Chúng ta thường nghe mọi người phàn nàn về việc không có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu bạn cũng gặp phải trường hợp tương tự, đừng lo lắng! Bạn có thể tận dụng tối đa thời gian hiện có của mình bằng cách thành thạo một số kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian cơ bản. Bạn càng quản lý thời gian một cách khôn ngoan, thì càng có nhiều nhiệm vụ được hoàn thành.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Xác định cách bạn sử dụng thời gian của mình
Bước 1. Ghi lại tất cả các hoạt động hàng ngày
Quan sát những hoạt động bạn làm hàng ngày và ghi lại bạn mất bao lâu để hoàn thành chúng. Có thể bạn không nghĩ rằng thời gian bị lãng phí hóa ra lại nhiều hơn thời gian thực sự được dùng để hoàn thành các công việc hàng ngày.
Đừng quên ghi lại các hoạt động thường ngày của bạn ở nhà, chẳng hạn như chuẩn bị bữa sáng, quét nhà, đi tắm, v.v
Bước 2. Ghi lại tất cả các hoạt động vào một cuốn sổ
Một khi bạn biết các hoạt động bạn làm trong ngày và thời gian thực hiện, hãy ghi chúng vào một cuốn sổ. Nếu tất cả thông tin được kết hợp và trình bày trong 1 trang, bạn sẽ thấy các mẫu và hoạt động có khả năng gây lãng phí thời gian.
- Giữ các ghi chú đầy đủ và rõ ràng. Đừng ghi lại nhiều hoạt động trong một mục, đừng bỏ qua những công việc tưởng chừng như nhỏ nhặt và theo dõi thời gian một cách chính xác khi giám sát việc thực hiện các hoạt động hàng ngày.
- Nhóm các hoạt động thành các chuyên mục. Ví dụ: ghi chú các công việc gia đình bằng màu xanh lam, công việc văn phòng màu đỏ và các hoạt động giải trí bằng màu đen. Phương pháp này giúp bạn ước tính thời gian mỗi nhóm sẽ mất bao nhiêu thời gian.
Bước 3. Tìm hiểu cách bạn sử dụng thời gian của mình
Bạn có dành: 1 giờ mỗi ngày để mơ mộng không? 2 giờ để quyết định ăn ở đâu? 8 giờ để truy cập internet? Tìm các mẫu mô tả cách bạn sử dụng thời gian và sau đó xác định hoạt động nào hữu ích và hoạt động nào không.
- Bạn đang lãng phí thời gian vì thiếu tự chủ? Bạn có quen với việc trì hoãn công việc không? Bạn có gánh vác một trọng trách lớn không? Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi này khi đánh giá cách bạn sử dụng thời gian của mình.
- Có thể bạn lên lịch cho các hoạt động hàng ngày của mình một cách không hợp lý. Ví dụ, bạn chưa quản lý thời gian một cách khôn ngoan nếu bạn làm việc trong 30 phút, nghỉ 10 phút để lo những việc vặt vãnh, sau đó quay lại làm việc trong 30 phút. Bạn sẽ tập trung và năng suất hơn nếu bạn làm việc trong 1 giờ và sau đó quan tâm đến những việc vặt vãnh.
- Hoàn thành nhiệm vụ bằng cách đặt thời hạn. Điều này được thực hiện bằng cách xác định khoảng thời gian để hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định mà không bị phân tâm.
Bước 4. Thực hiện điều chỉnh lịch trình
Khi bạn biết chính xác những hoạt động cần làm và những gì bạn đang dành thời gian của mình, hãy điều chỉnh lịch trình hàng ngày của bạn. Đảm bảo rằng bạn biết những hoạt động bạn không thể hoặc sẽ không loại bỏ do thiếu thời gian. Các hoạt động chiếm nhiều thời gian không phải lúc nào cũng lãng phí thời gian.
Bước 5. Nếu bạn mất 3 giờ mỗi ngày để gửi các email liên quan đến công việc, thì không chắc sẽ giảm thời gian dành cho hoạt động này
Tuy nhiên, nếu bạn trả lời 4-5 email cá nhân trong khi gửi email công việc, hãy giảm thời gian phân bổ.
