Microsoft Word có nhiều tính năng tự động hỗ trợ bạn trong quá trình viết báo cáo học tập hoặc bài báo. Với một trong những tính năng này, bạn có thể tạo danh sách nguồn và trích dẫn để tạo thư mục (được gọi là danh sách tài liệu tham khảo [danh sách tài liệu tham khảo] hoặc danh sách tài liệu tham khảo [công trình được trích dẫn]) tự động ở cuối bài viết. Nếu bạn cần chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối, Word cũng cung cấp các tính năng giúp bạn định dạng các ghi chú đó.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Thêm trích dẫn trong văn bản
Bước 1. Chọn kiểu trích dẫn từ tab "Tham khảo"
Khi bạn nhấp vào tab "Tham chiếu", bạn sẽ thấy từ "Kiểu" bên cạnh trình đơn thả xuống. Nếu bạn nhấp vào menu, bạn có thể chọn kiểu trích dẫn để sử dụng cho các mục tham khảo.
Đảm bảo rằng phiên bản của kiểu trích dẫn đã chọn giống với phiên bản bạn cần sử dụng. Word thường cung cấp các phiên bản cập nhật cho mỗi kiểu, nhưng nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word cũ hơn, bạn có thể cần phải nâng cấp hoặc cập nhật phiên bản. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản đăng ký, chỉ cần tải xuống bản cập nhật mới nhất
Bước 2. Nhấp vào "Thêm nguồn mới" để thêm thông tin về nguồn
Trên tab "Tham khảo", nhấp vào nút "Chèn Trích dẫn" trong nhóm tùy chọn "Trích dẫn và Thư mục". Các nguồn đã được nhập sẽ được thêm vào danh sách thả xuống. Chọn "Thêm nguồn mới" nếu văn bản bạn đang trích dẫn chưa có sẵn.
- Một hộp thoại với các trường thông tin trích dẫn (bao gồm tác giả, tiêu đề văn bản, năm xuất bản, thành phố và nhà xuất bản) sẽ được hiển thị. Nhập tất cả thông tin bạn có cho nguồn, sau đó nhấp vào "OK".
- Nếu bạn có thông tin bổ sung về nguồn không khớp với các cột cơ sở được hiển thị, hãy chọn hộp bên cạnh "Hiển thị Tất cả Trường Thư mục".
Mẹo:
Nếu bạn không có tất cả thông tin nguồn hoặc không muốn làm gián đoạn luồng ý tưởng trong khi viết chỉ vì bạn cần thêm nguồn mới, hãy nhấp vào tùy chọn "Thêm Trình giữ chỗ Mới". Tùy chọn này sẽ cho bạn biết rằng trong phần đã chọn hoặc được đánh dấu, bạn nên thêm trích dẫn.
Bước 3. Tiếp tục trích dẫn khi bạn tiếp tục viết
Đặt con trỏ vào cuối câu mà bạn cần thêm trích dẫn. Quay lại tab "Tài liệu tham khảo" và nhấp vào "Chèn trích dẫn" để hiển thị danh sách các nguồn. Bấm vào nguồn bạn muốn trích dẫn và Word sẽ tự động tạo trích dẫn trong văn bản với kiểu trích dẫn được chỉ định.
Để chỉnh sửa các trích dẫn riêng lẻ (ví dụ: nếu bạn cần thêm số trang cho các trích dẫn trực tiếp), hãy nhấp chuột phải vào trích dẫn để hiển thị các tùy chọn, sau đó chọn "Chỉnh sửa Trích dẫn"
Bước 4. Sử dụng nút "Quản lý nguồn" để chỉnh sửa hoặc xóa nguồn
Nếu bạn đang viết một bài báo dài, đặc biệt là một bài có nhiều nguồn, bạn có thể nhận thấy rằng bạn có một số mục hoặc nguồn trùng lặp mà bạn không cần nữa. Bạn có thể thêm, xóa hoặc chỉnh sửa các mục nhập nguồn bằng cách sử dụng nút "Quản lý Nguồn" trong nhóm tùy chọn "Trích dẫn & Thư mục" trên tab "Tài liệu tham khảo".
- Chọn nguồn bạn muốn chỉnh sửa từ danh sách chính. Trong khi chỉnh sửa, bạn sẽ thấy bản xem trước của mục nhập cuối trích dẫn trong hộp ở cuối cửa sổ.
- Nếu trước đây bạn đã thêm trình giữ chỗ trong khi viết, bạn cũng có thể sử dụng menu này để thêm thông tin trích dẫn cần được thêm vào.
Phương pháp 2/3: Sử dụng chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang
Bước 1. Chọn tùy chọn chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang trên tab "Tham khảo"
Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm chú thích cuối trang hoặc số chú thích cuối vào văn bản. Thông thường, bạn cần thêm một số vào cuối câu, nhưng bạn cũng có thể chèn nó sau cụm từ khóa hoặc tên tác giả. Chuyển đến tab "Tham khảo" và nhấp vào "Chèn chú thích cuối trang" hoặc "Chèn chú thích cuối".
