Tổ chức một bữa tiệc sinh nhật, cho dù đó là trẻ em, thanh thiếu niên hay người lớn, chỉ cần đến và mỉm cười với khách mời là đủ (mặc dù tất nhiên, cả hai đều cần thiết). Để tổ chức một bữa tiệc sinh nhật linh đình, bạn cần phải xác định loại hình bữa tiệc mà bạn sẽ tổ chức cùng với các chi tiết, chẳng hạn như đồ ăn, thức uống, giải trí và trang trí. Bạn cũng nên hiểu nghi thức tổ chức một bữa tiệc: bắt đầu bằng lời mời và kết thúc bằng thiệp cảm ơn. Bằng cách này, khách của bạn sẽ vui vẻ và thích thú khi đến thăm bữa tiệc tiếp theo của bạn.
Bươc chân
Phần 1/3: Xác định Loại hình và Quy mô của Đảng
Bước 1. Xác định ngân sách của bữa tiệc và bám sát nó
Nếu bạn xác định được mình chuẩn bị bao nhiêu tiền cho bữa tiệc, bạn sẽ dễ dàng xác định được địa điểm tổ chức tiệc và những món giải trí, đồ ăn, thức uống, đồ trang trí, dịch vụ và đồ dùng cho bữa tiệc mà bạn có thể chi trả. Nếu không có ngân sách nhất định, bạn có thể sẽ tiêu quá nhiều tiền và khó có thể tận hưởng bữa tiệc. Tất nhiên, bạn muốn tránh cả hai điều này.
- Để giúp bạn tạo ngân sách, bạn có thể sử dụng chương trình nhật ký chi phí trực tuyến [Manilla.com], các ứng dụng dành cho thiết bị di động như "Trình theo dõi ngân sách của bữa tiệc" hoặc trang web [evite.com/app/party/calculator].
- Khi tổ chức một bữa tiệc cho thanh thiếu niên, bạn cũng nên chuẩn bị ngân sách cho bạn bè của khách mời.
Bước 2. Xác định địa điểm, ngày giờ
Chọn vị trí thuận tiện hoặc ưu tiên nhất cho vị khách danh dự của bạn. Một số tùy chọn vị trí có trong nhà của bạn, ở nhà người khác hoặc ở đâu đó xung quanh bạn, ví dụ như trong nhà hàng, câu lạc bộ đồng quê, quán bar, công viên, phòng tập thể dục, v.v. Nếu bạn muốn tổ chức bữa tiệc này tại nhà, hãy nghĩ xem bạn đã sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm chưa, đặc biệt nếu đó là bữa tiệc dành cho trẻ em. Một bữa tiệc của các học sinh lớp 1 chạy quanh ngôi nhà gỗ hai phòng ngủ của bạn có thể là một rắc rối thực sự!
- Khi bạn đã xác định được vị trí, hãy chỉ định ngày và giờ. Đảm bảo ngày và giờ này khớp với (a) địa điểm, nếu không phải ở nhà; và (b) những vị khách đặc biệt.
- Nếu bạn tổ chức tiệc dành cho trẻ em, thời gian của bữa tiệc không quá dài. Hai hoặc ba giờ là đủ, đặc biệt là đối với trẻ nhỏ. Các bữa tiệc dành cho trẻ mới biết đi tốt nhất nên được tổ chức vào buổi sáng, khi trẻ ở độ tuổi đó nói chung vẫn còn hào hứng.
Bước 3. Quyết định chủ đề của bữa tiệc
Thông thường, các bữa tiệc dành cho trẻ em có chủ đề đặc biệt và những lời mời bạn gửi sẽ có chủ đề này. Trước hết, bạn phải xác định lựa chọn chủ đề, sau đó mời trẻ xác định chủ đề mà trẻ đã chọn cho bữa tiệc sinh nhật của mình.
