Nhận cuộc gọi là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống hàng ngày. Các tình huống chuyên môn, chẳng hạn như cuộc gọi công việc hoặc cuộc gọi từ công ty bạn đang xin việc, có thể gọi cho bạn trong một bối cảnh trang trọng hơn. Nếu nhận được cuộc gọi từ bạn bè, người yêu hoặc thành viên trong gia đình, tốt nhất bạn nên trả lời một cách tự nhiên và tự nhiên hơn. Nếu bạn trả lời cuộc gọi từ một số không xác định hoặc riêng tư, tốt nhất là bạn nên thực hiện một cách lịch sự và cẩn thận hơn.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Nhận cuộc gọi tại Văn phòng
Bước 1. Giữ cho nó chuyên nghiệp
Khi bạn nhận được cuộc gọi tại nơi làm việc, bạn không phải lúc nào cũng biết ai đang gọi cho mình. Nhận cuộc gọi một cách chuyên nghiệp sẽ bắt đầu cuộc trò chuyện ngay.
- Khi nghi ngờ, hãy trả lời bằng một lời chào đơn giản, "Xin chào, với Lời ở đây."
- Mặc dù bạn có thể thấy số điện thoại gọi đến, nhưng đó có thể là sếp của bạn đang gọi vào điện thoại di động của đồng nghiệp! Nhận được một cuộc gọi với nội dung "Này, cái quái gì vậy?" có thể gây ấn tượng tiêu cực và không nghiêm túc.
Bước 2. Tập trung vào cuộc trò chuyện
Hãy thực sự "tham gia" cuộc trò chuyện. Hãy dừng bất cứ điều gì bạn đang làm và dành một chút thời gian để chuẩn bị.
- Đặt trên khuôn mặt bạn muốn chiếu trước khi nhấc điện thoại. Bạn sẽ tạo ra sự khác biệt nếu bạn mỉm cười, cau mày hoặc cảm thấy buồn chán vì người gọi có thể nghe thấy điều đó bằng giọng nói của bạn.
- Cố gắng không nhấp vào bất kỳ thứ gì trên internet hoặc khiến bản thân bị phân tâm khi đang gọi điện. Nếu bạn không nghe, người gọi có thể tìm ra.
Bước 3. Đặt tên cho bản thân trước
Trong một tình huống kinh doanh, quy trình nhận cuộc gọi bắt đầu bằng cách nêu tên của bạn và công ty bạn làm việc: “Chào buổi sáng, cảm ơn bạn đã liên hệ với PT. A B C. Với Khiêu vũ. Tôi giúp gì được không?"
- Nếu cuộc gọi đến là từ trong công ty và bạn biết điều đó, bạn có thể chấp nhận cuộc gọi đó bằng cách nêu rõ bộ phận và tên của mình: “Xin chào, với bộ phận tài chính, Dance here. Tôi giúp gì được không?" Lời chào này sẽ cho thấy rằng người gọi được kết nối với đúng người và bạn sẵn sàng trợ giúp. Giữ giọng nói thân thiện để cuộc gọi diễn ra dễ chịu hơn cho cả hai bên.
- Trong nhiều tình huống văn phòng, có những hướng dẫn thực hiện cuộc gọi mà mọi nhân viên phải tuân theo. Hãy luôn thể hiện rằng bạn chân thành, bất kể lời chào của bạn ngớ ngẩn đến mức nào - người tiêu dùng sẽ có thể nhận ra bạn nghe có vẻ hào hứng hay chỉ đọc những lời chào đó: “Chào mừng bạn đến với Tofu House, ngôi nhà của tất cả đậu phụ!” nó sẽ nghe có vẻ vô lý nếu bạn không nói điều đó với sự tin tưởng.
Bước 4. Chấp nhận nó với mức độ lịch sự thích hợp
Hãy kiên nhẫn, tôn trọng và dễ chịu. Cố gắng hết sức để giúp đỡ người gọi. Cố gắng không nói chuyện quá tùy tiện cho đến khi bạn tìm ra ai đang gọi.
