Thủ tục là một phần quan trọng trong việc đưa ra lời đề nghị dự án sinh lợi và xác định chi phí hoàn thành công việc. Vì lực lượng lao động chiếm một phần lớn trong hầu hết các công việc theo hợp đồng, nên việc ước tính và báo cáo chính xác giờ lao động là rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp của bạn.
Bươc chân
Phần 1/2: Ước tính giờ làm việc để đấu thầu dự án
Bước 1. Chia dự án thành các thành phần
Phần đầu tiên của việc tính toán số giờ làm việc cho một công việc là chia dự án thành các thành phần nhỏ hơn. Sau đó, ước tính số giờ sẽ mất để hoàn thành mỗi thành phần. Các thành phần này nên được chỉ định tùy theo loại lực lượng lao động tham gia. Nếu bạn đang xây dựng một khu chung cư, bạn sẽ cần nhân công đào, xây dựng, điện, hệ thống ống nước, v.v. Đảm bảo rằng bạn ước tính từng thành phần là một phần của dự án.
Bước 2. Xác định loại lực lượng lao động cần thiết
Loại lực lượng lao động phụ thuộc nhiều vào các nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Bạn không cần một quản đốc cho mọi công việc. Các công việc đơn giản có thể được thực hiện bởi trợ lý hoặc thực tập. Quá trình xác định này khó khăn hơn đối với các công việc có sự kết hợp của nhiều loại lực lượng lao động khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp.
Bước 3. Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng thành phần
Khi bạn đã xác định các thành phần và loại lao động cho từng thành phần, hãy ước tính tổng số giờ công cần thiết để hoàn thành mỗi giai đoạn từ đầu đến cuối. Không bao gồm thời gian nghỉ. Số giờ làm việc phải phản ánh khoảng thời gian lao động dành để hoàn thành một giai đoạn.
- Nếu bạn biết rõ loại công việc cho từng giai đoạn, hãy thử sử dụng các dự án trước đây làm tài liệu tham khảo để ước tính thời gian làm việc. Ví dụ: nếu bạn biết rằng một nhân viên phải mất mười giờ để cài đặt bốn cửa sổ mới hoặc 2,5 giờ cho mỗi cửa sổ, thì dự án hiện tại của bạn có thể không khác nhiều.
- Nếu một giai đoạn trong dự án của bạn liên quan đến một loại lực lượng lao động khác, không một khi bạn đã làm quen, hãy thực hiện một số nghiên cứu để chuẩn bị thời gian làm việc ước tính của bạn. tùy thuộc vào dự án, bạn có thể tìm thấy thông tin có giá trị trên internet hoặc các nhà thầu khác. Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ của một nhà tư vấn quen thuộc với loại lực lượng lao động bạn cần. Một nhà tư vấn có thể giúp bạn ước tính số giờ làm việc cần thiết để hoàn thành một giai đoạn cụ thể.
- Cũng nên xem xét các yếu tố như mức độ khó khăn của công việc khi lập dự toán. Nếu cửa sổ trong dự án tương lai của bạn nằm trên tầng 7 và cửa sổ làm việc trong dự án trước đó ở tầng đầu tiên, hãy tăng tỷ lệ giờ trên mỗi cửa sổ để giải thích cho sự khác biệt này.
- Bao gồm các ước tính về thời gian dành cho các công việc hành chính theo yêu cầu của hợp đồng.
Bước 4. Bao gồm số giờ của người giám sát
Bạn cũng có thể bao gồm giờ dự án cho quản đốc hoặc người quản lý, người sẽ lãnh đạo một nhóm công nhân và quản lý báo cáo chi tiết và tuân thủ lịch trình dự án. Một số dự án có thể sử dụng nhiều hơn một người giám sát hoặc quản đốc và quản lý các thành phần khác nhau của dự án. Các dự án khác có thể sử dụng nhiều cấp độ giám sát khác nhau. Bạn có thể có một quản đốc để quản lý công nhân trong các thành phần khác nhau của dự án và một giám sát viên chính, người quản lý tất cả các quản đốc.
Bước 5. Sử dụng ước tính của bạn để chuẩn bị tiến trình dự án
Khách hàng của bạn sẽ xác định thời gian hoàn thành dự án. Có lẽ khách hàng sẽ yêu cầu bạn nêu rõ bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành dự án. Bạn có thể sử dụng các giai đoạn và giờ được tính toán để phát triển tiến trình dự án. Xác định các thành phần có thể được hoàn thành đồng thời và các thành phần phải được hoàn thành theo từng giai đoạn (đầu ra của một quy trình trở thành đầu vào của quy trình tiếp theo). Nếu bạn biết khi nào mỗi giai đoạn cần được hoàn thành, bạn có thể chia số giờ cần để hoàn thành một giai đoạn cho 8 giờ ngày làm việc trong khoảng thời gian của dự án. Bạn có thể kéo dài hoặc rút ngắn tiến trình dự án bằng cách thêm hoặc giảm lực lượng lao động. Bạn càng có nhiều công nhân, thì một giai đoạn có thể được hoàn thành càng nhanh.