Bạn cũng nên tổ chức một bữa tiệc dành cho người lớn với một chủ đề nhất định. Thông thường, mọi người có nhu cầu thuê người trông trẻ, mua quần áo mới, thuê xe,… khi đi dự tiệc. Nếu bạn bao gồm một chủ đề, mọi người sẽ quan tâm hơn đến và chủ đề này có thể là một khởi đầu tốt cho một cuộc trò chuyện
Bước 4. Tạo danh sách mời và gửi lời mời
Nói chung, danh sách mời này được xác định bởi số lượng người mà vị trí và ngân sách của bạn có thể đáp ứng. Hãy chắc chắn rằng tất cả những điều này đã được khắc phục trước khi bạn bắt đầu quyết định tên của những người được mời. Khi danh sách những người được mời đã được viết xong, hãy xác nhận với những khách mời đặc biệt về những người mà họ muốn dẫn theo. Bước tiếp theo là gửi thư mời, giấy hoặc kỹ thuật số. Gửi nó ít nhất ba đến bốn tuần trước sự kiện. Dưới đây là một số mẹo liên quan đến danh sách mời và những người được mời.
- Nếu bạn đang tổ chức tiệc sinh nhật của một đứa trẻ, đừng loại trừ một người khỏi một nhóm (tuyển trạch viên, lớp học, đội bóng đá, v.v.) chỉ vì người đó không phải là bạn của con bạn. Nếu bạn chỉ mời một vài người trong lớp của con bạn, đừng gửi thư mời ở trường.
- Nếu bạn đang tổ chức một bữa tiệc sinh nhật cho thanh thiếu niên, hãy đặt thời gian đóng cửa một giờ trước khi bạn muốn mọi người rời đi, vì họ chắc chắn sẽ "đi chơi" và không rời khỏi bữa tiệc ngay lập tức. Đảm bảo rằng bạn nhận được thông tin liên hệ của phụ huynh qua xác nhận lời mời.
- Bao gồm tất cả thông tin quan trọng trên thư mời, bao gồm quy định về trang phục và mức độ trang trọng. Cũng bao gồm một địa chỉ có thể dễ dàng tìm kiếm bằng hệ thống định vị toàn cầu (GPS).
- Sử dụng các trang web như [Evite.com] hoặc [Punchbowl.com] để gửi cho bạn lời mời điện tử được thiết kế riêng. Thêm ảnh và sáng tạo với từ ngữ của bạn để thu hút mọi người.
- Gọi cho người chưa xác nhận lời mời vài ngày trước khi bữa tiệc bắt đầu.
Phần 2/3: Chuẩn bị thành lập Đảng
Bước 1. Nếu cần, hãy yêu cầu giúp đỡ
Tranh thủ sự giúp đỡ của bạn bè, vợ / chồng, anh chị em, cha mẹ khác, con cái, v.v. để giúp bạn giám sát, chụp ảnh và trò chơi. Nếu bạn không muốn nhờ người khác giúp đỡ như thế này và bạn có thể chi trả, bạn có thể thuê người giúp việc chuyên nghiệp, một đứa trẻ trung học đang kiếm thêm tiền hoặc người trông trẻ của bạn để giúp dọn dẹp trước và sau bữa tiệc, khi bên đang giao thức ăn, giám sát trẻ em và thanh thiếu niên, hoặc cho bất cứ điều gì khác mà bạn cần.
Bước 2. Tạo một danh sách cốt lõi của các thiết bị chính mà bạn sẽ cần
Danh sách đồ dùng này sẽ phụ thuộc vào địa điểm và hình thức tổ chức tiệc của bạn. Mặc dù vậy, bạn vẫn sẽ cần tạo danh sách kiểu này. Ngoài đồ ăn thức uống, bạn sẽ cần chuẩn bị những thứ như bóng bay, mũ dự tiệc, bảng hiệu, trò chơi, đồ thủ công, âm nhạc, máy làm mát, đĩa, khăn trải bàn, đĩa mời, ly, nước đá, thêm giấy vệ sinh và dao kéo.
