Một cách để các doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh là cải thiện quy trình kinh doanh của họ, cả từ khía cạnh hoạt động và tài chính. Để làm như vậy cần có một cách đo lường tiến trình cụ thể của quy trình. “Những gì không thể đo lường được thì không thể quản lý được.” Doanh nghiệp không thể quản lý quy trình nếu doanh nghiệp không có phương pháp đo lường phù hợp. Phân tích các chỉ số này cung cấp dữ liệu thông báo mức độ cải thiện do thay đổi quy trình. Để bắt đầu, trước tiên bạn cần chọn một chỉ số phù hợp với quy trình mà bạn đang đo lường.
Bươc chân
Phần 1/3: Thiết lập Hệ thống Cải tiến Quy trình
Bước 1. Xác định những gì cần được đo lường
Đó là, bạn có nghĩa là gì khi "cải tiến". Bạn có muốn một quy trình đáng tin cậy hơn, nhanh hơn, hiệu quả hơn hoặc tốt hơn ở một cái gì đó khác không? Điều này sẽ làm rõ dự án của bạn. Đảm bảo quy trình của bạn tạo ra đầu ra có thể đo lường được.
Ví dụ, một công ty muốn tăng tốc độ cung cấp sản phẩm sẽ đo thời gian giao hàng. Các công ty số hóa dữ liệu có thể muốn đo tỷ lệ phần trăm lỗi ký tự trong một lô hoặc quy trình đầu ra
Bước 2. Đảm bảo rằng từ vựng dự án của bạn là nhất quán
Sử dụng các thuật ngữ thường được hiểu để đảm bảo độ chính xác và tính nhất quán của các phép đo. Điều này đảm bảo độ tin cậy của thông tin được chia sẻ với các bên khác từ các địa điểm và cơ sở khác nhau. Điều này sẽ ngăn ngừa sự hiểu lầm và làm rõ định nghĩa của tất cả các biến được đo lường.
Ví dụ, công ty đo thời gian bằng ngày. Các chi nhánh khác của cùng một công ty có thể có cách hiểu khác nhau về từ “một ngày”. Có lẽ, họ nghĩ đó là một ngày làm việc 8 giờ chứ không phải 24 giờ. Những việc như thế này có thể dẫn đến hiểu lầm giữa các chi nhánh của công ty
Bước 3. Quyết định cách dữ liệu sẽ được thu thập
Dữ liệu nên được thu thập theo cùng một cách trong toàn bộ doanh nghiệp. Ví dụ, nếu một bộ phận sử dụng một mẫu ngẫu nhiên để thu thập dữ liệu, tất cả các bộ phận phải tuân theo. Nếu không, dữ liệu sẽ không thể so sánh được. Ngoài ra, các đơn vị đo lường cũng phải giống nhau. Đảm bảo rằng các đơn vị đo lường được sử dụng đều giống nhau khi đo đầu ra.
Ví dụ: tốc độ phân phối có thể được đo bằng phút hoặc giờ. Chuyển đổi từ đơn vị này sang đơn vị khác chỉ là một sự lãng phí thời gian
Bước 4. Xác định tiêu chuẩn của độ chụm tính toán
Điều này có nghĩa là một bộ phận không được làm tròn số cho đến khi không còn dấu phẩy và bộ phận khác nên làm tròn đến hai chữ số sau dấu phẩy. Sự khác biệt về mức độ chi tiết của các con số sẽ làm sai lệch kết quả. Đừng quên, các đơn vị nhỏ hơn có xu hướng cho kết quả chính xác hơn.
Ví dụ, tất cả các bộ phận phải thống nhất về cách làm tròn số
Phần 2/3: Xác định các thước đo phù hợp cho dự án
Bước 1. Chọn số liệu chính
Các chỉ số chính xác định đầu ra hoặc mục tiêu của cải tiến quy trình. Ví dụ, một nhà sản xuất ô tô có thể đo số lượng ô tô được sản xuất mỗi giờ. Trước khi tiến hành cải tiến quy trình, cơ sở đo lường được thực hiện trước. Vào cuối dự án, quy trình được đo lường lại. Sau đó, việc tính toán số lượng cải tiến trong quy trình được thực hiện.
