Đôi khi, dường như mỗi khi bạn ngồi xuống làm việc, một email đến thông báo trên điện thoại của bạn hoặc một người bạn cùng phòng đột nhiên bước vào nói với bạn về vấn đề này. Những người bận rộn phải trải qua rất nhiều điều phiền nhiễu hoặc mất tập trung, và học cách quản lý những điều đó có thể là một thách thức. Nhưng không nhất thiết phải như vậy. Bạn có thể học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và tìm ra những thứ bạn cần chú ý nhất, sau đó lên kế hoạch thực hiện những việc quan trọng nhất trong danh sách việc cần làm của mình mà không bị sao nhãng.
Bươc chân
Phần 1/3: Ưu tiên Nhiệm vụ
Bước 1. Viết ra mọi thứ bạn cần làm
Nếu bạn đang cảm thấy quá tải, căng thẳng và thiếu tập trung, lập danh sách là cách dễ dàng và nhanh chóng nhất để đơn giản hóa và giúp bạn lập kế hoạch để hoàn thành công việc. Để học cách tập trung vào những gì bạn cần tập trung ngay bây giờ và đặt mọi thứ khác sau lưng bạn, hãy lập danh sách những điều bạn đang đè nén trong đầu.
- Nhiệm vụ ngắn hạn cần khẩn cấp? Làm gì hôm nay hoặc vào cuối tuần? Bạn đặt khung thời gian, nhưng hãy cố gắng và giữ nó càng khẩn cấp càng tốt.
- Mục tiêu dài hạn cũng rất quan trọng, nhưng chỉ khi bạn có thể chuyển chúng thành danh sách việc cần làm ngắn hạn cụ thể mà bạn có thể làm nếu "Trở thành bác sĩ" nằm trong danh sách mục tiêu dài hạn của bạn và khiến bạn nhấn mạnh là không phải thứ bạn có thể hoàn thành trước khi ăn trưa. Nhưng bạn có thể bắt đầu nghiên cứu trường y.
Bước 2. Sắp xếp danh sách
Cách bạn xếp hạng các nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên chúng như thế nào sẽ phụ thuộc vào bạn và danh sách bạn đang viết, nhưng có nhiều cách để thực hiện và giúp công việc của bạn dễ dàng hơn. Đừng dành quá nhiều thời gian để tìm hiểu danh sách, hãy sử dụng bản năng của bạn và sắp xếp chúng theo thứ tự để bạn có thể bắt tay vào thực hiện chúng. Một cách là phương pháp A, B, C chia các nhiệm vụ theo:
- A: Phải làm, nhiệm vụ rất quan trọng phải hoàn thành hôm nay. Ví dụ: hoàn thành báo cáo của ngày hôm nay trước thời hạn 4:30.
- B: Các nhiệm vụ không cần hoàn thành nhanh chóng, nhưng cuối cùng sẽ chuyển sang mức ưu tiên "A". Ví dụ: Thu thập tất cả các tài liệu thuế để nộp vào tháng sau.
- C: Nhiệm vụ ít quan trọng nhất, nhưng nó cần phải được thực hiện. Ví dụ: Băm nhỏ các bản sao của tệp.
- Sắp xếp theo mức độ quan trọng. Xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách và đặt chúng ở đầu danh sách, sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng của chúng đối với bạn. Vì vậy, bạn phải viết bài báo ngày hôm nay, giặt giũ và trả lại đĩa DVD RedBox, các công việc phải theo thứ tự như vậy.
- Sắp xếp theo độ khó. Đối với một số người, đặt những nhiệm vụ khó khăn nhất lên trước và thực hiện chúng trước là cách tốt nhất để hoàn thành danh sách việc cần làm, trong khi những người khác chọn làm những việc nhỏ hơn trước và tiến lên những việc lớn hơn. Có thể dễ dàng hơn khi tập trung vào việc đọc một chương trong lịch sử sau khi bạn đã hoàn thành bài tập về nhà toán học của mình.