Bước 3. Xác định giải trí
Nội dung giải trí mà bạn cung cấp sẽ phụ thuộc phần lớn vào loại hình, chủ đề và địa điểm của bữa tiệc. Tuy nhiên, bạn cần phải giữ cho khách của bạn quan tâm. Do đó, hãy suy nghĩ và lên kế hoạch giải trí cẩn thận.
- Nếu tổ chức tiệc dành cho trẻ em, tốt hơn hết bạn nên chuẩn bị lịch sinh hoạt và xen kẽ các hoạt động cần mức năng lượng cao với những hoạt động chỉ cần mức năng lượng thấp.
- Nếu bạn đang thuê đồ giải trí cho bữa tiệc của mình, hãy đảm bảo rằng bạn đặt chỗ trước và hỏi xem cần chuẩn bị những gì.
- Nếu bạn đang tổ chức tiệc tại nhà và định mở nhạc, hãy chuẩn bị một danh sách phát phù hợp với tâm trạng của bữa tiệc. Đảm bảo rằng bạn cũng bao gồm bài hát yêu thích của vị khách đặc biệt của bạn.
Bước 4. Lên kế hoạch cho bữa ăn hoặc thực đơn bữa tiệc
Tùy thuộc vào địa điểm của bữa tiệc, bạn có thể muốn hoặc không muốn tự chế biến món ăn cho mình. Tất nhiên, nếu ngân sách của bạn đủ, bạn có thể đặt các dịch vụ phục vụ đồ ăn. Điều quan trọng nhất bạn phải nhớ là, đảm bảo rằng thức ăn phù hợp với loại lời mời sẽ đến, đồng thời ghi nhớ chủ đề. Ngay cả khi bạn tổ chức một bữa tiệc cho trẻ em, hãy nhớ rằng cha mẹ của chúng cũng sẽ có mặt ở đó. Bạn phải chuẩn bị một cái gì đó để họ ăn uống. Dưới đây là một số mẹo.
- Đối với các bữa tiệc dành cho trẻ em, hãy chuẩn bị các món ăn nhẹ, bánh pizza và các loại thức ăn khác mà trẻ thích. Thức ăn này phải là thức ăn đơn giản.
- Đối với một bữa tiệc dành cho tuổi teen, hãy đơn giản hóa nó, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn chuẩn bị nhiều thức ăn. Pizza, khoai tây chiên, bánh quy giòn, nước ngọt; tất cả đều tốt và không cần dao kéo (nhưng điều đó có nghĩa là sẽ có nhiều rác hơn).
- Chuẩn bị thêm một số túi lưu niệm, dành cho những vị khách không mời hoặc trong trường hợp thiếu túi lưu niệm.
- Nếu bạn tổ chức tiệc tại nhà và tự nấu ăn, nếu có thể hãy nấu và chuẩn bị bữa ăn trước một ngày để bạn không cảm thấy vội vã và có nhiều thời gian hơn với khách của mình.
- Đối với những bữa tiệc tối lớn, hãy xác định vị trí của mọi người. Tách các cặp đôi và ngồi những người yên tĩnh gần những người bận rộn hơn để tạo nên một bữa tiệc sôi động hơn.
- Đừng quên bánh sinh nhật, ngay cả khi bạn đang tổ chức một bữa tiệc cho người lớn. Hãy chắc chắn rằng chiếc bánh này đã được đặt trước.
- Nếu bạn đặt dịch vụ ăn uống, hãy đảm bảo rằng bạn đặt đồ ăn trước ít nhất ba tuần.
Bước 5. Xác định loại đồ uống
Đối với các bữa tiệc dành cho trẻ em và thanh thiếu niên, hãy đảm bảo rằng bạn có nhiều hơn mức bạn nghĩ chúng cần, vì chúng sẽ uống rất nhiều. Tránh cho trẻ uống đồ uống có chứa cafein. Đối với một bữa tiệc dành cho người lớn, hãy đảm bảo rằng bạn cũng chuẩn bị đồ uống không cồn, đồng thời đánh dấu các loại cocktail và món đấm có chứa cồn.
