Khả năng ngoại giao đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống hàng ngày, ví dụ như đối với các nhà quản lý muốn cải thiện không khí làm việc trở nên thuận lợi hơn hoặc những người muốn nâng cao kỹ năng giải quyết xung đột. Là người ngoại giao có nghĩa là phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi nói hoặc hành động để đưa ra quyết định phù hợp nhất. Tuy nhiên, điều này không dễ thực hiện trong một số tình huống nhất định. Để trở nên ngoại giao, hãy là một người điềm tĩnh với khả năng hành động khôn khéo, giải quyết vấn đề và thiết lập mối quan hệ tốt với người khác.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Giao tiếp hiệu quả
Bước 1. Chọn từ một cách khôn ngoan
Ngay cả khi bạn có ý tốt, hãy nhớ rằng những gì bạn nói có thể làm tổn thương cảm xúc của người khác. Trước khi thảo luận về một chủ đề nhạy cảm, hãy tự hỏi bản thân xem liệu bạn có định nói điều gì đó thật lòng, hữu ích và tử tế hay không. Sử dụng các từ "Tôi" hoặc "Tôi" để mô tả suy nghĩ của bạn, thay vì đoán xem người kia đang nghĩ gì hoặc cảm thấy gì.
- Ví dụ: bạn có thể nói, "Tôi không đồng ý với quyết định được đưa ra trong cuộc họp hôm nay", thay vì nói, "Bạn sẽ hối hận vì đã quyết định sai."
- Đưa ra nhận định dựa trên quan điểm và cách nhìn nhận của riêng bạn.
- Đừng tấn công hoặc đổ lỗi cho người khác.
- Nếu bạn muốn thảo luận điều gì đó nghiêm túc với ai đó, hãy chuẩn bị trước những gì bạn muốn nói.
Bước 2. Điều chỉnh phong cách nói cho phù hợp với tình huống hiện tại
Trước khi gửi tin nhắn, hãy tìm hiểu xem ai sẽ nghe bạn nói để họ có thể nhận và hiểu thông điệp của bạn tốt nhất có thể. Cân nhắc xem bạn nên gửi email, giao tiếp bằng lời nói, thảo luận nhóm hay nói chuyện riêng với nhau.
- Ví dụ: Bạn muốn thông báo kế hoạch tiết kiệm chi phí cho nhân viên. Bạn đã sử dụng email để chuyển tải thông tin nhạy cảm, nhưng nó thật khó hiểu. Do đó, hãy tổ chức một cuộc họp với nhân viên để giải thích tình hình thực tế và tạo cơ hội để đặt câu hỏi.
- Lên lịch họp để nói chuyện riêng với nhân viên nếu cần hoặc nhân viên yêu cầu.
Bước 3. Hãy cởi mở với những ý tưởng mới
Thay vì đưa ra quyết định chỉ dựa trên đánh giá của bản thân, hãy lắng nghe ý kiến của người khác trước. Cảm ơn họ đã cho họ biết điều họ muốn để họ cảm thấy thoải mái và tiếp tục làm việc này. Hãy dành thời gian để xem xét ý kiến của người khác, nhưng hãy giữ vững lập trường của mình khi bạn đã đưa ra quyết định đúng đắn nhất.
Ví dụ: "Cảm ơn Hansen đã quan tâm. Tôi sẽ xem xét lời khuyên của bạn về cách giữ gìn sức khỏe và tìm kiếm thêm thông tin về điều này."
Bước 4. Hãy quyết đoán và sử dụng ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp
Hãy thể hiện sự tự tin khi nói chuyện với người khác, thay vì tỏ ra hung hăng. Nói chuyện một cách bình tĩnh và lịch sự trong khi giao tiếp bằng mắt. Đừng khoanh tay và chân khi ngồi trò chuyện.
Nếu có điều gì đó bạn không hiểu, hãy thành thật thừa nhận điều đó, chẳng hạn bằng cách nói, "Tôi không hiểu điều đó và chưa biết câu trả lời, nhưng tôi sẽ tìm hiểu thêm về điều đó."
