Mặc dù mọi người hiếm khi fax tài liệu hơn nữa, bạn vẫn có thể cần fax vào một số thời điểm. Có một số lý do khiến mọi người tiếp tục gửi fax, đặc biệt là để gửi hợp đồng hoặc nếu họ không có thiết bị hoặc công nghệ cần thiết để gửi tài liệu theo cách khác. May mắn thay, bạn có thể gửi tài liệu bằng máy fax, máy tính và thậm chí là điện thoại thông minh.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Sử dụng máy Fax
Bước 1. Thực hiện cài đặt trên máy fax
Để gửi và nhận tài liệu bằng máy fax, hãy đảm bảo rằng máy fax đã được cắm và kết nối với đường dây điện thoại cố định.
- Chúng tôi khuyên bạn nên đăng ký một đường dây điện thoại chuyên dụng nếu bạn fax thường xuyên. Bạn sẽ không thể sử dụng điện thoại và máy fax cùng một lúc.
- Đồng thời đảm bảo rằng máy fax có mực và giấy nếu bạn muốn nhận fax.
- Nếu bạn không có máy fax trong văn phòng hoặc nhà của mình, bạn có thể thuê một máy tại cơ sở cho thuê máy tính hoặc thư viện công cộng. Tùy chọn này là hoàn hảo nếu bạn không thường xuyên gửi tài liệu bằng fax.
Bước 2. Điều chỉnh cài đặt
Không phải mọi máy fax đều giống nhau, nhưng bạn thường sẽ được cung cấp tùy chọn để điều chỉnh cài đặt. Đọc hướng dẫn sử dụng để tìm hiểu về các tính năng đặc biệt được cung cấp bởi máy fax của bạn.
- Nếu bạn muốn biết liệu tài liệu đã được gửi thành công hay chưa, hãy kích hoạt trang xác nhận. Nếu tính năng này được bật, máy fax sẽ in một trang sau khi bạn gửi fax, trong đó có thông báo nếu tài liệu được gửi thành công hay không thành công.
- Bạn cũng có thể đặt tiêu đề fax, là dòng văn bản sẽ xuất hiện ở đầu tài liệu được gửi. Nó thường chứa thông tin cơ bản về người gửi fax.
- Nếu bạn cũng định nhận fax, bạn có thể chọn giữa chế độ nhận tự động hoặc thủ công, chế độ này yêu cầu bạn cấp quyền khi fax đến.
Bước 3. Chuẩn bị tài liệu
Sử dụng tài liệu gốc, không phải bản sao, để có kết quả rõ ràng và dễ đọc hơn.
Sử dụng một tấm bìa trên trang bạn muốn gửi. Trang bìa chứa một số thông tin, chẳng hạn như tên người gửi và số fax, tên người nhận và số fax, ngày tháng và số trang có trong bản fax
Bước 4. Đặt tài liệu vào máy fax
Nhiều máy cung cấp cùng lúc một khay nạp giấy (nơi chứa giấy như máy in) và màn hình phẳng (màn hình phẳng). Nếu bạn chỉ muốn gửi một tài liệu trang đơn, hãy sử dụng một trong các tính năng này. Nếu bạn muốn gửi nhiều trang của một tài liệu, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng khay nạp giấy.
- Khi sử dụng khay nạp giấy, bạn có thể tải tất cả các trang của tài liệu cùng một lúc. Máy fax có biểu tượng để cho biết hướng giấy phải quay khi được nạp vào khay nạp giấy. Một số máy còn cung cấp tùy chọn quét và gửi tài liệu qua lại. Vì vậy, hãy kiểm tra hướng dẫn sử dụng để xem máy fax của bạn có cung cấp tính năng này hay không.
- Khi sử dụng tính năng màn hình phẳng, hãy mở nắp trên đỉnh máy fax và đặt tài liệu úp xuống màn hình. Đảm bảo rằng bạn đã căn chỉnh tài liệu theo các dòng trên màn hình. Sau đó, đóng máy trước khi bạn tiếp tục.
Bước 5. Nhập số fax
Đảm bảo rằng số đã nhập chứa mã vùng, mã quốc gia và số người nhận tài liệu. Nhập số giống như khi bạn quay số qua điện thoại.
Bước 6. Nhấn nút "Gửi" để gửi fax
Một lúc sau, máy fax sẽ gửi tài liệu và giấy tờ sẽ bắt đầu được chuyển vào máy.
Nút bấm trên máy fax có thể nói "go" hoặc "fax" thay vì "send"
Bước 7. Tìm thông báo xác nhận
Một số máy fax hiển thị thông báo trên màn hình cho họ biết rằng fax đã được gửi thành công. Nếu bạn đặt máy fax in xác nhận, nó sẽ in chi tiết về trạng thái của bản fax bạn đã gửi.
Phương pháp 2/3: Sử dụng máy tính
Bước 1. Chọn chương trình bạn muốn sử dụng
Khi gửi fax qua máy tính, bạn có thể sử dụng phần mềm được cài đặt trên máy tính hoặc tận dụng dịch vụ trực tuyến.
