Nếu công việc của bạn yêu cầu bạn phải liên hệ với khách hàng qua điện thoại, bạn có thể sẽ để lại nhiều tin nhắn thoại. Tuy nhiên, chính xác thì điều gì cần phải nói sau khi nghe thấy tiếng bíp trên điện thoại? Việc cung cấp tất cả thông tin liên quan qua thư thoại có thể gây khó khăn, vì vậy nhiều chi tiết cuối cùng bị bỏ qua. Thay thế việc gửi tin nhắn thoại một cách ngẫu hứng bằng hệ thống chính xác. Thông qua một vài điểm dễ nhớ, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng được truyền tải đến người nhận để cơ hội được gọi lại sẽ tăng lên.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Giới thiệu bản thân
Bước 1. Sử dụng giọng nói thích hợp
Ngay sau khi tin nhắn bắt đầu được ghi, hãy nói bằng giọng rõ ràng và dễ nghe. Đừng lầm bầm hoặc nói quá nhanh. Cố gắng làm cho giọng nói của bạn nghe hấp dẫn và tràn đầy năng lượng để thu hút sự chú ý của người nghe. Ngay cả khi anh ấy không thể nhìn thấy bạn, giọng điệu của bạn sẽ rõ ràng. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng giọng nói phù hợp.
- Phát âm thành tiếng từng từ. Một tín hiệu xấu có thể làm mờ giọng nói của bạn, thậm chí khiến bạn cạn lời. Giọng nói của cuộc trò chuyện thông thường có thể được nghe thấy rõ ràng khi gọi.
- Chất lượng giọng nói của bạn phải phản ánh mục đích của cuộc gọi. Ví dụ, bạn có thể để lại một tin nhắn thoại lớn để chúc mừng cháu gái của bạn tốt nghiệp trường. Tuy nhiên, nếu bạn muốn bày tỏ sự chia buồn của mình, hãy để lại lời nhắn thoại nghiêm túc và tôn trọng.
Bước 2. Nói tên của bạn
Nêu tên của bạn ở đầu tin nhắn. Bằng cách này, người trong cuộc gọi sẽ biết bạn là ai. Các từ đơn giản, chẳng hạn như “Đây (biệt hiệu của bạn)” có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp. Bạn cũng có thể sử dụng những câu lịch sự hơn, chẳng hạn như “Tên tôi là (tên đầy đủ)” nếu người gọi chưa bao giờ gặp bạn. Bạn bè và gia đình có thể nhận ra bạn mà không cần nhận dạng thêm. Nếu cuộc gọi liên quan đến công việc, người nhận cuộc gọi cần có tên để biết mục đích của cuộc gọi, để họ có thể tương tác cá nhân hơn.
- Các bước trên nghe có vẻ tầm thường, nhưng chúng thường bị người gọi lo lắng quên khi để lại tin nhắn thoại.
- Nếu bạn có chức danh nghề nghiệp hoặc phần mô tả bản thân có thể giúp người gọi nhận dạng bạn, hãy nêu tên của bạn sau tên của bạn. Ví dụ: “Tên tôi là Dr. Arief, một bác sĩ X quang tại Bệnh viện Đa khoa Tangerang”, hoặc“Đây là Tasya, tôi là mẹ của Selvy, học cùng lớp với con bạn”.
Bước 3. Nêu số điện thoại của bạn
Nêu số điện thoại của bạn sau khi nhắc đến tên. Hầu hết người nhận điện thoại đợi cho đến khi kết thúc thư thoại để nhận thông tin liên hệ, nhưng nếu người nhận không gỡ xuống ngay lập tức, họ sẽ phải bắt đầu lại thư. Hãy nhớ nói chậm và rõ ràng khi nhắc đến số điện thoại để người nhận có thể nghe rõ.
- Một cách đơn giản để nói số điện thoại khi bắt đầu tin nhắn là nói điều gì đó như “Đây là (tên của bạn), số của tôi (số điện thoại của bạn)” hoặc “Đây là (tên của bạn) từ số (số điện thoại của bạn).”
- Mặc dù tính năng ID người gọi cho phép người nhận xem số của bạn, nhưng bạn vẫn nên đề cập đến số điện thoại trong trường hợp số của bạn không được lưu hoặc bạn muốn người nhận gọi cho mình đến một số khác.
