Các kế hoạch dự phòng, hay còn được gọi là kế hoạch ứng phó khẩn cấp, rất hữu ích trong việc dự đoán sự việc xảy ra dẫn đến việc ngừng các hoạt động vận hành. Trong việc quản lý tổ chức, các rủi ro khác nhau có thể thực sự xảy ra bắt đầu từ sự xáo trộn kỹ thuật (ví dụ: mất dữ liệu) đến các sự kiện tự nhiên (ví dụ lũ lụt). Vì vậy, mọi tổ chức cần xây dựng một kế hoạch dự phòng hiệu quả để sẵn sàng đối phó với các sự kiện bất lợi khác nhau.
Bươc chân
Phần 1/3: Dự đoán các rủi ro khác nhau
Bước 1. Chuẩn bị trước khi xây dựng kế hoạch dự phòng
Mục đích chính của việc chuẩn bị một kế hoạch dự phòng là để duy trì tính liên tục của các hoạt động vận hành của tổ chức trong trường hợp có thiên tai.
- Đầu tiên, xác định một chính sách chính thức nêu rõ rằng tổ chức phải phát triển một kế hoạch dự phòng.
- Lập một kế hoạch đơn giản và thiết thực. Sử dụng từ ngữ dễ hiểu và cung cấp các hướng dẫn dễ áp dụng cho người đọc vì kế hoạch này phải được thực hiện bởi tất cả nhân viên trong tổ chức.
- Xác định lý do cụ thể mà bạn phải lập kế hoạch dự phòng. Hãy nghĩ đến các chỉ số đóng vai trò là điểm chuẩn để xác định việc thực hiện thành công một kế hoạch dự phòng để tổ chức có thể tiếp tục các hoạt động như bình thường. Xác định các hoạt động điều hành đóng một vai trò quan trọng trong sự liên tục của doanh nghiệp của bạn.
Bước 2. Lập một kế hoạch dự phòng bằng cách trả lời ba câu hỏi quan trọng
Lập một kế hoạch có thể trả lời cả ba câu hỏi này là một cách để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót một khía cạnh nào cần xem xét.
- Những sự kiện nào có thể xảy ra?
- Chúng ta sẽ thực hiện những hành động nào để giải quyết vấn đề đó?
- Chúng ta cần làm gì để chuẩn bị cho mình?
Bước 3. Tìm hiểu những rủi ro mà tổ chức của bạn có thể gặp phải
Xác định các rủi ro có thể xảy ra là một trong những khía cạnh quan trọng trong việc lập phương án dự phòng. Tuy nhiên, quy trình sẽ khác nhau tùy theo tình hình và điều kiện của mỗi tổ chức. Bạn cũng nên xem xét hoàn cảnh của tổ chức của mình khi xác định rủi ro. Cần có kế hoạch dự phòng để lường trước rủi ro kinh doanh dưới các hình thức:
- Thiên tai, ví dụ: lũ lụt, bão và hạn hán. Các rủi ro khác: khủng hoảng tài chính, tai nạn lao động, vấn đề nhân sự (ví dụ như cái chết của lãnh đạo tổ chức hoặc nhân viên đình công), mất dữ liệu, hỗn loạn quản lý và các vấn đề về sản phẩm (ví dụ: sản phẩm bị lỗi).
- Chú trọng việc chuẩn bị các phương án trên các mặt quản lý, thông tin liên lạc, tài chính, điều phối, hậu cần, kỹ thuật giải quyết các vấn đề.
- Nhóm xử lý cơ sở hạ tầng truyền thông thường phải đối mặt với các vấn đề kỹ thuật. Bạn phải xem xét rủi ro mất dữ liệu hoặc khách hàng.
Bước 4. Xem xét rủi ro theo mức độ ưu tiên
Xác định mức xếp hạng rủi ro dựa trên mức độ rủi ro của rủi ro xảy ra. Nhìn chung, các phương án dự phòng không thể lường trước được mọi rủi ro vì khả năng xảy ra là không giống nhau. Cố gắng tìm ra những rủi ro có khả năng xảy ra lớn nhất và điều đó sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động vận hành.
- Tập trung vào những sự kiện có hậu quả nghiêm trọng nhất. Viết ra tất cả các sự kiện ảnh hưởng đến hoạt động và chỉ định đánh giá từ 1 đến 10. Hãy suy nghĩ về tác động của từng sự kiện này, ví dụ: cháy động cơ có đánh giá thấp hơn cháy nhà máy.
