Trong cuộc sống bận rộn ngày nay, mọi giờ trong ngày đều phải được sử dụng tốt. Để tận dụng tối đa thời gian của bạn, bạn phải làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn trong khi vẫn duy trì chất lượng cao. Bài viết này chứa các gợi ý để bạn có thể làm việc nhanh hơn, nhiều hơn và tốt hơn ở cơ quan hoặc ở nhà để hoàn thành bài tập về nhà hoặc làm các công việc hàng ngày.
Bươc chân
Phần 1/3: Lập kế hoạch
Bước 1. Lập kế hoạch hàng ngày
Cách tốt nhất để hoàn thành công việc nhanh hơn và tốt hơn là lập kế hoạch trước khi bắt đầu.
- Lên kế hoạch hoạt động cho buổi tối, chuẩn bị sách vở và đồ dùng học tập hoặc lên lịch cho những công việc cần làm để bạn có thể đi làm vào ngày hôm sau.
- Theo dõi các kế hoạch hàng ngày của bạn bằng sổ ghi chú, thiết bị kỹ thuật số hoặc sổ làm việc. Thay vì thực hiện các cam kết bằng cách ghi nhớ, bạn sẽ dễ dàng ghi nhớ và hoàn thành nhiệm vụ hơn bằng cách ghi chép.
- Ghi lại kế hoạch hoạt động hàng ngày cũng có thể giải phóng bạn khỏi lịch trình bận rộn và khối lượng công việc quá nặng. Thật tốt khi có tham vọng, nhưng bạn cũng phải có khả năng lập kế hoạch thực tế trong khả năng của mình.
Bước 2. Quyết định chủ đề hàng ngày
Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc quản lý thời gian vì nhiều công việc đang chờ đợi hoặc thậm chí chồng chất, hãy thử đặt chủ đề hoạt động hàng ngày để bạn có thể làm việc với từng việc một với trọng tâm hơn.
- Nếu bạn là sinh viên, hãy sử dụng một ngày cụ thể để học một môn cụ thể. Ví dụ, lên lịch vào thứ Hai để hoàn thành bài tập đọc khoa học của bạn trong tuần và thứ Ba để học toán.
- Nếu bạn làm việc trong văn phòng, hãy phân bổ những ngày nhất định cho những công việc nhất định. Ví dụ, làm các công việc hành chính vào thứ Hai và tập trung hoàn thành các dự án sáng tạo vào thứ Ba.
Bước 3. Chia thời gian làm việc hàng ngày theo giờ
Sắp xếp công việc của bạn tốt nhất có thể bằng cách tạo một lịch trình hàng ngày dựa trên giờ và hoàn thành nhiệm vụ theo lịch trình bạn đã đặt.
- Ví dụ: bạn có thể sử dụng giờ làm việc đầu tiên của mình để trả lời email và trả lời cuộc gọi điện thoại.
- Đặt một vài báo thức để nhắc bạn rằng đã đến lúc bạn phải làm những công việc khác và giúp bạn làm việc suốt cả ngày.
- Bạn cũng có thể sử dụng giờ nghỉ trưa làm thời gian làm việc, đặc biệt nếu bạn cầm máy tính đi ăn. Bạn có thể sử dụng thời gian này để làm hai việc cùng một lúc, đọc email trong bữa trưa!
Bước 4. Học cách thực hiện nhiều hoạt động cùng một lúc
Đây có thể là con dao hai lưỡi giúp bạn hoàn thành một số công việc trong thời gian ngắn hơn hoặc khiến bạn phải giảm bớt thời gian và sự chú ý khiến chất lượng công việc giảm sút. Bạn có thể gặt hái những lợi ích và tránh các vấn đề từ cách làm việc này bằng cách thực hiện theo các mẹo sau:
- Tập trung vào các nhiệm vụ liên quan cùng một lúc. Tiết kiệm năng lượng tinh thần bạn sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ đồng thời bằng cách kết hợp nhiều nhiệm vụ lại với nhau. Ví dụ: trả lời tất cả các email, thư thoại và thư được gửi qua chuyển phát nhanh cùng một lúc.
