Kế toán, ghi chép các chi tiết của các giao dịch tài chính, là một quá trình quan trọng cần thiết cho sự thành công của các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Các công ty lớn thường có bộ phận kế toán lớn với nhiều nhân viên (và làm việc chặt chẽ với các công ty kiểm toán) trong khi các doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ có một nhân viên kế toán. Trong khi đó, các doanh nghiệp do một người điều hành phải xử lý kế toán một cách độc lập. Cho dù bạn đang cố gắng quản lý tài chính của riêng mình hay quan tâm đến công việc ghi sổ kế toán, việc học những kiến thức cơ bản về kế toán có thể giúp ích cho bạn.
Bươc chân
Phần 1/4: Phát triển kỹ năng kế toán
Bước 1. Hiểu sự khác biệt giữa ghi sổ và kế toán
Các thuật ngữ sổ sách kế toán và kế toán thường được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, kỹ năng và trách nhiệm của hai người là khác nhau. Kế toán ghi chép chung các chi tiết của việc bán hàng. Nhiệm vụ chính của nó là đảm bảo mọi đồng rupiah kiếm được và sử dụng bởi công ty niêm yết trong khi kế toán chịu trách nhiệm lập và phân tích báo cáo tài chính và kiểm toán hồ sơ tài chính để đảm bảo tính chính xác và chính xác của báo cáo.
- Người ghi sổ và kế toán thường làm việc cùng nhau để cung cấp dịch vụ đầy đủ cho công ty.
- Sự khác biệt giữa cả hai được đánh dấu bằng bằng cấp chuyên nghiệp, chứng chỉ chính thức hoặc tổ chức chuyên nghiệp.
Bước 2. Tập thói quen tạo trang tính trong Excel
Microsoft Excel hoặc các chương trình bảng tính khác rất hữu ích cho kế toán vì chúng có thể giúp theo dõi các con số bằng cách sử dụng đồ thị hoặc thực hiện các phép tính để tạo báo cáo tài chính. Nếu bạn chỉ biết những điều cơ bản, bạn luôn có thể học để nâng cao lên trung cấp hoặc chuyên gia trong việc tạo trang tính, biểu đồ và đồ thị.
Bước 3. Đọc sổ kế toán
Ghé thăm thư viện địa phương để mượn sách kế toán hoặc mua sách tại cửa hàng bạn chọn. Hãy tìm những cuốn sách về kiến thức cơ bản về kế toán do những người có kinh nghiệm viết vì chúng thường cung cấp thông tin đáng tin cậy.
- “Giới thiệu về Kế toán” của Pru Marriott, JR Edwards và Howard J Mellett là một cuốn sách được sử dụng phổ biến và được coi là tốt cho những người muốn có kiến thức tổng quát về kế toán cũng như những sinh viên muốn khám phá kế toán.
- “Kế toán đại học: Phương pháp tiếp cận nghề nghiệp” của Cathy J. Scott là một cuốn sách thường được sử dụng ở trường đại học cho các lớp học về kế toán và quản lý tài chính. Cuốn sách này cũng cung cấp một CD-ROM Quickbooks Accounting hữu ích cho những người mới làm quen với kế toán.
- “Báo cáo tài chính: Hướng dẫn từng bước để hiểu và tạo báo cáo tài chính” của Thomas R. Ittelson là một cuốn sách giới thiệu phổ biến về báo cáo tài chính có thể được sử dụng cho những người mới bắt đầu quan tâm đến kế toán.
Bước 4. Tham gia một khóa học kế toán
Bạn có thể tìm kiếm các khóa học gần bạn, hoặc tham gia một khóa học kế toán trực tuyến miễn phí. Hãy thử trang Coursera hoặc các nền tảng giáo dục khác cung cấp các khóa học miễn phí của các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực kế toán.
Phần 2/4: Các Nguyên tắc Cơ bản về Kế toán Thực hành
Bước 1. Hiểu Hệ thống Sổ sách kế toán Kép
Kế toán thực hiện hai hoặc nhiều bút toán cho mỗi giao dịch tài chính. Một giao dịch có thể được ghi nhận là tăng số lượng trong một số tài khoản nhất định và giảm số lượng trong các tài khoản khác. Ví dụ, một công ty chấp nhận thanh toán cho hàng hóa được bán theo hình thức tín dụng. Khoản thanh toán này được ghi nhận là bổ sung vào tài khoản tiền mặt và giảm tài khoản phải thu (người tiêu dùng phải trả cho công ty). Các phép cộng và trừ được ghi lại phải bằng nhau (với số tiền bán hàng).
