Đôi khi, ban lãnh đạo công ty yêu cầu nhân viên lập báo cáo hiệu suất của riêng họ. Bằng cách này, chủ doanh nghiệp có thể biết được cách nhân viên đánh giá công việc của chính họ. Nếu bạn được yêu cầu báo cáo, đừng lo lắng. Hãy tận dụng cơ hội này để chứng minh sự thành công của bạn trong công việc bằng cách báo cáo về tiến độ công việc, thành tích và hiệu suất tốt nhất có thể.
Bươc chân
Phần 1/3: Chuẩn bị viết báo cáo
Bước 1. Trước tiên hãy đảm bảo định dạng báo cáo mà công ty sử dụng
Các định dạng báo cáo hiệu suất khác nhau tùy theo nhu cầu. Một số công ty yêu cầu gửi báo cáo qua e-mail. Các công ty khác xác định chính sách đối với các báo cáo được chuẩn bị dựa trên các tiêu chí nhất định để thảo luận thêm.
- Nếu công ty cung cấp định dạng tiêu chuẩn, hãy tạo báo cáo theo định dạng đó. Hãy tuân thủ các nguyên tắc tốt nhất có thể để bạn cung cấp một báo cáo hoàn chỉnh để không xuất hiện cẩu thả. Đôi khi, các công ty yêu cầu nhân viên điền vào các biểu mẫu hoặc chuẩn bị báo cáo bằng văn bản dưới dạng bài luận.
- Cố gắng tìm ra những gì cần báo cáo trước thời hạn nộp báo cáo. Bằng cách này, bạn có thể báo cáo tất cả các thành tích trong một năm theo các tiêu chí được chỉ định. Đảm bảo rằng hiệu suất của bạn đáp ứng các tiêu chí đã chỉ định.
Bước 2. Đừng vội vàng báo cáo
Để thể hiện hiệu suất tốt nhất, hãy cố gắng chuẩn bị báo cáo bằng ngữ pháp tốt và chính xác không mắc lỗi chính tả. Bạn nên chuẩn bị một số bản nháp và sau đó chọn cái tốt nhất.
- Hãy thực hiện các yêu cầu của công ty một cách nghiêm túc vì kết quả đánh giá công việc sẽ là một phần quan trọng trong quá trình làm việc của mỗi nhân viên. Nếu có một số hồ sơ nhất định trong lịch sử làm việc của bạn và bạn phải cạnh tranh với các nhân viên khác, thì báo cáo kết quả hoạt động sẽ mang tính quyết định.
- Thực hiện một báo cáo hiệu suất ngắn theo phong cách ngôn ngữ chuyên nghiệp. Để tạo một báo cáo ngắn gọn, hãy tóm tắt tất cả những thành tích tốt nhất của bạn trong năm để báo cáo của bạn dài không quá hai trang, thay vì mô tả chi tiết từng mục. Ưu tiên các buổi biểu diễn mà bạn cho là quan trọng nhất và cung cấp bằng chứng hỗ trợ. Tuy nhiên, hãy chọn những thông tin thực sự hữu ích vì không ai muốn đọc một bản báo cáo dài 30 trang.
Bước 3. Tập thói quen tạo kiểu tóc tốt trong khi làm việc
Để làm cho việc viết báo cáo dễ dàng hơn, trước tiên hãy thu thập tất cả các tài liệu quan trọng. Bạn nên bắt đầu thu thập tài liệu vào đầu năm.
- Đính kèm một số tài liệu thể hiện sự thành công của công việc, miễn là nó ở định dạng do công ty xác định. Hãy chọn đúng mẫu tài liệu để bạn có thể thể hiện hiệu quả công việc tốt nhất. Cũng chuẩn bị các mục tiêu đã được đặt ra khi bạn làm bài đánh giá trước đó.
- Thu thập các ghi chú về các đề xuất và phản hồi từ cấp trên khi bạn thực hiện đánh giá tiến độ giữa năm (nếu công ty tiến hành đánh giá). Đầu vào bạn nhận được trong suốt năm có thể được sử dụng khi tạo báo cáo để làm cho thông tin bạn trình bày cụ thể hơn và hữu ích hơn.
Bước 4. Biết những gì công ty mong đợi ở bạn
Trước khi bắt đầu viết báo cáo, bạn phải trả lời được câu hỏi: "Công ty mong đợi điều gì ở bạn?" Hãy hỏi sếp nếu bạn không biết câu trả lời. Cố gắng hiểu mối quan hệ giữa đánh giá hiệu suất và các mục tiêu bạn phải đạt được để các mục tiêu của công ty có thể được thực hiện.