- Sau đó, xác định mức đánh giá dựa trên tần suất xuất hiện của rủi ro. Ví dụ: xếp hạng 1 cho rủi ro xảy ra mỗi tháng một lần và xếp hạng 10 cho rủi ro xảy ra 100 năm một lần. Nhân hai con số để có được tổng điểm cho thấy mức độ rủi ro và tác động của nó đối với tổ chức.
- Xây dựng kế hoạch dự phòng bắt đầu từ sự kiện có điểm cao nhất. Chuẩn bị các giải pháp để lường trước các sự kiện này. Ngoài ra, bạn có thể cải thiện quy trình làm việc cho các sự kiện có điểm thấp. Các khía cạnh cơ bản đảm bảo tính liên tục của các hoạt động của tổ chức phải được ưu tiên hàng đầu, ví dụ: quản lý dòng tiền, phát triển thị phần và cải thiện hiệu suất của nhân viên.
Phần 2/3: Xác định nhiều kịch bản
Bước 1. Xác định kịch bản cho sự kiện có rủi ro cao nhất
Để xây dựng một kế hoạch dự phòng hiệu quả, hãy xác định các kịch bản thực tế cho từng rủi ro. Tạo một khuôn khổ cụ thể để dự đoán tác động sẽ như thế nào nếu rủi ro cao nhất xảy ra.
- Bạn có thể xác định tác động sau khi biên soạn kịch bản kỹ lưỡng. Hãy suy nghĩ chi tiết về tác động lớn nhất của từng tình huống.
- Từ một kịch bản, hãy chuẩn bị một số phiên bản của kế hoạch với cường độ tác động được phân loại, ví dụ: tác động nhẹ, tác động trung bình và tác động nghiêm trọng.
Bước 2. Lập lịch trình thực hiện kế hoạch theo kịch bản
Xác định nhân viên nào chịu trách nhiệm cho những hành động nào và khi nào. Đồng thời chuẩn bị danh sách cập nhật hoặc danh sách liên hệ và xác định ai sẽ cung cấp thông báo.
- Chuẩn bị một lịch trình để tất cả nhân viên có trách nhiệm biết họ phải làm gì vào ngày đầu tiên hoặc trong tuần đầu tiên. Xây dựng lịch trình cụ thể cho từng kịch bản.
- Lập lịch trình theo kịch bản để lường trước sự xuất hiện của các trở ngại trong các khía cạnh khác nhau của tổ chức, ví dụ về cơ sở vật chất làm việc (hạn chế về cơ sở hạ tầng), tổ chức (không có hệ thống cảnh báo cho các trường hợp khẩn cấp hoặc đội phản ứng có kỹ năng) và các tổ chức (ví dụ: thiếu nguồn tài trợ hoặc đối tác kinh doanh bên ngoài). Xác định nhân sự phải chịu trách nhiệm về các khía cạnh nhất định.
Bước 3. Suy nghĩ về các yếu tố quan trọng nhất để đưa doanh nghiệp của bạn hoạt động trở lại
Thảo luận chi tiết về vấn đề này bằng cách tiến hành đánh giá năng lực và các điểm yếu trong tổ chức. Tổ chức có đủ khả năng để giải quyết hoặc giải quyết từng rủi ro không?
- Ví dụ: thiên tai có thể xảy ra là lũ lụt vì nước sông tràn vào làm ngập nhà ở ven sông. Cơ sở hạ tầng yếu kém có thể gây ra tình trạng dễ bị tổn thương và sự sẵn có của nhân lực có kỹ năng là năng lực của tổ chức.
- Đánh giá tài nguyên trung thực. Xác định những gì cần thay đổi hoặc giảm bớt do nguồn lực có hạn? Thực hiện phân tích để xác định tác động đến các hoạt động kinh doanh để bạn có thể xác định các hành động phải thực hiện để tổ chức tiếp tục hoạt động và có thể đạt được các mục tiêu của mình.
Bước 4. Xác định cách giảm thiểu rủi ro
Sau khi lập kế hoạch dự phòng, đừng ngồi lại và hy vọng không có điều gì xấu xảy ra. Thực hiện các bước khác nhau để giảm thiểu rủi ro và thực hiện các biện pháp phòng ngừa.
- Tìm hiểu xem có đồng nghiệp sẵn sàng giúp đỡ không. Có các nguồn lực địa phương có thể được sử dụng trong trường hợp thiên tai xảy ra không? Có hàng xóm sẵn sàng giúp đỡ không?
- Một kế hoạch dự phòng hiệu quả có thể bộc lộ những khía cạnh khác nhau cần được cải thiện để một kế hoạch ban đầu rất hữu ích, nay có thể không còn cần thiết nữa.