Bước 5. Sử dụng lời nói gián tiếp
Thay vì bày tỏ suy nghĩ và cảm xúc của bạn như hiện tại, hãy sử dụng một cách khác tế nhị hơn. Đưa ra lời khuyên tốt hơn là bảo người khác làm điều gì đó. Các nhân vật ngoại giao không ra lệnh, nhưng cố gắng cung cấp nguồn cảm hứng để thúc đẩy người khác. Mục tiêu của bạn là xây dựng tinh thần đồng đội và giữ cho họ có động lực để đạt được thành tích tốt nhất.
- Ví dụ: nếu bạn muốn hòa giải những đứa trẻ đang đánh nhau, hãy nói với chúng, "Tốt hơn hết bạn nên nghĩ cách chia sẻ phòng ngủ để mọi thứ hòa hợp với nhau."
- Nếu bạn muốn tạo động lực cho một cấp dưới thường xuyên đi muộn, hãy nói với anh ta rằng “Để tránh bị trễ lần nữa, hãy cố gắng đi làm sớm hơn”. Hãy chắc chắn rằng bạn biết lý do tại sao để có thể đưa ra lời khuyên phù hợp nhất.
Bước 6. Theo dõi hành vi của bạn
Một trong những khía cạnh quan trọng của việc ngoại giao là cư xử tốt. Khi giao tiếp với ai đó, hãy đợi đến lượt bạn nói và đừng ngắt lời. Nói với những lời động viên và không bao giờ xúc phạm người khác. Giữ ngữ điệu của giọng nói tự nhiên và trung tính. Đừng mắng mỏ hoặc quát mắng người khác.
Bước 7. Kiểm soát cảm xúc của bạn
Hãy nhớ rằng bạn cần phải ngoại giao khi tiếp xúc với bất kỳ ai, kể cả những người khó ưa và những người cư xử theo cách phản cảm. Nếu bạn đang gặp căng thẳng khi tiếp xúc với ai đó, hãy cố gắng bình tĩnh lại bằng cách hít thở sâu. Đi vào nhà vệ sinh để ở một mình nếu bạn muốn khóc hoặc tức giận.
- Thực hành thiền để kiểm soát cảm xúc của bạn bằng cách sử dụng các hướng dẫn có thể tải xuống miễn phí trên internet.
- Ngoài ra, bạn có thể bình tĩnh lại trong giây lát bằng cách tập trung sự chú ý, chẳng hạn bằng cách quan sát cảm giác của bạn khi chân chạm sàn hoặc khi mông chạm vào ghế.
Phương pháp 2/3: Đối phó với tình huống khó khăn
Bước 1. Xác định thời điểm thích hợp để trò chuyện
Nếu bạn muốn có một cuộc trò chuyện nghiêm túc với ai đó, hãy nói chuyện với họ khi cả hai đều bình tĩnh để cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ.
Bước 2. Để lại bình luận tích cực trước khi tung tin xấu
Nếu bạn phải truyền tải thông tin khó chịu, hãy mở đầu cuộc trò chuyện bằng cách cung cấp thông tin hoặc phản hồi tích cực để không khí thoải mái hơn. Điều này sẽ khiến đối phương cảm thấy thoải mái và tin tưởng bạn hơn.
- Nếu bạn không thể tham dự lời mời đám cưới của một người bạn, thay vì chỉ nói "không", hãy gửi một tấm thiệp với nội dung: "Chúc mừng kế hoạch đám cưới của bạn vào tuần tới! Bạn hẳn đã có một đám cưới tuyệt vời! Tôi xin lỗi vì tôi không thể đến dự, nhưng tôi luôn cầu chúc những điều tốt đẹp nhất cho bạn. Tôi đã chuẩn bị một món quà cho bạn."
- Sử dụng các mẹo tương tự trước khi đưa ra những lời chỉ trích mang tính xây dựng.
