Quy trình hoạt động chuẩn (SOP) là một tài liệu bao gồm thông tin về các bước để thực hiện một nhiệm vụ. Một SOP hiện tại có thể chỉ cần sửa đổi và cập nhật, hoặc bạn có thể rơi vào tình huống phải viết lại từ đầu. Nó có vẻ như là rất nhiều công việc, nhưng nó thực sự chỉ là một danh sách rất, rất, "rất" đầy đủ. Xem Bước 1 để bắt đầu.
Bươc chân
Phần 1/3: Tạo định dạng SOP của bạn
Bước 1. Chọn định dạng của bạn
Không có đúng hay sai trong việc viết SOP. Tuy nhiên, công ty của bạn có thể có một số SOP mà bạn có thể tham khảo như một hướng dẫn để định dạng, vạch ra cách ưu tiên để thực hiện một nhiệm vụ. Nếu đây là trường hợp của bạn, hãy sử dụng SOP hiện có làm mẫu. Nếu không phải như vậy, bạn có một số lựa chọn:
- Định dạng các bước đơn giản. Đây là một thủ tục thường quy ngắn, có một số kết quả có thể xảy ra và đi thẳng vào vấn đề. Ngoài các tài liệu cần thiết và hướng dẫn an toàn, tài liệu này chỉ đơn giản là một danh sách các câu đơn giản chứa các lệnh thực thi cho người đọc.
- Định dạng từng bước. Điều này thường dành cho các thủ tục dài - các thủ tục có hơn mười bước, liên quan đến một số việc ra quyết định, làm rõ và sử dụng thuật ngữ. Danh sách này thường là các bước chính với các bước phụ theo một thứ tự cụ thể.
- Định dạng lưu đồ. Nếu quy trình giống như một bản đồ với vô số kết quả có thể xảy ra, thì một sơ đồ có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn. Đây là định dạng bạn nên chọn nếu kết quả không phải lúc nào cũng có thể đoán trước được.
Bước 2. Xem xét độc giả của bạn
Có ba yếu tố chính cần xem xét trước khi viết SOP của bạn:
- Kiến thức trước của độc giả của bạn. Họ có quen thuộc với tổ chức của bạn và các thủ tục của nó không? Họ có biết thuật ngữ này không? Ngôn ngữ của bạn cần phù hợp với kiến thức và sự đầu tư của người đọc.
- Kỹ năng ngôn ngữ của người đọc. Có khả năng những người không hiểu ngôn ngữ của bạn sẽ "đọc" SOP của bạn không? Nếu điều này là có thể, bạn nên đưa hình ảnh và sơ đồ vào kèm chú thích.
- Độc giả của bạn. Nếu nhiều người đang đọc SOP của bạn cùng một lúc (mỗi người có một vai trò khác nhau), bạn cần định dạng tài liệu giống như một cuộc trò chuyện trong một vở kịch: người dùng 1 thực hiện hành động, tiếp theo là người dùng 2, v.v. Bằng cách này, mỗi độc giả có thể thấy cách họ trở thành một phần không thể thiếu trong một bộ máy kinh doanh vận hành trơn tru.
Bước 3. Xem xét kiến thức của bạn
Điểm mấu chốt là: Bạn có phải là người thích hợp để viết điều này? Bạn có biết quá trình này bao gồm những gì không? Có khả năng xảy ra lỗi không? Làm thế nào để làm cho nó an toàn? Nếu không, bạn nên đưa nó cho người khác. Các SOP được viết kém - hoặc thậm chí không chính xác - sẽ không chỉ làm giảm năng suất và có thể dẫn đến thất bại trong tổ chức, mà còn có thể không an toàn và có tác động tiêu cực đến mọi thứ từ nhóm của bạn đến môi trường. Tóm lại, đây không phải là một rủi ro mà bạn nên chấp nhận.
Nếu đây là một dự án được giao cho bạn và bạn cảm thấy mình phải (hoặc bắt buộc) phải hoàn thành nó, đừng ngại nhờ những người hoàn thành các thủ tục hàng ngày giúp đỡ. Thực hiện phỏng vấn là một phần phổ biến của quá trình tạo SOP
Bước 4. Quyết định giữa các SOP ngắn hay dài
Nếu bạn đang viết hoặc cập nhật SOP cho một nhóm cá nhân quen thuộc với các giao thức, thuật ngữ, v.v. và sẽ được hưởng lợi từ một SOP ngắn gọn, súc tích giống với danh sách kiểm tra hơn, bạn có thể viết nó ở dạng viết tắt.
