Viết đề xuất cho cấp quản lý có thể được thực hiện khi bạn muốn đề xuất cải tiến thủ tục công việc, đề xuất cách tiết kiệm, cung cấp thông tin về các cơ hội lợi nhuận hoặc đề xuất các thay đổi. Nếu bạn muốn viết đề xuất cho ban lãnh đạo công ty, hãy dành thời gian để thu thập những thông tin cần thiết. Thảo luận ý kiến với đồng nghiệp để tìm hiểu suy nghĩ của họ và xử lý khéo léo với cấp quản lý.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Thiết kế đề xuất
Bước 1. Xác định ý tưởng hoặc vấn đề cần giải quyết trong đề xuất, chẳng hạn như cải tiến quy trình làm việc hoặc giảm chi phí
Nói chung, bạn có thể hình dung các ý tưởng một cách rõ ràng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn giải quyết một vấn đề hoặc đưa ra đề xuất cho một điều gì đó quan trọng, hãy chú ý đến mọi thứ liên quan.
Bước 2. Thực hiện nghiên cứu của bạn và kiểm tra tình hình hiện tại trước khi viết đề xuất
Thảo luận với các bên liên quan, chẳng hạn như đồng nghiệp, người quản lý hoặc khách hàng. Tìm kiếm thông tin về đối thủ cạnh tranh và xem cách họ hoạt động.
Ví dụ, nếu bạn nghĩ rằng dịch vụ ăn uống trong văn phòng cần phải thay đổi, hãy nói chuyện với nhân viên bếp trước. Họ đã làm việc ở những nơi khác, với các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống khác nhau chưa? Đồng nghiệp của bạn nghĩ gì? Đó có thể là sự không hài lòng của bạn không phải là vấn đề chất lượng, mà chỉ là vấn đề về sở thích
Bước 3. Viết mô tả vấn đề
Bắt đầu đề xuất bằng cách giải thích các điều kiện hiện tại. Bao gồm tất cả các dữ kiện có liên quan, chẳng hạn như thủ phạm, ngày tháng và vị trí. Khi viết một đề xuất mở đầu, đừng phán xét. Giải thích các điều kiện theo thực tế.
Ví dụ: "PT Sukses Maju đã sử dụng dịch vụ ăn uống của bà Nyengir trong 7 năm. Tuy nhiên, thực đơn chính có sẵn đang giảm dần, từ năm thực đơn xuống còn hai. Tính khả dụng của thực đơn chay cũng bị ảnh hưởng. Trên thực tế, vào một số ngày nhất định, thực đơn chay không có sẵn."
Bước 4. Sau khi mô tả vấn đề, hãy viết ra giải pháp bạn muốn đề xuất và các bước thực hiện giải pháp đó
Bắt đầu bằng cách viết ý chính của giải pháp và mô tả những gì bạn tìm thấy dựa trên quan sát của bạn.
Ví dụ: "Theo ý kiến của tôi, PT Sukses Maju nên tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ ăn uống mới. PT Fast Bangkrut sử dụng một số dịch vụ ăn uống khác. Dịch vụ ăn uống Bà Sisca Soewitomo và ông Rudi Chaeruddin cung cấp nhiều thực đơn hơn với giá cạnh tranh. Ngoài ra, vì dịch vụ ăn uống Ông Rudi Chaeruddin cung cấp thực đơn chay, thuần chay và không chứa gluten mỗi ngày, việc phục vụ phù hợp hơn với nhu cầu của công ty. cũng đa dạng như công ty phục vụ ăn uống của ông Rudi Chaeruddin. Theo một cuộc khảo sát nhân viên năm 2011, 40% nhân viên của PT Sukses Maju ăn chay, 10% ăn chay trường và 2% phải ăn chế độ không có gluten."
Bước 5. Lập kế hoạch thực hiện
Giải thích từng bước cần thực hiện, thời gian và chi phí liên quan. Viết ra những gì bạn biết và những gì bạn còn phải học. Cân nhắc viết các bước dưới dạng danh sách, sau đó giải thích chi tiết. Đừng phóng đại những thay đổi. Tuy nhiên, đừng quên giải thích kết quả có thể có của những thay đổi này.