Bước 3. Tập trung vào các sự kiện khi thảo luận các vấn đề
Thu thập dữ kiện trước khi thảo luận các vấn đề quan trọng. Thay vì dựa vào cảm xúc hoặc ý kiến, hãy trò chuyện bằng cách sử dụng logic dựa trên sự kiện. Trong cuộc trò chuyện, đừng đổ lỗi cho đối phương, đừng dễ bị xúc phạm và đừng tỏ ra phòng thủ.
Ví dụ: nếu có một cuộc tái cấu trúc công ty tại nơi làm việc, đừng đến gặp sếp của bạn để nói, "Tôi từ chối sự thay đổi này." Thay vào đó, hãy tiếp cận sếp của bạn bằng cách giải thích, "Trong quý trước, bộ phận của chúng tôi đã cố gắng tăng doanh số bán hàng lên 100%. Việc giảm nhân viên sẽ có tác động rất xấu đến khả năng tạo ra lợi nhuận của công ty."
Bước 4. Nghĩ cách để thỏa hiệp với người kia
Xác định những gì bạn muốn và hỏi anh ấy những gì anh ấy muốn và sau đó xác định cách phù hợp nhất để biến nó thành hiện thực.
Ví dụ: vợ chồng bạn muốn chuyển nhà để con cái được học hành đến nơi đến chốn. Bạn không đồng ý vì vị trí nhà hiện tại gần cơ quan. Như một giải pháp, hãy tạo cơ hội cho trẻ tham gia các khóa học sau giờ học hoặc tìm một ngôi nhà không quá xa nơi làm việc
Bước 5. Giải thích những gì bạn thích và những gì bạn không thích để đạt được thỏa thuận
Thương lượng sau khi cả hai bên giải thích mong muốn của họ. Trở nên ngoại giao đôi khi có nghĩa là từ bỏ việc đạt được những gì bạn muốn. Hãy làm theo cách này để cả hai có thể thỏa hiệp và cùng tiến bộ.
Ví dụ: Bạn muốn chia sẻ bài tập với một người bạn cùng phòng. Bạn sẵn sàng làm các món ăn, nhưng không thích làm việc vặt trong nhà. Bạn của bạn có thể ngược lại. Vì vậy, hãy đề nghị bạn làm các món ăn và nhờ anh ấy quét sân
Bước 6. Bình tĩnh khi nhận được tin dữ
Khi nghe tin bị đuổi việc hoặc vợ / chồng của bạn đòi ly hôn, người ngoại giao không nổi cáu, xúc phạm hay khóc lóc. Anh ấy sẽ vẫn bình tĩnh và trưởng thành. Nếu bạn nhận được tin xấu, hãy hít thở sâu vài lần. Hãy đưa ra phản ứng tích cực và sau đó tìm một nơi để ở một mình để bạn có thể kiểm soát cảm xúc của mình.
- Ví dụ: nói với sếp của bạn, "Tôi rất thất vọng khi biết về quyết định này. Tôi muốn biết lý do là gì và quyết định này có phải là quyết định cuối cùng không?"
- Đừng bỏ qua những cảm xúc mà bạn cảm thấy hoặc tìm kiếm sự thoát ly bằng cách dùng ma túy và rượu. Thay vào đó, hãy chia sẻ vấn đề của bạn với một người bạn, thực hiện một hoạt động vui vẻ hoặc tập thể dục. Nếu bạn đang gặp căng thẳng, hãy tham khảo ý kiến của nhà trị liệu hoặc chuyên gia tư vấn.
Bước 7. Nói những điều tốt đẹp về người khác
Khi người khác tung tin đồn nhảm, đừng đổ xăng vào lửa để những lời đàm tiếu lan truyền. Tránh môi trường tiêu cực đầy rẫy những lời đàm tiếu. Hãy thể hiện đức tính tốt và sự chính trực bằng cách không ngồi lê đôi mách.
