Đối với những bạn làm việc trong Bộ phận Nhân sự (HR), việc phải từ chối những ứng viên đủ tiêu chuẩn để tuyển dụng những ứng viên giỏi hơn chắc chắn là một trách nhiệm khó khăn. Tuy nhiên, đừng lo lắng vì trên thực tế, có một số mẹo đơn giản mà bạn có thể áp dụng để quá trình diễn ra dễ dàng hơn. Ví dụ, nếu ứng viên được đề cập đã trải qua giai đoạn phỏng vấn, tốt nhất nên chuyển lời từ chối qua điện thoại. Nếu không, việc thông báo từ chối qua email chính thức sẽ không bao giờ nguy hiểm. Cho dù bạn chọn phương tiện nào, hãy giữ quyết định thẳng thắn mà không ảnh hưởng đến phép lịch sự.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Liên hệ với ứng viên qua điện thoại
Bước 1. Liên hệ với người nộp đơn qua điện thoại
Mặc dù từ chối đơn xin việc qua email mang lại cảm giác thoải mái hơn cho bạn, đặc biệt là tránh mọi khó xử có thể xảy ra, nhưng thực sự nói chuyện qua điện thoại vẫn tạo cảm giác lịch sự và chuyên nghiệp hơn. Do đó, hãy chọn tùy chọn này để từ chối những ứng viên mà bạn đã gặp trực tiếp trong quá trình phỏng vấn.
Gọi cho người nộp đơn được đề cập trong giờ hành chính để đảm bảo rằng họ không ăn tối khi được gọi
Bước 2. Đừng gò bó từ ngữ
Giữ cuộc trò chuyện ngắn gọn và đi vào trọng tâm, lý tưởng là dưới 5 phút. Hãy chứng tỏ rằng bạn coi trọng thời gian của mình và không muốn lãng phí nó bằng cách không đề cập đến cuộc sống cá nhân của anh ấy, pha trò hoặc hỏi về thời tiết!
Ví dụ, tất nhiên sẽ là thô lỗ khi nói, “Xin chào Beni! Đây là Susan từ Vitamin World. Rất vui được phỏng vấn bạn ngày hôm qua. Ồ đúng rồi, thời tiết ở đó thế nào? Cho biết đã có cảnh báo gió mạnh? Lãnh thổ của bạn an toàn, phải không?”
Bước 3. Giải thích rằng công ty đã quyết định giao vị trí cho một ứng viên khác
Giải thích một cách lịch sự rằng bạn rất vui khi được gặp ứng viên trong quá trình phỏng vấn và rằng bạn thực sự cân nhắc họ cho vị trí này, mặc dù bạn đã quyết định chuyển vị trí này cho một ứng viên khác. Bạn nên nói tất cả những điều này ngay sau khi bạn nói "Xin chào" để cuộc trò chuyện không kết thúc quá lâu.
Hãy thử nói, “Xin chào Ruth, tôi là Dika Firza từ Công ty Công nghệ AAA. Cá nhân tôi xin cảm ơn bạn đã đồng ý tham dự buổi phỏng vấn việc làm tuần trước. Chúng tôi thực sự rất thích cuộc họp và đồng ý rằng quá trình làm việc của bạn rất ấn tượng. Thật không may, chúng tôi đã quyết định nhường vị trí cho một ứng viên khác”
Bước 4. Mô tả điểm mạnh hoặc điểm mạnh cụ thể của ứng viên mà bạn đã chọn cuối cùng
Nhìn chung, khá nhiều ứng viên thực sự muốn biết điểm xứng đáng của ứng viên được chọn so với những gì họ phải cung cấp cho công ty. Mặc dù việc giải thích chi tiết về lịch sử công việc của ứng viên được lựa chọn thực sự là một việc làm lãng phí thời gian, bạn vẫn cần giải thích một số lợi thế quan trọng mà ứng viên được chọn sở hữu để nó trở thành tư liệu cho họ chiêm nghiệm.
- Ví dụ: bạn có thể nói, "Mặc dù chúng tôi đánh giá rất cao kinh nghiệm dày dặn của bạn, nhưng ứng viên mà chúng tôi chọn có bằng thạc sĩ và trình độ học vấn của ứng viên là yếu tố quyết định rất quan trọng đối với chúng tôi."
