Nhân viên bộ phận nhân sự phụ trách tiếp nhận hồ sơ xin việc thường mong muốn các ứng viên gửi thư xin việc chứ không chỉ là lý lịch. Đối với người xin việc, thư xin việc là một phương tiện để giới thiệu bản thân và giải thích ngắn gọn lý do tại sao biodata của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết. Sử dụng thư xin việc để giải thích lý do tại sao bạn muốn làm việc cho một công ty cụ thể vì thông tin lý lịch và kinh nghiệm đã có trong tiểu sử của bạn. Bài viết này giải thích cách viết thư xin việc phù hợp với cá nhân, chuyên nghiệp và không mắc lỗi ngữ pháp hoặc lỗi chính tả.
Bươc chân
Phần 1/2: Chuẩn bị viết thư xin việc
Bước 1. Xác định mục đích viết thư
Trước khi bắt đầu viết, hãy nghĩ về những mục tiêu bạn muốn đạt được bằng cách viết thư xin việc. Khi gửi tiểu sử hoặc sơ yếu lý lịch ngắn gọn của bạn cho bộ phận nhân sự, hãy kèm theo một lá thư xin việc. Ngay cả khi bạn đang ứng tuyển một công việc không được quảng cáo, hãy sử dụng thư xin việc để giải thích động lực của bạn bằng cách nêu rõ lý do bạn chọn một công ty cụ thể.
- Nếu bạn đang nộp đơn xin việc để lấp đầy một vị trí tuyển dụng được quảng cáo, hãy viết một lá thư giải thích rằng bạn là một ứng viên tốt cho công việc.
- Nếu bạn đang viết thư xin việc mà không nêu rõ vị trí tuyển dụng, hãy mô tả tất cả các kỹ năng bạn có và cách chúng được sử dụng trong công ty.
- Dù mục tiêu của bạn là gì, hãy giải thích ngắn gọn và chính xác những gì bạn có thể đóng góp cho công ty, thay vì muốn nhận được thứ gì đó từ công ty.
Bước 2. Biết bạn nên gửi thư xin việc của mình cho ai
Trước khi viết, hãy cố gắng tìm xem ai sẽ đọc thư của bạn. Nếu bạn đang nộp đơn để điền vào một vị trí tuyển dụng cụ thể, người đầu tiên sẽ đọc lá thư thường là bộ phận nhân sự trước khi nó được chuyển đến người quản lý có liên quan, người cần nhân viên. Nhân viên xử lý việc tuyển dụng nhân viên rất có kinh nghiệm trong việc đọc các đơn xin việc. Vì vậy, hãy cố gắng tạo ấn tượng tích cực ngay từ đầu.
- Nếu bạn không biết tên nhân sự phụ trách tiếp nhận hồ sơ, hãy tra cứu tên nhân sự phụ trách nhân sự trên website.
- Mặc dù nó có vẻ tầm thường, nhưng gửi một lá thư đến đúng người là một cách để hình thành ấn tượng tích cực.
- Ngoài ra, hãy gọi cho công ty liên quan để hỏi tên của người mà bạn nên đưa vào làm người nhận thư.
- Nếu bạn không thể xác định giới tính của người nhận từ tên, hãy viết "Kính gửi" sau đó là tên đầy đủ.
- Cả nam và nữ đều có thể dùng tên Dian và Sri. Tra cứu thông tin trên website công ty hoặc gọi điện xác nhận giới tính người nhận để tránh nhầm lẫn.
Bước 3. Nghiên cứu mô tả công việc và quảng cáo tuyển dụng
Nếu bạn đang viết một lá thư xin việc cụ thể, hãy chuẩn bị một lá thư nháp thảo luận về công việc đó. Tra cứu mô tả công việc và các thông tin khác và xác định từ khóa, nhiệm vụ và trách nhiệm công việc bằng cách đọc quảng cáo càng chi tiết càng tốt. Sử dụng thư xin việc của bạn để giải thích tốt nhất có thể rằng bạn đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết bằng cách nêu ra tất cả các kỹ năng và kinh nghiệm sẽ mang lại lợi ích cho công ty.