- Viết ra những điều bạn muốn làm. Bạn sẽ không dễ bị phân tâm hay bị phân tâm bởi những việc đang diễn ra nếu bạn đã ghi chép lại tất cả những công việc cần làm.
- Hãy dành thời gian để kiểm tra lại tất cả công việc sau khi bạn hoàn thành nhiệm vụ. Bằng cách tập trung vào từng nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn có thể phát hiện ra các lỗi và đảm bảo rằng kết quả đạt được như mong muốn của bạn.
Phần 2/3: Nhắm mục tiêu
Bước 1. Đặt mục tiêu nhỏ
Bạn sẽ thấy dễ dàng hơn, tốt hơn và có động lực hơn để thực hiện công việc của mình bằng cách đặt ra các mục tiêu nhỏ mỗi ngày.
- Hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ, chẳng hạn như mua hàng tạp hóa hoặc giao hàng, sẽ giúp bạn dễ dàng tập trung vào các nhiệm vụ lớn hơn vào ngày hôm sau.
- Chia kế hoạch dài hạn hoặc dự án lớn của bạn thành các mục tiêu nhỏ, có thể đạt được và sau đó thực hiện chúng theo các bước hoặc giai đoạn liên tiếp. Phương pháp này có thể khiến bạn cảm thấy rằng bạn đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ để bạn luôn có động lực.
Bước 2. Xác định những nhiệm vụ bạn nên ưu tiên
Đặt mức độ ưu tiên hơi khác so với việc tạo danh sách việc cần làm. Bạn phải nhóm các nhiệm vụ và ưu tiên giữa các nhiệm vụ nhỏ và dễ dàng và các nhiệm vụ quan trọng và khó khăn nhất.
- Lập danh sách các nhiệm vụ bằng cách xác định thứ tự dựa trên thời hạn cho mỗi lần hoàn thành. Bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng nhất phải được hoàn thành ngay lập tức.
- Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, bạn có thể nghỉ ngơi và tập trung vào nhiệm vụ tiếp theo.
Bước 3. Lập kế hoạch dài hạn
Sau khi nắm vững cách lập kế hoạch hàng ngày ngắn hạn, bạn có thể chuẩn bị kế hoạch dài hạn để tổ chức công việc và các nhiệm vụ phải hoàn thành.
- Bạn có thể chuẩn bị tốt nhất cho mình bằng cách biết những gì cần phải làm trước thời hạn, chẳng hạn như viết một bài báo cuối kỳ hoặc đi dự một hội nghị quốc tế.
- Lập lịch hàng tháng hoặc lịch học của riêng bạn cho một học kỳ.
- Viết ra thời hạn hoặc thời hạn quan trọng để hoàn thành bài tập và đánh dấu chúng trước một tuần như một lời nhắc nhở. Bằng cách này, bạn sẽ có thể làm việc tốt hơn và các nhiệm vụ quan trọng sẽ dễ dàng hoàn thành hơn.
- Lập kế hoạch theo cách phức tạp hơn mà bạn có thể sử dụng để lên lịch cho các hoạt động vui chơi, kỳ nghỉ và kỳ nghỉ. Khi biết rõ thời hạn, bạn có thể lập kế hoạch dễ dàng và đảm bảo có đủ thời gian để có thể hoàn thành tốt công việc và tận hưởng thời gian nghỉ ngơi của mình.
Bước 4. Phá bỏ thói quen trì hoãn
Nhiều người thích trì hoãn hoặc trì hoãn công việc (đặc biệt là những công việc khó chịu) vì vậy nó có tác động tiêu cực đến năng suất và chất lượng công việc chung.
- Đừng cố chấp vào quan điểm sai lầm rằng “người ta sẽ cho kết quả tốt nhất vì làm việc dưới áp lực”. Nghiên cứu tâm lý chứng minh rằng quan điểm này đơn giản là không đúng! Những người thích đợi đến giây cuối cùng thường cho ít kết quả hơn và nhiều lỗi hơn.
- Bỏ thói quen trì hoãn bằng cách bỏ qua những thứ gây xao nhãng. Tắt Internet trong khi làm việc để bạn không bị kích động khi mở các trang web, xem các phương tiện truyền thông xã hội và bị phân tâm bởi các hoạt động trong không gian mạng.