- Tạo báo cáo hiệu suất dựa trên mô tả công việc để bạn có thể viết chúng một cách có hệ thống. Tuy nhiên, trước tiên hãy đảm bảo rằng liệu có bất kỳ mô tả công việc nào đã thay đổi hay không và tất cả các mục tiêu công việc đều được liệt kê trong mô tả công việc.
- Mô tả từng nhiệm vụ dựa trên các hành động bạn cần thực hiện và sau đó giải thích rằng bạn đã thành công trong việc đạt được các chỉ tiêu mà công ty yêu cầu. Vì vậy, bạn có quyền được giải thích về những gì công ty mong đợi ở bạn. Nếu không, đánh giá hiệu suất có xu hướng chủ quan và dẫn đến những lời chỉ trích vô căn cứ.
Phần 2/3: Viết Thông tin Chính xác trong Báo cáo
Bước 1. Thông báo những thành tích tốt nhất
Đừng tạo báo cáo hiệu suất tầm thường. Tận dụng cơ hội này để báo cáo tất cả các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành với kết quả tốt nhất. Hãy kể cho tôi nghe mọi thứ và tự hào về thành tích của bạn!
- Trước tiên, hãy báo cáo những thành tích tốt nhất có ảnh hưởng nhiều nhất đến hoạt động của công ty, đặc biệt là những điều quan trọng hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu của công ty và đã được thảo luận trong lần đánh giá hiệu quả cuối cùng. Đừng mô tả tất cả công việc bạn đã làm trong một năm.
- Tuy nhiên, hãy cố gắng truyền tải thông tin một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Sử dụng những từ ngữ tích cực và không xúc phạm hoặc hạ thấp đồng nghiệp. Tập trung vào hiệu suất của chính bạn.
- Đừng quên báo cáo thành tích đầu kỳ để được đánh giá. Nhân viên thường tập trung hơn vào những việc họ làm vào cuối kỳ.
Bước 2. Tiết lộ những lợi ích hữu hình trong công việc của bạn
Bất kỳ ai cũng có thể tạo một báo cáo chứa những điều sáo rỗng và trần tục, nhưng một báo cáo sẽ có chất lượng cao hơn nếu nó được hỗ trợ bởi các bằng chứng thực tế.
- Trình bày các dữ kiện cụ thể, số liệu, ngày tháng và các dữ liệu hỗ trợ khác. Ví dụ: nếu bạn làm quản lý tài khoản mạng xã hội cho một công ty, hãy cung cấp báo cáo dưới dạng dữ liệu định lượng (số lượng tài khoản đã nhấp vào “Thích”, nhận xét để lại, v.v.). Tìm kiếm dữ liệu khác có thể làm tăng uy tín của bạn.
- So sánh thành tích của bạn với mục tiêu và mục tiêu của công ty để thể hiện rằng bạn là một nhân viên xứng đáng.
Bước 3. Liệt kê và thảo luận về các chỉ tiêu công việc
Bạn phải chuẩn bị một bản báo cáo thật cụ thể để làm cơ sở xác định chỉ tiêu công việc cho năm tiếp theo. Đồng thời truyền đạt một kế hoạch phát triển bản thân, cụ thể là những điều bạn muốn đạt được.
- Giải thích làm thế nào để đạt được mục tiêu này. Liệt kê các mục tiêu mà bạn phải đạt được dựa trên kết quả của việc đánh giá kết quả thực hiện vào đầu kỳ và mức độ bạn đạt được.
- Đồng thời ghi vào báo cáo nếu bạn được yêu cầu làm một nhiệm vụ ngoài mô tả công việc hoặc bạn chủ động đi làm thêm.
Bước 4. Thảo luận về các năng lực cơ bản của bạn
Nhìn chung, công ty đã xác định những năng lực cơ bản mà mọi nhân viên phải có để làm việc tốt. Thông báo và giải thích điều này một cách chi tiết.
- Hãy thể hiện rằng năng lực của bạn cao hơn so với tiêu chuẩn mà công ty đề ra.
- Sử dụng từ "năng lực" theo thuật ngữ tiêu chuẩn của công ty để chứng minh có mối tương quan cụ thể giữa thành tích của bạn và mục tiêu của công ty. Mô tả hiệu suất của bạn theo cùng một thuật ngữ.
