Bản tóm tắt điều hành là phần quan trọng nhất của một tài liệu kinh doanh. Đó là điều đầu tiên (đôi khi thậm chí là duy nhất) mọi người sẽ đọc và là điều cuối cùng bạn nên viết. Bản tóm tắt này là bản tóm tắt ngắn gọn của một tài liệu, được cung cấp để các giám đốc điều hành bận rộn sẽ đọc tài liệu của bạn biết chính xác lượng cần đọc và hành động cần thực hiện.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Khái niệm cơ bản
Bước 1. Hiểu rằng một bản tóm tắt điều hành là một bản tóm tắt ngắn gọn của một tài liệu kinh doanh
Trong trường hợp này, "ngắn" và "tóm tắt" là các từ khóa. Bản tóm tắt điều hành không có nghĩa là toàn diện, cũng không thay thế bản gốc. Bản tóm tắt điều hành không được dài hơn 10% so với bản gốc. Hãy đặt mục tiêu sao cho bạn có thể viết từ 5-10 phần trăm.
Bản tóm tắt điều hành khác với bản tóm tắt. Phần tóm tắt cung cấp cho người đọc một cái nhìn và định hướng, trong khi phần tóm tắt điều hành cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng quan. Các bản tóm tắt thường được viết trong giới học thuật, trong khi các bản tóm tắt điều hành được sử dụng nhiều hơn cho các mục đích kinh doanh
Bước 2. Đảm bảo rằng bản tóm tắt này tuân thủ các nguyên tắc về cấu trúc và phong cách nhất định
Các nguồn có thẩm quyền nhất đã viết tóm tắt điều hành đồng ý rằng nên áp dụng một số hướng dẫn về cấu trúc và phong cách. Hướng dẫn này bao gồm:
- Các đoạn văn nên ngắn gọn và súc tích.
- Bản tóm tắt điều hành sẽ có ý nghĩa ngay cả khi bạn chưa đọc bản báo cáo gốc.
- Bản tóm tắt điều hành nên được viết bằng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng mục tiêu.
Bước 3. Xác định vấn đề
Bản tóm tắt điều hành cần xác định rõ vấn đề, cho dù đó là quản lý chuỗi cung ứng hay một chiến dịch tiếp thị ở nước ngoài. Đặc biệt, bản tóm tắt điều hành đòi hỏi phải có định nghĩa rõ ràng về vấn đề vì tài liệu dựa trên đó, Yêu cầu về đề xuất (RFP), thường được viết bởi những người kỹ thuật kém hiểu biết về các vấn đề khái niệm. Đảm bảo rằng vấn đề được xác định bằng các thuật ngữ rõ ràng và dễ hiểu.
Bước 4. Đưa ra giải pháp
Một vấn đề luôn cần một giải pháp. Để trình bày tuyên bố về mục đích (và lý do tài trợ cho liên doanh), bạn cần đưa ra giải pháp có thể giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Nếu vấn đề của bạn không được viết rõ ràng, giải pháp của bạn sẽ không có ý nghĩa.
Bước 5. Sử dụng đồ họa, con trỏ và tiêu đề nếu tài liệu dễ đọc hơn theo cách đó
Tóm tắt điều hành không phải là một bài tiểu luận đòi hỏi các khối văn bản dài. Nếu bạn có thể nâng cao hiểu biết hoặc làm một bản tóm tắt dễ đọc hơn trong nháy mắt, có thể sử dụng:
- Đồ thị. Một biểu đồ được đặt tốt minh họa chính xác các đặc điểm của vấn đề của khách hàng có thể nhấn mạnh một phần quan trọng của bản tóm tắt. Kích thích các giác quan thị giác của họ thường cũng hiệu quả như việc kích thích các giác quan phân tích của họ.
- Điểm chi tiết. Danh sách thông tin dài có thể được chia thành nhiều chi tiết dễ hiểu hơn.
- Tiêu đề. Phát triển một chủ đề tóm tắt, nếu cần, sử dụng tiêu đề. Điều này sẽ giúp định hướng người đọc khi họ chìm vào phần tóm tắt.
