Bảng tổng hợp là bảng tương tác cho phép người dùng nhóm và tóm tắt lượng lớn dữ liệu ở định dạng bảng, nhỏ gọn giúp báo cáo và phân tích dễ dàng hơn. Các bảng này có thể sắp xếp, tính toán và thêm dữ liệu và có sẵn trong các chương trình bảng tính khác nhau. Excel cho phép bạn dễ dàng tạo Bảng tổng hợp bằng cách kéo và thả thông tin có liên quan vào các hộp thích hợp. Sau đó, bạn có thể lọc và sắp xếp dữ liệu của mình để tìm các mẫu và xu hướng.
Bươc chân
Phần 1/3: Tạo bảng tổng hợp
Bước 1. Tải trang tính sẽ là cơ sở để tạo Pivot Table
Bảng tổng hợp cho phép bạn tạo các báo cáo trực quan về dữ liệu từ một trang tính. Bạn có thể thực hiện các phép tính mà không cần phải nhập bất kỳ công thức nào hoặc sao chép bất kỳ ô nào. Để tạo Pivot Table, tất cả những gì bạn cần là một trang tính có một số mục nhập.
Bạn cũng có thể tạo Bảng tổng hợp trong Excel bằng cách sử dụng nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như Access. Bạn có thể chèn Bảng Pivot vào một trang tính Excel mới
Bước 2. Đảm bảo rằng dữ liệu của bạn khớp với Bảng Pivot bắt buộc
Bảng tổng hợp có thể không phải lúc nào cũng là câu trả lời bạn đang tìm kiếm. Để tận dụng các tính năng của Pivot Table, trang tính của bạn phải đáp ứng một số tiêu chí cơ bản:
- Trang tính của bạn phải chứa ít nhất một cột có các giá trị trùng lặp. Về cơ bản, nó chỉ có nghĩa là ít nhất một cột có dữ liệu lặp lại. Trong ví dụ được thảo luận trong phần tiếp theo, cột "Loại sản phẩm" có hai mục nhập: "Bàn" hoặc "Ghế".
- Trang tính phải chứa thông tin số. Thông tin này sẽ được so sánh và tổng hợp trong bảng. Trong ví dụ ở phần tiếp theo, cột "Bán hàng" có dữ liệu số.
Bước 3. Chạy trình hướng dẫn Pivot Table
Nhấp vào tab "Chèn" ở đầu cửa sổ Excel. Nhấp vào nút “PivotTable” ở bên trái của dải băng Chèn.
Nếu bạn đang sử dụng Excel 2003 trở xuống, hãy nhấp vào menu “'Dữ liệu'” và chọn “Báo cáo PivotTable và PivotChart…”
Bước 4. Chọn dữ liệu bạn sẽ sử dụng
Theo mặc định (default), Excel chọn tất cả dữ liệu trên trang tính đang hoạt động. Bạn có thể nhấp và kéo để chọn một phần cụ thể của trang tính hoặc nhập một loạt ô theo cách thủ công.
Nếu bạn đang sử dụng nguồn bên ngoài cho dữ liệu của mình, hãy nhấp vào tùy chọn “Sử dụng nguồn dữ liệu bên ngoài” rồi nhấp vào Chọn kết nối…. Tìm kiếm cơ sở dữ liệu kết nối được lưu trữ trên máy tính của bạn
Bước 5. Chọn một vị trí cho Pivot Table của bạn
Sau khi chỉ định phạm vi của bạn, hãy chọn tùy chọn vị trí của bạn từ cùng một cửa sổ. Theo mặc định, Excel sẽ đặt bảng trên một trang tính mới cho phép bạn chuyển đổi qua lại bằng cách nhấp vào các tab ở cuối cửa sổ. Bạn cũng có thể chọn đặt Pivot Table trên cùng một trang tính với dữ liệu để có thể chọn những ô cần đặt.
Khi bạn hài lòng với lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK. Bảng Pivot của bạn sẽ được đặt và giao diện sẽ thay đổi
Phần 2/3: Định cấu hình Pivot Table
Bước 1. Thêm các trường hàng
Khi bạn tạo Bảng Pivot, về cơ bản bạn đang sắp xếp dữ liệu theo hàng và cột. Những gì bạn thêm vào một vị trí cụ thể sẽ xác định cấu trúc của bảng. Kéo một trường từ Danh sách Trường ở bên phải vào phần Trường Hàng của Bảng Tổng hợp để chèn thông tin của trường đó.
- Giả sử công ty của bạn bán hai sản phẩm: bàn và ghế. Bạn có một bảng tính với các con số (Doanh số) của từng sản phẩm (Loại sản phẩm) được bán trong năm cửa hàng (Store) của bạn. Bạn muốn xem mỗi sản phẩm được bán ở mỗi cửa hàng là bao nhiêu.
- Kéo trường Lưu trữ từ Danh sách Trường vào phần Trường Hàng của Bảng Tổng hợp. Danh sách các cửa hàng của bạn sẽ xuất hiện, mỗi cửa hàng là một hàng riêng.
Bước 2. Thêm các trường cột
Giống như hàng, cột cho phép bạn sắp xếp và hiển thị dữ liệu. Trong ví dụ trên, trường Cửa hàng được thêm vào phần Trường Hàng. Để xem mỗi loại sản phẩm đã bán được bao nhiêu, hãy kéo trường Loại sản phẩm vào phần Trường cột.
Bước 3. Thêm trường giá trị
Bây giờ bạn đã sắp xếp xong thứ tự, bạn có thể thêm dữ liệu để hiển thị trong bảng. Bấm và kéo trường Bán hàng vào phần Trường Giá trị của Bảng Tổng hợp. Bạn sẽ thấy bảng hiển thị thông tin bán hàng cho cả hai sản phẩm trong mỗi cửa hàng của mình, với cột Tổng số ở bên phải.