Ngoài các mục tiêu cơ bản và thông tin có liên quan (ngày tháng, tác giả, số ID, v.v.), đây chỉ là một danh sách ngắn các bước. Nếu không cần chi tiết hoặc làm rõ, đây là cách bạn nên làm
Bước 5. Ghi nhớ mục đích của SOP của bạn
Điều rõ ràng là bạn có các thủ tục trong tổ chức của bạn được lặp đi lặp lại nhiều lần. Nhưng có một lý do cụ thể tại sao SOP này lại hữu ích? Có nên nhấn mạnh vào an toàn không? Các biện pháp tuân thủ? SOP này có được sử dụng để đào tạo hay trong các hoạt động hàng ngày không? Dưới đây là một số lý do tại sao SOP của bạn lại quan trọng đối với thành công của nhóm:
- Để đảm bảo rằng các tiêu chuẩn tuân thủ được đáp ứng
- Để tối đa hóa các yêu cầu sản xuất
- Để đảm bảo rằng quy trình không gây ảnh hưởng xấu đến môi trường
- Để đảm bảo an toàn
- Để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng tiến độ
- Để tránh thất bại trong quá trình sản xuất
-
Được sử dụng làm tài liệu đào tạo
Nếu bạn biết SOP của mình cần nhấn mạnh điều gì, bạn sẽ dễ dàng xây dựng bài viết của mình xung quanh những điểm đó. Nó cũng sẽ dễ dàng hơn để xem SOP của bạn quan trọng như thế nào
Phần 2/3: Viết SOP của bạn
Bước 1. Phủ vật liệu cần thiết
Nói chung, SOP kỹ thuật bao gồm bốn yếu tố "tách biệt" với chính quy trình:
- Trang tiêu đề. Điều này bao gồm 1) tiêu đề của thủ tục, 2) số nhận dạng của SOP, 3) ngày ban hành hoặc sửa đổi, 4) tên của cơ quan / bộ phận / chi nhánh nơi SOP được áp dụng, và 5) chữ ký của những người chuẩn bị và phê duyệt SOP. Phần này có thể sử dụng bất kỳ định dạng nào, miễn là thông tin được truyền đạt rõ ràng.
- danh sách các nội dung. Điều này chỉ cần thiết nếu SOP của bạn đủ dài, để dễ dàng tham khảo. Những gì bạn sẽ tìm thấy ở đây là một khung tiêu chuẩn đơn giản.
- Bảo đảm chất lượng / kiểm soát chất lượng. Một thủ tục không phải là một thủ tục tốt nếu nó không thể được kiểm tra. Chuẩn bị các tài liệu và chi tiết cần thiết để người đọc có thể đảm bảo rằng họ đang nhận được kết quả họ muốn. Tài liệu này có thể bao gồm các tài liệu khác, chẳng hạn như các mẫu đánh giá hoạt động.
-
Thẩm quyền giải quyết. Đảm bảo viết ra tất cả các tài liệu tham khảo được sử dụng hoặc quan trọng. Nếu bạn sử dụng các tham chiếu SOP khác, hãy đảm bảo đính kèm thông tin bắt buộc trong phụ lục.
Tổ chức của bạn có thể có một giao thức khác với SOP này. Nếu có một SOP trước đó mà bạn có thể sử dụng, hãy bỏ qua cấu trúc này và làm theo quy trình đã được thực hiện
Bước 2. Đối với chính quy trình, hãy đảm bảo bạn bao gồm những điều sau:
- Phạm vi và ứng dụng. Nói cách khác, nó mô tả mục đích của quy trình, những hạn chế của nó và cách quy trình được sử dụng. Bao gồm các tiêu chuẩn, yêu cầu quy định, vai trò và trách nhiệm, cũng như đầu vào và đầu ra.
-
Phương pháp và thủ tục.
Điểm mấu chốt của vấn đề - liệt kê chi tiết các bước quan trọng, bao gồm cả thiết bị cần thiết. Bao gồm các thủ tục tuần tự và các yếu tố ra quyết định. Nêu "giả định trước" và các cân nhắc về sự can thiệp hoặc an toàn có thể xảy ra.
- Làm rõ thuật ngữ. Giải thích các từ viết tắt, chữ viết tắt và tất cả các cụm từ không phải là thuật ngữ phổ biến.
- Cảnh báo sức khỏe và an toàn. Được viết trong một phần riêng biệt và kèm theo các bước khi sự cố xảy ra. Đừng bỏ qua phần này.