- Nếu người gọi không tự giới thiệu, hãy nói, "Tôi có thể biết tôi đang nói chuyện với ai không?". Điều quan trọng là phải biết ai đang gọi trong trường hợp bạn phải gọi lại cho họ hoặc kết nối họ với một điện thoại khác. Biểu hiện này cũng cho người gọi biết rằng họ đang được đối xử lịch sự và rằng họ là một người quan trọng. Điều quan trọng là phải xây dựng mối quan hệ công việc tốt với những người tiếp xúc với bạn nhiều hơn một lần.
- Cố gắng không tỏ ra thô lỗ, ngay cả khi bạn đang bực bội. Hãy nhớ rằng trong các tình huống công việc, lời nói và hành động của bạn phản ánh công ty bạn đang làm việc. Nếu bạn làm hỏng tên công ty của mình, công việc kinh doanh của bạn có thể thất bại - và sếp của bạn sẽ không xem nhẹ điều đó.
Bước 5. Chuẩn bị sẵn sàng để ghi chú lại tin nhắn
Nếu ai đó gọi điện để nói chuyện với sếp hoặc đồng nghiệp của bạn, nhưng bạn là người duy nhất ở đó nhận cuộc gọi, hãy lịch sự hỏi xem ai đang gọi và hỏi có chuyện gì. Lắng nghe cẩn thận và ghi lại càng nhiều thông tin liên quan càng tốt:
- Nếu người mà họ muốn liên hệ không thể trả lời cuộc gọi, hãy nói, “Xin lỗi, nhưng Pak Bambang hiện không có ở văn phòng của anh ấy. Tôi có thể gỡ tin nhắn xuống không?”
- Hãy nhớ ghi lại tên, số điện thoại và lý do gọi điện. Đo lường mức độ khẩn cấp của cuộc gọi - người gọi có vẻ như anh ta có việc phải tham gia trong hai giờ tới hay trong một tuần? Nếu cuộc gọi là một cuộc gọi công việc quan trọng, bạn nên xử lý vấn đề nhanh nhất và hiệu quả nhất có thể - vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn nhận được thông báo đó càng sớm càng tốt.
Bước 6. Cảnh giác với các cuộc gọi tìm kiếm thông tin công ty
Nếu bạn không nhận ra người gọi và họ hỏi chi tiết về bạn và một đồng nghiệp khác, hãy cẩn thận đừng cung cấp quá nhiều thông tin nội bộ của công ty bạn.
- Ngay cả khi người gọi cho bạn biết tên và công ty của họ, bạn vẫn nên cẩn thận trừ khi họ là người gọi đáng tin cậy. Nếu bạn không chắc chắn, hãy tạm dừng cuộc gọi một phút và hỏi ý kiến của đồng nghiệp: “Trước đây chúng ta có làm ăn với ông Haris không? Anh ấy đã đặt rất nhiều câu hỏi về quy trình làm việc và năng lực của công ty này, và tôi muốn chắc chắn rằng anh ấy là một người đáng tin cậy”.
- Trong một tình huống kinh doanh, hãy nói “Tôi xin lỗi, thưa ông / bà. Chính sách của công ty chúng tôi nghiêm cấm chúng tôi cung cấp những thông tin đó. Tôi có thể biết tại sao bạn cần nó không?” và đưa ra đánh giá của bạn về người đó từ đó.
Phương pháp 2/3: Nhận cuộc gọi điện thoại riêng tư
Bước 1. Tùy chỉnh lời chào dựa trên người đang gọi
Nếu bạn biết ai đang gọi cho mình, dựa trên tên trên điện thoại và kinh nghiệm của bạn, vui lòng xưng hô với người đó như thể bạn đang gặp trực tiếp. Nếu bạn không biết ai đang gọi, hãy thực hiện cuộc gọi chính thức hơn và đợi người gọi nói ý của họ.
- Đối với lời chào tiêu chuẩn được quốc tế chấp nhận, hãy nói, “Xin chào?”. Hãy nhấc máy với giọng hơi cao khi kết thúc lời chào của bạn, giống như một giọng điệu thắc mắc. "Xin chào?" Điều này sẽ làm cho người gọi đáp lại lời chào của bạn và trong hầu hết các trường hợp, sẽ giải thích lý do tại sao anh ta gọi.
- Nếu bạn của bạn đang gọi, hãy nói lời chào một cách tình cờ: “Này, Jono! Cậu thế nào rồi anh bạn?"