Bước 5. Đánh giá một cách khôn ngoan
Trước khi đánh giá hiệu suất, bạn có thể được yêu cầu tự đánh giá. Để xác định giá trị chính xác, bạn phải hiểu ý nghĩa của nó.
- Điểm A thường được trao cho những nhân viên thể hiện khả năng lãnh đạo và có thể mang lại sự thay đổi trong công ty. Điểm B thường được trao cho những nhân viên hoàn thành vượt mức mục tiêu và có hành vi gương mẫu.
- Điểm C thường được trao cho những nhân viên đạt được chỉ tiêu và cư xử tốt. Giá trị của D cho biết kết quả hoạt động dưới mục tiêu và được coi là không đạt yêu cầu. Giá trị E phản ánh hiệu suất kém do nhân viên làm việc không tốt. Tìm kiếm thông tin đầy đủ để đảm bảo định nghĩa từng giá trị và cách xác định giá trị theo quy định của công ty.
Bước 6. Biên dịch báo cáo tốt nhất có thể
Đôi khi, các công ty yêu cầu nhân viên lập báo cáo hiệu suất theo một trình tự nhất định. Nếu không được chỉ định, hãy tạo báo cáo theo thứ tự sau:
- Bắt đầu bằng một câu mở đầu tích cực và thuyết phục. Câu này là phần quan trọng nhất của báo cáo kết quả hoạt động hàng năm.
- Sau đó, hãy viết ra thành tích của bạn cùng với dữ liệu hỗ trợ chi tiết. Đối với mỗi thành tích, hãy đặt câu hỏi "tại sao?" Bằng cách này, bạn có thể chứng minh rằng đóng góp của bạn là phù hợp và đáng được tôn trọng. Không bao giờ lập báo cáo hiệu suất với những từ tiêu cực.
- Nếu có những chỉ tiêu chưa đạt được hoặc những khía cạnh nào đó mà bạn cần cải thiện, đừng viết chúng vào cuối báo cáo để phần đầu và phần cuối của báo cáo chứa đựng những điều tích cực. Phần cuối của báo cáo là phần quan trọng nhất vì nó dễ nhớ nhất. Vì vậy, hãy liệt kê những điều bạn cần cải thiện vào giữa báo cáo.
Phần 3/3: Sử dụng đúng từ
Bước 1. Tập trung vào việc tạo một báo cáo mô tả hiệu suất công việc của chính bạn
Như chúng tôi biết, bạn tạo báo cáo này vì bạn được yêu cầu đánh giá bản thân. Tuy nhiên, nhiều người bao gồm những điều tiêu cực và nói về người khác.
- Không sử dụng báo cáo hiệu suất để tự vệ. Hãy tích cực nhất có thể, chẳng hạn bằng cách nói: “Tôi luôn đặt lịch họp sau khi trao đổi với đồng nghiệp, đồng nghiệp và khách hàng vì tôi thực sự coi trọng thời gian và sự bận rộn của họ”. Quý trọng thời gian có thể mang lại ấn tượng tích cực và thể hiện tư duy sáng suốt.
- Không thảo luận về người khác vì báo cáo này không phải để chỉ trích công việc hoặc nhân cách của người khác.
- Bạn cũng không cần phải so sánh mình với người khác khi báo cáo thành tích. Giải thích những gì bạn đã làm mà không hạ gục những đồng nghiệp không đạt được cùng mức hiệu suất.
Bước 2. Viết những lời chỉ trích mang tính xây dựng về những điểm yếu của bạn
Một báo cáo chỉ chứa những nội dung tốt có vẻ không thực tế, nhưng bạn nên hết sức cẩn thận khi thừa nhận sai lầm.
- Hãy tự phê bình bản thân trong một phần riêng để thể hiện sự chân thành của bạn trong việc giải quyết vấn đề này. Ví dụ: “Tôi rất ưu tiên công việc và muốn đạt được kết quả tốt nhất mà tôi nghĩ rằng mình ít quan tâm đến đồng nghiệp. Tôi sẽ tiếp tục cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình để giải quyết vấn đề này”. Những câu nói này có thể đưa ra một hình ảnh tích cực về tác giả (một người cầu toàn, tập trung vào công việc là điều tốt) và cho thấy khả năng nhận thức được điểm yếu của bản thân.
