Tổ chức một cuộc họp hiệu quả là cần thiết để hỗ trợ các hoạt động của công ty, tổ chức diễn ra suôn sẻ. Các cuộc họp là cơ hội để phối hợp công việc, chia sẻ thông tin, cải thiện tinh thần đồng đội và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Các cuộc họp hiệu quả đòi hỏi phải có sự chuẩn bị tốt, khả năng lãnh đạo và sự phân công nhiệm vụ. Trong cuộc họp, hãy cố gắng tăng động lực của những người tham gia và thu hút sự tham gia của cả nhóm.
Bươc chân
Phần 1/3: Tổ chức các cuộc họp
Bước 1. Chuẩn bị cho cuộc họp tốt nhất có thể
Trước hết, hãy lập một chương trình họp bao gồm lịch trình và các chủ đề sẽ được thảo luận và xác định những điều quan trọng cần được khẳng định lại trước khi cuộc họp kết thúc.
- Hãy đến phòng họp đúng giờ vì nơi bạn làm việc sẽ ảnh hưởng đến cách người khác nhìn nhận về bạn. Chờ đợi trong phòng họp sớm 15 phút khiến người khác nghĩ rằng bạn đang làm việc kém hiệu quả hoặc muốn nghỉ việc khác với lý do bận đi họp.
- Chuẩn bị một bản sao của chương trình làm việc. Mặc dù bạn có thể tạo chương trình làm việc kỹ thuật số, nhưng cũng hãy chuẩn bị một bản sao của chương trình làm việc để dễ sử dụng hơn.
Bước 2. Dẫn dắt cuộc họp
Khi dẫn dắt một cuộc họp, hãy đảm bảo rằng bạn bao quát tất cả các chủ đề trong chương trình làm việc và lắng nghe những gì tất cả những người tham gia phải nói theo những cách sau:
- Lưu thông danh sách tham dự. Cuộc họp là một phương tiện phổ biến thông tin trong nhóm và trở thành cơ hội thảo luận để mọi người biết trách nhiệm của mình để có thể mang lại hiệu quả công việc như mong đợi. Bằng cách luân chuyển danh sách tham dự, bạn biết ai chưa đến để có thể liên hệ và tham gia cuộc họp. Nó cũng cho thấy rằng thông tin bạn sẽ chia sẻ trong cuộc họp là quan trọng.
- Sử dụng chương trình làm hướng dẫn để giúp mỗi người tham gia cuộc họp dễ dàng tập trung hơn và biết họ cần phải làm gì. Những người tham gia cuộc họp có thể đến lần lượt. Vì vậy, việc chuẩn bị chương trình nghị sự trước cuộc họp giúp bạn tập trung hơn khi dẫn dắt cuộc họp.
Bước 3. Xây dựng kế hoạch làm việc
Kế hoạch làm việc là bản tóm tắt cuối cùng xác nhận công việc phải thực hiện sau cuộc họp và là một kế hoạch liên tục có tác động đến tất cả những người tham gia cuộc họp. Lập kế hoạch làm việc theo hướng dẫn sau:
- Chỉ định ai đó làm người phụ trách một mục tiêu cụ thể. Người được chỉ định không nhất thiết phải đạt được mục tiêu một cách cá nhân vì anh ta sẽ là người quản lý dự án chịu trách nhiệm kết nối các thành viên trong nhóm cần tham gia và chuẩn bị các nguồn lực cần thiết.
- Yêu cầu báo cáo tiến độ một cách chính thức và không chính thức để nhân viên được chỉ định báo cáo công việc đã đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
Bước 4. Tập trung vào chủ đề theo chương trình cuộc họp
Sau khi thảo luận về một chủ đề trong chương trình nghị sự và tiến hành các cuộc thảo luận cần thiết, hãy trình bày tóm tắt kết quả của cuộc thảo luận, tạo cơ hội để đặt câu hỏi, sau đó tiếp tục cuộc họp bằng cách thảo luận về chủ đề tiếp theo.
Bước 5. Xác định lịch trình cho cuộc họp sắp tới
Thông báo lịch trình của cuộc họp tiếp theo khi mọi người đã tập trung đông đủ để họ sắp xếp lịch dễ dàng hơn. Bằng cách đó, bạn đã thông báo lịch họp trước thời hạn để tránh trùng lịch.
Yêu cầu các thành viên trong nhóm đề xuất qua email những chủ đề cần có trong chương trình làm việc. Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy cho họ biết rằng bạn sẽ sử dụng chương trình tương tự cho cuộc họp tiếp theo và yêu cầu những người tham gia cuộc họp gửi đề xuất chủ đề hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu của công ty / tổ chức
Phần 2/3: Chuẩn bị cho Cuộc họp
Bước 1. Quyết định ai sẽ chủ trì cuộc họp
Vai trò này thường được giao cho một người quản lý, nhưng bạn có thể cho các thành viên trong nhóm cơ hội lãnh đạo các cuộc họp của bộ phận để sau đó họ có thể chủ trì các cuộc họp ở cấp cao hơn.