- Nếu cấp trên, người quen hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn gọi điện, hãy chào hỏi họ một cách lịch sự hơn, nhưng với một chút quen thuộc: “Chào buổi chiều, ông Sungkar. Bạn có khỏe không?"
- Nếu bạn không biết ai đang gọi, hãy nói điều gì đó đơn giản như "Xin chào?"
Bước 2. Sau khi bạn nói “Xin chào?
”, hãy chờ câu trả lời. Khi bạn nói “Xin chào?”, Bạn đang yêu cầu người gọi giới thiệu bản thân. Hãy xem ví dụ dưới đây (lời nói của bạn in đậmvà các từ của người gọi được in nghiêng:
- "Xin chào?"
- "Chào, Jono, đây là Tono."
- "Ồ, chào Tono! Tại sao, anh bạn?"
- "Không, tôi chỉ muốn hỏi bạn có sự kiện tối nay không? Tôi muốn xem phim" Chiến tranh giữa các vì sao ", tại đây."
- "Bạn có muốn xem" Chiến tranh giữa các vì sao "không! Thật là điên rồ nếu bạn không xem!"
Bước 3. Tạo lời chào của bạn
Khi bạn trở nên có kinh nghiệm hơn với việc nhận cuộc gọi điện thoại, bạn có thể bắt đầu phát triển các mẫu và cụm từ chào hỏi mà bạn sử dụng lặp đi lặp lại.
- Cân nhắc xác định bản thân bằng một câu chào như: “Xin chào, đây là Jono” hoặc “Jono đây”.
- Cân nhắc sáng tạo với các biến thể thân mật của “Xin chào?”: “Này!”, “Haiyah!”, “Này, bạn thế nào?” Hoặc “Này, bạn đã ở đâu?”. Lời chào thân mật này thích hợp để nhận cuộc gọi từ bạn bè và những người quen không chuyên.
Bước 4. Thiết lập thư thoại để sử dụng khi bạn không thể nhận cuộc gọi
Bất kỳ ai từ bạn bè đến gia đình cho đến sếp của bạn đều có thể sẽ nghe thấy thư thoại của bạn thỉnh thoảng, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn ghi lại thư thoại một cách lịch sự và không cần thêm bất cứ điều gì. Tránh xa những trò đùa hoặc trò đùa trừ khi bạn chắc chắn rằng chỉ bạn bè của mình mới gọi.
- Nói, “Đây là thư thoại của Jono. Xin lỗi, tôi không thể bắt máy ngay bây giờ. Vui lòng để lại tin nhắn và tôi sẽ gọi lại trong thời gian sớm nhất”.
- Cân nhắc thiết lập bản ghi âm giọng nói của gia đình nếu bạn sử dụng điện thoại cố định. Nói, “Xin chào, đây là của gia đình Jono. Xin lỗi, chúng tôi không thể bắt máy ngay bây giờ. Vui lòng để lại tin nhắn và chúng tôi sẽ gọi lại trong thời gian sớm nhất!”. Bạn có thể giải trí với những bản ghi âm gia đình này - cố gắng kêu gọi tất cả các thành viên trong gia đình bạn nói chuyện cùng một lúc hoặc để các thành viên gia đình của bạn nói từng phần của tin nhắn.
- Cân nhắc yêu cầu người gọi cung cấp thông tin chi tiết về bản thân, thay vì chỉ yêu cầu anh ta nhắn lại: "Vui lòng nêu tên, số điện thoại và mục đích gọi của bạn, và tôi sẽ gọi lại cho bạn trong thời gian sớm nhất." Phương pháp cụ thể hơn này phù hợp hơn với số điện thoại của bạn thường nhận được nhiều cuộc gọi công việc.
Phương pháp 3/3: Nhận cuộc gọi điện thoại từ các số không xác định
Bước 1. Nghĩ xem ai có thể sẽ gọi cho bạn
Nếu bạn đang chờ cuộc gọi từ bất kỳ ai - một người quen mới, tổ chức của bạn hoặc một nhà tuyển dụng tiềm năng - hãy suy nghĩ về cuộc gọi. Đánh giá xem cuộc gọi có trang trọng hơn hay ít trang trọng hơn một chút - nhưng hãy chọn cách trang trọng, đề phòng.