Chuẩn bị nhiều ly hơn dự kiến. Không để bạn phải loay hoay đòi ly giữa bữa tiệc
Bước 6. Chuẩn bị thiết bị của bạn
Một hoặc hai tuần trước bữa tiệc, bạn nên đi mua sắm và mua mọi thứ bạn cần. Có những thứ được chuẩn bị gần đến ngày tổ chức tiệc, chẳng hạn như thực phẩm tươi sống. Tuy nhiên, đối với những thứ khác có thể chuẩn bị từ lâu trước khi tổ chức tiệc, bạn chỉ cần chuẩn bị trước, để không phải vội vàng nếu phải đặt trước. Bạn cũng có thể chuẩn bị bóng bay, bộ phát sóng và các hoạt động của bữa tiệc gần đến ngày tổ chức.
Bước 7. Dọn dẹp và trang trí nhà cửa
Nếu tổ chức một bữa tiệc tại nhà, bạn cần phải dọn dẹp kỹ lưỡng bên trong ngôi nhà của mình và làm một số công việc dọn dẹp hoặc trồng cây trong sân. Dọn dẹp đồ đạc không cần thiết và di chuyển đồ đạc xung quanh để tạo thêm không gian cho khách. Làm như vậy, bạn cũng tạo ra một bầu không khí thoải mái hơn.
Sau khi dọn dẹp, hoặc nếu bạn đang tổ chức một bữa tiệc ở đâu đó không phải nhà của bạn, hãy trang trí địa điểm dựa trên chủ đề của bữa tiệc. Tuy nhiên, đừng tiêu tốn nhiều tiền bạc, thời gian hoặc năng lượng cho những món đồ trang trí mà mọi người sẽ không nhìn thấy
Bước 8. Làm những công việc chuẩn bị cuối cùng
Chuẩn bị máy ảnh. Cung cấp thêm giấy vệ sinh trong phòng tắm. Thắp một ngọn nến. Chơi nhạc. Phục vụ đồ ăn. Đặt thùng rác ở một nơi chiến lược.
Phần 3/3: Đăng cai D-Day
Bước 1. Trang phục gọn gàng
Bạn chắc chắn không muốn mặc những bộ quần áo siêu mát mẻ nhưng thực sự khó chịu khi mặc phải đuổi theo lũ trẻ suốt 2 đến 3 tiếng đồng hồ. Bạn cũng chắc chắn không muốn đi giày cao gót, thứ có thể khiến đôi chân của bạn trông tuyệt vời nhưng lại cảm thấy thực sự đau nhức sau một giờ dẫn chương trình. Lựa chọn trang phục một cách khôn ngoan, sao cho trông vừa vặn và phù hợp, nhưng cũng nên nghĩ đến sự thoải mái, để mọi người không nghĩ rằng bạn là một chủ nhà dữ dằn (vì bận bịu vì khó chịu).
Bước 2. Dành một chút thời gian rảnh rỗi để nghỉ ngơi trước bữa tiệc
Đảm bảo rằng mọi thứ đã sẵn sàng ít nhất 30 phút trước khi bữa tiệc bắt đầu, kể cả bản thân bạn. Bằng cách dành thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ thoải mái hơn khi phải tiếp khách và chuẩn bị tốt hơn nếu khách đến sớm. Bằng cách này, bạn sẽ tạo được không khí thoải mái ngay từ khi bắt đầu bữa tiệc.
- Nếu bạn chuẩn bị muộn và một vị khách đã đến sớm, hãy chào hỏi một cách thân thiện và giải thích rằng bạn đến muộn một chút. Bạn có thể nhờ khách giúp đỡ để đỡ khó xử hơn.
- Nếu bạn tổ chức một bữa tiệc tối, món khai vị và đồ uống nên sẵn sàng khi khách đến.
