Đưa ra đề xuất là một kỹ năng không thể thiếu trong nhiều hoạt động, chẳng hạn như đăng ký vào đại học, quản lý doanh nghiệp hoặc làm việc trong lĩnh vực địa chất. Trong hầu hết các trường hợp, các đề xuất sẽ được gửi đến người thích hợp đang tìm kiếm sự hỗ trợ cho một kế hoạch dự án cụ thể. Người nhận đề xuất có khả năng đồng ý với ý tưởng hoặc ý tưởng được gửi nếu nó được truyền đạt một cách rõ ràng, thẳng thắn và thông minh. Một cách để đạt được thành công trong việc thực hiện các dự án khác nhau là đưa ra một đề xuất hấp dẫn và thuyết phục, chẳng hạn như một đề xuất khoa học hoặc viết một cuốn sách. Các đề xuất nên được thực hiện khi cần thiết, nhưng các hướng dẫn để viết một đề xuất về cơ bản là giống nhau.
Bươc chân
Phần 1/2: Chuẩn bị cho Viết Đề xuất
Bước 1. Quyết định ai sẽ đọc đề xuất
Trước khi viết, hãy quyết định xem đề xuất sẽ được gửi đến ai và người đó đã biết hay chưa biết về kế hoạch của bạn. Cũng nên nghĩ xem người đọc có phải là người bận rộn, chỉ đọc lướt qua đề xuất và không có thời gian xem xét ý tưởng của bạn hay không. Sau đó, cố gắng truyền đạt ý tưởng và kế hoạch của bạn một cách thuyết phục, hiệu quả bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
- Ai sẽ đọc đề xuất của bạn? Anh ấy hiểu chủ đề bạn đang thảo luận đến mức nào? Bạn có cần giải thích hoặc cung cấp thêm thông tin?
- Bạn mong đợi điều gì từ độc giả sau khi gửi đề xuất? Bạn phải nói gì để khiến người đọc đề xuất đưa ra quyết định theo đúng mong đợi của bạn?
- Chọn những từ phù hợp để tài liệu đề xuất phù hợp với mong đợi và sở thích của người đọc. Trước khi viết đề xuất, hãy xem xét mong đợi của người đọc, cách hiệu quả nhất để khiến người nhận đề xuất quan tâm đến việc đọc và cách tốt nhất để người đọc hiểu những gì bạn nói.
Bước 2. Xác định vấn đề bạn muốn giải quyết
Bạn đã hiểu rõ vấn đề muốn truyền đạt nhưng hãy đảm bảo rằng người đọc cũng hiểu được như vậy. Ngoài ra, hãy nghĩ xem liệu người đọc có cảm thấy tin tưởng rằng bạn hiểu rõ vấn đề hay không. Để thể hiện đạo đức viết lách tốt, hãy hỗ trợ giải thích của bạn bằng cách cung cấp bằng chứng hoặc dữ liệu. Sau khi xác định vấn đề bạn muốn thảo luận, hãy cố gắng thuyết phục người đọc rằng bạn là người thích hợp nhất để thực hiện dự án trong đề xuất. Trước khi viết, hãy cân nhắc những điều sau:
- Mục tiêu của bạn khi viết một đề xuất là gì?
- Tại sao bạn muốn viết một đề xuất?
- Bạn có chắc rằng lý do là nguyên nhân chứ không phải do nguyên nhân nào khác? Điều gì khiến bạn cảm thấy tự tin?
- Có ai khác đã thảo luận về vấn đề tương tự?
- Nếu có: nó đã hoạt động? Lý do là gì?
-
Nếu không: tại sao? Đừng đưa ra những thông tin mà mọi người đã biết.
Chứng tỏ rằng bạn đã nghiên cứu và đánh giá chuyên sâu để hiểu rõ các vấn đề được thảo luận trong đề xuất.
Bước 3. Xác định giải pháp bạn muốn
Truyền đạt lời giải thích bằng những từ đơn giản và dễ hiểu. Sau khi xác định vấn đề bạn sẽ giải quyết, hãy nêu giải pháp bạn muốn. Đề xuất giải pháp sử dụng câu ngắn gọn, hiệu quả. Đừng bỏ qua các yêu cầu được chỉ định để viết một đề xuất.
Tận dụng tối đa số tiền hiện có trong phạm vi ngân sách của bạn.