-
Thiết bị và vật tư.
Danh sách đầy đủ những thứ cần thiết và khi nào và ở đâu để tìm thiết bị, tiêu chuẩn thiết bị, v.v.
-
Cảnh báo và gián đoạn. Về cơ bản, phần khắc phục sự cố. Liệt kê các vấn đề có thể xảy ra, những điều cần lưu ý và những gì có thể ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng lý tưởng.
- Cung cấp cho mỗi chủ đề này phần riêng (thường được biểu thị bằng số hoặc chữ cái) để SOP của bạn không chứa các câu dài khó hiểu và để dễ dàng tham khảo.
- Đây không phải là danh sách đầy đủ mà chỉ là một phần nhỏ của các bước thủ tục. Tổ chức của bạn có thể đề cập đến các khía cạnh khác cần chú ý.
Bước 3. Giữ cho bài viết của bạn ngắn gọn và dễ đọc
Rất có thể độc giả của bạn không chọn đọc SOP này cho vui. Bạn sẽ muốn giữ cho tài liệu này ngắn gọn và rõ ràng - nếu không, sự chú ý của họ sẽ thay đổi và họ sẽ thấy tài liệu đáng sợ và khó hiểu. Nói chung, hãy giữ cho câu của bạn càng ngắn càng tốt.
- Đây là một ví dụ xấu: Đảm bảo rằng bạn đã làm sạch tất cả bụi bám trên cửa thoát khí trước khi bắt đầu sử dụng.
- Một ví dụ điển hình như sau: Loại bỏ tất cả bụi khỏi cửa thoát khí trước khi sử dụng.
- Nói chung, không sử dụng từ "bạn." Từ này nên được ngụ ý. Nói bằng một giọng chủ động và bắt đầu câu của bạn bằng các động từ mệnh lệnh.
Bước 4. Nếu cần, phỏng vấn các viên chức tham gia vào quá trình hoàn thành nhiệm vụ
Điều cuối cùng bạn muốn làm là viết một SOP hoàn toàn không chính xác. Bạn đang gây nguy hiểm cho sự an toàn, hiệu quả, thời gian của nhóm và bạn đang giải thích quy trình mà không có sự cân nhắc kỹ lưỡng - điều mà đồng đội của bạn có thể cảm thấy khó chịu. Nếu cần, hãy đặt câu hỏi! Tất nhiên, bạn sẽ muốn viết quy trình chính xác.
Bạn có thể hỏi nhiều nguồn khác nhau nếu bạn không biết, để bao quát tất cả các vai trò và trách nhiệm. Một thành viên trong nhóm có thể không tuân theo các quy trình vận hành tiêu chuẩn hoặc một thành viên khác chỉ có thể tham gia vào một phần của quy trình
Bước 5. Chia văn bản dài thành sơ đồ và lưu đồ
Nếu bạn bao gồm một hoặc hai bước cụ thể khiến bạn sợ hãi, hãy tạo biểu đồ hoặc sơ đồ để giúp người đọc dễ dàng hơn. Điều này sẽ giúp tài liệu dễ đọc hơn và giúp tâm trí tạm dừng sau khi cố gắng hiểu mọi thứ. Ngoài ra, tài liệu của bạn sẽ được hoàn thiện hơn và được viết tốt hơn.
Đừng bao gồm các biểu đồ hoặc sơ đồ chỉ để củng cố SOP của bạn; chỉ làm như vậy khi cần thiết hoặc nếu bạn đang cố gắng vượt qua rào cản ngôn ngữ
Bước 6. Đảm bảo mỗi trang có ký hiệu tài liệu kiểm soát
SOP của bạn rất có thể là một trong nhiều - do đó, tổ chức của bạn có thể có một số loại cơ sở dữ liệu lớn lập danh mục mọi thứ với một hệ thống tham chiếu cụ thể. SOP của bạn là một phần của hệ thống tham chiếu này và do đó yêu cầu một loại mã nhất định được tìm thấy. Đây là nơi bạn sẽ thấy ký hiệu hữu ích.
Mỗi trang phải có tiêu đề ngắn hoặc số ID, số sửa đổi, ngày tháng và "số trang của #" ở góc trên cùng bên phải (ở hầu hết các định dạng). Bạn có thể cần chú thích cuối trang (hoặc viết ký hiệu trên trong chú thích cuối trang), tùy thuộc vào sở thích của tổ chức của bạn
Phần 3/3: Đảm bảo Thành công và Chính xác
Bước 1. Kiểm tra quy trình
Nếu bạn không muốn kiểm tra thủ tục của mình, có thể bạn đã viết nó chưa tốt. Nhờ ai đó có kiến thức hạn chế về quy trình (hoặc đại diện người đọc nói chung) sử dụng SOP của bạn để hướng dẫn họ. Họ đã gặp phải những vấn đề gì? Nếu vậy, hãy giải quyết vấn đề và thực hiện các sửa chữa cần thiết.