- Một số dự án yêu cầu hơn 8 giờ một ngày hoặc 40 giờ một tuần để hoàn thành các giai đoạn theo đúng tiến độ. Họ cần làm thêm giờ và phải được khuyến khích.
- Ví dụ: nếu bạn có một tháng để xây nền của một ngôi nhà mới và bạn biết rằng việc xây nền cần 1.000 giờ cho mỗi công lao động, hãy chia 1.000 cho ngày làm việc 8 giờ trong một tháng để xác định số lượng lao động cần thiết để hoàn thành. giai đoạn đó tại thời điểm chính xác.
- Hãy thực tế về số lượng công nhân được tuyển dụng trong khoảng thời gian quy định. Sẽ là không thực tế nếu cần 7 thợ điện để hoàn thành việc lắp đặt mạch điện trong một tuần, tùy thuộc vào tình trạng sẵn có của thợ điện trong khu vực của bạn. Bạn có thể cần phải kéo dài dòng thời gian để đáp ứng lực lượng lao động sẵn có cho dự án của mình.
- Nếu bạn có kế hoạch hoàn thành nhiều giai đoạn cùng một lúc, bạn sẽ cần phải phân chia lực lượng lao động để hoàn thành từng giai đoạn.
Bước 6. Chuẩn bị và gửi đề nghị của bạn
Thêm số giờ làm việc cho mỗi lực lượng lao động cần thiết để bạn có tổng số giờ làm việc cho mỗi loại lực lượng lao động. Nếu bạn chỉ cần một loại lực lượng lao động, vui lòng kết hợp tất cả số giờ dự án thành một con số duy nhất. Nếu bạn yêu cầu các loại lực lượng lao động khác nhau, đề nghị của bạn phải chỉ định số giờ làm việc cho từng loại lực lượng lao động. Chúng tôi khuyên bạn nên bao gồm tất cả các chi phí lao động bao gồm thuế và phúc lợi. Một số hợp đồng có thể quy định mức lương tối thiểu cho từng loại lực lượng lao động. Ngoài ra, hãy bao gồm bất kỳ khoản đánh dấu nào (phần lợi nhuận) mà bạn muốn tính phí.
Ví dụ: giả sử bạn được chọn để lắp đặt một nhà bếp mới cho một ngôi nhà cỡ vừa. Bạn sẽ phải chia dự án thành nhiều giai đoạn, bao gồm hệ thống ống nước, điện và công việc xây dựng nói chung. Đề nghị của bạn phải phản ánh tổng số giờ làm việc của thợ điện, thợ sửa ống nước và công việc xây dựng nói chung, cũng như mức lương cho từng loại lực lượng lao động
Bước 7. Điều chỉnh giờ làm việc ước tính khi dự án tiến triển
Vì ước tính thời gian chỉ là ước tính, bạn nên cập nhật ước tính khi dự án tiến triển. Bạn có thể phải lập hóa đơn cho khách hàng dựa trên số giờ làm việc thực tế của nhóm, vì vậy bạn nên cung cấp định kỳ các ước tính cập nhật về số giờ đã làm việc. Điều này giúp khách hàng không bị bất ngờ trước việc khai thác quá mức thời gian làm việc.
- Bao gồm một "yếu tố sai lệch", là sự gia tăng thời gian gần đúng do không xác định. Số lượng yếu tố fudge phụ thuộc vào mức độ phức tạp của công việc, sự sẵn có của lao động, sự phụ thuộc vào các tác nhân bên ngoài và mối quan hệ của quá trình này với quá trình khác.
- Hầu hết các nhà thầu giải thích rằng hồ sơ dự thầu của họ là ước tính. Số giờ làm việc thực tế sẽ khác nhau và khách hàng sẽ trả tiền theo số giờ làm việc thực tế khi dự án tiến triển. Tuy nhiên, có thể khách hàng sẽ muốn trả một khoản tiền dựa trên ước tính chứ không phải trả cho số giờ làm việc thực tế. Hãy chú ý đến tất cả các ngôn ngữ hợp đồng chỉ ra thỏa thuận này bởi vì trong một thỏa thuận như thế này, nhà thầu phải ước tính chi phí một cách cẩn thận.
- Nếu khách hàng sẽ trả tiền dựa trên số giờ làm việc thực tế, đừng quên rằng phiếu mua hàng của bạn phản ánh ước tính và bạn không nên tính phí giờ làm việc cao hơn đáng kể trừ khi có lý do thuyết phục và có thể chứng minh được. Nếu bạn gặp sự cố và được xác nhận rằng bạn vượt quá giờ làm việc ước tính, hãy thông báo cho khách hàng để tránh hiểu nhầm
- Lập một thỏa thuận bằng văn bản nêu rõ công việc có nhiều khả năng xuất hiện và nằm ngoài phạm vi công việc. Bao gồm các quy trình để xác định và phê duyệt những thay đổi này, chẳng hạn như giấy phép và tài liệu bắt buộc.