Bước 3. Chào hỏi khách của bạn một cách thân thiện
Chào hỏi mọi vị khách khi họ đến. Sẽ tốt hơn nếu bạn đề cập đến tên của họ. Là một người dẫn chương trình, bạn có trách nhiệm phải làm cho họ cảm thấy thoải mái, làm cho họ cảm thấy rằng bạn hạnh phúc khi họ ở đó. Lấy cho họ chiếc áo khoác của họ, cho họ xem ngôi nhà của bạn, nhận món quà hoặc giải thích nơi họ có thể đặt món quà, nói lời cảm ơn vì món quà đã nhận và nếu có, hãy giải thích kế hoạch bữa tiệc.
Đối với một bữa tiệc dành cho trẻ em, hãy tạo ra một món đồ thủ công, hoạt động hoặc trò chơi không mang tính cạnh tranh cho những người mới đến. Làm điều này trong khi chờ mọi người đến
Bước 4. Trò chuyện với khách
Là người dẫn chương trình, bạn phải làm cho mọi người cảm thấy thoải mái. Trò chuyện với khách của bạn, lắng nghe những gì họ nói, trả lời khi bạn thấy phù hợp, hỏi họ về nhiều thứ khác nhau, giới thiệu những người không biết nhau, v.v.
- Đừng đợi người khác tạo không khí cho bữa tiệc. Bạn đã tạo ra nó, bạn cũng phải giữ nó từ thời điểm đó. Tận hưởng quá trình này.
- Bạn càng làm cho mọi người cảm thấy thoải mái, bữa tiệc sẽ càng tốt.
Bước 5. Giữ bình tĩnh khi mọi việc diễn ra không như ý muốn
Đồ uống có thể tràn ra, đĩa sẽ chất thành đống. Nhạc sẽ đột ngột dừng lại. Tập trung vào khách của bạn, không phải vào việc dọn dẹp hoặc rắc rối. Các vấn đề có thể được giải quyết, thậm chí có thể dễ dàng hơn những gì chúng ta lo ngại ban đầu. Khi tai nạn xảy ra (điều gì đó sẽ xảy ra), hãy chấp nhận lời xin lỗi của họ với một nụ cười và quan tâm đến vấn đề.
- Chuẩn bị sẵn dụng cụ tẩy vết bẩn cũng như những chỗ khuất để đặt thùng rác và bát đĩa bẩn. Bạn có thể lo những việc đó sau bữa tiệc, hoặc thuê ai đó giúp bạn.
- Đối với một bữa tiệc dành cho trẻ em, hãy chuẩn bị thật nhiều khăn giấy và luôn tươi cười!
Bước 6. Chăm sóc khách của bạn
Luôn cung cấp thêm đồ uống trong các bữa tiệc. Nếu bạn thấy ai đó có ly cạn, hãy đề nghị đổ đầy ly. Nếu bạn thấy một người đang đứng một mình, hãy trò chuyện với người đó hoặc giới thiệu họ với những người khác mà họ có thể muốn biết. Đối với một bữa tiệc của trẻ em, đừng vội vàng. Đừng theo đuổi một hoạt động đang diễn ra tốt đẹp chỉ vì bạn muốn giữ đúng lịch trình. Cứ để nó chảy, cho đến khi cuối cùng bầu không khí phải tiếp tục hoạt động tiếp theo.
Trong suốt bữa tiệc, hãy chú ý theo dõi thanh thiếu niên. Nếu bạn thấy bất cứ điều gì đáng ngờ, hãy nói chuyện với trẻ một mình, và nếu cần, hãy gọi cho cha mẹ của trẻ
Bước 7. Tránh uống quá nhiều rượu
Nếu bữa tiệc là tiệc dành cho người lớn, với tư cách là người chủ trì, bạn không nên uống quá nhiều. Nếu bạn say xỉn, hoặc thậm chí là nửa say, khách của bạn sẽ cảm thấy khó chịu và bạn sẽ khó trở thành một người chủ nhà tốt.
