WikiHow này hướng dẫn bạn cách giảm dung lượng tệp Microsoft Excel chiếm dụng bằng cách xóa một số định dạng, nén hình ảnh và lưu tệp ở định dạng hiệu quả hơn.
Bươc chân
Phần 1/6: Lưu trang tính dưới dạng tệp nhị phân
Bước 1. Mở tệp Microsoft Excel
Nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng màu xanh lá cây và màu trắng có chữ “ NS", nhấp vào menu" Tập tin " và " Mở ra… và chọn tệp mong muốn.
Bước 2. Nhấp vào Tệp
Bước 3. Nhấp vào Lưu dưới dạng…
Bước 4. Nhập tên tệp
Bước 5. Nhấp vào hộp thả xuống "Định dạng tệp:"
Bước 6. Bấm Sổ làm việc Nhị phân Excel trên phân đoạn "Định dạng Đặc biệt".
Các tệp được lưu ở định dạng này có kích thước khá nhỏ so với các tệp.xls thông thường.
Bước 7. Nhấp vào Lưu
Tệp Excel nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính.
Phần 2/6: Xóa định dạng khỏi hàng và cột trống
Bước 1. Mở tệp Microsoft Excel mong muốn
Nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng màu xanh lá cây và màu trắng có chữ “ NS", nhấp vào menu" Tập tin " và " Mở ra… và chọn tệp mong muốn.
Bước 2. Chọn tất cả các hàng trống
Nhấp vào số dòng trống đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl + ⇧ Shift + ↓ (Windows) hoặc + ⇧ Shift + ↓ (Mac).
Các phím mũi tên thường nằm ở góc dưới bên phải của bàn phím
Bước 3. Nhấp vào tab Trang chủ hoặc (Windows) hoặc Chỉnh sửa trên thanh menu (Mac).
Bước 4. Nhấp vào Xóa
Bước 5. Nhấp vào Xóa tất cả (Windows) hoặc Định dạng (Mac).
Với tùy chọn này, định dạng không cần thiết sẽ bị xóa khỏi các ô không sử dụng.
Bước 6. Chọn tất cả các cột trống
Nhấp vào ký tự của cột trống đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl + ⇧ Shift + → (Windows) hoặc + ⇧ Shift + → (Mac).
Các phím mũi tên thường nằm ở góc dưới bên phải của bàn phím
Bước 7. Nhấp vào tab Trang chủ (Windows) hoặc Chỉnh sửa trên thanh menu (Mac).
Bước 8. Nhấp vào Clear
Bước 9. Nhấp vào Xóa tất cả (Windows) hoặc Định dạng (Mac).
Với tùy chọn này, định dạng không cần thiết sẽ bị xóa khỏi các ô không sử dụng.
Phần 3/6: Loại bỏ định dạng có điều kiện
Bước 1. Mở tệp Microsoft Excel mong muốn
Nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng màu xanh lá cây và màu trắng có chữ “ NS", nhấp vào menu" Tập tin " và " Mở ra… và chọn tệp mong muốn.
Bước 2. Nhấp vào tab Trang chủ ở đầu màn hình
Bước 3. Nhấp vào Định dạng có điều kiện
Nó nằm trong phần "Kiểu" của ruy-băng tùy chọn.
Bước 4. Nhấp vào Xóa quy tắc
Bước 5. Nhấp vào Xóa Quy tắc khỏi Toàn bộ Trang tính
Phần 4/6: Xóa định dạng khỏi ô trống (Windows)
Bước 1. Mở tệp Microsoft Excel mong muốn
Nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng màu xanh lá cây và màu trắng có chữ “ NS", nhấp vào menu" Tập tin " và " Mở ra… và chọn tệp mong muốn.
Bước 2. Nhấp vào tab Trang chủ ở đầu màn hình
Bước 3. Nhấp vào Tìm & Chọn
Tùy chọn này nằm trong phần "Chỉnh sửa" của ruy-băng tùy chọn.
Bước 4. Nhấp vào Đi tới…
Bước 5. Nhấp vào Đặc biệt…
Bước 6. Nhấp vào nút radio Blanks
Bước 7. Bấm OK
Bây giờ, tất cả các ô trống trong tập dữ liệu sẽ được đánh dấu.
Bước 8. Nhấp vào Clear
Tùy chọn này được biểu thị bằng biểu tượng cục tẩy.
Bước 9. Nhấp vào Xóa tất cả
Phần 5/6: Xóa định dạng khỏi ô trống (Mac)
Bước 1. Mở tệp Microsoft Excel mong muốn
Nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng màu xanh lá cây và màu trắng có chữ “ NS", nhấp vào menu" Tập tin " và " Mở ra… và chọn tệp mong muốn.
Bước 2. Nhấp vào Chỉnh sửa
Tùy chọn này nằm trong thanh menu ở đầu màn hình.
Bước 3. Nhấp vào Tìm
Bước 4. Nhấp vào Đi tới…
Bước 5. Nhấp vào Đặc biệt…
Bước 6. Nhấp vào nút radio Blanks
Bước 7. Bấm OK
Bây giờ, tất cả các ô trống trong tập dữ liệu sẽ được đánh dấu.
Bước 8. Nhấp vào Chỉnh sửa trên thanh menu
Bước 9. Nhấp vào Clear
Bước 10. Nhấp vào Định dạng
Phần 6/6: Nén hình ảnh
Bước 1. Mở tệp Microsoft Excel mong muốn
Nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng màu xanh lá cây và màu trắng có chữ “ NS", nhấp vào menu" Tập tin " và " Mở ra… và chọn tệp mong muốn.
Bước 2. Mở hộp thoại "Nén"
Để hiển thị nó:
- Trên máy tính Windows, hãy nhấp vào hình ảnh, sau đó nhấp vào nút “ Sự sắp xếp ”Và nhấp vào tùy chọn“ Nén ”Trên thanh công cụ.
- Trên máy tính Mac, hãy nhấp vào nút “ Tập tin "và chọn" Giảm kích thước tệp… ”.
Bước 3. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh tùy chọn “Chất lượng hình ảnh”
Bước 4. Chọn độ phân giải hình ảnh nhỏ hơn
Bước 5. Đánh dấu vào ô "Xóa vùng ảnh đã cắt"
Bước 6. Nhấp vào Tất cả ảnh trong tệp này
Bước 7. Bấm OK
Hình ảnh hiển thị trong tệp sẽ được nén và dữ liệu hình ảnh không liên quan sẽ bị xóa.