Word tự động ghi đè văn bản và di chuyển con trỏ đến trường chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang
Các phím tắt bàn phím:
Để chèn chú thích cuối trang: “alt =" Hình ảnh "" + "Ctrl" + "F" (PC); “Command” +”Option” +”F” (Mac)
Để nhập ghi chú cuối cùng: “alt =" Hình ảnh "" + "Ctrl" + "D" (PC); “Command” +”Option” +”E” (Mac)
Bước 2. Sử dụng biểu tượng "Mở rộng" để điều chỉnh cài đặt chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang
Bạn có thể sử dụng các số hoặc chữ cái liên tiếp hoặc các ký hiệu khác để đánh dấu các chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang. Bạn cũng có thể chỉ định một số hoặc chữ cái được sử dụng làm điểm bắt đầu để đánh dấu chú thích cuối trang / kết thúc.
Theo mặc định, chú thích cuối trang / chú thích cuối sẽ tiếp tục đánh số của tài liệu. Nếu bạn muốn lặp lại số từ đầu khi bắt đầu phân đoạn hoặc chương mới, bạn có thể đặt nó thông qua cài đặt
Nếu bạn cần chuyển đổi chú thích cuối trang thành chú thích cuối, Nhấp vào menu "Chèn", chọn "Chú thích cuối trang" và nhấp vào "Tùy chọn". Chọn "Chuyển đổi" từ menu, sau đó nhấp vào "Endnotes".
Bước 3. Nhập chú thích cuối trang / ghi chú cuối vào tài liệu
Bạn có thể nhập trích dẫn theo cách thủ công hoặc sử dụng công cụ "Chèn trích dẫn" để thêm trích dẫn vào chú thích cuối trang / kết thúc. Chọn một nguồn từ menu thả xuống hoặc thêm một nguồn mới nếu bạn muốn trích dẫn các nguồn chưa được thêm vào danh sách.
- Bạn cũng có thể sử dụng công cụ "Trình giữ chỗ" nếu bạn chưa có tất cả thông tin nguồn và cần thêm thông tin này sau.
- Kiểm tra định dạng so với hướng dẫn kiểu để đảm bảo rằng đó là định dạng phù hợp trước khi tiếp tục.
Bước 4. Bấm đúp vào số chú thích cuối trang để quay lại tài liệu
Khi bạn đã sẵn sàng quay lại phần cuối cùng bạn đã viết và tiếp tục viết, hãy bấm đúp vào số hoặc ký hiệu ở đầu chú thích. Con trỏ sẽ quay trở lại cuối văn bản cuối cùng bạn đã viết.
Ngoài ra, bạn cũng có thể bấm đúp vào số ghi chú cuối trang trong văn bản để kiểm tra, chỉnh sửa hoặc thêm chú thích cuối trang. Mặc dù bạn có thể cuộn trang một cách đơn giản, nhưng đây là phương pháp nhanh nhất để truy cập các phần của văn bản
Đến xóa bỏ chú thích cuối trang / ghi chú kết thúc, đánh dấu số ghi chú trong văn bản và nhấn nút “Xóa”. Word sẽ tự động điều chỉnh cách đánh số của footer / endnote sau khi xóa.
Phương pháp 3/3: Tạo Thư mục
Bước 1. Chọn định dạng thư mục
Word tự động tạo thư mục khi bạn thêm nguồn. Chọn "Bibliography" từ tab "References", sau đó chỉ định loại thư mục mong muốn từ menu thả xuống.
Ví dụ: nếu bạn đang viết một bài báo theo kiểu trích dẫn MLA, bạn sẽ cần chọn thư mục "Tác phẩm được trích dẫn". Giả sử, nếu bạn chọn kiểu MLA làm kiểu trích dẫn nguồn, thì định dạng "Tác phẩm được trích dẫn" sẽ là lựa chọn định dạng đầu tiên trong trình đơn thả xuống "Thư mục"
Bước 2. Tạo thư mục bằng một cú nhấp chuột
Khi bạn tìm thấy định dạng mình muốn, chỉ cần chọn nó và nhấp vào định dạng từ menu thả xuống. Word sẽ tự động tạo thư mục ở cuối tài liệu.
Thư mục được coi là một đối tượng tách biệt với bài viết / bài báo được tạo ra và sẽ tự động được thêm vào một trang mới
Mẹo:
Bạn không cần phải đợi cho đến khi viết xong để tạo thư mục. Word sẽ tự động điền vào danh mục với các nguồn mới được thêm vào sau khi tạo danh mục.
Bước 3. Xem kỹ thư mục
Mặc dù Word tự động định dạng và tạo danh mục, bạn vẫn cần kiểm tra kỹ từng mục nhập. Đảm bảo rằng các nguồn chính xác được sử dụng và các mục nhập được định dạng theo kiểu bạn chọn.