Bước 6. Giữ cho bài viết của bạn luôn tươi mới và không có biệt ngữ
Biệt ngữ là kẻ thù của sự hiểu biết. Ngẫu nhiên là biệt ngữ rất phổ biến trong thế giới kinh doanh. Những từ như "giao diện", "đòn bẩy", "năng lực cốt lõi" và "quan trọng nền tảng" là những từ bạn nên cố gắng tránh. Những từ này che khuất ý nghĩa thực sự của chúng và có thể làm cho bản tóm tắt của bạn có vẻ mơ hồ và vô nghĩa.
Phương pháp 2/2: Chi tiết cụ thể
Bước 1. Bắt đầu với tài liệu gốc
Vì bản tóm tắt điều hành là bản tóm tắt của một tài liệu khác, bạn sẽ cần tự làm quen với bản gốc để có thể cô đọng nó thành một phiên bản đầy đủ thông tin và thực tế. Cho dù đó là một báo cáo, kế hoạch kinh doanh, đề xuất, sổ tay hướng dẫn hoặc tài liệu khác, hãy xem lại bản gốc và tìm kiếm những ý tưởng chính.
Bước 2. Viết một bản tóm tắt ngắn
Mục đích của công ty tài trợ tài liệu hoặc chính tài liệu gốc là gì? Phạm vi bảo hiểm là gì?
Ví dụ: "Women WorldWide là một tổ chức phi lợi nhuận kết nối phụ nữ trên toàn thế giới với các giải pháp hiệu quả cho bạo lực gia đình, đồng thời cung cấp mạng lưới hỗ trợ cho những người là nạn nhân của bạo lực gia đình. Mặc dù hoạt động từ trụ sở chính tại Alberta, Canada, tổ chức này có nhận được sự giới thiệu của phụ nữ ở 170 quốc gia trên thế giới."
Bước 3. Làm cho "cốt lõi" nổi bật
Phần này có lẽ là phần quan trọng nhất của toàn bộ bản tóm tắt điều hành. Trong hai đến ba câu, bạn phải cho người đọc biết lý do tại sao doanh nghiệp của bạn đặc biệt. Tại sao doanh nghiệp đáng được kiểm tra, nhận được đề nghị kinh doanh hoặc hợp tác từ người đọc bản tóm tắt?
- Có thể bạn có Michael Jordan là khách hàng và anh ấy đã quảng cáo miễn phí sản phẩm của bạn trên Twitter. Có thể bạn vừa ký hợp tác với Google. Cũng có thể là bạn vừa được cấp bằng sáng chế hoặc vừa thực hiện đợt bán hàng lớn đầu tiên.
- Đôi khi một câu trích dẫn hoặc lời chứng thực đơn giản là đủ. Chìa khóa là thu hút sự chú ý của người đọc, làm cho danh tiếng doanh nghiệp của bạn trông tốt nhất có thể và lôi kéo người đọc đọc đến cuối tài liệu.
Bước 4. Xác định vấn đề lớn
Thành phần hữu hình đầu tiên của bản tóm tắt điều hành là một cuộc thảo luận về vấn đề, vì vậy hãy mô tả vấn đề mà sản phẩm / dịch vụ của bạn giải quyết. Đảm bảo rằng vấn đề được xác định rõ ràng nhất có thể. Các vấn đề không được mô tả chi tiết nghe có vẻ sẽ không thuyết phục và sẽ không làm cho giải pháp của bạn trở nên quan trọng như bạn mong muốn.