Bước 3. Ước tính thời gian bạn sẽ hoàn thành mỗi nhiệm vụ
Bên cạnh mỗi nhiệm vụ, sẽ hữu ích khi viết ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó. Một lần nữa, đừng dành quá nhiều thời gian để tính toán, hoặc quá căng thẳng vì những chi tiết này. Bạn không cần phải viết ra các con số chính xác, chỉ cần chia mỗi mục thành một danh mục "Nhanh" hoặc "Dài" để bạn biết khi nào cần thực hiện từng nhiệm vụ.
Nếu bạn biết và sẽ không thể hoàn thành tất cả nghiên cứu lịch sử của mình và trong mười phút nữa bạn phải bắt đầu một việc khác, bạn có thể ghi nhớ nó vào tâm trí của mình và chỉ cần làm điều gì đó khác với thời gian bạn có. Bắt đầu giặt quần áo hoặc viết thư cảm ơn cho người bạn sắp gặp. Đó là cách sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan
Bước 4. Chọn điều đầu tiên bạn phải làm
Sau khi cân nhắc về thời gian và tầm quan trọng của một nhiệm vụ, bạn có thể đặt thứ gì đó lên đầu danh sách. Xác định xem nhiệm vụ có yêu cầu bạn chú ý ngay bây giờ không và đưa nó vào danh sách. Nó có thể là quan trọng nhất trong danh sách, hoặc khẩn cấp nhất về thời gian, nhưng dù là gì đi chăng nữa, đó là nhiệm vụ mà bạn nên làm để hoàn thành, hoặc đủ cho mục đích của bạn.
Bước 5. Thoát khỏi danh sách
Hãy tin tưởng vào việc nhận ra rằng bạn đã lập một danh sách việc cần làm mà bạn có thể gạt sang một bên và để yên trong một thời gian. Một khi bạn biết nhiệm vụ bạn cần làm ngay bây giờ, và việc nắm giữ danh sách sẽ khiến bạn luôn bình tĩnh và sẽ làm phân tán và phân tán suy nghĩ của bạn. Lưu danh sách, trong ngăn kéo hoặc ở một nơi khác mà bạn sẽ không nhìn thấy nó. Không có gì khác quan trọng ngay bây giờ ngoài nhiệm vụ hàng đầu trong danh sách của bạn.
Nhắc nhở máy tính xách tay là một công cụ tốt được nhiều người sử dụng trên máy tính xách tay của họ, nhưng hãy cân nhắc ẩn chúng khi bạn cần tập trung vào một việc. Đừng căng thẳng về bữa tiệc mà bạn cần tổ chức sau này khi bạn đang viết bài thi học kỳ. Loại bỏ danh sách khỏi tâm trí của bạn bằng cách ẩn chúng khỏi tầm nhìn của bạn
Bước 6. Tạo một danh sách "Không nên làm"
Lập danh sách những điều sẽ không xảy ra ngay bây giờ. Ngược lại với trực giác như vậy, việc loại bỏ nhiệm vụ khỏi danh sách của tâm trí sẽ giúp bạn giải phóng bản thân để làm những việc bạn thực sự cần làm. Ví dụ:
- Bạn sẽ làm việc ngoài giờ. Vì vậy, bạn sẽ không nấu ăn cho bữa tối vào cuối ngày hôm đó.
- Cuộc họp nhóm điều hành của bạn va chạm với cuộc họp kỷ yếu. Bạn không thể làm cả hai cùng một lúc.
Phần 2/3: Loại bỏ phiền nhiễu
Bước 1. Tìm một nơi yên tĩnh để làm việc
Làm việc ở một nơi không làm phân tán tâm trí và cơ thể của bạn khỏi TV, cuộc trò chuyện và tán gẫu của mọi người, v.v. thực sự quan trọng để học cách tập trung. Đôi khi bạn nghĩ rằng ngồi trong phòng sinh hoạt chung hoặc phòng khách với bạn cùng phòng hoặc với gia đình là cách làm việc tốt hơn và ít căng thẳng hơn, nhưng cuối cùng bạn sẽ dành thời gian gấp đôi và gấp rưỡi công việc. chất lượng nó phải được. Khi bạn cần làm điều gì đó đòi hỏi sự chú ý của bạn, hãy bước vào một góc yên tĩnh trong phòng hoặc đến thư viện.