Phần 2 của 2: Báo cáo Giờ làm việc cho Công việc Hợp đồng
Bước 1. Thu thập thông tin về lực lượng lao động của bạn
Đảm bảo rằng các tệp nhân viên cho tất cả lực lượng lao động trong dự án của bạn là chính xác và duy trì chúng. Điều này bao gồm hồ sơ bảng lương và tất cả các tài liệu pháp lý. Nếu bạn sử dụng các kỹ sư, kỹ thuật viên điện, thợ ống nước hoặc các công nhân được cấp phép khác, bạn sẽ cần giữ bằng chứng về các tệp chứng nhận đang hoạt động của họ. Hầu hết các công việc kỹ thuật và xây dựng được yêu cầu phải tìm hiểu xem liệu lao động có được nhà nước ký hợp đồng hay không. Bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả những người làm việc cho bạn đều được chứng nhận phù hợp, bao gồm cả các nhà thầu phụ.
- Bạn có thể trả lương không phải của nhân viên để làm việc trong một dự án. Các nhà thầu phụ này làm việc cho bạn, nhà thầu và bạn tính lương cho khách hàng của họ. Ngay cả khi nhà thầu phụ không phải là nhân viên của bạn, thông tin chứng nhận của họ phải được thu thập và lưu trong hồ sơ. Là một nhà thầu, bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả mọi người làm việc trong dự án đều có trình độ chuyên môn phù hợp, trừ khi được nêu trong hợp đồng.
- Các hợp đồng chính phủ thường yêu cầu thêm thông tin về nhân viên và nhà thầu phụ để đảm bảo tuân thủ Đạo luật. Điều này bao gồm báo cáo về dân tộc và mức lương để đảm bảo rằng không có các hành vi phân biệt đối xử. Nếu bạn có hợp đồng với chính phủ, hãy đọc kỹ và làm theo tất cả các hướng dẫn liên quan đến tuyển dụng và báo cáo để ngăn ngừa các vấn đề về lương.
Bước 2. Theo dõi thời gian lao động
Để có thể đưa ra các báo cáo chính xác cho khách hàng, bạn cần có phương pháp giám sát giờ giấc làm việc của các nhân viên làm việc trong dự án. Bạn có thể sử dụng đồng hồ thời gian hoặc bảng thời gian, nhưng các bản ghi này phải được xác minh để đảm bảo độ chính xác. Tùy thuộc vào hợp đồng đã thỏa thuận, bạn có thể được yêu cầu thực hiện đánh giá định kỳ và chứng minh tính hợp lệ của số giờ làm việc đã báo cáo
- Một cách để đảm bảo tính chính xác của báo cáo thời gian làm việc là đặt một người giám sát trên từng nhân viên hoặc nhóm nhân viên. Cuối mỗi tuần khi nhân viên nộp thẻ chấm công, quản đốc có thể xem xét và ký vào thẻ, để chứng minh là đúng. Điều này ngăn nhân viên thêm giờ làm việc hư cấu.
- Bạn cũng có thể thử sử dụng hệ thống thẻ thời gian làm việc bằng điện để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Đảm bảo hệ thống được kiểm soát tốt để tránh bị lạm dụng. Nếu báo cáo về số giờ làm việc có vấn đề, bạn phải có khả năng chứng minh điều đó.
- Các khách hàng của chính phủ được pháp luật yêu cầu thu thập tất cả thông tin trước khi thanh toán cho các nhà thầu vì tiền lương được trả từ thuế. Mức độ giám sát khi báo cáo các mốc thời gian dự án của chính phủ sẽ rất cao. Thực hiện theo tất cả các hướng dẫn báo cáo một cách cẩn thận và chi tiết như đã thỏa thuận.
Bước 3. Gửi báo cáo tiền lương lao động cho khách hàng một cách thường xuyên
Hợp đồng của bạn phải nêu rõ tần suất bạn phải báo cáo số giờ làm việc cho khách hàng để nhận lương. Khi gửi báo cáo này, bạn sẽ chuyển thông tin từ phiếu lương và chứng từ tính giờ sang một báo cáo dành riêng cho khách hàng để so sánh số giờ được lập hóa đơn với số giờ làm việc ước tính tại thời điểm đấu thầu. Nếu có sự khác biệt lớn giữa số giờ làm việc ước tính và thực tế, bạn phải có khả năng giải thích rõ ràng cho khách hàng.
Bước 4. Sử dụng ghi chú để chuẩn bị ước tính cho dự án tiếp theo của bạn
Khi kết thúc dự án, thông tin theo dõi giờ làm việc của bạn sẽ vô giá vì nó cung cấp thông tin chi tiết về khoảng thời gian hoàn thành các công việc cụ thể. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để ước tính, chẳng hạn như số giờ làm việc trên số lượng gạch được lắp đặt hoặc thời gian chờ sau khi san phẳng xi măng ướt. Thông tin này sẽ cải thiện các dịch vụ trong tương lai của bạn và giữ cho doanh nghiệp của bạn có lãi.