Ví dụ: "Để sử dụng một dịch vụ ăn uống khác, công ty cần phải: 1. Chấm dứt hợp đồng với bà Nyengir. 2. Yêu cầu người cung cấp dịch vụ ăn uống là bà Sisca Soewitomo và ông Rudi Chaeruddin thử khẩu vị. 3. Chọn một trong các 4. Ký hợp đồng với người cung cấp suất ăn đã chọn. Phí phục vụ ăn uống được yêu cầu không khác nhiều so với phí phục vụ ăn uống của bà Nyengir. Miễn là công ty hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng với bà Nyengir, công ty sẽ không bị phạt Ngoài ra, nếu nhân viên thích thức ăn được cung cấp, họ sẽ hài lòng hơn với điều kiện làm việc."
Bước 6. Viết ra khả năng chống lại kế hoạch của bạn
Liệu kế hoạch của bạn có bị một số nhân viên từ chối không? Trong trường hợp này, một số nhân viên có thể thích hương vị nấu ăn của bà Nyengir. Hoặc, nếu bạn đề xuất một ý tưởng sản phẩm, bạn có thể thuyết phục các quan chức cơ quan liên quan rằng sản phẩm mới đó là an toàn để sử dụng? Viết ra các bước bạn có thể làm để thuyết phục người khác về dự án của mình.
Bước 7. Sau khi viết xong các bước, hãy ghi lại những nguyên vật liệu cần thiết hoặc nguồn nhân lực nếu có
Ngoài ra, hãy viết ra thời gian cần thiết để thực hiện các thay đổi, bởi vì thời gian là tiền bạc. Lập một danh sách kiểm tra đơn giản. Trong trường hợp của ví dụ trên, bạn có thể tạo một danh sách như sau:
Nguồn lực cần thiết: tiểu ban đánh giá suất ăn (4 người từ các bộ phận khác nhau), 2 giờ để thử mùi vị và 3 giờ để viết báo cáo
Bước 8. Kết luận đề xuất bằng cách viết lại những thay đổi bạn muốn thực hiện và những lợi ích chính của chúng
Viết lại ba điểm chính của bạn, sau đó đặt một câu kết thúc. Hãy coi phần cuối của đề xuất như một bản tóm tắt điều hành. Ví dụ:
- "Như đã giải thích trước đó, dịch vụ ăn uống của bà Nyengir đã giảm dần thực đơn chính có sẵn trong 7 năm qua. Dịch vụ ăn uống Bà Sisca Soewitomo và ông Rudi Chaeruddin đưa ra thực đơn đa dạng hơn với giá cả cạnh tranh. Vì vậy, tôi đề nghị PT Sukses Maju làm này. kiểm tra khẩu vị và chọn một nhà cung cấp dịch vụ ăn uống mới cho công ty. Với nhà cung cấp dịch vụ ăn uống mới này, sự hài lòng của nhân viên dự kiến sẽ tăng lên và nhân viên sẽ có nhiều khả năng ở lại hơn."
- Nêu các lợi ích định lượng hoặc tài chính của sự thay đổi, nếu có.
- Giải thích những lợi thế về chất của sự thay đổi. Đôi khi, lợi ích của sự thay đổi không thể được đo lường bằng các con số hoặc dữ kiện. Nếu thay đổi được đề xuất của bạn liên quan đến hạnh phúc của nhân viên, hãy giải thích điều đó. Thay đổi định tính có thể có giá trị như thay đổi định lượng.
Phương pháp 2/2: Chia sẻ đề xuất
Bước 1. Yêu cầu đồng nghiệp đọc và cung cấp phản hồi về đề xuất của bạn
Anh ấy có thể đồng ý hoặc không đồng ý với những thay đổi được đề xuất của bạn. Nếu anh ấy không đồng ý, hãy xem xét lý do tại sao. Nếu các lý do là hợp lệ và ảnh hưởng đến đề xuất của bạn, hãy chuẩn bị để sửa đổi nó. Bạn cũng có thể thêm ý kiến không đồng ý của đối tác trong cột "Không đồng ý", nếu bạn hiểu ý kiến đó nhưng không đồng ý.
Bước 2. Sau khi tạo một đề xuất và yêu cầu đồng nghiệp phản hồi, hãy xem lại quy trình, ngữ pháp, độ chính xác và số lượng từ của đề xuất
Không nên đưa ra đề xuất quá dài vì như vậy đề xuất của bạn sẽ được người quản lý chú ý. Làm một đề xuất dài 1-2 trang nếu có thể.
Bước 3. Sau khi đề xuất đã sẵn sàng, hãy biết nó nên được gửi cho ai và sau đó gửi đề xuất
Ở một số công ty, những người ra quyết định rất rõ ràng, nhưng những công ty khác có cấu trúc linh hoạt hơn nên rất khó để biết phải liên hệ với ai. Nhìn vào nền tảng của công ty để tìm ra người bạn nên gửi đề xuất.
