Có rất nhiều cuộc thảo luận về cách vượt qua đói nghèo và bao nhiêu tiền cần được đưa ra để giúp đỡ những người gặp khó khăn. Một giải pháp có thể làm là tổ chức hoạt động gây quỹ với một sự kiện vui nhộn! Để chuẩn bị, hãy xác định tổ chức bạn muốn giúp đỡ, thu thập ý tưởng về cách gây quỹ, xác định nơi thực hiện hoạt động và chuẩn bị danh sách khách mời.
Bươc chân
Phần 1/4: Quyết định kiến thức cơ bản
Bước 1. Xác định tổ chức sẽ nhận tài trợ
Nếu bạn không thể quyết định, hãy thảo luận vấn đề này với bạn bè và các thành viên trong gia đình.
Thông báo kế hoạch của bạn với một tổ chức trong cộng đồng, chẳng hạn như tổ chức tôn giáo, trại trẻ mồ côi, viện dưỡng lão, tổ chức cựu chiến binh, trường học hoặc thư viện. Sự đóng góp của bạn sẽ rất hữu ích cho cộng đồng vì tổ chức thường cần hỗ trợ tài chính
Bước 2. Xác định mục đích của đợt gây quỹ
Bạn cần đặt mục tiêu về số tiền bạn muốn huy động. Nhìn chung, các nhà tài trợ tiềm năng sẽ nhiệt tình hơn nếu họ biết các mục tiêu cụ thể cần đạt được thông qua hoạt động này.
Bước 3. Quyết định mời ai
Cân nhắc xem bạn có muốn mời bạn bè, cha mẹ của họ, thành viên gia đình, đồng nghiệp hay cựu sinh viên đại học không? Việc sắp xếp các sự kiện cho hoạt động này phải được điều chỉnh theo sở thích và mối quan tâm của khán giả được mời.
- Ví dụ: nếu số tiền quyên góp được sẽ được quyên góp để hỗ trợ một nhóm nhạc trong khuôn viên trường, bạn có thể cần tổ chức một buổi bán đồ ăn hoặc phiên chợ.
- Không tổ chức các hoạt động không được khán giả quan tâm. Ví dụ, nếu bạn muốn gây quỹ để hỗ trợ các hoạt động của nhà thờ bảo thủ, đừng tổ chức một buổi trình diễn thời trang cầu kỳ.
Bước 4. Xác định sự kiện sẽ tổ chức
Hãy nghĩ ra những ý tưởng sáng tạo cho các sự kiện thu hút nhiều khán giả nhất có thể, chẳng hạn như một cuộc đấu giá bằng văn bản hoặc bữa tối. Có thể bạn cần tổ chức một hoạt động độc đáo, chẳng hạn như một cuộc đua chạy, một cuộc thi trên bãi biển hoặc quyên góp trong khi ăn mặc kỳ quặc suốt cả ngày. Hãy suy nghĩ những ý tưởng sáng tạo!
- Đảm bảo rằng hoạt động là một "trải nghiệm thú vị" cho khán giả. Vì vậy, hãy cố gắng tổ chức các sự kiện khiến khán giả muốn tham gia, chẳng hạn bằng cách mời diễn giả khách mời, nhóm nhạc, hoạt động sau bữa tối, v.v.
- Cung cấp các dịch vụ cho khán giả trong thời gian diễn ra sự kiện, chẳng hạn như cung cấp dịch vụ rửa xe, tổ chức các cuộc thi khiêu vũ hoặc thi hát karaoke. (Bạn phải mời ban giám khảo nếu bạn muốn tổ chức cuộc thi hoặc cuộc thi).
Bước 5. Lập ngân sách tài chính
Đôi khi, bạn phải tiêu tiền để kiếm tiền. Tuy nhiên, bạn sẽ cần chuẩn bị ngân sách tài chính để xác định xem liệu có thể huy động được tiền thông qua hoạt động này hay không.