Bước 8. Hãy trung thực và là chính mình
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của khả năng ngoại giao là bản thân bạn. Khi nói chuyện, bạn phải có can đảm để nói sự thật cho đối phương. Nếu không, bạn sẽ không thể biến mong muốn của mình thành hiện thực và có một mối quan hệ chân thành.
Ví dụ: nếu bạn mắc lỗi gây ảnh hưởng xấu đến nhóm làm việc, đừng đổ lỗi cho người khác. Hãy thừa nhận sai lầm của bạn bằng cách nói: "Tôi đã đặt sai dữ liệu trong báo cáo của mình nên hôm nay có rất nhiều cuộc gọi đến. Tôi xin lỗi và sẽ sớm khắc phục. Tôi sẵn sàng trả lời các câu hỏi và trợ giúp nếu cần"
Bước 9. Giữ bình tĩnh trong cuộc trò chuyện
Đừng đưa ra những quyết định gây ra vấn đề. Bạn nên ở một mình một thời gian để không đưa ra quyết định cuối cùng bạn sẽ hối hận.
Ví dụ: một nhân viên tại nơi làm việc yêu cầu bạn cho phép anh ta làm việc tại nhà một ngày trong tuần. Trước khi từ chối anh ấy, trước tiên hãy cân nhắc xem anh ấy cần gì và tại sao. Cố gắng thực hiện thỏa thuận tốt nhất có thể và tạo cơ hội bình đẳng cho các nhân viên còn lại
Phương pháp 3/3: Thiết lập mối quan hệ với người khác
Bước 1. Làm quen với việc chào hỏi người khác để không khí cảm thấy thoải mái hơn
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của khả năng ngoại giao là giúp đối phương cảm thấy thoải mái khi gặp bạn. Thay vì ngay lập tức nói về những điều nghiêm trọng, hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu nhau, chẳng hạn bằng cách kể cho nhau nghe về các hoạt động cuối tuần, đối tác, con cái hoặc sở thích. Thảo luận về tin tức mới nhất hoặc chương trình truyền hình yêu thích. Thể hiện sự quan tâm đến những gì anh ấy đang nói với bạn để anh ấy cảm thấy thoải mái hơn khi tiếp xúc với bạn.
Kể những câu chuyện hài hước nếu có thể
Bước 2. Sử dụng cùng một ngôn ngữ cơ thể
Thể hiện sự đồng cảm bằng cách bắt chước ngôn ngữ cơ thể và tư thế của họ. Nếu anh ấy ngồi với cằm trên lưng, hãy làm tương tự. Cách này cho thấy bạn muốn tham gia vào cuộc trò chuyện.
Đừng quên mỉm cười trong lần gặp đầu tiên
Bước 3. Nói tên trong khi trò chuyện
Mọi người thường sẽ đưa ra phản ứng tích cực khi tên của anh ấy được nhắc đến. Vì vậy, thỉnh thoảng hãy nói tên anh ấy khi bạn nói.
Ví dụ: hỏi thông thường, "Bạn muốn ăn trưa ở đâu, Kayla?" hoặc nói về điều gì đó nghiêm trọng hơn, ví dụ: "Andri, tôi rất tiếc vì mẹ bạn đã qua đời."
Bước 4. Hãy là một người lắng nghe chú ý
Khi giao tiếp bằng lời nói với ai đó, đừng bận bịu với điện thoại hay mơ mộng. Thay vào đó, hãy lắng nghe cẩn thận những gì anh ấy nói để bạn có thể hiểu được quan điểm của anh ấy. Lặp lại những gì anh ấy nói bằng lời của mình để chứng minh rằng bạn đang lắng nghe khi anh ấy đang nói.
Ví dụ: "Chăm sóc một bà mẹ và một đứa trẻ nghe có vẻ khỏe mạnh hơn rất nhiều cho bạn."
Bước 5. Đặt câu hỏi
Chứng tỏ rằng bạn đang lắng nghe bằng cách cố gắng hiểu những gì anh ấy đang nói. Đặt những câu hỏi mở cần suy nghĩ, thay vì chỉ trả lời "có / không".