Bước 2. Mời diễn giả
Diễn giả là người được mời tham dự cuộc họp vì một lý do cụ thể vì anh ta có kinh nghiệm trong việc quản lý nguồn nhân lực và các nguồn lực khác để các thành viên trong nhóm đạt được hiệu suất tốt nhất, bao gồm giải thích các quy trình và kết quả làm việc một cách hiệu quả. Ngoài ra, anh ta cũng có thể đưa ra lời khuyên để lường trước những trường hợp không lường trước được và gia tăng nguồn lực khi cần thiết.
Bước 3. Xác định lịch họp phù hợp
Khi đặt lịch, hãy xem xét thời gian rảnh và giới hạn người tham gia. Ví dụ: tất cả những người tham gia đều có thể tham dự cuộc họp chiều thứ sáu, nhưng không phải là thời điểm thích hợp để thảo luận những vấn đề lớn.
- Để tất cả các thành viên trong nhóm có thể tham dự cuộc họp sắp tới, trước tiên hãy hỏi người phụ trách dự án về lịch trình và sau đó yêu cầu tất cả những người tham gia sắp xếp lịch trình tương ứng của họ theo kế hoạch.
- Xác định ai sẽ lập biên bản và đảm bảo rằng thông tin về kết quả cuộc họp cũng được gửi cho những người tham gia vắng mặt.
Bước 4. Chuẩn bị chương trình họp
Chương trình họp ít nhất phải có một danh sách các chủ đề sẽ được thảo luận, phân cấp các nhiệm vụ trình bày và phân bổ thời gian để thảo luận từng chủ đề. Bạn có thể sắp xếp chương trình họp theo các gợi ý sau:
- Tìm kiếm ý kiến đóng góp từ tất cả những người tham gia cuộc họp bằng cách gửi email ít nhất 2 ngày trước cuộc họp. Email là công cụ tốt nhất cho việc này vì bạn sẽ nhận được yêu cầu bằng văn bản.
- Lập chương trình họp bàn để ghi lại tất cả các chủ đề sẽ được thảo luận, các diễn giả và phân bổ thời gian. Nếu có yêu cầu về một chủ đề khác với chủ đề chung, hãy liên hệ với người có liên quan và yêu cầu họ đưa ra một yêu cầu cụ thể để được thảo luận trong cuộc họp tiếp theo.
- Lập một lịch trình thực tế. Bạn không nên bắt buộc phải giải thích và thảo luận trong 30 phút trong 30 phút. Lập lịch trình khi cần thiết và kết thúc cuộc họp sớm khi tất cả các chủ đề đã được thảo luận.
Bước 5. Đề xuất nội quy cuộc họp
Bạn không cần phải đưa ra các quy tắc chính thức hoặc áp đặt các biện pháp trừng phạt, nhưng việc thực hiện các quy tắc sẽ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và mọi người đều có thể bày tỏ tốt ý kiến của mình.
Nêu các quy tắc khi cuộc họp mở đầu bằng cách nói: “Để tiết kiệm thời gian, người tham gia có thể đặt câu hỏi và trả lời sau khi diễn giả trình bày xong. Nếu bạn vẫn có phản hồi sau khi thời gian thảo luận kết thúc, hãy gửi email cho tôi để chúng ta có thể thảo luận thêm”
Bước 6. Xác định sự phân chia thời gian
Đặt chương trình cho cuộc họp bằng cách xác định thời lượng mà mỗi người nói sẽ cần và thảo luận về từng chủ đề.
- Thông báo sự phân chia thời gian trước khi cuộc họp bắt đầu để tất cả những người tham gia biết khi nào họ có thể đóng góp và ngăn chặn các cuộc thảo luận ngẫu nhiên hoặc bị bóp méo.
- Theo hướng dẫn, hãy dành ít nhất 10 phút để thảo luận sau khi một số chủ đề nhất định đã được thảo luận.
Bước 7. Gửi chương trình họp
Một ngày trước cuộc họp, hãy gửi chương trình họp cho tất cả những người tham gia để mọi người có một bản sao của lịch trình và biết mục đích của cuộc họp. Ngoài ra, họ cũng có thể cho bạn biết nếu có thông tin không chính xác trong chương trình làm việc.
Bước 8. Gửi lời nhắc
Trước khi bắt đầu cuộc họp lần đầu tiên hoặc không theo thông lệ, hãy gửi lời nhắc trước một giờ để tất cả những người tham dự đều đến đúng giờ.