- Hoặc, “Ứng viên chúng tôi chọn đã từng làm việc ở vị trí tương tự tại một công ty khác, vì vậy chúng tôi tin rằng quá trình chuyển đổi sẽ dễ dàng hơn trong tương lai.”
Bước 5. Giải thích rằng ngoài những ứng viên được đề cập, vẫn còn rất nhiều ứng viên có năng lực không kém
Về cơ bản, những ứng viên biết rằng họ đủ tiêu chuẩn có thể cảm thấy bị phản bội khi bị từ chối bởi công ty mà họ đang ứng tuyển. Trong một số trường hợp, cũng có những ứng viên cho rằng việc bị từ chối chỉ mang tính cá nhân. Để khắc phục điều này, đừng quên nhắc ứng viên lo ngại rằng họ đang phải cạnh tranh với nhiều cá nhân không kém trình độ!
Hãy thử nói, “Mặc dù bạn là một ứng cử viên rất mạnh để lấp đầy vị trí này, nhưng chúng tôi phải thừa nhận rằng sự cạnh tranh cho các ứng viên lần này là rất chặt chẽ. Tôi rất tiếc vì bạn đã không giành được chiến thắng trong cuộc thi này, được chứ?”
Bước 6. Mời họ kết nối với công ty của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội
Vì bị từ chối là một chủ đề khó nói nên hãy cố gắng làm dịu tâm trạng bằng cách mời họ kết nối trực tuyến với công ty của bạn. Làm như vậy, bạn cũng đang xác nhận rằng lời từ chối là chuyên nghiệp, không phải cá nhân.
- Bạn có thể nói, “Chúng tôi sẽ xem xét bạn một lần nữa nếu có một vị trí tuyển dụng khác trong công ty. Bạn có phiền gửi lời mời kết bạn đến tài khoản HR LinkedIn của chúng tôi không?”
- Hoặc, bạn cũng có thể nói, “Trên thực tế, công ty chúng tôi đang thiết kế một số chương trình thú vị sẽ được thực hiện trong tương lai gần. Để không bỏ sót thông tin, các bạn có thể liên tục kiểm tra các lượt tải lên trên Facebook hoặc Twitter của chúng tôi, bạn nhé!”
Bước 7. Kết thúc cuộc trò chuyện nếu người nộp đơn cố gắng tranh luận với quyết định của bạn
Trong một số trường hợp, những ứng viên bị từ chối có thể nói, “Hãy cho tôi một cơ hội khác để phỏng vấn. Tôi đảm bảo quyết định của bạn sẽ thay đổi!” hoặc "Công ty của bạn đã mắc sai lầm vì tôi là ứng viên tốt nhất." Nếu tình huống như vậy xảy ra, đừng tham gia vào một quá trình thảo luận kéo dài liên quan đến các quyết định của công ty hoặc điểm mạnh và điểm yếu trong lịch sử việc làm của ứng viên.
Để kết thúc cuộc trò chuyện một cách lịch sự, hãy thử nói, “Mặc dù chúng tôi đã thuê người khác, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có vấn đề gì. Tôi chắc rằng bạn sẽ tìm được công việc phù hợp trong thời gian sắp tới”
Bước 8. Khuyến khích các ứng viên có trình độ cao nộp đơn lại vào một ngày sau đó
Chỉ vì ứng viên không phù hợp để điền vào vị trí bạn đang tìm kiếm, không có nghĩa là anh ta sẽ không phù hợp để lấp đầy tất cả các vị trí trong công ty của bạn, phải không? Để không lãng phí mối quan hệ đã được thiết lập với anh ấy, hãy cố gắng giải thích với anh ấy rằng ngay cả khi anh ấy không phù hợp với vị trí ứng tuyển, bạn vẫn muốn thiết lập một mối quan hệ chuyên nghiệp tốt với anh ấy. Đồng thời giải thích rằng các cơ hội việc làm tốt hơn trong công ty của bạn sẽ lại mở ra trong tương lai.
Một câu bạn có thể nói là, “Đừng ngần ngại nộp đơn lại, nếu công ty chúng tôi mở một vị trí tuyển dụng khác trong tương lai! Bạn đã gần được nhận vào vị trí này nên sẽ phải thử lại nếu cơ hội mở ra một lần nữa.”