Bước 2. Thực hành ghi nợ và ghi có
Hệ thống Sổ sách kế toán Kép ghi lại các giao dịch dưới dạng ghi nợ và ghi có. Cả hai thuật ngữ đều mô tả việc cộng hoặc trừ các tài khoản nhất định do các giao dịch. Sử dụng các thuật ngữ đó tương đối dễ dàng nếu bạn ghi nhớ hai điều:
- Nợ có nghĩa là ghi ở bên trái của tài khoản t (Tài khoản T ước tính) và ghi có có nghĩa là bạn phải sử dụng bên phải. T-account là một tạp chí Tiêu chuẩn Ước tính Tài khoản T có các cạnh dọc được sử dụng để ghi lại quy mô của giao dịch.
- Tài sản = Nợ + Vốn chủ sở hữu. Đây là phương trình kế toán. Hãy gieo nó vào đầu bạn. Phương trình này là một hướng dẫn để xác định vị thế ghi nợ và tín dụng của một giao dịch. Đối với bên "Tài sản", ghi nợ có nghĩa là cộng và tín dụng có nghĩa là trừ. Đối với bên "Nợ + Vốn chủ sở hữu", ghi nợ có nghĩa là trừ và tín dụng có nghĩa là cộng.
- Ghi nợ một tài khoản bao gồm một tài sản (chẳng hạn như tài khoản tiền mặt) có nghĩa là thêm tiền mặt. Tuy nhiên, ghi nợ một tài khoản bao gồm nợ (chẳng hạn như một khoản thanh toán vãng lai) có nghĩa là một khoản giảm nợ.
- Thực hành cố gắng nhập nhiều loại giao dịch khác nhau vào Hệ thống Sổ sách kế toán Kép, chẳng hạn như phát hành hóa đơn tiền điện hoặc nhận thanh toán từ người tiêu dùng.
Bước 3. Tạo và duy trì nhật ký chung
Nhật ký chung là một phương tiện để ghi chép các nghiệp vụ với một hệ thống sổ sách kế toán đa dạng. Mỗi nghiệp vụ (ghi nợ và ghi có) được ghi nhận bằng các tài khoản có liên quan trên sổ nhật ký chung. Vì vậy, đối với các giao dịch thanh toán hóa đơn bằng tiền mặt, bạn cần thực hiện bút toán ghi có vào tài khoản tiền mặt và ghi nợ vào tài khoản chi phí. Quá trình này trở nên đơn giản hơn nếu bạn sử dụng một chương trình kế toán, nhưng vẫn tương đối dễ thực hiện theo cách thủ công.
Bước 4. Phân biệt giao dịch tiền mặt và giao dịch dồn tích
Giao dịch tiền mặt xảy ra khi khách hàng mua kẹo trong cửa hàng và bạn nhận được tiền mặt ngay lập tức. Các giao dịch dồn tích giải quyết những thứ như tín dụng, hóa đơn, hóa đơn, không phải thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Các giao dịch dồn tích cũng ghi nhận các tài sản vô hình như lợi thế thương mại.
Phần 3/4: Nghiên cứu Báo cáo tài chính
Bước 1. Biết cách lập báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính mô tả tình trạng tài chính hiện tại của công ty và kết quả hoạt động tài chính trong kỳ kế toán. Báo cáo tài chính được lập dựa trên các thông tin có trong sổ nhật ký chung. Cuối kỳ hạch toán từng tài khoản để lập bảng cân đối kế toán. Tổng số nợ và tín dụng phải được cân bằng. Nếu không có số dư, kế toán cần kiểm tra lại số dư của từng tài khoản và thực hiện điều chỉnh hoặc sửa chữa nếu cần thiết.
Khi tất cả các tài khoản được điều chỉnh và phù hợp, kế toán có thể nhập thông tin tóm tắt vào báo cáo tài chính
Bước 2. Tìm hiểu cách tạo báo cáo thu nhập
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một nguyên tắc cơ bản của kế toán. Báo cáo này ghi lại lợi nhuận của công ty trong một khoảng thời gian, từ một tuần đến một năm. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được xác định bởi hai yếu tố: doanh thu và chi phí của công ty.
- Doanh thu là dòng tiền vào từ việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ trong một khoảng thời gian - mặc dù điều đó không nhất thiết có nghĩa là tiền mặt thực sự được thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định. Thu nhập có thể dưới dạng tiền mặt hoặc các giao dịch dồn tích. Nếu các khoản dồn tích được bao gồm trong báo cáo thu nhập, có nghĩa là thu nhập trong một tuần hoặc tháng nhất định có tính đến các hóa đơn và hóa đơn được gửi hoặc nhận trong kỳ đó mặc dù chưa nhận được tiền mặt. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện mức độ lợi nhuận của công ty chứ không phải là công ty nhận được bao nhiêu tiền trong một thời kỳ nhất định.
