Khả năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng hữu ích nhất. Thời điểm tốt giúp bạn tận dụng tối đa thời gian của mình để đạt được thành công trong công việc và học hành. Bài viết này giải thích cách sử dụng thời gian một cách hiệu quả, chẳng hạn bằng cách chọn môi trường làm việc phù hợp và thực hiện các công việc theo mức độ ưu tiên. Nếu cần, hãy tắt điện thoại và mạng xã hội để bạn không bị phân tâm. Tập thói quen sinh hoạt theo một lịch trình đều đặn để bạn có thể đạt được hiệu quả tốt nhất khi sống hàng ngày.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Sử dụng thời gian một cách hiệu quả
Bước 1. Tạo môi trường làm việc thuận lợi
Điều kiện môi trường trong văn phòng ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Chọn hoặc tạo ra một môi trường phù hợp nhất vì không có tiêu chuẩn nào xác định môi trường làm việc thích hợp nhất cho bạn. Tổ chức không gian làm việc của bạn bằng cách sử dụng những đồ trang trí giúp thúc đẩy sự nhiệt tình và đam mê làm việc vì cảm giác đó khiến bạn tập trung hơn và làm việc hiệu quả hơn.
- Ví dụ: mua một số bức tranh của các nghệ sĩ truyền cảm hứng cho bạn, sau đó trưng bày chúng trong không gian làm việc của bạn.
- Nếu bạn có thể chọn một khu vực làm việc, hãy chọn một khu vực không gây phiền nhiễu. Vừa làm vừa xem TV không phải là một cách hữu ích. Kê bàn làm việc ở góc phòng ngủ để có thể yên tĩnh làm việc.
Bước 2. Lập danh sách các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên
Trước khi bắt tay vào công việc, đầu tiên hãy xác định những công việc phải ưu tiên. Thay vì chỉ lập danh sách, hãy viết ra những công việc hàng ngày cần hoàn thành theo thứ tự ưu tiên và chia chúng thành các danh mục.
- Trước khi lập danh sách, hãy viết ra một số danh mục tùy theo mức độ khẩn cấp của chúng. Ví dụ: danh mục "khẩn cấp" (nhiệm vụ phải hoàn thành hôm nay), danh mục "quan trọng nhưng không khẩn cấp" (phải hoàn thành nhưng vẫn có thể hoàn thành vào ngày mai hoặc vài ngày sau) và "không khẩn cấp" danh mục (có thể trì hoãn).
- Viết bài tập theo thể loại. Ví dụ: nếu bạn cần hoàn thành một báo cáo công việc ngay lập tức, nhiệm vụ này thuộc loại "khẩn cấp". Các nhiệm vụ khác phải hoàn thành trong 2 ngày thuộc loại "quan trọng, nhưng không khẩn cấp". Nếu bạn muốn tập thể dục sau giờ làm việc, nhưng chỉ là một bài tập thông thường, thì hoạt động này được xếp vào loại "không khẩn cấp".
Bước 3. Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng
Bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn nếu bạn đã hoàn thành một công việc rất khẩn cấp vào buổi sáng. Thành công của việc làm quan trọng khiến cuộc sống hàng ngày trở nên thú vị hơn để bạn không bị căng thẳng. Bắt đầu một ngày bằng cách hoàn thành từng công việc được liệt kê trong danh sách, bắt đầu từ việc quan trọng nhất.
- Ví dụ: nếu bạn phải trả lời 5 email và kiểm tra một báo cáo, hãy làm điều đó ngay khi bạn đến văn phòng.
- Đừng trò chuyện một cách không cần thiết cho đến khi bạn đã hoàn thành một nhiệm vụ ưu tiên.
Bước 4. Làm điều gì đó trong khi bạn chờ đợi
Tận dụng tối đa thời gian của bạn bằng cách luôn làm việc khi bạn phải chờ đợi. Trong khi ngồi trên xe buýt trên đường đến cơ quan hoặc đại học, hãy đọc một báo cáo hoặc sách giáo khoa. Sử dụng thời gian xếp hàng tại quầy thanh toán ở siêu thị để đọc email trên điện thoại di động của bạn. Bạn có thể tận dụng thời gian của mình bằng cách luôn làm việc gì đó.
Nếu bạn vẫn đang học đại học, hãy cân nhắc mua sách nói hoặc ghi âm chúng trong khi giáo viên của bạn đang giảng dạy để bạn có thể nghe lại chúng trong khi xếp hàng chờ đợi hoặc trên đường đến trường
Bước 5. Không làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc
Nhiều người cho rằng phương pháp này đủ hiệu quả để hoàn thành công việc hàng ngày và tận dụng thời gian hiệu quả. Trên thực tế, phương pháp này sẽ làm giảm năng suất công việc vì hoàn thành nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn do bạn khó tập trung. Để hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, hãy tận dụng tối đa thời gian của bạn bằng cách hoàn thành từng nhiệm vụ một.