- Mô tả vấn đề bạn đang gặp phải và đề xuất giải pháp có thể thuyết phục bất kỳ ai đọc đề xuất của bạn, kể cả những người hoài nghi không quan tâm đến kế hoạch của bạn. Đưa ra các giải pháp logic hữu ích với một lịch trình rõ ràng vì có thể người đọc đề xuất không phải là người dễ bị ảnh hưởng.
- Hãy nghĩ đến các giải pháp hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu của bạn. Mục tiêu chính là mục tiêu mà bạn phải đạt được và mục tiêu phụ là các mục tiêu khác mà bạn muốn đạt được bằng cách thực hiện dự án được mô tả trong đề xuất.
- Xem xét các giải pháp khác hữu ích trong bối cảnh “thành tích” và “kết quả”. Thành tích có thể được hiểu là bằng chứng định lượng cho thấy mục tiêu của bạn đã đạt được. Ví dụ: nếu bạn muốn gửi đề xuất kinh doanh với mục đích “tăng lợi nhuận”, thì thành quả sẽ là “tăng lợi nhuận 100.000.000 IDR”. Kết quả là sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp bằng cách thực hiện dự án. Ví dụ: kết quả của một dự án khoa học là một loại vắc xin hoặc một loại thuốc mới. Hãy nhớ rằng người đọc đề xuất thường muốn biết những thành tựu và kết quả của dự án mà bạn đang lên kế hoạch để giúp anh ta dễ dàng xác định những lợi ích sẽ thu được từ dự án.
Bước 4. Sử dụng phong cách ngôn ngữ phù hợp
Chọn phong cách ngôn ngữ theo mục đích của đề xuất và người đọc. Cân nhắc những mong đợi và sở thích của người đọc để xác định giải pháp cho vấn đề của bạn. Không sử dụng biệt ngữ, từ viết tắt không chuẩn hoặc câu khó hiểu, ví dụ: điều chỉnh sự mất cân bằng ở nơi làm việc.
Sử dụng những câu ngắn gọn dễ hiểu, ví dụ: sa thải một nhân viên.
Bạn có thích phong cách thuyết phục hơn không? Một đề xuất cảm tính có thể thuyết phục hơn, nhưng bạn nên ưu tiên trình bày các sự kiện làm cơ sở cho lập luận của mình. Ví dụ: một đề xuất cho một chương trình bảo tồn gấu trúc có thể bắt đầu bằng cách bày tỏ sẽ rất buồn nếu thế hệ trẻ em trong tương lai không thể nhìn thấy gấu trúc, nhưng tuyên bố của bạn không nên dừng lại ở đây. Để thuyết phục hơn, hãy đưa ra các lý lẽ cho các sự kiện và giải pháp mà bạn trình bày
Bước 5. Lập dàn ý cho đề xuất
Đề cương đề xuất không phải là một phần của đề xuất cuối cùng. Bạn sẽ dễ dàng hơn khi nghĩ về những điều quan trọng bằng cách phác thảo đề xuất. Đảm bảo bạn có thông tin chi tiết trước khi soạn thảo đề xuất.
Lập dàn ý cho đề xuất bằng văn bản: vấn đề bạn đang gặp phải, giải pháp bạn đề xuất, cách giải quyết vấn đề, tại sao giải pháp là phù hợp nhất, và kết luận. Nếu bạn muốn phát triển một đề xuất kinh doanh, hãy đính kèm một bản phân tích chi tiết về ngân sách tài chính và quản lý của tổ chức
Phần 2/2: Soạn thảo Đề xuất Cá nhân
Bước 1. Bắt đầu với phần giới thiệu
Bắt đầu đề xuất bằng những thứ gây được sự chú ý của người đọc và thu hút sự quan tâm của người đọc. Đưa ra một đề xuất hữu ích theo mục đích. Giải thích lý do tại sao bạn viết một đề xuất để người đọc biết động cơ của bạn. Sau đó, hãy nêu mục đích của bạn khi gửi đề xuất.
Nếu bạn có thể cung cấp các dữ kiện giải thích lý do tại sao vấn đề cần được giải quyết ngay lập tức, hãy đề cập đến vấn đề đó ở phần đầu của đề xuất, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đang nêu sự thật chứ không phải ý kiến
Bước 2. Mô tả vấn đề bạn đang gặp phải
Sau khi giới thiệu bản thân, hãy cấu trúc nội dung chính của đề xuất bằng cách nêu rõ vấn đề bạn đang gặp phải. Nếu người đọc không hiểu cơ sở của việc gửi đề xuất, hãy cung cấp lời giải thích. Hãy coi phần này là giai đoạn “xác định vấn đề”. Vấn đề của bạn là gì? Cái gì gây ra nó? Hậu quả của vấn đề này là gì?