Bước 4. Thực hiện kết nối
Khi bạn nghe tin nhắn thoại liên quan đến công việc từ những người gửi không xác định, mọi người sẽ bắt đầu cảm thấy nghi ngờ hoặc mất hứng thú nếu họ không biết bạn là ai và mục đích của cuộc gọi là gì. Làm họ bình tĩnh lại bằng cách nhắc đến tên của một người bạn đã biết hoặc người đã đưa ra số điện thoại. Một lần nữa, phương pháp này có thể làm cho cuộc gọi cảm thấy cá nhân hơn. Thư thoại sẽ không bị nghi ngờ và rất có thể bạn sẽ nhận được phản hồi như mong đợi.
- Cố gắng giới thiệu ngắn gọn để người nghe biết, chẳng hạn như "Tôi nhận được số này từ Andi, người nói rằng bạn sẽ bán chiếc thuyền của mình."
- Ngay cả khi bạn không gọi đi công tác, việc thiết lập kết nối cá nhân có thể khiến người nhận cảm thấy thoải mái hơn. “Đây là Bob, hàng xóm của bạn ở bên kia nhà” nghe thân thiện hơn “Đây là Bobby Rahmadika Setiawan”.
Phương pháp 2/3: Giải thích nhu cầu của bạn
Bước 1. Suy nghĩ về những gì sẽ nói trước
Trước khi để lại thư thoại, bạn cần biết mình đang muốn truyền đạt điều gì. Đây không phải là vấn đề nếu bạn có mục tiêu cụ thể, nhưng việc nghe thấy những tiếng bíp báo hiệu một thư thoại đang được ghi âm có thể khiến bất kỳ ai lo lắng. Chia nhỏ thông tin bạn muốn truyền đạt thành nhiều điểm, sau đó giải thích mọi thứ trước khi cúp máy.
- Đặc biệt đối với những tin nhắn thoại rất quan trọng, bạn có thể viết một đoạn script thô trước khi ghi lại tin nhắn.
- Nếu bạn đột nhiên nói lắp, hãy tập trung vào việc đề cập ngắn gọn tên, thông tin liên hệ và lý do gọi của bạn.
- Hãy tưởng tượng rằng bạn đang gửi một tin nhắn thoại để lại một tin nhắn lãng mạn về một cuộc hẹn vào đêm hôm trước. Tưởng tượng tin nhắn thoại bạn sắp gửi trước khi ghi âm tin nhắn có thể mang lại cho bạn cảm giác mát mẻ, bình tĩnh và thoải mái thay vì lo lắng và ngại ngùng.
Bước 2. Giữ cho tin nhắn của bạn ngắn gọn
Giới hạn thư thoại của bạn trong 20-30 giây. Hiếm khi bạn cần một tin nhắn thoại dài hơn thời lượng đó. Bạn không muốn người nhận cảm thấy mệt mỏi khi nghe những tin nhắn quá dài và dài dòng. Hãy tập trung và đưa thông điệp đi thẳng vào vấn đề. Tin nhắn ngắn có thể kích hoạt sự tò mò để người nhận quan tâm đến việc gọi lại.
- Mặt khác, nếu thư thoại của bạn quá ngắn, người nhận có thể nghĩ rằng nó không quan trọng và sau đó xóa nó đi mà không được nghe trước. Điều này dễ xảy ra nếu bạn gọi từ một số không xác định.
- Mục đích của việc để lại thư thoại là để ai đó gọi lại, không phải để chia sẻ tất cả thông tin bạn muốn cung cấp trong một cuộc gọi trực tiếp.
Bước 3. Bắt đầu thư thoại với thông tin quan trọng nhất
Đừng đánh đập xung quanh bụi rậm với lý do của bạn để gọi. Nếu bạn chỉ muốn hỏi bạn đang làm như thế nào, chỉ cần nói như vậy. Nếu bạn muốn cung cấp một mặt hàng cụ thể hoặc xác nhận một cuộc hẹn, hãy nói như vậy. Người nghe sẽ nhanh chóng mất hứng thú và xóa tin nhắn nếu bạn không đề cập đến mục đích cuộc gọi ở đầu tin nhắn.
- Bạn có rất ít thời gian để truyền tải thông điệp. Nếu bạn nói quá nhiều, người nghe có thể tắt tiếng tin nhắn trước khi nó nhận được thông tin quan trọng.
- Tốt hơn là bạn nên đưa ra những tin xấu, chẳng hạn như "Bố đang ở trong bệnh viện", và sau đó sử dụng thời gian còn lại để truyền đạt sự cảm thông và giải thích, thay vì nói đi nói lại cho đến khi người nghe lo lắng.
Bước 4. Để lại tin nhắn cá nhân và tổ chức
Không muốn nói một cách cứng nhắc như khi nghe điện thoại. Hãy thân thiện, là chính mình và nói một cách tự nhiên. Mọi người có thể phát hiện ra nhân viên bán hàng đang cố gắng mời họ mua thứ gì đó và nhiều khả năng họ sẽ nghe thư thoại của bạn nếu họ cảm thấy được tiếp cận một cách lịch sự.