- Tốt nhất bạn nên nhờ nhiều người kiểm tra SOP của bạn. Các cá nhân khác nhau sẽ gặp các vấn đề khác nhau, cho phép các loại phản hồi khác nhau (được mong đợi là hữu ích)
- Đảm bảo thử nghiệm quy trình trên người chưa từng thực hiện quy trình trước đây. Tất cả những người có kiến thức trước sẽ dựa vào kiến thức của họ để thực hiện các bước nhiệm vụ chứ không phải thông qua SOP của bạn, vì vậy mục tiêu của bạn không đạt được.
Bước 2. Yêu cầu những người thực hiện thủ tục xem xét SOP của bạn
Cuối cùng, ý kiến của sếp về SOP không thực sự quan trọng. SOP này rất quan trọng đối với những người thực sự làm công việc liên quan. Vì vậy, trước khi bạn gửi SOP cho sếp, hãy trình bày công việc cho những người sẽ làm (hoặc đã làm) công việc liên quan. Họ nghĩ gì?
Cho họ tham gia và khiến họ cảm thấy là một phần của quá trình sẽ khiến họ có nhiều khả năng chấp nhận SOP của bạn hơn. Và họ thậm chí có thể có một số ý tưởng tuyệt vời
Bước 3. Yêu cầu cố vấn của bạn và nhóm Đảm bảo chất lượng xem xét SOP
Sau khi nhóm bật đèn xanh cho bạn, hãy gửi nó cho cố vấn của bạn. Đầu vào mà họ cung cấp cho nội dung thực tế có thể ít hơn, nhưng họ sẽ cho bạn biết liệu SOP của bạn có đáp ứng các yêu cầu về định dạng hay không, nếu bạn bỏ sót bất kỳ điều gì, cũng như giao thức để chính thức hóa SOP và nhập nó vào hệ thống.
- Chỉ đạo các SOP phê duyệt bằng cách sử dụng hệ thống quản lý tài liệu để đảm bảo theo dõi kiểm tra các phê duyệt đó. Quá trình này có thể khác nhau giữa các tổ chức. Về cơ bản, bạn muốn mọi thứ đáp ứng các nguyên tắc và quy tắc.
- Chữ ký được ủy quyền là bắt buộc mặc dù hầu hết các tổ chức hiện nay không ngại chấp nhận chữ ký điện tử.
Bước 4. Sau khi được chấp thuận, hãy bắt đầu thực hiện SOP của bạn
Đây có thể là khóa đào tạo chính thức cho nhân viên được đề cập (đào tạo trên lớp, đào tạo dựa trên máy tính, v.v.) hoặc nó có thể có nghĩa là giấy SOP của bạn bị treo trong phòng tắm. Dù đó là gì, hãy truyền bá công việc của bạn! Bạn đã làm việc chăm chỉ để làm cho nó. Đã đến lúc nhận được những lời khen ngợi!
Đảm bảo SOP của bạn luôn được cập nhật. Nếu SOP này đã lỗi thời, hãy cập nhật nó, nhận các bản cập nhật được phê duyệt lại và lập thành văn bản, sau đó phân phối lại SOP nếu cần. Sự an toàn, năng suất và thành công của nhóm của bạn phụ thuộc vào các SOP này
Lời khuyên
- Hãy nhớ thu hút sự tham gia của các bên liên quan vào mọi lúc để quy trình được lập thành văn bản là quy trình thực tế.
- Kiểm tra sự rõ ràng. Đảm bảo rằng không có diễn giải kép. Đưa thủ tục cho ai đó không quen thuộc với quy trình và yêu cầu họ nói suy nghĩ của họ về quy trình; Bạn có thể ngạc nhiên.
- Sử dụng lưu đồ và biểu diễn hình ảnh để người đọc có thể thấy rõ quy trình.
- Sử dụng tiếng Indonesia đơn giản để giải thích các bước.
- Yêu cầu mọi người xem xét tài liệu của bạn trước khi được chấp thuận.
- Đảm bảo lịch sử tài liệu được ghi lại cho mỗi lần thay đổi phiên bản.