-
Giải thích tại sao vấn đề của bạn phải được giải quyết ngay bây giờ. Người đọc sẽ dẫn đến hậu quả gì nếu vấn đề không được giải quyết? Trả lời tất cả các câu hỏi bằng cách cung cấp kết quả nghiên cứu và các dữ kiện hỗ trợ từ các nguồn đáng tin cậy. Đừng dựa vào cảm xúc hoặc giá trị niềm tin.
Cho thấy mối liên hệ trực tiếp giữa vấn đề bạn đang thảo luận và mối quan tâm của người đọc hoặc tuyên bố sứ mệnh.
Bước 3. Đề xuất giải pháp
Phần này có thể được coi là phần quan trọng nhất của đề vì bạn có thể giải thích cách giải quyết vấn đề, tại sao bạn chọn phương pháp đó, và kết quả sẽ thu được. Để tạo ra một đề xuất thuyết phục, hãy xem xét những điều sau:
- Thảo luận về tác động của ý tưởng của bạn. Thay vì trình bày những ý tưởng vô bổ, hãy trình bày những ý tưởng có ý nghĩa sâu rộng để khơi dậy sự nhiệt tình của người đọc. Ví dụ: “Kiến thức sâu rộng hơn về hành vi của cá ngừ rất hữu ích trong việc xác định các chiến lược quản lý và đóng hộp cá ngừ hiệu quả vì lợi ích của các thế hệ tương lai.”
- Ngoài việc thông báo kế hoạch hành động, bạn cũng nên giải thích lý do tại sao bạn muốn thực hiện hành động đó. Đưa ra một đề xuất giả định rằng người đọc sẽ nghi ngờ và sẽ không coi ý tưởng của bạn là điều hiển nhiên. Nếu bạn muốn gửi đề xuất trồng 2.000 con cá ngừ, tại sao? Tại sao bạn nghĩ dự án này là tốt nhất? Nếu tùy chọn khá đắt, tại sao bạn không chọn tùy chọn rẻ hơn? Hãy chứng tỏ rằng bạn đã cân nhắc mọi khía cạnh bằng cách dự đoán và đưa ra câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này.
- Đưa ra lời giải thích để người đọc thực sự tin rằng bạn có thể giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Về bản chất, bạn phải giải thích được giải pháp cho vấn đề và cách thực hiện.
- Hãy nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi viết. Để thuyết phục hơn, hãy cung cấp thêm các ví dụ và sự kiện hỗ trợ dựa trên kết quả nghiên cứu đã được thực hiện. Đừng sử dụng ý kiến cá nhân.
- Đề xuất sẽ bị từ chối nếu bạn gửi giải pháp mà không cung cấp bằng chứng. Nếu giải pháp được đề xuất của bạn không hiệu quả, chỉ cần bỏ qua nó. Trước khi đưa ra giải pháp, trước tiên hãy xác định hậu quả bằng cách thực hiện các thử nghiệm và điều chỉnh cần thiết.
Bước 4. Đính kèm lịch trình tài chính và ngân sách
Các đề xuất thường yêu cầu đầu tư. Để trấn an người đọc rằng bạn đang đầu tư xứng đáng, hãy cung cấp thông tin chi tiết về lịch trình tài chính và ngân sách thực tế. Đừng truyền đạt những mục tiêu mơ hồ, không thể đo lường được hoặc không liên quan đến vấn đề.
Mô tả trách nhiệm và thời hạn mà bộ phận hoặc cá nhân nhân viên phải đáp ứng.
- Khi nào thì dự án bắt đầu? Dự án sẽ kéo dài bao lâu? Bạn sẽ làm những hoạt động gì? Một số hoạt động có thể được thực hiện đồng thời không? Cung cấp một lời giải thích chi tiết và đầy đủ để người đọc cảm thấy tin tưởng rằng bạn đã chuẩn bị tốt nhất có thể và có thể quản lý số tiền mà họ sẽ đầu tư.