- Ghi lại các chi phí cần phải trả, ví dụ chi phí thuê phòng hoặc địa điểm họp, mua đồ lưu niệm, đồ ăn, thức uống, trả tiền cho các dịch vụ của một diễn giả hoặc nhạc sĩ, in tài liệu quảng cáo và vé.
- Tìm hiểu xem có chủ sở hữu công ty sẵn sàng đóng góp bằng cách cho mượn địa điểm họp hoặc cung cấp dịch vụ và các nhu cầu khác nhau cần phải chuẩn bị hay không. Mô tả kế hoạch của bạn để tổ chức một buổi gây quỹ từ thiện. Bằng cách quyên góp, các công ty có thể xây dựng một hình ảnh tích cực trong cộng đồng và giới thiệu doanh nghiệp của họ.
Bước 6. Tìm hiểu xem tổ chức bạn muốn giúp đỡ có danh sách những người sẵn sàng liên hệ hay không
Email rất hữu ích để liên hệ với nhiều người cùng một lúc, đặc biệt là để tìm kiếm tình nguyện viên.
Sử dụng danh sách các số điện thoại để tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm tổ chức hoạt động gây quỹ mà bạn đang lên kế hoạch. Ngay cả những trải nghiệm nhỏ nhất vẫn đáng giá và bạn không cần phải tìm người đã từng phụ trách. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, phương pháp này rất hữu ích
Bước 7. Mở tài khoản ngân hàng
Tài khoản ngân hàng là điều cần thiết nếu bạn muốn gây quỹ để giúp đỡ ai đó hoặc gia đình. Ở một số quốc gia, bạn phải mở tài khoản ngân hàng trước khi kêu gọi sự đóng góp từ công chúng cho hoạt động từ thiện. Tài khoản ngân hàng phải được đặt tên để báo cáo thuế. Ví dụ: nếu bạn muốn quyên góp tiền để giúp đỡ một đứa trẻ (ví dụ như Susan Smith) bị ung thư, hãy mở một tài khoản ngân hàng có tên "Quỹ cho Susan Smith".
Phần 2/4: Chuẩn bị cho sự kiện
Bước 1. Tìm một địa điểm để tổ chức sự kiện gây quỹ
Bạn có thể tìm phòng lớn, chẳng hạn như phòng thờ, trường học, nhà hàng, hoặc các tổ chức khác. Tìm hiểu các phòng đã được sử dụng cho cùng một hoạt động và sau đó yêu cầu phòng trống. Tùy thuộc vào lợi ích của hoạt động của bạn, một số có thể sẵn sàng cung cấp phòng miễn phí. Tận dụng danh sách liên hệ để hỏi ý kiến về các địa điểm hoạt động thích hợp nhất.
Bước 2. Ghé thăm nơi được sử dụng để xác định xem có đủ không gian còn trống hay không và tìm thiết bị có thể được sử dụng
Khi đi bộ xung quanh địa điểm, hãy lập kế hoạch để khán giả không dồn vào một nơi nhất định, ví dụ vì phải xếp hàng ở cửa vì chỉ có một lối vào.
Bước 3. Xác định ngày và thời gian của hoạt động
Tìm hiểu xem có các hoạt động gây quỹ khác không. Khi quyết định hoạt động sẽ kéo dài bao lâu, hãy cân nhắc thời gian sẽ dọn dẹp sau khi sự kiện kết thúc.
Bước 4. Chỉ định phương thức thanh toán được chấp nhận
Tiền mặt và séc là những phương thức thanh toán thuận tiện nhất. Đối tượng của bạn có thể sẽ cung cấp cho bạn nhiều tiền hơn nếu bạn sử dụng thẻ tín dụng, nhưng phương pháp này phức tạp hơn. Xem xét liệu khán giả có được phép chuyển tiền qua ứng dụng dành cho thiết bị di động hay không vì họ thường bị tính phí. Các công ty thẻ tín dụng cũng tính phần trăm giá trị giao dịch.