Viết ra tất cả các yêu cầu được liệt kê trong quảng cáo và sau đó nhóm chúng thành các yêu cầu chính, hỗ trợ và bổ sung
Bước 4. Soạn thảo lá thư
Một khi bạn biết những gì cần được giải thích trong bức thư, hãy bắt đầu chuẩn bị một bức thư nháp. Viết một bản nháp ngắn về từng khía cạnh quan trọng mà bạn muốn đề cập. Cố gắng viết một bức thư rõ ràng và ngắn gọn. Viết một bức thư xin việc bao gồm một số đoạn văn theo thứ tự sau:
- Đoạn đầu tiên giải thích lý do tại sao bạn gửi thư, ví dụ: “Qua bức thư này, tôi xin làm việc với tư cách là…”
- Đoạn thứ hai giải thích rằng bạn đủ điều kiện để được tuyển dụng dựa trên trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và các kỹ năng chuyên môn cần thiết theo mô tả công việc hoặc thông số kỹ thuật cá nhân của bạn.
- Đoạn thứ ba mô tả những đóng góp mà bạn có thể làm cho công ty và những kế hoạch nghề nghiệp dài hạn của bạn.
- Đoạn thứ tư tiết lộ lý do tại sao bạn nộp đơn xin việc và là ứng viên phù hợp nhất để được nhận vào làm. Nói ngắn gọn rằng bạn chuẩn bị được mời phỏng vấn.
- Kết thúc bằng cách ký vào bức thư và ghi rõ họ tên của bạn.
Phần 2/2: Viết Thư xin việc
Bước 1. Sử dụng định dạng thư thích hợp
Để làm cho thư xin việc bạn gửi có vẻ chuyên nghiệp, hãy sử dụng định dạng thư chuẩn bao gồm ngày tháng, tên và địa chỉ của bạn, tên công ty và địa chỉ, và tên của bộ phận nhân sự là người nhận thư. Tìm kiếm các định dạng thư xin việc trên internet để bạn có thể viết thư xin việc với định dạng chuẩn.
- Viết tên và địa chỉ của công ty ở trên cùng bên trái của bức thư.
- Bỏ qua hai dòng trống và viết ngày bạn viết thư bắt đầu bằng số trong ngày, tên tháng và năm.
- Bỏ qua hai dòng nữa rồi nhập tên của người thuộc bộ phận nhân sự sẽ nhận được thư. Nếu bạn không biết tên, hãy nhập tên của phòng ban, ví dụ như “Phòng Nhân sự” hoặc “Giám đốc Thuê Nhân sự” rồi nhập địa chỉ công ty bên dưới.
- Bỏ qua hai dòng và sau đó nhập lời chào, ví dụ như "Kính gửi ông Slamet" hoặc "Với sự tôn trọng" nếu bạn không biết tên của người nhận thư. Sau đó, bỏ qua một dòng và sau đó bắt đầu nhập dòng đầu tiên.
Bước 2. Viết một đoạn văn mở đầu hay
Hãy bắt đầu bức thư bằng một câu đầu tiên rõ ràng và chính xác để người đọc sẽ biết ngay mục đích của bạn khi viết thư là gì. Hãy đề cập đến công việc bạn muốn ở đầu thư, ví dụ với câu đầu tiên: “Qua lá thư này, tôi xin vào làm nhân viên kinh doanh tại PT XYZ.”
- Nếu bạn nhận được giới thiệu công việc từ ai đó, hãy viết ra tên của họ. Đảm bảo bộ phận nhân sự biết người cung cấp tài liệu tham khảo.
- Ví dụ: “Cô Marisa ở Bộ phận Tiền lương đã đưa ra thông tin rằng PT XYZ cần một nhân viên bán hàng”.
Bước 3. Viết ra những gì bạn muốn
Sau khi viết đoạn đầu tiên, hãy chuyển sang tiết lộ lý do bạn gửi thư xin việc và mô tả ngắn gọn bạn là ai. Giải thích rằng các kỹ năng, trình độ và kinh nghiệm của bạn đáp ứng các tiêu chí cần thiết để lấp đầy vị trí bạn muốn. Sử dụng các từ khóa và thuật ngữ được liệt kê trong quảng cáo. Hỗ trợ thông tin về các kỹ năng của bạn bằng cách mô tả ngắn gọn kinh nghiệm của bạn trong quá trình làm việc.
- Ví dụ: nếu tiêu chí cần có để xin việc là khả năng giao tiếp tốt, hãy viết trong thư: "Trong thời gian làm nhân viên dịch vụ khách hàng, tôi đã tham gia một số khóa đào tạo để có thể giao tiếp rất tốt." Sau đó, hãy kể cho tôi nghe về một vấn đề bạn đã giải quyết bằng kỹ năng đó.