Ví dụ: sau khi trả lời tất cả các email, hãy đăng xuất khỏi tài khoản của bạn và sau đó thực hiện tác vụ tiếp theo. Hiện tại, đừng nghĩ về email. Nếu bạn có email để trả lời, hãy làm điều đó sau khi bạn đã hoàn thành một nhiệm vụ cần được ưu tiên
Phương pháp 2/3: Giảm sự phân tâm
Bước 1. Tắt điện thoại
Tắt điện thoại di động khi bạn đang làm việc hoặc học tập càng nhiều càng tốt. Đôi khi, điện thoại di động chiếm nhiều thời gian để có thể được sử dụng hiệu quả hơn. Khi có cơ hội truy cập Facebook hoặc đọc e-mail, bạn có thể cảm thấy muốn truy cập nó. Tuy nhiên, hãy tự giúp mình bằng cách tắt điện thoại nếu bạn vẫn còn việc phải làm. Nếu bạn vô tình với lấy điện thoại, chỉ có thể nhìn thấy màn hình đen.
Nếu bạn cần bật điện thoại tại nơi làm việc, hãy đặt điện thoại cách bàn làm việc một khoảng để bạn có thể tập trung vì bạn không bị cám dỗ khi sử dụng điện thoại. Ngoài ra, hãy tắt chuông thông báo không liên quan đến công việc
Bước 2. Đóng các trình duyệt vô dụng
Ngày nay, nhiều người phụ thuộc rất nhiều vào máy tính và internet để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian nếu sử dụng Facebook, Twitter hoặc các trang web thu hút sự chú ý khác làm nền cho màn hình của mình. Các trang web vẫn đang mở hoặc kết quả tìm kiếm thông tin qua internet không còn cần thiết có xu hướng khiến bạn dễ bị phân tâm. Tập thói quen đóng nhanh các trình duyệt không sử dụng và chỉ tập trung vào các trang web bạn cần trong khi làm việc.
Thử thách bản thân chỉ mở 1-2 trang web tại bất kỳ thời điểm nào
Bước 3. Chặn phương tiện truyền thông xã hội
Đôi khi, sự cám dỗ để truy cập Facebook hoặc Twitter rất khó đánh bại. Tuy nhiên, có rất nhiều ứng dụng và trang web chặn mạng xã hội có thể thu hút sự chú ý của bạn trong một thời gian.
- SelfControl là một trong những ứng dụng miễn phí dành cho người dùng Mac để chặn tạm thời một số trang web nhất định.
- Nếu bạn hoàn toàn không muốn sử dụng internet, hãy sử dụng ứng dụng Freedom để chặn truy cập qua internet trong 8 giờ.
- Sử dụng tiện ích bổ sung Leechblock từ Firefox để hạn chế quyền truy cập vào các trang web nhất định trong vài giờ mỗi ngày.
Bước 4. Tránh bị gián đoạn càng nhiều càng tốt
Ngắt sẽ làm gián đoạn quy trình làm việc. Nếu xảy ra gián đoạn khi đang làm việc khiến bạn phải dừng lại để làm việc khác thì việc nối lại quá trình làm việc bị gián đoạn là điều không hề đơn giản. Hoàn thành nhiệm vụ hiện tại trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác. Miễn là bạn hoàn thành một nhiệm vụ, hãy để các nhiệm vụ khác chờ đợi.
- Ví dụ: khi bạn nghĩ rằng bạn phải trả lời email trong khi đang làm việc khác, đừng ngừng làm việc ngay để đọc email của bạn. Thay vào đó, hãy ghi chú nhỏ như một lời nhắc nhở và sau đó trả lời email sau khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ trong tay.
- Hãy nhớ rằng đôi khi khó tránh khỏi sự gián đoạn. Ví dụ: nếu ai đó gọi cho bạn khi bạn đang bận, tất nhiên bạn phải trả lời. Cố gắng hết sức để tránh bị gián đoạn, nhưng đừng đánh bại bản thân nếu sự phân tâm liên tục xuất hiện trong khi bạn đang làm việc.
Phương pháp 3/3: Thực hiện lịch trình hàng ngày tốt nhất
Bước 1. Sử dụng lịch kỹ thuật số
Công nghệ rất hữu ích như một công cụ để quản lý thời gian và theo dõi thời hạn, cuộc hẹn, v.v. Sử dụng ứng dụng lịch trên điện thoại và máy tính của bạn. Theo dõi các công việc hàng ngày, các cuộc hẹn và lịch làm việc hoặc học tập. Đặt lời nhắc bằng cách đặt báo thức. Ví dụ: đặt chuông báo trên điện thoại di động 1 tuần trước hạn nộp bài. Lập thời gian biểu hàng ngày để có thể hoàn thành các bài tập ở trường và công việc đúng thời hạn.