- Trả lời một cách lịch sự và nửa trang trọng, trong trường hợp này. Những lời chào đơn giản như "Xin chào?" có thể được sử dụng. Bạn không cần phải xác định danh tính trực tiếp - nếu người gọi biết bạn hoặc có tên bạn trong danh sách, họ có thể hỏi: "Xin chào, tôi có thể nói chuyện với Jono được không?"
- Nếu cuộc gọi cho biết “không xác định” hoặc “bị chặn”, bạn không cần phải trả lời cuộc gọi. Nhấc điện thoại lên, nếu bạn thích, hoặc đợi xem người gọi có để lại tin nhắn trong hộp thư thoại hay không. Bạn có thể gọi lại cho anh ấy nếu bạn có công việc quan trọng.
Bước 2. Cẩn thận với những cuộc gọi tọc mạch
Nếu bạn nhận được một cuộc gọi và cuộc gọi trở nên ngớ ngẩn và gây khó chịu, có thể đó chỉ là một cuộc gọi chơi khăm. Một số người gọi tọc mạch thường thô tục và hiển nhiên, nhưng những người gọi tọc mạch khác sẽ cố lừa bạn nghĩ rằng cuộc gọi là rất quan trọng. Đối phó với những người gọi tọc mạch giống như cách bạn xử lý những kẻ bắt nạt: nếu bạn giữ im lặng và theo dõi những lời cằn nhằn của họ, họ sẽ cảm thấy như thể mình đã chiến thắng. Có thể hữu ích nếu bạn giữ im lặng và giả vờ như đang mắc bẫy, nếu bạn có thể đoán được ai đang gọi. Một số công ty điện thoại ở Mỹ cung cấp dịch vụ theo dõi cuộc gọi: nếu bạn quay số * 69 sau khi cúp máy, dịch vụ nhắn tin tự động sẽ gửi thông tin công khai về số đã gọi cho bạn lần cuối.
Bước 3. Cẩn thận với các nhà tiếp thị qua điện thoại
Nếu bạn nhận được một cuộc gọi từ một số không xác định và người gọi cho bạn bắt đầu hỏi về bạn, anh ta có thể đang cố lấy tiền của bạn.
- Các nhà tiếp thị qua điện thoại gọi cho hàng chục người mỗi ngày, và hầu hết trong số họ không quan tâm đến những gì nhà tiếp thị qua điện thoại đang bán. Đừng cảm thấy tội lỗi khi nói, “Cảm ơn, nhưng tôi không quan tâm. Chào buổi chiều”, rồi cúp máy. Đừng lãng phí thời gian và thời gian của bạn.
- Nếu bạn không muốn nhận cuộc gọi từ công ty này, hãy yêu cầu nhà tiếp thị qua điện thoại đưa số của bạn vào danh sách “Không gọi” của họ. Hầu hết các công ty sẽ làm những gì bạn muốn, và họ sẽ không làm phiền bạn nữa.
- Nếu bạn quan tâm đến những gì người tiếp thị qua điện thoại đang bán, vui lòng trả lời cuộc gọi và lắng nghe âm báo. Hãy nhớ rằng bạn trả lời họ càng lâu thì họ càng cố gắng bán cho bạn sản phẩm của họ!
- Nếu anh ấy muốn nói chuyện với bạn hoặc một thành viên khác trong gia đình, hãy yêu cầu anh ấy nói rõ tên và tổ chức của mình trước khi nói bất cứ điều gì - kẻo bạn cung cấp cho người tiếp thị qua điện thoại quá nhiều thông tin! Nếu anh ấy bí mật và không tiết lộ danh tính của mình, hãy ghi nhớ điều đó - bạn không cần phải trả lời.
Lời khuyên
- "Xin chào?" là lời chào số một. Lời chào của bạn sẽ luôn lịch sự bằng cách nói, “Xin chào?”, Cho dù người gọi là bạn bè, người yêu, mẹ, sếp, cảnh sát địa phương hay một người lạ.
- "ID người gọi" có thể hữu ích. Nếu bạn có thể biết ai đang gọi trước khi bắt máy, bạn có thể chuẩn bị tốt hơn cho cuộc gọi.
- " Gì ?" hoặc "Hả?" Đây không phải là một cách tốt để nhận cuộc gọi, ngay cả khi bạn không thích người gọi hoặc bạn đang có tâm trạng xấu.