- Hãy tự thưởng cho mình, chẳng hạn bằng cách ăn mừng hoặc tự thưởng cho mình một phần thưởng nhỏ vì đã hoàn thành công việc đúng hạn hoặc sớm. Bạn sẽ có động lực hơn để hoàn thành công việc nếu có một điều gì đó thú vị mà bạn thực sự khao khát.
Phần 3/3: Quản lý tốt thời gian làm việc và thời gian rảnh rỗi
Bước 1. Sử dụng bộ đếm thời gian trong quá trình làm việc
Trong thế giới kinh doanh, có một lý thuyết "Định luật Parkinson" nói rằng "một công việc sẽ tiếp tục phát triển để lấp đầy thời gian vẫn còn trống để hoàn thành nó". Nói cách khác, miễn là có thời gian để hoàn thành công việc, bạn sẽ làm việc nhiều giờ hơn so với thời gian có hạn.
- Sử dụng bộ đếm thời gian để theo dõi bạn mất bao lâu để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
- Đặt mục tiêu cho bản thân và sau đó coi nó như một trò chơi bằng cách cố gắng đánh bại đồng hồ để bạn có thể làm việc nhanh hơn.
- Hoàn thành các nhiệm vụ ít quan trọng hơn trong mười phút và bạn sẽ có thêm 90 phút mỗi ngày chỉ để làm việc này. Bạn sẽ ngạc nhiên về việc lãng phí bao nhiêu thời gian để làm những việc vặt vãnh, chẳng hạn như viết email!
- Bằng cách đó, bạn có thể nhận được "phần thưởng" công việc mà các nhà tâm lý học hành vi mô tả là thành công, năng suất và hạnh phúc.
Bước 2. Dành thời gian vào buổi sáng hoặc cuối tuần cho bản thân
Tuy nghe có vẻ mâu thuẫn nhưng bạn có thể tăng năng suất và khả năng làm việc của mình bằng cách nghỉ giải lao trong ngày và cuối tuần.
- Dành một vài giờ vào buổi sáng để thực hiện các hoạt động vui vẻ, chẳng hạn như chơi với trẻ em, đi dạo một mình hoặc với chó cưng, tập yoga, v.v. Điều này sẽ cho phép bạn suy nghĩ rõ ràng và cảm thấy tốt hơn trong suốt cả ngày, vì vậy bạn có thể tập trung và làm việc nhanh hơn.
- Nghiên cứu đã chứng minh rằng tâm trí của chúng ta sẽ đạt hiệu suất tốt nhất từ 2-4 giờ sau khi thức dậy vào buổi sáng. Vì vậy, hãy tận dụng thời gian này để thực hiện những hoạt động không liên quan đến công việc để có thể làm việc một cách bình tĩnh và hiệu quả hơn.
Bước 3. Hoàn thành nhiệm vụ ở nhà
Trường học và văn phòng không phải là nơi lý tưởng để hoàn thành bài tập vì chúng thường rất ồn ào và nhiều phiền nhiễu. Để khắc phục điều này, hãy mang công việc của bạn về nhà và hoàn thành nó trong bầu không khí thoải mái và bình tĩnh.
Bước 4. Đừng nghĩ về nhiệm vụ trong thời gian nghỉ ngơi
Đôi khi, tâm trí của chúng ta luôn bận rộn ngay cả khi chúng ta không hoạt động thể chất. Điều này có thể khiến bạn mệt mỏi từ đó làm giảm năng suất và chất lượng công việc.
- Giữ email cá nhân của bạn tách biệt với email cơ quan / trường học của bạn và xác định số lần bạn sẽ kiểm tra tài khoản cơ quan / trường học của mình vào cuối tuần.
- Tắt điện thoại hoặc máy tính khi bạn ở nhà hoặc đang xem TV để không bị cám dỗ kiểm tra email công việc.
- Cố gắng trấn tĩnh tâm trí và hoàn toàn quên đi những vấn đề trong công việc, đặc biệt là vào cuối tuần. Bằng cách đó, bạn có thể trở lại làm việc siêng năng và hiệu quả hơn với trạng thái tươi tỉnh vào thứ Hai.