- Viết một lá thư xin việc ở định dạng bốn đoạn sẽ tạo ra một bức thư ngắn gọn và dễ hiểu và sẽ được nhân viên trong bộ phận nhân sự đọc cho đến khi hoàn thành.
Bước 4. Đồng thời viết ra những thành tích có liên quan
Bộ phận nhân sự thường đọc nhanh thư xin việc. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn liệt kê những thành tích và thành công có liên quan đến công việc bạn muốn. Phương pháp này khiến nhà tuyển dụng nhớ đến bạn như một ứng viên có lợi thế hơn những ứng viên khác. Viết ra thành tích của bạn từng điểm một để chúng trông khác với phần còn lại của bức thư.
- Thông tin ngắn dưới dạng văn bản làm cho bức thư dễ đọc hơn. Tuy nhiên, thông tin được trình bày dưới dạng một bài luận cho thấy kỹ năng viết và giao tiếp tốt.
- Để tạo cho người đọc ấn tượng ban đầu mạnh mẽ, hãy viết thành công ấn tượng nhất ngay dòng đầu tiên.
- Duy trì sự cân bằng giữa sự nhiệt tình, chuyên nghiệp và tự tin.
Bước 5. Kết thúc bức thư bằng cách đánh giá cao
Viết một câu kết thúc tích cực nói rằng cảm ơn bạn đã đọc thư của bạn hoặc xem xét đơn xin việc của bạn, ví dụ: “Cảm ơn bạn đã quan tâm. Tôi đang chờ đợi những tin tức khác về đơn xin việc mà tôi đã nộp qua lá thư này”. Đồng thời chuyển tải cách liên hệ với bạn bằng cách đề cập đến địa chỉ được liệt kê ở đầu thư hoặc thông tin liên hệ trong tiểu sử.
- Nhập "Trân trọng" hoặc "Wasalam" làm lời chào kết thúc, sau đó ký tên và nhập tên đầy đủ của bạn.
- Hãy nhớ rằng tên đầy đủ phải được đánh vào dưới chữ ký.
Bước 6. Sử dụng một định dạng đơn giản
Vì thư xin việc là một lá thư chính thức, điều này cần được phản ánh trong định dạng và cách biên tập của lá thư. Sử dụng định dạng thư ứng dụng tiêu chuẩn, có lề 2,5 cm và sử dụng phông chữ Times New Roman hoặc Arial để dễ đọc hơn. In bằng mực đen trên giấy trắng trơn, trơn.
- Nếu bạn đang gửi email, hãy giữ nó trang trọng bằng cách bao gồm một chủ đề rõ ràng và tên người nhận như thể bạn đang viết một bức thư thông thường.
- Sử dụng địa chỉ email thích hợp nếu bạn muốn gửi đơn đăng ký của mình qua email. Tạo một địa chỉ email bằng tên hoặc tên viết tắt của bạn. Đừng bao giờ gửi đơn xin việc đến địa chỉ email [email protected].
Bước 7. Kiểm tra thư cẩn thận
Bạn nên đọc lại và kiểm tra kỹ bức thư trước khi gửi đi. Những bức thư mắc lỗi chính tả, chính tả và ngữ pháp chỉ gây ấn tượng xấu ban đầu về bản thân và sự chuyên nghiệp của bạn. Thư xin việc là một phần của đơn xin việc và phản ánh kỹ năng giao tiếp và sự chú ý của bạn đến từng chi tiết.
- Đừng chỉ dựa vào chương trình kiểm tra chính tả trên thiết bị điện tử.
- Đọc to thư xin việc để được lắng nghe nếu có sai sót không nhìn thấy được.
- Lưu bức thư một lúc và sau đó đọc lại sau khi mắt bạn đã nghỉ ngơi.
Lời khuyên
Chuẩn bị thư xin việc dài một trang càng tốt. Bộ phận nhân sự đánh giá cao một bức thư ngắn gọn, chuyên nghiệp
Cảnh báo
- Trong kỷ nguyên kỹ thuật số, nhiều người chọn gửi thư ứng tuyển và biodata thông qua các thiết bị điện tử. Đảm bảo rằng nội dung của email xin việc bạn gửi phù hợp với định dạng thư thương mại tiêu chuẩn.
- Nếu bạn muốn gửi email đơn xin việc, hãy duy trì phong cách viết thư chuyên nghiệp và kinh doanh.