Ví dụ: "Los Angeles tê liệt vì tắc đường. Ngoài khu vực DC Metro, Los Angeles có tắc đường tồi tệ nhất cả nước. Không chỉ khói bụi và ô nhiễm do tắc đường còn làm giảm năng suất làm việc, tăng tỷ lệ mắc bệnh hen suyễn và chậm gây ra các vấn đề sức khỏe nghiêm trọng. Ở LA có nhiều ô tô hơn số người đủ tuổi lái xe"
Bước 5. Trình bày giải pháp độc đáo của bạn
Vấn đề lớn là phần dễ dàng. Bây giờ bạn phải thuyết phục độc giả của bạn rằng bạn có một giải pháp duy nhất cho vấn đề lớn này. Nếu bạn có thể cung cấp hai tài liệu này, bạn có tài liệu để đưa ra một ý tưởng tuyệt vời.
Ví dụ: "Innotech đã tạo ra một hệ thống kiểm soát giao thông đột phá có thể cắt giảm thời gian di chuyển bằng cách lắp đặt" lưới thông minh "đã được cấp bằng sáng chế trên các biển báo dừng có thể đọc số lượng ô tô trên một làn đường nhất định và điều khiển phương tiện theo điều kiện của người lái xe Mỹ. sẽ lại phải đợi ở đèn đỏ hàng phút khi đèn xanh nhấp nháy báo hiệu không có xe ngược chiều”
Bước 6. Nói về tiềm năng thị trường
Mô tả vấn đề lớn bằng cách cung cấp số liệu thống kê cho ngành của bạn. Hãy cẩn thận đừng giả vờ rằng bạn đang kiểm soát một thị trường lớn hơn thực tế! Thực tế là ngành công nghiệp thiết bị y tế trị giá 100 tỷ đô la một năm không có nghĩa lý gì bởi vì thiết bị y tế mới của bạn sẽ chỉ phục vụ một phân khúc nhất định của ngành. Thu hẹp tiềm năng thị trường thực tế.
Bước 7. Nhập đề xuất bán hàng độc đáo của bạn
Đây là thời điểm mà bạn mô tả giải pháp độc đáo của mình. Điều gì đặc biệt mang lại lợi thế cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn so với đối thủ cạnh tranh? Có thể dịch vụ chăm sóc tại nhà của bạn thực sự gửi bác sĩ đến nhà thay vì chỉ y tá, hoặc có thể bạn đảm bảo các chuyến thăm trong ngày để bạn không phải đặt lịch trước. Thể hiện lý do tại sao doanh nghiệp của bạn đặc biệt.
Ví dụ: "Intellilight có thêm lợi ích là có thể phát hiện khi không có ai trong nhà. Nếu đèn được bật trong phòng trống, đèn sẽ tự động tắt và bật lại khi phát hiện chuyển động trong phòng. Người tiêu dùng trả tiền khi bật hóa đơn tiền điện của họ và ít lãng phí năng lượng hơn."
Bước 8. Nói về mô hình kinh doanh của bạn, nếu cần
Một số tóm tắt điều hành không yêu cầu mô hình kinh doanh. (Các tổ chức phi lợi nhuận, phi thương mại và tổ chức phi chính phủ có thể không cần phải có kế hoạch kinh doanh.) Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có kế hoạch kinh doanh, mô hình kinh doanh của bạn cần phải rõ ràng và dễ làm theo. Về cơ bản, bạn đang trả lời câu hỏi, "Làm cách nào để khiến mọi người lấy tiền ra khỏi ví và đưa cho bạn?" Giữ cho mô hình đơn giản, đặc biệt là trong phần tóm tắt điều hành. Một bản tóm tắt ngắn gọn là quá đủ.
Bước 9. Thảo luận với nhóm quản lý của bạn, nếu cần
Tùy thuộc vào ngành của bạn, đây có thể là một trong những phần quan trọng nhất trong bản tóm tắt điều hành của bạn. Nhà đầu tư hoặc chủ ngân hàng của bạn tin tưởng vào nhóm của bạn chứ không phải ý tưởng mà bạn đưa ra. Ý tưởng rất dễ đề xuất, nhưng để biến chúng thành hiện thực thì cần một đội ngũ mạnh mẽ. Chỉ ra ngắn gọn lý do tại sao nhóm của bạn có kinh nghiệm và kiến thức để thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh của bạn.