- Một số hệ điều hành được trang bị các ứng dụng có thể được sử dụng để gửi fax. Ví dụ, Windows 7 cung cấp một công cụ gọi là Fax và Quét để gửi fax mà không cần sử dụng máy fax.
- Để sử dụng chương trình máy tính, trước tiên hãy kết nối máy tính với điện thoại cố định. Nếu điều này là không thể, chỉ cần sử dụng một dịch vụ trực tuyến.
- Một số dịch vụ trực tuyến có thể được sử dụng bao gồm eFax, MyFax và FaxZero. Một số dịch vụ được sử dụng miễn phí và những dịch vụ khác yêu cầu bạn trả phí để đăng ký hoặc thành viên. Ngoài ra còn có các dịch vụ tính phí cho mỗi bản fax được gửi đi.
Bước 2. Mở chương trình mong muốn và tạo một bản fax mới
Không phải mọi phần mềm đều giống nhau, nhưng bạn sẽ được cung cấp tùy chọn để tạo một bản fax mới ("tạo bản fax mới") hoặc một cái gì đó tương tự.
Bước 3. Đính kèm tài liệu
Để gửi fax qua máy tính, bạn phải tải tài liệu lên dưới dạng tin nhắn. Bạn sẽ tìm thấy một nút có nội dung "tải lên tài liệu" hoặc một cái gì đó tương tự.
- Nếu bạn có một tài liệu điện tử, hãy tìm nó trên máy tính của bạn và đính kèm nó vào tin nhắn.
- Nếu tài liệu vẫn là giấy, hãy sử dụng máy quét để chuyển nó thành tệp kỹ thuật số. Nếu không có máy quét, bạn có thể chụp ảnh tài liệu và gửi qua email cho chính mình hoặc chuyển trực tiếp vào máy tính của bạn.
Bước 4. Nhập số fax và nội dung thư
Nhập một tin nhắn ngắn cho người nhận vào khoảng trống được cung cấp trên màn hình, giống như khi bạn gửi email. Nó hoạt động như một tờ bìa nên bạn không cần phải đính kèm một tờ bìa riêng. Bạn cũng phải nhập số fax của người nhận vào trường TO.
Bạn cũng có thể cần nhập mã xác nhận để chứng minh rằng bạn không phải là rô bốt
Bước 5. Nhấn nút "Gửi"
Sau khi đính kèm tài liệu, soạn tin nhắn và nhập số fax của người nhận, hãy nhấn nút Gửi để hoàn tất công việc của bạn.
Phương pháp 3/3: Sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng
Bước 1. Tải xuống ứng dụng
Có nhiều ứng dụng dành cho máy tính bảng và điện thoại mà bạn có thể sử dụng để gửi fax giống như khi gửi qua máy tính. Một số ứng dụng có thể được tải miễn phí, trong khi những ứng dụng khác phải trả phí. Một số ứng dụng phổ biến bao gồm Fax Burner, Files Anywhere và JotNot Fax.
Một số ứng dụng sẽ chỉ định cho bạn một số fax tạm thời. Điều này không lý tưởng nếu bạn gửi và nhận fax thường xuyên
Bước 2. Chạy ứng dụng và chọn tài liệu sẽ được gửi
Khi ứng dụng được mở trên thiết bị di động của bạn, bạn sẽ được nhắc tạo một bản fax mới. Điều đầu tiên cần làm là chọn tài liệu bạn muốn fax.
- Nếu tài liệu được lưu trữ trên thiết bị của bạn, trong email hoặc trên dịch vụ lưu trữ đám mây, chẳng hạn như DropBox, hãy tìm và tải lên tài liệu từ ứng dụng đó.
- Nếu tài liệu vẫn là giấy, hãy sử dụng máy tính bảng hoặc điện thoại để chụp ảnh tài liệu và đính kèm vào tin nhắn.
Bước 3. Nhập số fax và nội dung thư
Nhập tin nhắn vào người nhận fax, giống như bạn làm trên máy tính. Đảm bảo rằng bạn nhập số fax của người nhận vào trường ĐẾN của tin nhắn.
Bước 4. Chạm vào nút "Gửi"
Sau khi đính kèm tài liệu, nhập tin nhắn và nhập số fax của người nhận, hãy nhấn nút Gửi để gửi fax.
Lời khuyên
- Mua một máy in tất cả trong một để bạn có thể gửi fax từ cơ quan hoặc nhà riêng mà không cần phải tải xuống các chương trình, tải tài liệu lên Internet hoặc mua một máy fax riêng. Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ cần một điện thoại cố định.
- Nếu bạn có tài khoản cung cấp dịch vụ fax trực tuyến, chẳng hạn như RingCentral hoặc eFax, hãy sử dụng tài khoản đó để gửi fax trực tiếp từ Gmail. Tất cả những gì bạn phải làm là nhập số fax của người nhận, theo sau là @ domainname.com vào trường TO. Ví dụ: nếu bạn sử dụng eFax, hãy viết [email protected].
- Máy fax có thể bị kẹt và các tài liệu giấy dính vào nhau. Nếu đúng như vậy, tài liệu phải được gửi lại.