Bước 6. Thay đổi thói quen và quan điểm của bạn
Ngay cả khi bạn gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian của mình, vẫn luôn có giải pháp. Bây giờ bạn đã biết tại sao bạn lại lãng phí thời gian hoặc cách bạn nên sử dụng thời gian của mình, bước tiếp theo là thay đổi cách bạn quản lý thời gian để hình thành những thói quen mới.
- Nếu bạn dành nhiều thời gian cho việc dọn dẹp nhà cửa hoặc nấu nướng, bạn nên thuê một người giúp việc hoặc đăng ký dịch vụ ăn uống. Đối với một số người, thời gian còn quý giá hơn tiền bạc.
- Có thể bạn sử dụng một ít thời gian để truy cập internet mà không có mục đích cụ thể nào. Giới hạn thời gian bạn truy cập các trang web hoặc phương tiện truyền thông xã hội nhất định nếu bạn có nhiều nhiệm vụ quan trọng hơn phải làm.
Phương pháp 2/3: Tránh sự khác biệt
Bước 1. Xác định những điều khiến bạn phân tâm trong các hoạt động hàng ngày
Mất tập trung liên tục là một trở ngại lớn để quản lý thời gian một cách khôn ngoan. Tìm hiểu những hoạt động hoặc những người chiếm nhiều thời gian của bạn, chẳng hạn như những người bạn thích tán gẫu hoặc muốn thư giãn khiến bạn sao nhãng công việc. Cố gắng tránh những điều khiến bạn lãng phí thời gian.
- Nếu bạn đang lãng phí nhiều thời gian nhưng không đạt được kết quả như mong đợi, thì có thể bạn sẽ phải tránh xa những điều phiền nhiễu.
- Khi làm việc tại văn phòng, bạn có thể gặp phải một số đồng nghiệp mất tập trung. Đừng nói nhỏ hoặc trò chuyện vu vơ trong giờ làm việc. Tuy nhiên, hãy lịch sự với họ vì cư xử trong văn phòng cũng quan trọng như khả năng quản lý thời gian để đạt được thành công trong sự nghiệp.
Bước 2. Đừng ở trên điện thoại quá lâu
Nếu bạn dành một ít thời gian của mình cho các cuộc trò chuyện điện thoại kéo dài, hãy thay đổi thói quen đó. Thông thường, nói chuyện trực tiếp sẽ hiệu quả hơn qua điện thoại. Vì vậy, hãy bỏ thói quen nói lâu trên điện thoại.
Khi thảo luận qua điện thoại, phần đầu hoặc phần cuối của cuộc trò chuyện thường chỉ xoay quanh những điều vụn vặt. Nhiều người không thể tập trung và mơ mộng vào điện thoại. Vì vậy, hãy cố gắng lưu ý điều này. Để có kết quả tốt nhất, hãy tổ chức một cuộc gặp trực tiếp nếu bạn cần thảo luận những vấn đề liên quan đến công việc vì cả hai bên có thể thảo luận mà không bị phân tâm trong cuộc họp
Bước 3. Không truy cập trang web quá thường xuyên
Nhiều người cần internet làm phương tiện chính để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, nhiều người cũng lãng phí thời gian mà không có lợi khi chỉ đơn giản là tìm kiếm các bài báo, tin tức thể thao, ảnh nghệ sĩ, ảnh mèo con hoặc chó con. Tập trung vào việc sử dụng internet. Có nhiều chương trình khác nhau để chặn các ứng dụng, trang web và phương tiện nhất định để giảm chuyển hướng từ internet.
- Tắt Facebook, Twitter và các phương tiện truyền thông xã hội khác khi bạn cần tập trung vào những việc quan trọng hơn.
- Tìm kiếm chủ đề thông qua Google cũng rất mất thời gian. Lúc đầu, bạn chỉ muốn tìm một số thông tin, nhưng trước khi bạn biết nó, bạn đã duyệt qua nhiều trang web khác nhau trong 3 giờ.
Bước 4. Đặt biển báo "Vui lòng bình tĩnh"
Có thể bạn đã nhìn thấy tấm biển treo trên cửa phòng khách sạn. Đăng dấu hiệu này trong văn phòng hoặc không gian làm việc của bạn. Thay vì yêu cầu nó ở khách sạn, hãy tự in nó và sau đó treo nó trên cửa không gian làm việc nếu cần. Bằng cách đó, không ai mời bạn trò chuyện để bạn có thể tập trung vào công việc.