- Mở tài khoản PayPal để nhận các khoản đóng góp.
- Khi đặt quầy tiếp tân phải dán thông báo rõ ràng để khi phát séc, người tặng ghi chính xác tên người thụ hưởng.
Bước 5. Tìm hiểu xem bạn có phải nộp tài liệu cho các cơ quan có thẩm quyền thích hợp hay không
Ví dụ, nếu bạn muốn tặng một món quà, trước tiên hãy tham khảo ý kiến của cơ quan thuế. Nếu bạn muốn bán thực phẩm, hãy tìm kiếm thông tin từ bộ y tế.
Bước 6. Quyết định xem bạn không tính phí đăng ký hoặc muốn bán vé
Nếu khán giả phải mua vé thì xác định giá (một mình, hai người, gia đình) và in vé. Chi phí in vé tương đối rẻ. Vì vậy, nhiều vé sẽ tốt hơn ít hơn. Sử dụng dịch vụ bán vé qua internet miễn phí và / hoặc tận dụng danh sách khách mời.
- Nếu bạn muốn tổ chức một buổi hòa nhạc, hãy tính phí vào cửa và sau đó tặng quà vào cuối sự kiện. Bạn nên cho các nhà tài trợ nhiều cơ hội đóng góp.
- Tùy thuộc vào sự kiện được tổ chức, hãy cho bạn bè và người thân của bạn cơ hội quyên góp để đổi lại vì họ được phép tham gia.
Bước 7. Chuẩn bị tiền mặt để đổi và một chiếc hộp có khóa để cất tiền và séc do người quyên góp trao
Đặt một bó hoa lớn trên bàn khách với lời kêu gọi trên đó để khán giả muốn tặng nhiều hơn. Phương pháp này rất hữu ích. Hãy chú ý đến tiền mặt và các hộp kiểm tra. Ngay cả khi không có chuyện gì xảy ra, ai đó chỉ cần nhặt nó lên và bỏ đi.
Bạn nên giao nhiệm vụ cho 1 hoặc 2 người để giám sát các khoản đóng góp đã nhận được bằng cách theo dõi họ mọi lúc để không có vấn đề gì xảy ra
Bước 8. Mua các thiết bị cần thiết
Lập danh sách các thiết bị cần chuẩn bị. Nếu bạn muốn tổ chức đấu giá bằng văn bản, hãy chuẩn bị bảng, bảng đen, giấy, bút bi và hàng hóa / dịch vụ cần đấu giá. Nếu bạn cung cấp dịch vụ ăn uống hoặc giải trí, hãy chuẩn bị thức ăn, ly, đĩa, kết nối điện, v.v.
Phần 3/4: Truyền bá tin tức
Bước 1. Đưa ra thông báo
Tìm hiểu xem có bất kỳ công ty quảng cáo nào sẵn sàng giúp đỡ, chẳng hạn như một nhà xuất bản báo chí. Liên hệ với bộ phận xuất bản quảng cáo để đặt quảng cáo và bộ phận biên tập hoặc người viết báo cáo về hoạt động này. Liên hệ với các đài phát thanh và truyền hình để hỏi xem các hoạt động của bạn có thể được bao phủ hoặc thông báo cho công chúng hay không. Tận dụng danh sách liên hệ để chúng có thể giúp truyền bá thông tin qua email, Twitter, Facebook, v.v.
Bước 2. Làm một tập tài liệu quảng cáo và đăng nó ở nhiều nơi khác nhau
Nếu bạn đã tạo tài liệu quảng cáo trên máy tính của mình ở định dạng PDF hoặc JPEG, hãy gửi tài liệu này qua email cho những người trong danh sách liên hệ sẵn sàng in và phân phối tờ rơi.