Bước 10. Cung cấp các dự báo tài chính để hỗ trợ báo cáo của bạn
Dựa trên thị trường, mô hình kinh doanh và hiệu suất lịch sử của bạn, bạn sẽ cần phát triển một dự báo tài chính từ dưới lên. Mục đích của dự báo của bạn chỉ đơn giản là chứng minh năng lực của bạn và khả năng xây dựng các dự báo tài chính của bạn dựa trên một tập hợp các giả định thuyết phục.
Nếu kế hoạch của bạn dành cho một nhóm các nhà đầu tư, đừng dành quá nhiều thời gian cho phần này vì họ biết rằng bạn không biết mình có thể kiếm được bao nhiêu tiền. Các nhà đầu tư thường sẽ không đưa ra quyết định có hoặc không dựa trên các dự đoán tài chính của bạn. Về cơ bản, họ sẽ đưa ra các dự báo tài chính của riêng mình
Bước 11. Làm trơn đường dẫn đến yêu cầu của bạn
Bây giờ là lúc để gửi yêu cầu đầu tư hoặc khoản vay, tùy thuộc vào mục tiêu của bản tóm tắt điều hành của bạn. Bạn cần trình bày lại lý do tại sao công ty của bạn cung cấp một giá trị nhất định. Nhắc người đọc về một vấn đề chính mà bạn đang giải quyết với sản phẩm / dịch vụ cũng như thị trường tiềm năng của bạn. Cuối cùng, hãy nhấn mạnh lại nhóm của bạn và khả năng hoàn thành công việc của họ. Yêu cầu số tiền cần thiết để đạt được cột mốc kinh doanh lớn tiếp theo của bạn. Đừng tiết lộ bạn sẵn sàng từ bỏ bao nhiêu vốn chủ sở hữu hoặc lãi suất bạn sẵn sàng trả. Điều này nên được thực hiện sau đó thông qua các cuộc đàm phán mặt đối mặt.
Bước 12. Đọc lại bản tóm tắt của bạn
Nếu bạn đã viết những điều cơ bản, hãy đọc lại chúng một cách cẩn thận. Bạn cần phải đọc lại bản tóm tắt rất cẩn thận. Khi đọc lại, cũng nên xem xét người đọc tài liệu. Đảm bảo rằng các tài liệu tham khảo mới được giải thích rõ ràng và ngôn ngữ rõ ràng đối với những người không quen thuộc với chủ đề này. Viết lại nếu cần thiết.
- Yêu cầu những người khác có đầu óc tỉnh táo đọc bản tóm tắt điều hành của bạn, chú ý đến:
- Trong trẻo. Các từ được sử dụng có rõ ràng, các ý rõ ràng và phần tóm tắt không sử dụng biệt ngữ không?
- Lỗi. Lỗi ngữ pháp, dấu câu và chính tả có thể xảy ra. Bạn cũng nên nhờ người khác kiểm tra các con số và số liệu thống kê.
- sự ép buộc. Các ý tưởng trong bản tóm tắt có giống như quảng cáo quá mức không? Thiếu khuyến mãi là do đâu, nếu có?
- Tính mạch lạc. Những bộ phận nào không khớp với nhau? Phần nào là thích hợp?
Lời khuyên
- Giám đốc điều hành càng bận rộn, anh ta càng ít đọc. Viết đủ.
- Hãy thử các mẫu tài liệu đi kèm với hầu hết các phần mềm xử lý văn bản để giúp bạn bắt đầu.
- Các tài liệu tóm tắt điều hành có thể khác nhau về độ dài, nhưng phải ngắn gọn. Mục tiêu của bạn là truyền đạt càng nhiều thông tin càng tốt trong một lượng đọc vừa phải. Nếu bạn bao gồm chi tiết trong bản tóm tắt của mình, hãy bao gồm những điểm quan trọng nhất trước tiên, chẳng hạn như kết luận và khuyến nghị.
- Bốn lĩnh vực tương tự này có thể được sử dụng để tóm tắt điều hành cho các giao dịch kinh doanh khác nhau.