- Các khoản chi phí là việc công ty sử dụng tiền cho bất kỳ mục đích nào, chẳng hạn như chi phí mua sắm nguyên vật liệu hoặc trả lương cho nhân viên. Giống như doanh thu, chi phí cũng được báo cáo khi chi phí được thực hiện, không phải khi công ty phân phối tiền mặt hoặc thanh toán theo đúng nghĩa đen.
- Nguyên tắc phù hợp trong kế toán yêu cầu các công ty phải khớp các chi phí và doanh thu liên quan với nhau bất cứ khi nào có thể để xác định mức lợi nhuận thực tế của công ty trong một thời kỳ nhất định. Trong một doanh nghiệp thành công, quá trình này chỉ là một bức tranh của mối quan hệ nguyên nhân và kết quả. Ví dụ, doanh thu tăng sẽ làm tăng thu nhập và chi phí kinh doanh của công ty, chẳng hạn như tăng nhu cầu mua hàng tồn kho cho các cửa hàng và hoa hồng bán hàng.
Bước 3. Lập bảng cân đối kế toán
Không giống như báo cáo thu nhập mô tả tình hình tài chính trong một thời kỳ nhất định, bảng cân đối kế toán là một bản tóm tắt tình hình tài chính của công ty tại một thời điểm nhất định. Bảng cân đối kế toán có ba thành phần quan trọng: tài sản, nợ phải trả, vốn (cổ đông hoặc chủ sở hữu của công ty) tại bất kỳ thời điểm nào. Hãy coi bảng cân đối kế toán như một phương trình thể hiện tài sản của một công ty bằng nợ cộng với vốn chủ sở hữu. Nói cách khác, tài sản của bạn bao gồm những gì bạn đã vay và những gì là của bạn.
- Tài sản là quyền sở hữu của công ty. Hãy coi tài sản là tất cả các nguồn lực của công ty, chẳng hạn như xe cộ, tiền mặt, hàng tồn kho và thiết bị mà công ty sở hữu tại một thời điểm. Tài sản có thể là hữu hình (nhà máy, thiết bị) và vô hình (bằng sáng chế, nhãn hiệu, thiện chí).
- Các khoản phải trả là tất cả các khoản vay (hoặc nợ phải trả) mà một công ty nợ tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán. Nợ bao gồm các khoản vay phải trả, tiền phải trả cho hàng tồn kho được mua theo hình thức tín dụng, và tiền lương nhân viên chưa thanh toán.
- Vốn là sự khác biệt giữa tài sản và nợ. Vốn thường được đánh đồng với "giá trị sổ sách" của một công ty. Nếu công ty thuộc loại công ty lớn, vốn có thể thuộc sở hữu của các cổ đông; nếu doanh nghiệp chỉ thuộc sở hữu của một người thì vốn ghi trên bảng cân đối kế toán là vốn thuộc sở hữu của một người đó.
Bước 4. Viết báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Về bản chất, báo cáo này mô tả cách các công ty sử dụng và chi tiêu tiền bao gồm các hoạt động đầu tư và tài trợ trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này được lập bằng cách sử dụng thông tin từ bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong cùng một khoảng thời gian.
Phần 4/4: Học Nguyên lý Kế toán
Bước 1. Tuân thủ các Nguyên tắc Kế toán được Chấp nhận Chung (GAAP)
Tại Indonesia, GAAP được gọi là “Tiêu chuẩn Kế toán Tài chính” do Hội đồng Tiêu chuẩn Kế toán Tài chính tạo ra. Các nguyên tắc và giả định được sử dụng để hướng dẫn thực hành kế toán nhằm đảm bảo tính minh bạch và toàn vẹn của các giao dịch tài chính là:
- Nguyên tắc Thực thể Kinh tế yêu cầu một kế toán viên làm việc cho một quyền sở hữu duy nhất (doanh nghiệp do một người làm chủ) phải tách biệt các giao dịch kinh doanh với các giao dịch cá nhân của chủ sở hữu công ty.
- Giả định về Đơn vị tiền tệ là một thỏa thuận trong đó hoạt động kinh tế được ghi nhận phải được thể hiện bằng một số đơn vị tiền tệ nhất định. Do đó, kế toán chỉ ghi nhận các hoạt động có thể được định lượng thành đồng Rupiah.
- Giả định về khoảng thời gian là một thỏa thuận rằng các báo cáo giao dịch phải dựa trên một khoảng thời gian cụ thể và khoảng thời gian đó phải được ghi lại một cách chính xác. Khoảng thời gian này nói chung là ngắn: ít nhất một năm mặc dù nhiều công ty sử dụng khoảng thời gian một tuần. Báo cáo phải nêu rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc kỳ báo cáo. Không đủ để bao gồm ngày tạo báo cáo; kế toán phải chỉ rõ trong báo cáo xem báo cáo thể hiện một tuần, một tháng, một quý tài chính hay một năm.