Nếu bạn không thể làm việc ở một nơi yên tĩnh, bạn có thể mua tai nghe chống ồn để giúp loại bỏ những lời bàn tán xung quanh và tập trung vào công việc bạn đang làm, bất kể đó là gì. Nếu bạn không muốn có tai nghe đắt tiền, hãy tìm máy tạo tiếng ồn trắng trực tuyến, để tạo nhạc nền hoặc âm thanh tĩnh nền che khuất các cuộc trò chuyện diễn ra xung quanh bạn
Bước 2. Tắt và lưu điện thoại của bạn
Không chỉ các cuộc gọi và tin nhắn mới làm phiền bạn, mà các cập nhật mạng xã hội, email đến, thử thách Words with Friends sẽ xuất hiện trên điện thoại của bạn sau mỗi năm giây. Không có gì khó chịu hơn một chiếc điện thoại di động. Tắt nó đi và lưu lại khi bạn cần lấy nét.
- Đặt điện thoại ở chế độ im lặng giúp bạn dễ dàng kiểm tra. Tốt hơn là đặt nó ở một nơi khó tiếp cận. Khi bạn làm việc trong không gian của mình, hãy sạc điện thoại trong phòng khác.
- Nếu điện thoại của bạn đang tỏ ra rất khó chịu, hãy xem xét việc xóa các ứng dụng tốn thời gian trên điện thoại của bạn. Bạn không thực sự cần Facebook và Twitter trên điện thoại của mình.
Bước 3. Đặt một khoảng thời gian cụ thể để làm một việc gì đó
Khi bạn chuẩn bị bắt đầu, hãy nhìn đồng hồ. Bạn có bao nhiêu thời gian để làm việc? Mất bao lâu để hoàn thành dự án? Bạn có thể mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành nó hôm nay? Quyết định thời gian bạn sẽ thực hiện nhiệm vụ và bắt đầu.
Lên lịch nghỉ giải lao thường xuyên. Nói chung, hãy làm việc 50 phút, sau đó dùng 10 phút để đứng dậy, đi bộ xung quanh, uống một chút đồ uống và bất cứ thứ gì khác trong một lúc. Sẽ bớt hấp dẫn hơn nếu bạn xem một video hài hước trên YouTube ngay bây giờ vì bạn biết rằng mình sẽ có cơ hội tương tự trong 20 phút tới, đừng cảm thấy tội lỗi về điều đó
Bước 4. Đảm bảo rằng bạn không dành thời gian trực tuyến
Hầu hết mọi người làm việc trên máy tính, đó là một nơi đáng lo ngại đối với nhiều người. Bài báo của bạn nằm cạnh Facebook, wikipedia và Buzzfeed, có nghĩa là bạn tập trung cao độ vào một bài tập, bài viết, nghiên cứu hay bất cứ thứ gì khác đòi hỏi sự chú ý kỹ thuật số của bạn, sẽ khiến bạn mất nhiều giờ xem YouTube chỉ bằng một cú nhấp chuột. Học cách nhận biết những thói quen chiếm nhiều thời gian của bạn và cố gắng loại bỏ chúng.
- Cách dễ nhất để không chơi trong không gian mạng là tắt internet. Tắt kết nối WiFi của bạn để bạn không thể đăng nhập và lãng phí thời gian chơi trực tuyến.
- StayFocused, Anti-Social, LeechBlock và Cold Turkey là tất cả những rào cản bạn có thể đặt ra khi phải sử dụng internet để hoàn thành công việc của mình. Nó sẽ chặn các trang web nhất định hoặc kết nối của bạn trong một khoảng thời gian nhất định mà bạn có thể tùy chỉnh. Nếu bạn gặp khó khăn với điều này, bạn có thể thử nó.