Bước 2. Kết nối các số liệu chính với các số liệu kinh doanh
Các chỉ số kinh doanh đo lường cách thức cải tiến quy trình hoạt động đạt được một trong những mục tiêu của công ty. Ví dụ: nếu chỉ số chính là để tăng tốc sản xuất sản phẩm, thì chỉ số kinh doanh có thể làm tăng lợi nhuận hoặc giảm chi phí cố định. Có mối quan hệ nguyên nhân và kết quả giữa các chỉ số chính và chỉ số kinh doanh. Sự khác biệt này giải thích lý do tại sao những cải tiến trong các chỉ số chính cũng cải thiện hiệu suất của công ty.
Bước 3. Xem xét các kết quả bất ngờ có thể xảy ra
Tải trọng không mong muốn có thể phát sinh do kết quả của các dự án cải tiến quy trình. Nếu chỉ số chính đo lường những gì cần được cải thiện, sẽ có các chỉ số hệ quả khác để đo lường những gì không nên thay đổi. Dữ liệu chỉ số kết quả phải được thu thập trước, trong và sau dự án. Trong số rất nhiều chỉ số đo lường hệ quả có thể có trong một dự án, chỉ một số ít có tác động lớn đến chất lượng đầu ra và cần được tính đến.
Ví dụ, một công ty đang tìm cách tăng tốc độ giao hàng sẽ không bị tăng chi phí do xử lý kém và hư hỏng sản phẩm. Trong trường hợp này, tỷ lệ lỗi sản phẩm là một số liệu hệ quả
Bước 4. Xác định các thước đo tài chính
Tiết kiệm tiền không nhất thiết phải là thước đo chính của công ty. Tuy nhiên, các công ty cần theo dõi kết quả tài chính của việc cải tiến quy trình. Điều này không nên nhầm lẫn với chi phí kế toán của dự án. Các thước đo tài chính phải là một công cụ để phân tích lợi ích tài chính của các dự án được thực hiện. Nhiều công ty tiếp tục theo dõi các chỉ số tài chính cho đến một năm sau khi dự án hoàn thành.
Ví dụ, việc tăng thời gian sản xuất có thể làm tăng doanh thu của công ty. Công ty sẽ theo dõi doanh thu, cùng với các yếu tố khác như lợi nhuận, kể từ thời điểm thực hiện thay đổi, và đo lường tác động của quá trình thay đổi sẽ như thế nào
Phần 3/3: Thu thập dữ liệu
Bước 1. Đo thời gian
Thời gian quy trình đo độ dài của các bước trong quá trình tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng. Các chỉ số thời gian khác đo khoảng thời gian mà một dự án tăng thêm giá trị hoặc khoảng thời gian cần thiết để phản hồi yêu cầu của khách hàng. Việc tính toán số liệu có thể là phần trăm thời gian phân phối.
Các chiến lược để giảm thời gian xử lý được chứng minh là sẽ làm tăng hoạt động kinh doanh. Điều này có thể tăng sản lượng và cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ nhanh hơn. Nếu giá cả và chất lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ giống với giá của đối thủ cạnh tranh, khách hàng sẽ chọn mua hàng hóa hoặc dịch vụ nhanh chóng được chấp nhận hơn. Nếu thời gian xử lý có thể giảm xuống, cơ hội nhận được đơn đặt hàng mới và kinh doanh sẽ lớn hơn
Bước 2. Đo lường chi phí
Chỉ số chi phí đánh giá tổng chi phí của quá trình sản xuất. Số liệu này cũng đo lường chi phí hoạt động so với mức sản xuất. Giá mỗi giao dịch đo lường chi phí sản xuất một đơn vị. Tiết kiệm chi phí đo lường mức giảm chi phí cho mỗi giao dịch. Tiết kiệm lao động đo lường việc giảm giờ lao động cần thiết để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ.
