ATTN. là từ viết tắt của cụm từ "Attention" và được sử dụng rộng rãi trong e-mail và thư tín để cho biết người nhận thư là ai. Cách sử dụng ATTN. tốt nhất là trong thư từ qua email là đưa nó vào phần chủ đề. Bằng cách này, người nhận ngay lập tức biết được thư được gửi đến ai và có nhiều khả năng email của bạn được đọc bởi đúng người.
Bươc chân
Cách 1/3: Liệt kê ATTN. trong Email
Bước 1. Bắt đầu bằng việc viết ATTN
trong phần chủ đề. Trong một số tình huống, chẳng hạn như đơn xin việc, bạn chỉ có một email chung chung từ một công ty, nhưng bạn muốn có sự quan tâm đặc biệt từ một người hoặc một bộ phận cụ thể. Cách tốt nhất để làm điều này là viết vào phần chủ đề “ATTN. Joko Suryono”.
Ngoài ra, nếu bạn không có tên liên hệ, bạn có thể viết “ATTN. HRD”hoặc“ATTN. Bộ phận tiếp thị"
Bước 2. Đưa các thông tin quan trọng khác vào phần chủ đề
Ngoài việc thu hút sự chú ý của những người hoặc nhóm nhất định, bạn cần thêm một chút thông tin liên quan đến nội dung email để tăng cơ hội được mở và đọc email.
Ví dụ: bạn có thể viết “ATTN. Joko Suryono Hal: Vị trí Tiếp thị Nội dung”
Bước 3. Bắt đầu phần nội dung email của bạn với ATTN
khi phần chủ đề đã đầy đủ. Bạn có thể đưa ATTN vào nội dung email hoặc trong tài liệu đính kèm. Bằng cách này, bạn chỉ ra người bạn muốn gửi thư và bạn có thể sử dụng phần chủ đề để giải thích mục đích của email. Phương pháp này có thể được thực hiện nếu bạn trả lời email của ai đó đã điền sẵn phần chủ đề.
- Ví dụ: bạn có thể bắt đầu phần nội dung email bằng cách viết “ATTN. Suryo Kuncoro"
- Bạn có thể bao gồm ATTN. trong phần Chủ đề và cả trong phần nội dung của email.
Phương pháp 2/3: Xác định thời điểm sử dụng ATTN. trong Email
Bước 1. Sử dụng ATTN
nếu bạn không có địa chỉ email của người bạn đang tìm kiếm. Nếu bạn không biết địa chỉ email trực tiếp của người hoặc bộ phận bạn muốn liên hệ, bạn có thể gửi email đến địa chỉ liên hệ được liệt kê trên trang web của công ty. Sau đó nhập ATTN. với tên của người hoặc bộ phận dự kiến trong phần chủ đề.
Bước 2. Sử dụng ATTN
để liên lạc nội bộ. Bao gồm ATTN. khi bạn viết một bản ghi nhớ nội bộ liên quan đến một số người, nhóm hoặc bộ phận của bạn, nhưng cần sự quan tâm đặc biệt của một hoặc hai người. Bằng cách này, bạn truyền thông tin cho mọi người trong khi chỉ ra ai là người được ưu tiên.
Bạn có thể viết “ATTN. Mirna Salim Hal: Mục tiêu bán hàng”nhưng hãy gửi email cho toàn bộ nhóm bán hàng
Phương pháp 3/3: Đảm bảo email của bạn thu hút được sự chú ý
Bước 1. Viết chủ đề vào phần chủ đề
Bao gồm một chủ đề trong phần Chủ đề là rất quan trọng để email của bạn thu hút sự chú ý và người nhận được thông báo về nội dung của email. Những email không có chủ đề có thể bị xóa hoặc bị mất trong hộp thư, hoặc khiến người nhận phải gửi lại vì họ phải mở email để tìm hiểu nội dung trong đó.
Bước 2. Giữ cho chủ đề ngắn gọn
Hầu hết các hộp thư email chỉ hiển thị 60 ký tự của phần Chủ đề và điện thoại di động chỉ hiển thị từ 25 đến 30 ký tự. Kết quả là bạn cần viết đủ chủ đề môn học. Đừng quên ghi lại những thông tin quan trọng nhất trước.
Các dạng ngắn như “ATTN”. và “Things” giúp bạn dễ dàng thêm thông tin vào phần chủ đề
Bước 3. Viết một cái gì đó thú vị
Hộp thư thường tràn ngập thư rác và khuyến mãi và nhiều người xóa những email này trước khi chúng được mở. Nếu bạn đang gửi email cho ai đó mà bạn không quen biết, bạn cần phải làm cho email của mình trở nên thú vị. Bạn có thể thu hút sự chú ý của người nhận bằng cách viết một cái gì đó thú vị hoặc sáng tạo trong phần chủ đề.
- Bạn có thể viết “Tôi không muốn gì ở bạn” nếu bạn đang cố gắng tiếp cận một người mà bạn ngưỡng mộ nhưng chưa bao giờ gặp, chẳng hạn như một tác giả yêu thích hoặc một người bạn ngưỡng mộ trong ngành của bạn.
- Bạn cũng có thể viết “Kiếm nhiều tiền hơn bằng cách mở rộng cơ sở khách hàng của mình” nếu bạn đang cố gắng xây dựng mạng lưới kinh doanh và muốn email của mình được mở.
Bước 4. Bao gồm các chi tiết quan trọng
Bạn cần bao gồm thông tin liên quan đến nội dung của email. Nếu bạn đang viết email cho đồng nghiệp về một dự án, hãy đưa tên của dự án vào phần chủ đề để đồng nghiệp của bạn biết và có thể ưu tiên gửi email của bạn nếu cần.
- Bạn có thể viết "phản hồi cần thiết". Do đó, Email của bạn có khả năng được ưu tiên.
- Ngoài ra, hãy viết một “câu hỏi nhỏ p: cuộc họp buổi chiều” để thu hút sự chú ý vì có vẻ như email của bạn sẽ dễ trả lời.