Bước 5. Tối ưu hóa phương tiện truyền thông xã hội và bộ lọc email của bạn
Đôi khi bạn có ý tốt nhưng mạng xã hội vẫn thu hút bạn. Chúng ta tự nói với chính mình, "Tôi có năm phút, hãy xem Facebook một chút thôi," và giờ tiếp theo bạn vẫn ngồi trước bức ảnh kỳ nghỉ trung học của bạn bè / kẻ thù đã xảy ra sáu năm trước. Làm thế nào điều này có thể xảy ra?
- Bỏ qua hoặc hủy đăng ký khỏi tất cả bạn bè của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội không làm phong phú thêm trải nghiệm của bạn. Nếu bạn cảm thấy khó chịu với những nhận xét chống chính phủ của người bạn thời thơ ấu trên Facebook, đừng dành thời gian đọc chúng. Chỉ cần chặn, hoặc tốt hơn, hủy kết bạn với tất cả những người bạn mờ ám trên mạng xã hội của bạn. Tập trung vào những điều quan trọng hơn.
- Sắp xếp email của bạn để nó không cảnh báo bạn mỗi khi có điều gì mới đến, đồng thời sắp xếp các email công việc và cá nhân của bạn thành các thư mục riêng biệt hoặc các tài khoản riêng biệt để giúp mọi thứ được ngăn nắp. Bạn không phải lo lắng về việc mất thời gian trả lời email từ bà của bạn trong khi bạn làm việc nếu bạn không nhìn thấy chúng cho đến sau này. Email không nên đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức.
Bước 6. Định hướng sự chuyển hướng cảm xúc
Không phải tất cả các hành vi sao nhãng hay sao nhãng đều liên quan đến You Tube. Đôi khi, bạn đang tập trung đọc một cuốn tiểu thuyết bằng tiếng Anh và đột nhiên người yêu cũ xuất hiện trong đầu bạn. Trò chơi kết thúc. Nếu bạn thấy mình bị phân tâm bởi cảm giác lo lắng hoặc thói quen cảm xúc, hãy học cách nhận ra thói quen của bạn và đối phó với chúng khi chúng tái diễn.
Nếu bạn thấy mình bị phân tâm bởi những suy nghĩ vẩn vơ, đừng cố gắng và tự nhủ mình dừng lại, hãy dành cho mình một khoảng thời gian để nghỉ ngơi. Câu nói: "Đừng nghĩ về con voi màu hồng (những suy nghĩ lớn hoặc những điều khó thoát khỏi)" sẽ luôn đặt con voi đó trong tâm trí của bạn. Cho phép bản thân suy nghĩ về nó trong một phút, cho phép bản thân bị phân tâm, sau đó đưa nó ra khỏi hệ thống suy nghĩ của bạn
Phần 3/3: Đi qua những điều trong danh sách
Bước 1. Thực hiện một số hình thức thiền định mỗi ngày
Dành một vài phút mỗi ngày để ngồi yên và suy ngẫm hoàn thành có thể làm giảm mức độ căng thẳng, giúp bạn tập trung và suy nghĩ của bạn khá nhanh có thể khiến bạn phân tâm sau đó khi bạn nên làm việc. Nếu bạn đang đấu tranh với những suy nghĩ vẩn vơ, hãy tập thiền vài lần cho đến khi bạn có thể, sau đó xây dựng một thói quen phù hợp với bạn.