Nếu bạn làm việc tại nhà, hãy bố trí một phòng đặc biệt để làm việc. Không làm việc ở nơi thường được dùng để sinh hoạt với các thành viên trong gia đình. Bạn rất dễ bị phân tâm khi nghe âm thanh từ TV, tiếng chuông điện thoại hoặc âm thanh của trò chơi điện tử
Bước 5. Hãy chuẩn bị cho những chuyển hướng bất ngờ
Đôi khi, sự chuyển hướng đến không thể tránh khỏi, chẳng hạn như do sếp mời bạn trò chuyện qua WA hoặc bố mẹ bạn yêu cầu giúp đỡ để hoàn thành những công việc nhẹ nhàng. Nếu bạn đã lên lịch, những việc này không khiến bạn thiếu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ và thực hiện các hoạt động ưu tiên.
Phương pháp 3/3: Sử dụng thời gian hiệu quả
Bước 1. Viết ra tất cả những việc cần phải làm
Đừng dựa vào bộ nhớ cho các công việc hàng ngày. Lập danh sách các hoạt động phải thực hiện và đọc nó thường xuyên nhất có thể để tất cả các mục tiêu công việc đều đạt được.
- Ngay cả khi một số nhiệm vụ có vẻ nhỏ nhặt hoặc nhẹ nhàng, chỉ cần viết chúng ra. Lịch trình trên chương trình làm việc sẽ có nội dung như "Gọi cho Steve", "Tính tỷ suất lợi nhuận" hoặc "Gửi email cho sếp".
- Tạo thói quen ghi chú bên mình trong các hoạt động hàng ngày để bạn sẵn sàng ghi chép các hoạt động hoặc nhiệm vụ mới. Mặc dù bạn có thể ghi lại nó sau này, nhưng tốt nhất bạn không nên trì hoãn nó để không bị quên.
Bước 2. Sử dụng lịch
Sử dụng lịch hoặc chương trình làm việc như một phương tiện để lên lịch cho các hoạt động hàng ngày giúp bạn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả. Ghi chú lại bất kỳ điều gì mới cần đưa vào lịch trình của bạn, chẳng hạn như thời hạn, nhiệm vụ hoặc cuộc họp. Dành thời gian mỗi sáng để đọc qua chương trình làm việc của bạn để tìm ra những hoạt động cần làm trong ngày.
Bước 3. Đừng hẹn với cùng một lịch trình
Để có thể quản lý thời gian một cách khôn ngoan, hãy sắp xếp lịch sinh hoạt không quá đông đúc. Không đáp ứng thời hạn hoặc đặt lịch hẹn với cùng một lịch trình. Đọc chương trình làm việc trước trước khi đồng ý với một lịch trình mới để đảm bảo có sẵn thời gian. Bằng cách này, bạn sẽ có thể quản lý tốt thời gian của mình và tuân theo một lịch trình hàng ngày nhất quán.
Bước 4. Tránh sao nhãng
Tận dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả bằng cách loại bỏ những thứ khiến bạn phân tâm hoặc khiến bạn không lạc vào lịch trình của mình và trì hoãn các hoạt động khác. Tắt TV và trò chơi điện tử để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên của mình và vui chơi sau này.
Bước 5. Ưu tiên các công việc cần hoàn thành
Sắp xếp thời gian của bạn tốt nhất có thể bằng cách lên lịch cho những công việc quan trọng nhất hoặc phải đến trước. Viết nhiệm vụ này ra lịch trình bằng cách sử dụng màu sắc tươi sáng hoặc hình dán nhỏ. Lên lịch cho các công việc ưu tiên hàng đầu trước để có đủ thời gian hoàn thành chúng và sau đó liệt kê các hoạt động khác có thể thực hiện sau.
- Hãy chuẩn bị để thay đổi các ưu tiên bất cứ lúc nào. Có những việc phát sinh đột ngột và phải giải quyết ngay lập tức khiến bạn buộc phải dừng công việc để hướng sự chú ý và phân bổ thời gian đáp ứng những thời hạn rất gấp rút với kết quả tối đa. Đảm bảo những sự kiện như thế này rất hiếm.
- Nếu bạn thay đổi các ưu tiên hàng ngày của mình thường xuyên, có vẻ như cần phải sửa một số thứ. Mặc dù việc thực hiện những điều chỉnh nhỏ đối với lịch trình của bạn là điều bình thường, nhưng việc thay đổi lịch trình của bạn quá thường xuyên cho thấy bạn không thể thiết lập các ưu tiên một cách chính xác.