Đối với tất cả các bước trên, bạn có thể kéo các trường vào hộp tương ứng trong Danh sách Trường ở phía bên phải của cửa sổ thay vì vào bảng
Bước 4. Thêm nhiều trường vào một phần
Bảng tổng hợp cho phép bạn thêm nhiều trường vào từng phần cùng một lúc để bạn có thể kiểm soát chi tiết hơn cách dữ liệu được hiển thị. Sử dụng ví dụ trên, giả sử bạn tạo một số loại bàn và ghế. Bảng tính của bạn ghi lại một mặt hàng là bàn hay ghế (Loại sản phẩm), cũng như chính xác mẫu bàn hoặc ghế đã được bán (Kiểu).
Kéo trường Mô hình vào phần Trường Cột. Giờ đây, các cột sẽ hiển thị bảng phân tích về doanh số bán hàng cho mỗi mô hình cũng như loại tổng thể. Bạn có thể thay đổi thứ tự hiển thị các nhãn này bằng cách nhấp vào các nút mũi tên bên cạnh các trường tương ứng trong các hộp ở góc dưới bên phải của cửa sổ. Chọn “Di chuyển lên” hoặc “Di chuyển xuống” để thay đổi thứ tự
Bước 5. Thay đổi cách hiển thị dữ liệu
Bạn có thể thay đổi cách hiển thị các giá trị bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnh một giá trị trong hộp Giá trị. Chọn "Cài đặt trường giá trị" để thay đổi cách tính giá trị. Ví dụ: bạn có thể hiển thị các giá trị này dưới dạng phần trăm thay vì tổng số hoặc tính trung bình chúng thay vì cộng lại.
Bạn có thể tận dụng cơ hội này bằng cách thêm nhiều lần cùng một trường vào hộp Giá trị. Trong ví dụ trên, tổng doanh thu cho mỗi cửa hàng được hiển thị. Bằng cách thêm lại trường Bán hàng, bạn có thể thay đổi cài đặt giá trị đó để hiển thị Doanh số bán hàng thứ hai dưới dạng phần trăm tổng doanh số bán hàng
Bước 6. Tìm hiểu một số cách để thao tác các giá trị
Khi thay đổi cách tính giá trị, bạn có một số tùy chọn, tùy thuộc vào nhu cầu của mình.
- Sum (tổng) - Đây là giá trị mặc định cho trường giá trị. Excel sẽ cộng tất cả các giá trị trong trường đã chọn.
- Đếm - Điều này sẽ đếm số ô chứa dữ liệu trong trường đã chọn.
- Trung bình - Điều này sẽ tính giá trị trung bình của tất cả các giá trị trong trường đã chọn.
Bước 7. Thêm bộ lọc
Vùng "Bộ lọc Báo cáo" chứa các trường cho phép bạn xem tổng quan về dữ liệu được hiển thị trong Bảng Pivot bằng cách lọc tập dữ liệu. Các trường này hoạt động như bộ lọc cho báo cáo. Ví dụ: bằng cách đặt trường Cửa hàng - không phải Nhãn Hàng - làm bộ lọc, bạn có thể chọn các cửa hàng riêng lẻ để xem tổng doanh thu trên mỗi cửa hàng hoặc xem nhiều cửa hàng cùng một lúc.
Phần 3/3: Sử dụng Bảng tổng hợp
Bước 1. Sắp xếp và lọc kết quả
Một trong những tính năng chính của Pivot Tables là khả năng sắp xếp kết quả và xem báo cáo động. Mỗi nhãn có thể được sắp xếp và lọc bằng cách nhấp vào nút mũi tên xuống bên cạnh tiêu đề nhãn. Sau đó, bạn có thể sắp xếp danh sách và lọc danh sách để chỉ hiển thị các mục nhập cụ thể.
Bước 2. Cập nhật trang tính của bạn
Bảng Pivot sẽ tự động cập nhật khi bạn thay đổi trang tính cơ sở. Khả năng này rất quan trọng để theo dõi trang tính của bạn và theo dõi các thay đổi.
Bước 3. Làm quen với Pivot Table
Bảng tổng hợp giúp bạn rất dễ dàng thay đổi vị trí và thứ tự của các trường. Hãy thử kéo các trường khác nhau đến các vị trí khác nhau để có được Bảng Pivot phù hợp với nhu cầu chính xác của bạn.
Đây là nơi bắt nguồn tên Pivot Table. Di chuyển dữ liệu đến các vị trí khác nhau được gọi là “xoay vòng”. Đó là khi bạn thay đổi hướng dữ liệu được hiển thị
Bước 4. Tạo một biểu đồ xoay vòng
Bạn có thể sử dụng Biểu đồ Pivot để hiển thị các báo cáo trực quan động. Biểu đồ Pivot của bạn Pivot đã hoàn thành, vì vậy quá trình tạo biểu đồ chỉ diễn ra trong tích tắc.
Lời khuyên
- Nếu bạn sử dụng lệnh Nhập Dữ liệu từ menu Dữ liệu, bạn có nhiều tùy chọn hơn về cách nhập một loạt dữ liệu từ các kết nối Cơ sở dữ liệu Office, tệp Excel, cơ sở dữ liệu Access, tệp văn bản, ODBC DSN, trang web, OLAP và XML / XSL. Sau đó, bạn có thể sử dụng dữ liệu của mình như khi sử dụng danh sách Excel.
- Nếu bạn đang sử dụng AutoFilter (trong “Data”, “Filters”), hãy tắt tính năng này khi tạo Pivot Table. Bạn có thể bật lại nó sau khi tạo Pivot Table.