- Ví dụ: bạn nhận ra sự cần thiết của việc bảo vệ bảo hiểm hoặc thực hiện mô phỏng quản lý thảm họa. Cài đặt hệ thống sao lưu dữ liệu để tránh mất dữ liệu. Lập kế hoạch cho từng kịch bản.
Phần 3/3: Thực hiện kế hoạch dự phòng
Bước 1. Thông báo kế hoạch dự phòng cho tất cả nhân viên
Bạn cần thông báo kế hoạch dự phòng cho tất cả các cấp quản lý của tổ chức càng sớm càng tốt trước khi tình huống khẩn cấp xảy ra.
- Giải thích vai trò và trách nhiệm của từng nhân sự để họ không bối rối khi kế hoạch này phải được thực hiện để tránh hoảng loạn.
- Cung cấp các khóa đào tạo hữu ích để mỗi nhân sự có thể hoàn thành trách nhiệm theo kế hoạch. Thực hiện các mô phỏng cần thiết và thực hiện các điều chỉnh sau khi các quan sát đã được thực hiện.
Bước 2. Kiểm tra kế hoạch của bạn
Thực hiện kiểm tra theo 4 giai đoạn để hiệu quả và hiệu quả hơn. Nếu có vấn đề hoặc xung đột giữa các phòng ban, hãy điều chỉnh kế hoạch và kiểm tra lại.
- Tổ chức các cuộc họp với nhân viên cấp cao. Hãy để anh ấy đặt ngày và giờ cho cuộc họp để xem xét lại toàn bộ kế hoạch dự phòng và đánh giá cao những người đã hoàn thành công việc đến cùng.
- Tổ chức các cuộc họp giữa các bộ phận để xem xét các kế hoạch của bộ phận. Trong giai đoạn này, bạn cần phân bổ các nguồn lực và xác định các xung đột đang phát sinh.
- Tìm nguyên nhân của các lỗi hệ thống quan trọng. Đánh giá kế hoạch có thể được thực hiện trong bộ phận bằng cách mô phỏng các lỗi hệ thống và / hoặc nhà cung cấp. Mô phỏng tình huống có thể được thực hiện mà không cần tắt thiết bị hoặc trì hoãn các quy trình phải tiếp tục chạy.
- Chạy thử. Tuy nhiên, bạn cần thử nghiệm phương án dự phòng bằng cách tạm thời dừng các hoạt động.
Bước 3. Giữ kế hoạch dự phòng ở nơi an toàn và dễ lấy
Trong trường hợp xảy ra thiên tai, không để phương án bị cháy, bị lũ cuốn trôi. Để giúp bạn dễ dàng truy cập khi cần thiết, đừng giữ bí mật về việc lưu trữ tệp kế hoạch của bạn.
- Giữ tệp kế hoạch và các bản sao ở một số nơi để chúng có thể được sử dụng càng sớm càng tốt khi cần.
- Giữ một bản sao của kế hoạch ở những nơi khác với bản gốc. Vui lòng cho một số người được ủy quyền biết cách truy cập nó.
Bước 4. Thiết lập một lịch trình thường xuyên để thực hiện đánh giá
Các thay đổi xảy ra mọi lúc để các giả định làm cơ sở cho việc chuẩn bị kế hoạch không còn giá trị. Rủi ro có thể lớn hơn so với khi kế hoạch được vạch ra.
- Có sự tham gia của nhiều người khi soạn thảo và điều chỉnh kế hoạch. Ví dụ: yêu cầu nhân viên mới cung cấp thông tin đầu vào hoặc thực hiện các cải tiến từ một góc độ khác.
- So sánh tất cả các giả định được sử dụng khi soạn thảo kế hoạch với dữ liệu hiện tại hoặc nhờ bên thứ ba kiểm tra. Hệ thống sao lưu trên máy tính của bạn có thể lưu trữ ít dữ liệu hơn bạn nghĩ.
Lời khuyên
- Đừng bỏ qua tầm quan trọng của một kế hoạch dự phòng để bạn không lập một kế hoạch!
- Xây dựng kế hoạch dự phòng trong các tình huống khác nhau.
- Bắt đầu lập kế hoạch bằng cách thành lập một ủy ban và bổ nhiệm một chủ tịch. Chọn những người có kỹ năng, công cụ và kiến thức để mỗi bộ phận có thể phát triển các kế hoạch của riêng mình.
- Đọc lại những kế hoạch đã được vạch ra để tìm ra những điều đã bỏ qua.