Ngoài lịch kỹ thuật số, hãy sử dụng lịch thông thường làm bản sao lưu. Đặt lịch trên bàn làm việc của bạn hoặc sử dụng lịch trong chương trình làm việc. Bạn sẽ dễ dàng ghi nhớ lịch trình hoặc thời hạn của mình hơn bằng cách viết nó ra giấy
Bước 2. Tìm hiểu khi nào bạn làm việc hoặc học tập hiệu quả nhất
Mọi người đều đạt được năng suất cao vào những thời điểm khác nhau. Khi biết điều này, bạn có thể xác định khi nào bạn có thể sử dụng thời gian của mình một cách tối ưu và sau đó sử dụng nó cho công việc hoặc học tập. Ví dụ: nếu bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng nhất vào buổi sáng, hãy cố gắng hoàn thành công việc vào buổi sáng. Hãy dành thời gian vào ban đêm để thư giãn trong khi làm những việc bạn yêu thích.
Tìm ra mức năng lượng không phải là dễ dàng. Do đó, hãy bắt đầu theo dõi khi bạn cảm thấy tràn đầy sinh lực nhất và cố gắng theo dõi suốt cả ngày trong vòng 1 tuần hoặc hơn. Làm điều này để xác định thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất trong cuộc sống hàng ngày của mình
Bước 3. Dành ra 30 phút sau khi thức dậy vào buổi sáng để lập lịch trình hoạt động
Ngay sau khi bạn thức dậy vào buổi sáng, hãy bắt đầu lập kế hoạch cho các hoạt động sẽ được thực hiện trong suốt cả ngày. Ngay khi thức dậy, hãy nghĩ về những việc cần làm và lên lịch trình làm việc. Hãy hoàn thành tốt nhất trách nhiệm của mình trong công việc và cuộc sống xã hội và đừng quên hoàn thành các nghĩa vụ trong gia đình.
- Ví dụ: Bạn làm việc từ 8 đến 4 giờ chiều. Hôm nay, bạn muốn gọi cho bà để chúc mừng sinh nhật bà và đi lấy quần áo ở tiệm giặt là sau giờ làm việc. Vào buổi sáng, hãy xác định trước thứ tự các hoạt động bạn muốn làm trong suốt cả ngày.
- Nếu bạn sống ở múi giờ chậm hơn, hãy lên lịch cuộc gọi sau khi bạn hoàn thành công việc. Nếu bạn gọi vào buổi sáng, bà có lẽ đang ngủ vì vẫn còn nửa đêm ở đó. Sau đó, hãy lên kế hoạch ghé qua chọn quần áo ở tiệm giặt là.
Bước 4. Đặt lịch để nghỉ ngơi và đối phó với những gián đoạn
Nói chung, mọi người không thể làm việc liên tục mà không nghỉ ngơi hoặc không bị gián đoạn. Dành thời gian để đối phó với những gián đoạn và mất tập trung khi bạn tiếp tục cuộc sống hàng ngày của mình bằng cách kết hợp chúng vào lịch trình của bạn giữa các công việc cần phải hoàn thành. Bằng cách đó, sự gián đoạn sẽ không tiếp diễn và làm xáo trộn công việc hàng ngày của bạn.
- Lên lịch cho những khoảng thời gian nghỉ dài hoặc gián đoạn ngoài những thứ gây xao nhãng có thể xảy ra trong cuộc sống hàng ngày của bạn.
- Ví dụ: Lên lịch nghỉ trưa 1 tiếng mỗi ngày và xem TV 30 phút để thư giãn sau giờ làm việc.
- Đồng thời lên lịch cho những gián đoạn nhỏ trong quá trình làm việc của bạn, ví dụ: vừa viết giấy vừa kiểm tra Facebook mỗi khi bạn viết xong 500 từ.
Bước 5. Hoàn thành các nhiệm vụ vào cuối tuần
Hãy tận dụng thời gian cuối tuần để nghỉ ngơi, thư giãn và vui vẻ. Vì vậy, đừng làm việc quá sức. Tuy nhiên, làm những công việc nhẹ nhàng vào cuối tuần cũng có những lợi ích của nó, ví dụ như: làm những công việc nhỏ đã chất đống và phải hoàn thành vào thứ Hai.
Ví dụ: dành thời gian để kiểm tra và đọc email vào cuối tuần và sau đó gửi một vài email trả lời để đến sáng thứ Hai, ngăn xếp email sẽ được giảm bớt. Ngoài ra, gắn cờ các email phải được theo dõi vào sáng thứ Hai
Bước 6. Thực hiện lịch ngủ hàng đêm mỗi ngày
Một lịch trình ngủ tốt là rất quan trọng để bạn có thể quản lý tốt thời gian của mình. Một giấc ngủ ngon đúng lịch đảm bảo bạn có thể thức dậy sớm và sẵn sàng cho các hoạt động trong ngày. Hãy tuân thủ lịch trình đi ngủ bằng cách đi ngủ vào cùng một thời điểm mỗi đêm và thức dậy vào cùng một thời điểm mỗi ngày, kể cả vào cuối tuần. Thực hiện một lịch trình ngủ nhất quán cho phép cơ thể bạn quen với chu kỳ ngủ / thức, do đó bạn sẽ buồn ngủ vào ban đêm và tràn đầy năng lượng khi thức dậy vào buổi sáng.
