọng và không chứa ngôn ngữ bình thường hoặc trang trọng.
- Nhập số điện thoại, địa chỉ email và tên tham chiếu nếu có. Ngoài ra, hãy yêu cầu ai đó cung cấp cho bạn tài liệu tham khảo và bao gồm những tài liệu tham khảo đó khi bạn gửi thư xin việc và sơ yếu lý lịch.
- Nhờ một người bạn hoặc thành viên trong gia đình đọc thư xin việc của bạn để xem họ có thấy lỗi nào trong đó không.
- Thư xin việc được đánh máy được ưa thích hơn vì chúng được coi là trang trọng và dễ đọc hơn thư viết tay, do đó, cơ hội được đọc là thư của bạn cao hơn.
- Sử dụng phông chữ có liên quan. Hãy thử sử dụng Arial hoặc Times New Roman. Tránh các phông chữ vui nhộn như Comic Sans, vì điều này có thể nhanh chóng làm hỏng danh tiếng của bức thư của bạn bằng cách thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Có một số vị trí tuyển dụng duy nhất mà việc sử dụng một phông chữ như thế này sẽ ổn nhưng thường hiếm khi tìm thấy nên tốt hơn hết hãy cẩn thận.
- Kiểm tra kỹ để đảm bảo chính tả và ngữ pháp của bạn là đúng. Sử dụng các đoạn văn và dấu câu.
Cảnh báo
- Đừng cho rằng bạn sẽ nhận được công việc trong thư xin việc của mình. Tránh những câu gợi ý rằng bạn đã làm việc cho công ty, chẳng hạn như “Nếu bạn thuê tôi, tôi sẽ làm những việc sau đây”.
- Thư xin việc của bạn không được lặp lại sơ yếu lý lịch của bạn.