Nói như thể bạn đang đọc một kịch bản sẽ tạo ấn tượng rằng người nghe chỉ là một trong số rất nhiều người mà bạn gọi để đề nghị điều tương tự
Phương pháp 3/3: Đóng thư thoại
Bước 1. Đưa ra một câu hỏi hoặc yêu cầu cụ thể
Khi kết thúc tin nhắn, hãy giải thích lý do bạn muốn người nhận gọi lại. Đặt một câu hỏi cụ thể hoặc đưa ra yêu cầu sẽ thúc đẩy anh ấy nhấc máy. Nếu người nhận cảm thấy bối rối hoặc không chắc chắn về điểm đến của bạn sau khi nghe tin nhắn thoại, thì tin nhắn đó không thành công.
- Hãy thử sử dụng các cụm từ như “Hãy cho tôi biết nếu bạn thích công thức được gửi” hoặc “Tôi muốn nghe ý kiến của bạn về đề xuất này”.
- Mọi người có nhiều động lực để gọi lại nếu bạn đưa ra một yêu cầu cụ thể hơn là chỉ nói “Gọi lại, được rồi”.
Bước 2. Đặt lại tên và thông tin liên hệ của bạn
Kết thúc tin nhắn bằng cách nhắc lại tên và số điện thoại của bạn. Lặp lại số điện thoại của bạn hai lần để người nhận không nghe nhầm và có thể ghi chú. Đảm bảo bao gồm tất cả các chi tiết hữu ích khi người nhận gọi lại, chẳng hạn như khi nào bạn có thời gian và khi nào là thời điểm tốt nhất để gọi.
- Nói số điện thoại nhiều hơn hai lần ở cuối tin nhắn là quá nhiều và có thể gây khó chịu cho người nhận tin nhắn.
- Bạn không cần thực hành bước này nếu thông điệp được chuyển đến bạn bè hoặc gia đình một cách tình cờ.
Bước 3. Đừng kết thúc tin nhắn một cách nguyên văn
Khi đã đến lúc gác máy, đừng tiếp tục nói nhảm hoặc kéo dài tin nhắn một cách không cần thiết. Nếu người nhận không phải là người bạn quan tâm thì không cần thiết phải để lại những lời ngọt ngào. Tin nhắn của bạn càng dài thì người nhận càng ít chú ý. Vì vậy, đừng mất tập trung khi kết thúc. Cảm ơn anh ấy vì thời gian đã cho và để anh ấy tiếp tục giao tiếp.
- Những từ kết thúc như “Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn” ấm áp và hiệu quả hơn nhiều so với những từ quảng cáo sến súa, như “Chúc một ngày tốt lành”.
- Đừng vội kết luận hoặc tóm tắt thông điệp của bạn ở phần cuối. Nếu người nhận cần nghe lại một số chi tiết nhất định, họ có thể phát lại tin nhắn của bạn sau.
Lời khuyên
- Hãy nhớ lại khi bạn nhận được một thư thoại khiến bạn nghĩ "Người này muốn gì?" Để lại tin nhắn thoại mà bạn muốn nghe.
- Cung cấp địa chỉ email hoặc thông tin liên hệ ngoài số điện thoại của bạn nếu điều này vẫn liên quan đến tương tác của bạn với người nhận thư.
- Hãy nhớ đề cập đến ngày nếu bạn để lại tin nhắn với thông tin liên quan đến thời gian.
- Nụ cười! Nụ cười của bạn sẽ được truyền tải, ngay cả khi nó không nhìn thấy.
- Nếu bạn đang gọi để giải quyết một chủ đề nhạy cảm, hãy giới hạn thông tin được chia sẻ trong thư thoại để không ai khác có thể nghe thấy.
- Trong trường hợp khẩn cấp hoặc thiên tai, hãy sử dụng thư thoại để thông báo rằng bạn ổn.
Cảnh báo
- Nếu bạn đang cố gắng nhờ ai đó gọi lại, đừng nói với họ về những lần thất bại trong quá khứ của bạn. Điều này sẽ khiến người nghe khó chịu và anh ta sẽ không cảm thấy thoải mái khi làm ăn với bạn.
- Về mặt chuyên môn, bạn nên luôn để lại thư thoại nếu người điện thoại không trả lời. Nhìn thấy nhiều cuộc gọi nhỡ mà không có thư thoại cho thấy rằng công việc kinh doanh của bạn không quan trọng.