- Chuẩn bị một đề xuất đáng được xem xét về mặt tài chính. Trước khi gửi ý tưởng, hãy xem xét điều kiện tài chính của công ty hoặc người mà bạn đang gửi đề xuất. Nếu họ không thể cung cấp số tiền bạn cần, ý tưởng của bạn sẽ bị từ chối. Vì vậy, hãy gửi đề xuất đến một công ty hoặc người có đủ khả năng tài chính và giải thích những lợi ích mà họ sẽ nhận được nếu họ đầu tư thời gian và tiền bạc để hỗ trợ dự án của bạn.
Bước 5. Rút ra kết luận để kết thúc đề xuất
Tóm tắt lời giải thích mà bạn đã đưa ra trong đề xuất để nhấn mạnh mục đích mà bạn đã nêu trong phần mở đầu. Nếu vẫn còn những điều bạn chưa nói, hãy đưa chúng vào phần kết luận. Giải thích ngắn gọn rằng dự án bạn đang lên kế hoạch sẽ mang lại kết quả lớn hơn nhiều so với chi phí phát sinh. Cho người đọc một cơ hội để đưa ra quyết định và cảm ơn họ đã chú ý và dành thời gian.
- Nếu có những điều không liên quan trực tiếp đến đề xuất thì nộp vào phần phụ lục. Tuy nhiên, độc giả có thể khó chịu nếu chấp nhận một đề xuất quá táo bạo. Vì vậy, đừng cung cấp các tệp đính kèm không cần thiết.
- Viết A, B, v.v. nếu bạn bao gồm hai hoặc nhiều tệp đính kèm, ví dụ: bảng dữ liệu, bài báo in, thư giới thiệu, v.v.
Bước 6. Chỉnh sửa đề xuất của bạn
Đưa ra các đề xuất cẩn thận khi viết, chỉnh sửa và thiết kế. Thực hiện các sửa đổi cần thiết để tài liệu đề xuất được rõ ràng và ngắn gọn. Yêu cầu người khác đóng góp ý kiến và đề xuất để cải thiện. Chuẩn bị một đề xuất có hệ thống và hữu ích để có thể thu hút sự chú ý và quan tâm của người đọc.
- Yêu cầu người khác đọc đề xuất để nhắc nhở bạn về những điều bạn đã bỏ lỡ, ví dụ: giải pháp cho một vấn đề bạn chưa thảo luận kỹ lưỡng hoặc giải thích chưa hoàn thành.
- Tránh sử dụng biệt ngữ hoặc từ sáo rỗng vì nó sẽ nghe có vẻ lười biếng và có thể dẫn đến hiểu lầm. Đừng sử dụng những câu dài nếu bạn có thể sử dụng những câu ngắn.
-
Tránh câu bị động càng nhiều càng tốt. Giọng thụ động không thực sự giải thích những gì bạn đang cố gắng truyền đạt. So sánh hai câu sau: “Đề xuất đã được thực hiện” và “Tôi đã đưa ra đề xuất”. Trong câu đầu tiên, bạn không biết ai là người đưa ra đề xuất và bạn chỉ đơn giản là nói ra điều gì đó đã xảy ra. Trong câu thứ hai, bạn biết ai là người đưa ra đề xuất. Không sử dụng các cụm từ “Tôi tin rằng…”, “Giải pháp sẽ hữu ích…”, v.v.
Sử dụng các câu trực tiếp rõ ràng, ví dụ: "Việc thực hiện dự án trong đề xuất này có thể làm giảm mức nghèo đáng kể."
Bước 7. Xem xét đề xuất của bạn
Khi biên tập, hãy lưu ý rằng bạn phải trình bày nội dung rõ ràng và ngắn gọn. Kiểm tra kỹ đề xuất để biết lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc dấu câu.
- Những sai lầm trong đề xuất của bạn khiến bạn có vẻ không được đào tạo bài bản và không đáng tin cậy, do đó làm giảm cơ hội nhận được sự chấp thuận của bạn.
- Sử dụng định dạng viết theo hướng dẫn viết đề xuất đã được xác định.
Lời khuyên
- Sử dụng những câu dễ hiểu đối với tất cả mọi người đang đọc đề xuất. Chọn những câu ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu.
- Dữ liệu tài chính và các thông tin khác phải được trình bày cẩn thận và đưa ra các dự báo tài chính thực tế và có lợi cho các nhà đầu tư.
Các bài viết liên quan đến wikiHow
- Làm thế nào để viết một đề xuất cho quản lý
- Cách viết Tóm tắt
- Cách viết dàn ý
