Công ty có nghĩa vụ tính toán chính xác tiền lương của nhân viên. Tính toán sai lầm có thể dẫn đến việc lương của nhân viên bị trừ quá nhiều cho thuế, an sinh xã hội, chi phí chăm sóc y tế hoặc y tế, và các khoản khấu trừ khác khiến họ khó chịu khi tính thuế hàng năm. Các tính toán sai cũng có thể dẫn đến việc công ty bị các cơ quan chính phủ, chẳng hạn như dịch vụ thuế, xem xét và có thể bị phạt.
Bươc chân
Phần 1/2: Điền vào biểu mẫu
Bước 1. Yêu cầu nhân viên của bạn hoàn thành các biểu mẫu liên bang và tiểu bang về việc khấu trừ tiền lương của nhân viên
Khi bắt đầu một công việc mới, tất cả nhân viên phải hoàn thành Giấy chứng nhận Trợ cấp Khấu trừ Nhân viên của liên bang, còn được gọi là mẫu W-4. Tên và cấu trúc của biểu mẫu trạng thái sẽ khác nhau giữa các tiểu bang.
- Thông tin được cung cấp trên Giấy chứng nhận Quyền lợi Thuế cho Nhân viên cho công ty biết số thuế thu nhập liên bang và tiểu bang được khấu trừ từ phiếu lương của mỗi nhân viên dựa trên tình trạng nộp đơn và số tiền được miễn thuế. Hãy nhớ rằng số tiền miễn thuế được yêu cầu càng lớn, thì số tiền khấu trừ thuế của nhân viên từ tiền lương càng ít. Tuy nhiên, người lao động có thể nợ tiền khi phải nộp thuế.
- Hãy nhớ rằng bạn có thể đang kinh doanh ở một quốc gia không yêu cầu thuế thu nhập của tiểu bang, nơi không có biểu mẫu nào cho thuế khấu lưu của tiểu bang. Vì tiểu bang không yêu cầu công dân của mình phải nộp thuế, không có lý do gì để nhân viên của bạn điền vào các mẫu đơn khấu trừ tiền lương.
Bước 2. Xác minh rằng biểu mẫu đã được ký
Hãy nhớ rằng các tài liệu liên bang và tiểu bang không hợp lệ trừ khi được ký.
Bước 3. Kiểm tra kỹ các phép tính trên biểu mẫu
Mặc dù các phép tính trên biểu mẫu có thể rất dễ dàng (thường chỉ thêm một vài số 1), nhưng tốt hơn hết bạn nên kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng nhân viên đã thêm các số một cách chính xác.
Phần 2/2: Tính lương ròng
Bước 1. Xác định tổng lương của nhân viên
Trước khi bắt đầu tính lương cho nhân viên, bạn nên biết tổng lương của nhân viên đó. Số tiền được tính bằng cách nhân số giờ làm việc trong kỳ trả lương với mức lương theo giờ. Ví dụ: nếu một nhân viên làm việc 40 giờ trong một khoảng thời gian trả lương và mức lương là 15 đô la mỗi giờ, bạn sẽ nhân 40 với 15 đô la để nhận được tổng mức lương là 600 đô la.
Bước 2. Nhận bảng thuế thu nhập liên bang và tiểu bang
Bảng thuế thu nhập liên bang phác thảo số thuế thu nhập liên bang cá nhân nợ theo lương, số tiền được miễn thuế và tình trạng nộp đơn. Cơ quan thuế đã công bố biểu thuế thu nhập trên các dịch vụ trực tuyến. Bạn có thể tra cứu bảng thuế thu nhập của tiểu bang trực tuyến bằng cách truy cập trang web của văn phòng giám sát tiểu bang của bạn.
Bước 3. Áp dụng thuế thu nhập liên bang và tiểu bang
Bạn có thể sử dụng bảng thuế mà bạn có được để áp dụng số thuế thu nhập liên bang và tiểu bang thích hợp cho thuế khấu lưu.
- Đối với thuế liên bang, bạn tìm số tiền khấu lưu dựa trên tổng lương của nhân viên, tình trạng nộp đơn và số tiền được miễn thuế được yêu cầu. Sau đó, bạn sẽ trừ số tiền khỏi tổng chi phiếu.
- Đối với thuế tiểu bang, hãy tham khảo trang web thu nhập của bộ tiểu bang của bạn để được hướng dẫn về số tiền thuế khấu lưu.
Bước 4. Áp dụng thuế suất an sinh xã hội
Việc tính toán số thuế an sinh xã hội phải đóng là rất dễ dàng vì nó là một tỷ lệ phần trăm cố định trong thu nhập của người lao động. Các công ty phải hiểu rằng họ cũng có trách nhiệm đóng thuế an sinh xã hội. Mức thuế an sinh xã hội hiện tại đối với người lao động là 6,2%.
Bước 5. Thực hiện khấu trừ thuế chăm sóc y tế
Cũng giống như thuế an sinh xã hội, thuế chăm sóc y tế cũng là một tỷ lệ phần trăm cố định trên thu nhập của một người. Ngoài ra, công ty cũng có trách nhiệm đóng thuế chăm sóc y tế. Thuế chăm sóc y tế cho nhân viên hiện tại là 1,45%.
Bước 6. Trừ các phần khác
Nhân viên có thể có các khoản đóng góp tự nguyện hoặc các khoản khấu trừ bắt buộc phải được khấu trừ từ tổng lương của họ.
- Ví dụ về đóng góp tự nguyện bao gồm đóng góp 401, kế hoạch bồi thường hoãn lại, kế hoạch tàn tật dài hạn và tài khoản chi phí linh hoạt.
- Ví dụ về các khoản khấu trừ bắt buộc bao gồm cấp dưỡng nuôi con và trợ cấp ly hôn.
Bước 7. Tính tổng lương ròng
Số tiền còn lại sau khi các khoản khấu trừ này được khấu trừ là tiền lương ròng. Lặp lại các phép tính của bạn và đảm bảo rằng bạn không mắc bất kỳ sai lầm nào.