- Đề cập đến những khía cạnh cần cải thiện. Đừng điền vào toàn bộ báo cáo bằng các kế hoạch cải tiến. Tập trung vào việc giải thích những thành tựu đạt được, nhưng bạn cần liệt kê một số khía cạnh cần được cải thiện hoặc cải thiện. Tuy nhiên, đừng chỉ trích bản thân quá mức vì bạn sẽ bị cho là thiếu tự tin.
- Thể hiện tư duy tích cực bằng cách trình bày các kế hoạch cải tiến. Hãy tích cực và có định hướng hành động. Mô tả kế hoạch của bạn bằng những từ ngữ mang tính xây dựng. Thay vì chỉ kể một câu chuyện về thất bại của bạn, hãy nói rằng bạn muốn cải thiện một khía cạnh nào đó và bạn sẽ thực hiện những hành động nào.
Bước 3. Đề xuất cơ hội phát triển nghề nghiệp
Nếu bạn muốn có cơ hội tham gia khóa đào tạo hoặc được mời tham gia một cuộc họp, báo cáo kết quả hoạt động là một cách tuyệt vời để truyền đạt điều đó. Không đề xuất bồi thường thông qua báo cáo này.
- Đồng thời chia sẻ suy nghĩ của bạn về việc thực hiện các dự án sáng tạo có lợi cho công ty.
- Cố gắng tìm hiểu lý do tại sao sếp yêu cầu bạn làm báo cáo, có nên thảo luận với người khác hay không, xác định việc phân phối tiền thưởng, v.v.
Bước 4. Sử dụng các câu hoàn chỉnh
Nhiều nhân viên cố gắng viết ra càng nhiều thông tin càng tốt để các báo cáo có vẻ lộn xộn. Đừng để báo cáo của bạn giống như một ghi chú lộn xộn.
- Ví dụ: tránh sử dụng cụm từ “nội dung đã sửa đổi” vì nó quá ngắn. Bạn nên sử dụng các câu hoàn chỉnh để giải thích chủ đề bạn đang thảo luận hoặc truyền đạt thông tin từng điểm.
- Ngoài người giám sát trực tiếp của bạn, báo cáo của bạn có thể được người khác đọc, ví dụ như người quản lý cấp cao hơn. Do đó, bạn nên cung cấp thông tin rõ ràng và chi tiết, thay vì cho rằng mọi người đã biết bạn đang cố gắng nói hoặc làm gì.
Bước 5. Hãy tích cực và trung thực
Ngay cả khi có những thứ cần phải sửa, bạn có thể để chúng xảy ra sau này. Tập trung vào tương lai, không phải vào những thất bại trong quá khứ.
- Đừng tạo ấn tượng tiêu cực, phàn nàn, gắt gỏng hoặc kiêu ngạo. Hãy thể hiện thái độ tích cực, có thể làm việc theo nhóm và khiêm tốn giải thích những thành tựu của bạn.
- Nếu có những điều bạn không thích ở công ty, đừng viết chúng ra trong báo cáo. Hãy tận dụng cơ hội này để chứng minh lý do tại sao bạn được công ty cần.
Bước 6. Hãy chứng minh điều đó, đừng chỉ nói suông
Cố gắng cung cấp thông tin cụ thể trong báo cáo của bạn, không chỉ là những tuyên bố chung chung.
- Ví dụ: thay vì nói, “Tôi là một nhân viên đáng tin cậy. Tôi đến văn phòng và đến phòng họp đúng giờ”. tốt hơn bạn nên cung cấp dữ liệu tham dự chính xác và bằng chứng cụ thể rằng bạn đáng được tôn trọng.
- Cung cấp bằng chứng (bao gồm các con số) để hỗ trợ các tuyên bố chung để làm cho báo cáo của bạn hữu ích và đáng tin cậy hơn.
Đọc liên kết:
Lời khuyên
- Thực hiện báo cáo trước thời hạn. Đừng trì hoãn cho đến khi bạn hết thời gian.
- Hãy thể hiện một thái độ tích cực!
- Đọc lại báo cáo kết quả hoạt động năm ngoái để bạn có thể nhớ rõ các mục tiêu và chỉ tiêu công việc mà bạn đã đặt ra.
Cảnh báo
- Đừng giả vờ hay nói dối.
- Không cung cấp thông tin tiêu cực về đồng nghiệp trong báo cáo hiệu suất.