Bước 8. Trừ khi thực sự cần thiết, hãy tránh sử dụng điện thoại của bạn
Mặc dù mọi người thường để điện thoại của họ ngay cả trong các bữa tiệc, nhưng tốt nhất bạn không nên đưa điện thoại của mình xem. Nếu điện thoại di động của bạn đang ở chế độ rung và sau đó có cuộc gọi mà bạn cần gọi gấp, hãy lịch sự cáo lỗi và không ở lại điện thoại quá lâu, sau đó quay lại ngay với khách và giải thích lý do bạn nên nhấc máy. cuộc gọi.
Bằng cách thẳng thắn và chỉ sử dụng điện thoại khi thực sự cần thiết, bạn sẽ tỏ ra khôn ngoan hơn và khách của bạn sẽ hiểu hơn
Bước 9. Trong một bữa tiệc dành cho trẻ em, hãy mở những món quà nhận được
Thông thường, quà được mở trong các bữa tiệc sinh nhật của trẻ em vì hầu hết trẻ em đều thích nhìn thấy những món quà mà những vị khách đặc biệt nhận được. Đứa trẻ tặng quà cũng sẽ thích thú khi thấy vị khách đặc biệt mở món quà. Nói chung, đây là một trong những việc được thực hiện vào cuối bữa tiệc và người chủ trì thường ghi ra những món quà mà mỗi đứa trẻ đã tặng để thông tin có thể được viết trên một tấm thiệp cảm ơn.
Quà tặng cũng có thể được mở trong các bữa tiệc sinh nhật cho người lớn và thanh thiếu niên, mặc dù nó không phổ biến lắm
Bước 10. Cảm ơn khách của bạn đã đến
Khi kết thúc bữa tiệc, người chủ trì nên đích thân cảm ơn từng vị khách. Nếu khách mang quà đến, chủ nhà cũng nên nói lời cảm ơn vì món quà đó. Nếu đó là bữa tiệc sinh nhật của trẻ em, hãy tận dụng cơ hội này để dạy trẻ cách cư xử tốt, mời trẻ tự cảm ơn bạn bè đã đến và mang quà đến.
- Tại một bữa tiệc dành cho thanh thiếu niên, hãy gọi cho cha mẹ của chúng nếu ai đó không đến đón chúng đúng giờ hoặc nói rằng chúng sẽ về nhà theo cách khác.
- Thông thường, túi lưu niệm được tặng trong khi nói lời cảm ơn. Trong khi điều này thường chỉ được thực hiện trong các bữa tiệc của trẻ em và thanh thiếu niên, bạn cũng có thể thực hiện nó trong các bữa tiệc dành cho người lớn. Dưới đây là một số ý tưởng cho những gì túi quà tặng:
- Làm những chậu cây nhỏ bằng rêu, cây xương rồng hoặc cây trồng trong nhà, và buộc một dải ruy băng xung quanh chúng.
- Làm nhãn rượu của riêng bạn, sau đó dán chúng vào chai rượu bằng cách sử dụng băng dính hai mặt.
- Tự làm nước sốt thịt nướng, cho vào lọ thủy tinh, kèm theo công thức.
- Mua một cuốn sách nhỏ từ cửa hàng, sau đó viết ra công thức cho từng món ăn bạn phục vụ và quấn một dải ruy băng.
- In ảnh tại bữa tiệc và lồng vào khung. Cung cấp ảnh này trước khi khách của bạn rời đi.
Bước 11. Gửi thiệp cảm ơn
Khoảng một tuần sau bữa tiệc, hãy gửi thiệp cảm ơn đến mọi khách tham dự. Thể hiện sự đánh giá cao của bạn.
- Bạn sẽ tạo ấn tượng tích cực bằng cách tạo cho mỗi tấm thiệp một dấu ấn cá nhân. Hãy chắc chắn rằng bạn đề cập đến món quà đặc biệt mà người đó đã tặng cho bạn.
- Nếu bạn có ảnh từ một bữa tiệc có người và khách mời đặc biệt, hoặc toàn bộ lời mời, hãy đưa cả ảnh đó vào thiệp cảm ơn.