Chiến lược giảm chi phí trở nên quan trọng khi doanh thu của doanh nghiệp bắt đầu giảm. Ví dụ, Bank of America đã bị sụt giảm doanh thu cho vay và giao dịch trong năm 2011. Do đó, họ đã cắt giảm lực lượng lao động để tiếp tục trả tiền cho các cổ đông. Các nhà quản lý và tư vấn ngân hàng đã quyết định sử dụng các thước đo chi phí để xác định các công việc có thể được xóa bỏ để tiết kiệm tiền mà không làm tổn hại đến công ty
Bước 3. Đo lường chất lượng
Các thước đo chất lượng đo lường sự hài lòng của khách hàng. Dữ liệu về mức độ hài lòng của khách hàng có thể được thu thập thông qua các cuộc khảo sát, phàn nàn của khách hàng và các phản hồi khác. Các thước đo chất lượng cũng đánh giá liệu một quy trình có tăng thêm giá trị cho khách hàng hay không. Chỉ số này cũng xem xét tần suất lỗi và làm lại. Phần trăm lỗi sẽ được nhìn thấy trong mức độ lỗi của sản phẩm. Tỷ lệ phần trăm hoàn thành và mức độ chính xác đo tần suất của các quy trình không có sai sót.
- Ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe chủ yếu dựa vào các thước đo chất lượng. Cải tiến chất lượng phải dựa trên dữ liệu. Các nhà phân tích xem xét dữ liệu tài chính và lâm sàng để xác định các biến thể trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Quá trình cung cấp dịch vụ được chia nhỏ và sau đó tìm kiếm các khu vực lãng phí hoặc dư thừa để tạo ra một quy trình mang lại kết quả chất lượng cao. Giảm chi phí không tăng thêm giá trị nếu nó không thể cải thiện hoặc duy trì một mức chất lượng nhất định.
- Chìa khóa để nâng cao chất lượng là tăng hiệu quả mà không làm giảm hiệu quả. Hiệu quả là số lượng tài nguyên cần thiết để cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ. Hiệu quả đề cập đến mức độ đạt được các mục tiêu của sản phẩm hoặc dịch vụ.
Bước 4. Đo đầu ra
Số liệu đầu ra đo lường số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp trong một khoảng thời gian. Mục tiêu sản xuất phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Các chỉ số đầu ra cũng xem xét tồn đọng và tồn kho dư thừa (tổng của cả hai phải là tối thiểu). Cuối cùng, sản phẩm dở dang được đo lường để xác định số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đang được xử lý.
Một chiến lược để tăng sản lượng trong sản xuất là tiêu chuẩn hóa công việc. Ví dụ, trong ngành công nghiệp ô tô, các nhà sản xuất ô tô có các phương pháp tiêu chuẩn để lắp đặt ô tô. Các nhà sản xuất có thể đặt ra các tiêu chuẩn quy trình sản xuất để tăng sản lượng. Các chỉ số có thể giúp phân tích mức độ cải thiện đầu ra của một quy trình. Quá trình này được cho là thành công nếu sản phẩm được tạo ra trong một thời gian nhất định với quy trình tiêu chuẩn hóa mới ngày càng tăng về số lượng
Bước 5. Đo lường mức độ phức tạp của quy trình
Số liệu này đo lường số bước trong quy trình sản xuất phải vượt qua. Số liệu này cũng cho biết tần suất xảy ra chậm quá trình do thay đổi người thực hiện hoặc yêu cầu người giám sát phê duyệt. Số bước trong quy trình được tính cùng với các bước của quy trình gia tăng giá trị. Các bước này làm cho sản phẩm hoặc dịch vụ có giá trị hơn. Chỉ số này cũng đo lường tần suất trả lại sản phẩm để sửa chữa lỗi.