Phương pháp 2/2: Viết Email từ chối
Bước 1. Gửi email từ chối cho ứng viên được đề cập ngay sau khi bạn quyết định thuê một ứng viên khác
Sau khi bạn hoặc một chuyên gia khác đã chọn một ứng viên để điền vào vị trí liên quan, hãy gửi ngay email từ chối cho ứng viên bị từ chối sau đó. Bằng cách đó, ứng viên được đề cập sẽ nhận được sự chắc chắn và ngay lập tức có thể tìm kiếm cơ hội việc làm mới.
Tốt nhất, thư từ chối được gửi sau một ngày làm việc sau khi quyết định được đưa ra
Bước 2. Soạn một email dài không quá 3-4 câu
Bởi vì ứng viên được đề cập chưa đến giai đoạn phỏng vấn, nên không cần ngần ngại từ chối ngắn gọn và thẳng thắn. Cụ thể, hãy bắt đầu email bằng tên đầy đủ của ứng viên, sau đó viết một câu như “Cảm ơn bạn đã đăng ký làm Giám đốc Sáng tạo tại ABC Advertising Agency. Bất chấp quá trình làm việc ấn tượng của bạn, chúng tôi đã quyết định chuyển vị trí này cho một ứng viên khác. Chúng tôi cầu chúc cho bạn tất cả những điều tốt đẹp nhất trong sự nghiệp tương lai của bạn."
Bao gồm tên đầy đủ của bạn ở cuối email, sau đó gửi email khi bạn chắc chắn rằng không có lỗi đáng kể nào trong đó
Bước 3. Không cần phải xin lỗi vì lời từ chối mà bạn đã đưa ra
Chấp nhận lời từ chối từ công ty bạn đang ứng tuyển không phải là dễ dàng, nhưng vì mục tiêu ưu tiên tính chuyên nghiệp, đừng xin lỗi hoặc làm như thể bạn không đồng ý với quyết định không tuyển dụng ứng viên được đề cập của công ty. Ngay cả khi có sự khác biệt về quan điểm trong nội bộ công ty, đừng để ứng viên biết về điều đó.
Ví dụ, đừng viết, "Trong khi tôi rất muốn thuê bạn, rất tiếc là giám đốc bộ phận nhân sự lại có ý kiến khác."
Bước 4. Đưa ra câu trả lời ngắn gọn và trực tiếp khi ứng viên đặt câu hỏi trong email trả lời
Nếu ứng viên trả lời email của bạn kèm theo câu hỏi về những phẩm chất của ứng viên được chọn mà họ không có, chỉ cần trả lời câu hỏi đó trong 3-4 câu ngắn. Hãy nhớ rằng nội dung email của bạn phải ngắn gọn, đơn giản và khách quan để quá trình trao đổi email không mất quá nhiều thời gian.
Ví dụ, đưa ra một câu trả lời như, "Mặc dù quá trình làm việc và kinh nghiệm của bạn rất hứa hẹn, nhưng không may là bạn thường thất nghiệp trong thời gian dài và đó là lý do tại sao nhà tuyển dụng lại thuê các ứng viên khác."
Lời khuyên
- Đừng để cuộc trò chuyện qua điện thoại diễn ra quá lâu. Chỉ cần nhắc nhở các ứng viên rằng họ đang thực sự cạnh tranh với khá nhiều đối thủ và ngay cả khi họ thất bại lần này, họ vẫn có thể ứng tuyển vào các vị trí khác sẽ được mở trong tương lai. Nói cách khác, hãy giữ cuộc trò chuyện điện thoại ngắn gọn và đi vào trọng tâm, sau đó kết thúc cuộc trò chuyện một cách lịch sự trong vòng chưa đầy 5 phút.
- Bất cứ khi nào công ty của bạn mở đợt tuyển dụng, tốt nhất bạn chỉ nên phỏng vấn 5-6 người. Bằng cách đó, bạn chỉ cần tiếp 4-5 người qua điện thoại để bày tỏ sự từ chối.
- Không bao giờ nói dối người nộp đơn về lý do từ chối của họ. Vì vậy, điều gì sẽ xảy ra nếu người được đề cập bị từ chối vì màn trình diễn của anh ta trong buổi phỏng vấn rất tệ? Tiếp tục cố gắng truyền tải thông tin theo cách văn minh hơn.