Bước 3. Bán vé nếu bạn tính phí đăng ký
Sử dụng các trang web miễn phí cho mục đích này. Bằng cách đó, những người không đến được vẫn có thể quyên góp. Ngoài ra, phương pháp này đưa ra ý tưởng về mức độ phổ biến của hoạt động này. (Phương pháp này rất hữu ích khi mua thiết bị). Cho các tình nguyện viên cơ hội bán vé và nhận tiền quyên góp là một cách quảng cáo hay.
- Cung cấp chiết khấu "đặt vé sớm" nếu bạn bán vé để thu hút khán giả mua vé trước.
- Cũng giảm giá theo nhóm để khuyến khích họ chia sẻ thông tin với bạn bè và mua vé theo nhóm lớn hơn.
- Cân nhắc tổ chức một sự kiện cho khách VIP. Ví dụ, nếu bạn muốn tổ chức một cuộc đấu giá bằng văn bản, hãy tính thêm phí cho vé VIP để họ có thể vào địa điểm đấu giá sớm và duyệt qua các vật phẩm được đấu giá. Nếu bạn muốn tổ chức một buổi hòa nhạc, hãy chuẩn bị một sự kiện đặc biệt để chào đón khách VIP trước khi hoạt động bắt đầu.
Phần 4/4: Thực hiện các hoạt động
Bước 1. Bắt đầu hoạt động với sự chuẩn bị tốt
Một thời gian ngắn trước khi sự kiện bắt đầu, những điều không mong muốn thường xảy ra khiến các hoạt động bị đình trệ. Cố gắng chuẩn bị tốt nhất có thể trước khi bắt đầu hoạt động theo lịch trình. Một đội tình nguyện bao gồm nhiều nhân sự sẽ rất hữu ích để sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Bước 2. Tạo bầu không khí dễ chịu
Điều này rất hữu ích cho các hoạt động gây quỹ, nhưng hãy cân nhắc kỹ các sự kiện sẽ được tổ chức trong hoạt động gây quỹ. Đối với bữa tối trong nhà, có nến và cắm hoa trên bàn, trong khi các sự kiện ngoài trời thường ít trang trọng hơn. Đảm bảo bầu không khí trong suốt sự kiện phản ánh tâm trạng mà bạn muốn tạo ra.
Bước 3. Đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng
Đảm bảo rằng khách biết nơi để đi và những gì mỗi khu vực làm. Ví dụ: nếu bạn muốn tổ chức một cuộc đấu giá bằng văn bản, hãy đăng các chỉ dẫn lớn để cho biết nơi đấu giá đang được tổ chức, nơi thanh toán, v.v. Bố trí các bảng để tạo lối đi dẫn khán giả đến nơi họ cần đến.
Bước 4. Bắt đầu sự kiện
Cố gắng tổ chức một sự kiện vui vẻ bằng cách tích cực và giữ nhiệt tình. Tương tác với khán giả. Hãy thể hiện rằng bạn biết ơn sự hào phóng của họ như thế nào.
Bước 5. Cố định địa điểm đã sử dụng sau khi sự kiện kết thúc
Giữ biên lai và hồ sơ tốt nhất có thể.
Gửi thư cảm ơn đến các nhà tài trợ và các nhà tài trợ sau khi hoạt động kết thúc
Bước 6. Tiết kiệm số tiền thu được để quyên góp
Bạn có thể chỉ định ai đó chịu trách nhiệm về việc này.
Lời khuyên
- Tốt bụng và thân thiện với khách hàng hoặc nhà tài trợ.
- Đừng để khách bước vào nếu anh ta không muốn trả tiền.
- Nếu bạn đang bán vé, đừng tính phí đăng ký cắt cổ.
- Nếu bạn muốn cung cấp dịch vụ rửa xe, hãy nhắc mọi người mang theo quần áo để thay.
- Hoàn lại tiền cho những nhà tài trợ thay đổi ý định.