Bước 6. Hãy thực tế
Xác định phân bổ thời gian thực tế để mỗi nhiệm vụ được hoàn thành đúng cách. Nếu bạn mất 30-60 phút để hoàn thành một nhiệm vụ, hãy lên lịch 60 phút. Bằng cách ước tính thời gian thực tế, bạn không cảm thấy quá tải hoặc cần thay đổi lịch trình làm việc của mình.
Tốt hơn hết hãy cẩn thận với việc dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết. Nếu một nhiệm vụ hoàn thành sớm, hãy làm việc tiếp theo và điều này hoàn toàn không ảnh hưởng đến năng suất
Bước 7. Lên lịch cho các hoạt động thường ngày
Đừng quên lên lịch cho thói quen hàng ngày của bạn, chẳng hạn như ăn uống và tắm rửa. Điều này có thể sẽ tự giải quyết được, nhưng bạn sẽ cần phân bổ thời gian giữa các công việc đã lên lịch để không bỏ lỡ hoặc hoãn các hoạt động đã lên lịch khác.
Bước 8. Sử dụng lời nhắc
Ngoài chương trình làm việc của bạn, hãy sử dụng các công cụ khác để nhắc bạn về các nhiệm vụ hoặc thời hạn quan trọng, chẳng hạn như Đăng bài hoặc đặt lời nhắc trên điện thoại của bạn sẽ đổ chuông hoặc bật lên một tin nhắn vào một thời điểm nhất định để nhắc bạn làm điều gì đó hoặc chuẩn bị cho lịch trình tiếp theo. Bằng cách này, bạn không quên các hoạt động đã lên lịch.
- Đừng dựa vào người khác để nhắc nhở bạn vì rất có thể họ cũng sẽ quên như bạn.
- Nếu có một hoạt động rất quan trọng được lên lịch, hãy đặt một vài lời nhắc trong trường hợp một ghi chú nhỏ hoặc báo thức điện thoại di động bị bỏ qua.
Bước 9. Yêu cầu giúp đỡ
Bạn có thể nhờ người khác giúp đỡ hoặc ủy thác công việc nhẹ nếu cần. Bạn có thể lên một lịch trình tốt nếu không ngần ngại nhờ người khác dọn dẹp nhà cửa hoặc chuẩn bị bữa tối nếu bạn vẫn bận làm việc đến khuya.
- Giao trách nhiệm cho người mà bạn có thể tin tưởng. Thay vì yêu cầu sự giúp đỡ từ những người có khả năng hoàn thành nhiệm vụ, hãy chọn một người sẵn sàng làm việc tốt để hoàn thành.
- Đừng quen với việc chuyển nhiệm vụ cho người khác. Ngoài việc không có khả năng quản lý thời gian, bạn có thể tỏ ra lười biếng và thiếu động lực.
Bước 10. Tìm hiểu năng suất của bạn
Định kỳ, bạn cần dành thời gian để phân tích những gì bạn đã hoàn thành, bạn đang hoạt động tốt như thế nào và mất bao nhiêu thời gian. Bằng cách đánh giá các khía cạnh khác nhau của cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp, bạn có thể điều chỉnh lịch trình làm việc và lối sống hàng ngày để có thể đạt được kết quả vượt quá mục tiêu của mình.
Bước 11. Tự tặng quà cho bản thân
Làm việc quá sức hoặc quá lâu có xu hướng dẫn đến cảm giác nhàm chán, khiến bạn khó tập trung vào những công việc dù là đơn giản nhất. Vì vậy, hãy dành thời gian để ăn mừng thành tích của bạn và tự tặng cho mình một món quà mà bạn yêu thích.
- Hãy dành thời gian nghỉ ngơi để bản thân được thư giãn. Tắt điện thoại của bạn và không trả lời email. Nếu công việc và giải trí được kết hợp với nhau, đây không phải là cách để tự thưởng cho bản thân hoặc ngăn chặn tình trạng kiệt sức.
- Nếu bạn làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, hãy dành cuối tuần để nghỉ ngơi. Ví dụ: nếu bạn đang hoàn thành một dự án kéo dài 3 tháng liên tiếp, hãy dành thời gian cho một kỳ nghỉ ngắn sau khi dự án hoàn thành.