- Nguyên tắc Chi phí hoặc Nguyên tắc Giá gốc có nghĩa là các hồ sơ được lập dựa trên giá trị của tiền khi giao dịch diễn ra mà không tính đến lạm phát.
- Nguyên tắc Công bố đầy đủ yêu cầu kế toán cung cấp tất cả thông tin tài chính liên quan cho các bên quan tâm, đặc biệt là các nhà đầu tư và chủ nợ. Thông tin phải được trình bày trong phần nội dung của báo cáo tài chính hoặc trong phần thuyết minh ở phần cuối của báo cáo.
- Nguyên tắc Mối quan tâm Đi hoặc Nguyên tắc Liên tục trong Kinh doanh giả định rằng công ty sẽ tồn tại trong tương lai. Nguyên tắc này yêu cầu kế toán cung cấp tất cả thông tin về những thay đổi hoặc thất bại nhất định sẽ xảy ra trong tương lai. Nếu một kế toán viên tin rằng một công ty sắp phá sản, họ có nghĩa vụ cung cấp thông tin đó cho các nhà đầu tư và các bên quan tâm khác.
- Nguyên tắc Phù hợp hướng dẫn kế toán kết hợp chi phí với thu nhập trong tất cả các báo cáo tài chính.
- Nguyên tắc Ghi nhận Doanh thu là một nguyên tắc quy định rằng doanh thu phải được ghi nhận khi các giao dịch được hoàn thành, chứ không phải khi tiền thực sự được thanh toán.
- Trọng yếu là một hướng dẫn cho phép kế toán viên tự do đánh giá một cách chuyên nghiệp xem các giao dịch với một số tiền nhất định có đáng kể để đưa vào báo cáo hay không. Nguyên tắc này không có nghĩa là kế toán được phép cung cấp các báo cáo không chính xác. Ví dụ, nguyên tắc Trọng yếu cho phép kế toán viên tự do làm tròn giá trị giao dịch đến đồng Rupiah nhỏ nhất trong báo cáo tài chính.
- Bảo thủ hay Chủ nghĩa bảo thủ là một nguyên tắc khuyên kế toán báo cáo các khoản lỗ tiềm ẩn (trên thực tế, đây là một nghĩa vụ), nhưng kế toán viên không được phép báo cáo các khoản lãi tiềm năng là lãi thực tế. Điều này được thực hiện để ngăn các nhà đầu tư có một bức tranh không chính xác về tình hình tài chính của công ty.
Bước 2. Tuân theo các quy định và tiêu chuẩn quốc gia và / hoặc quốc tế
Các công ty ở Hoa Kỳ có các quy định do Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính đưa ra trong khi Indonesia có các quy định do Ban Chuẩn mực Kế toán Tài chính đưa ra. Các hội đồng này có các quy tắc và tiêu chuẩn nhằm đảm bảo các bên quan tâm có thông tin đáng tin cậy và chính xác và các kế toán viên làm việc có đạo đức và trung thực. Bạn có thể tìm thấy khái niệm khung FASB trên trang web của FASB và các Chuẩn mực Kế toán Tài chính có thể lấy trên trang web của Viện Kế toán Indonesia.
Bước 3. Thực hiện theo các thông lệ thường được áp dụng trong ngành
Dưới đây là những kỳ vọng của một kế toán viên đối với các kế toán viên khác trong việc hình thành thực hành kế toán nói chung:
- Các nguyên tắc về Độ tin cậy, Tính xác thực và Tính khách quan yêu cầu kế toán báo cáo các số liệu mà các kế toán viên khác có thể sẽ đồng ý nếu họ tiếp xúc với cùng một thông tin. Nguyên tắc này được thực hiện nhằm duy trì phẩm giá của nghề kế toán và đảm bảo các giao dịch trong tương lai sẽ được thực hiện một cách công bằng và trung thực.
- Nguyên tắc Nhất quán yêu cầu kế toán phải thực hiện các thông lệ và thủ tục nhất quán trong việc lập báo cáo tài chính. Nếu một công ty thay đổi các giả định về dòng tiền của mình, kế toán của công ty có nghĩa vụ báo cáo sự thay đổi đó.
- Nguyên tắc so sánh được hoặc có thể so sánh được yêu cầu kế toán phải tuân theo các tiêu chuẩn nhất định, chẳng hạn như GAAP hoặc SAK, để đảm bảo rằng báo cáo tài chính của một công ty có thể được so sánh với báo cáo tài chính của các công ty khác.