Thiền không cần tụng kinh và xông hương. Thiền đối lập với phức tạp. Hãy pha một tách cà phê hoặc trà và uống trên sân hiên của bạn và ngắm mặt trời mọc vào mỗi buổi sáng. Buổi sáng đi dạo trong công viên và ngồi trên băng ghế. Cứ ngồi đi. Đừng sử dụng thời gian này để nghĩ về những gì bạn cần làm. Sử dụng thời gian này để chỉ cần ngồi xuống
Bước 2. Ngồi cùng một chỗ mỗi ngày
Đối với một số người, việc thiết lập thói quen thường xuyên sẽ giúp kênh năng suất hơn. Nếu bạn luôn đến cùng một quán cà phê, hoặc luôn ngồi ở cùng một chỗ trên chiếc ghế dài để làm việc của mình, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, tập trung hơn và ít bị phân tâm bởi môi trường mới mỗi khi bạn phải làm việc. làm việc gì đó. Chọn một địa điểm và biến nó thành nơi làm việc của bạn.
Ngoài ra, nếu ở một chỗ tại văn phòng khiến bạn cảm thấy không thoải mái, hãy đi nơi khác. Tìm một quán cà phê khác nhau mỗi ngày và để âm thanh của cuộc trò chuyện trong nền và bánh ngọt mới làm mới bạn. Sự đa dạng đôi khi khiến mọi người tập trung hơn
Bước 3. Chờ cho đến khi bạn cảm thấy ma sát, sau đó bỏ đi
Davi Carr, một người viết chuyên mục của New York Times thích tiếp tục viết và cố gắng cho đến khi anh ấy cảm thấy bản thân đang chậm lại, cho đến khi sự tập trung vào công việc của anh ấy bắt đầu giảm xuống. Lúc này, tiếp tục làm việc sẽ không hiệu quả.
Thay vì đập đầu vào tường, hãy đặt dự án của bạn xuống một chút. Đi ra ngoài. Đi dạo với con chó của bạn. Đi bộ không mục đích quanh khu phức hợp trong 10 phút. Uống một ly cà phê và suy nghĩ về vấn đề bạn đang gặp phải, nhưng không có khả năng chơi nó. Khi thời gian nghỉ giải lao của bạn kết thúc, tâm trí của bạn được sảng khoái
Bước 4. Bao gồm một thành phần vật lý trong thời gian nghỉ của bạn
Không ai có thể hoặc không nên ngồi trước máy tính trong 10 giờ liên tục. Khi bạn có cơ hội để nghỉ ngơi, điều quan trọng là sử dụng thời gian đó để làm một việc gì đó thể chất. Di chuyển xung quanh. Hãy đứng dậy và đi dạo, ngay cả khi bạn không có mục tiêu.
- Nghe có vẻ nông cạn, nhưng đặt một quả tạ trong văn phòng mà bạn có thể sử dụng thường xuyên trong khi đọc có thể giúp bạn ghi nhớ nhiều hơn tài liệu đọc của mình. Các nghiên cứu cho thấy các bài tập ngắn giúp lưu giữ ký ức.
- Ăn quà vặt. Lượng đường trong máu thấp có thể khiến bạn làm việc không hiệu quả, vì vậy, một nắm hạt hoặc một miếng trái cây vào buổi chiều có thể tăng cường năng lượng và giúp bạn trở lại làm việc và tập trung.
Bước 5. Ăn mừng mỗi thành tựu
Khi bạn hoàn thành một cái gì đó trong danh sách của mình, hãy ăn mừng nó một lúc. Ngay cả khi bạn chỉ tự vỗ vai mình hoặc vượt qua một công việc khỏi danh sách của mình, hãy dành một phút để làm điều gì đó giúp bạn thư giãn. Bạn có quyền làm như vậy.
- Sử dụng các lễ kỷ niệm nhỏ cho những việc hàng ngày. Khi bạn hoàn thành dự án trong ngày, hãy gạch bỏ nó khỏi danh sách và rót cho mình một ly rượu. Hoặc xé toàn bộ danh sách và đốt nó. Bạn đã hoàn tất!
- Tự làm hài lòng bản thân với những thành tích tuyệt vời. Đi đến một nhà hàng tốt khi bạn đã hoàn thành tất cả các đơn đăng ký đại học của mình, hoặc tự thưởng cho mình một dự án dài hạn khó khăn.