Phần 3/3: Trở thành nhà lãnh đạo cuộc họp hiệu quả
Bước 1. Hãy là một nhà lãnh đạo cuộc họp giỏi
Cố gắng giao tiếp với tất cả những người tham gia trong cuộc họp để đạt được các mục tiêu cuộc họp. Giao trách nhiệm chủ trì cuộc họp cho các diễn giả được mời để thảo luận về các chủ đề cụ thể. Bản thân bạn phải tích cực tham gia trong quá trình thảo luận.
Bước 2. Thông báo các chỉ tiêu công việc đã và chưa đạt được
Nếu mục đích của cuộc họp là thảo luận về một số mục tiêu, hãy thông báo về tiến độ đã đạt được và ai là người chịu trách nhiệm về kết quả đạt được.
- Nếu có một kế hoạch làm việc không tiến triển kể từ cuộc họp trước, hãy hỏi tại sao.
- Nếu điều này là do thiếu thời gian hoặc các nguồn lực khác, hãy thảo luận giải pháp với người được chỉ định phụ trách dự án hoặc thảo luận vấn đề chi tiết bên ngoài cuộc họp.
Bước 3. Tập trung lại nếu cuộc thảo luận đi chệch khỏi chủ đề
Đôi khi, cuộc thảo luận bị lạc lối vì sự nhiệt tình hoặc thất vọng của những người tham gia. Tập trung sự chú ý và chuyển hướng các cuộc thảo luận lạc hướng bằng cách thực hiện các cách sau:
- Hãy coi cuộc họp như một nhiệm vụ thu thập dữ kiện. Cho mỗi người tham gia cơ hội phát biểu để bạn có thể thu thập nhiều thông tin nhất có thể. Phương pháp này cũng khiến những người tham gia cuộc họp lần lượt phát biểu, kể cả những người thích thống trị cuộc họp.
- Sử dụng Cyberstorming, một chương trình giao tiếp điện tử để chia sẻ ý tưởng trong nhóm và có thể được sử dụng cho các cuộc họp không chính thức. Phương pháp này ngăn cản sự cạnh tranh giữa các thành viên trong nhóm vì muốn được lắng nghe vì mọi người trong nhóm có thể thấy ý kiến đóng góp từ các thành viên khác.
- Hãy tỏ ra trung lập nếu ai đó trong cuộc họp thảo luận về một chủ đề ngoài chương trình làm việc, chẳng hạn bằng cách nói: “Ý tưởng thú vị, Bob! Chúng ta có thể nói về nó sau”. Nhiều người không nhận ra rằng họ đang thảo luận những điều đi chệch khỏi chương trình của cuộc họp, nhưng họ sẽ đến gặp bạn để thảo luận nếu vấn đề thực sự quan trọng.
- Kiểm soát hướng của cuộc thảo luận. Ngoài những người tham gia nói quá lâu, các vấn đề trong cuộc họp có thể xảy ra do ai đó tiếp tục thảo luận về các chủ đề không nằm trong chương trình nghị sự. Để khắc phục điều này, trước tiên, hãy lắng nghe những gì anh ấy nói và sau đó đề nghị rằng vấn đề đó được thảo luận thêm trong cuộc họp tiếp theo. Nhấn mạnh rằng cuộc họp sẽ tiếp tục thảo luận về các chủ đề được liệt kê trong chương trình nghị sự.
- Nói chuyện riêng với người chi phối cuộc họp và hỏi lý do. Hãy thể hiện sự quan tâm, thay vì tỏ ra khó chịu. Tập trung vào những gì bạn quan sát được trong cuộc họp và cho phép anh ấy giải thích hành vi của mình. Đề nghị giúp anh ấy ngừng chi phối cuộc họp.
Bước 4. Chuyển sang chủ đề tiếp theo theo lịch trình
Thực hành quản lý thời gian bằng cách quyết đoán, đừng thô lỗ. Việc thiết lập thời gian phù hợp để mỗi người tham gia biết rằng cuộc họp vẫn đang diễn ra và các cuộc thảo luận không liên quan đến cuộc họp có thể được tiếp tục sau khi cuộc họp kết thúc.
Đừng vội vàng. Ngay cả khi bạn phải kiểm soát tình hình, cuộc họp sẽ kém hữu ích hơn nếu cuộc thảo luận được rút ngắn. Trước khi cuộc họp tiếp tục, hãy cho người tham gia cơ hội đặt câu hỏi hoặc cung cấp ý kiến đóng góp. Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm cảm thấy được tham gia, thay vì cảm thấy bị bỏ rơi
Bước 5. Nhấn mạnh chủ đề quan trọng
Nhấn mạnh các mục tiêu chính cần đạt được và mối quan hệ của chúng với các mục tiêu khác hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu chính.
Giải thích cho những người tham gia cuộc họp để họ hiểu phạm vi của dự án mà họ đang thực hiện và vai trò tương ứng của họ như là một phần quan trọng của một đơn vị
Bước 6. Nếu cần, hãy hỗ trợ ghi chú
Trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy quyết định xem ai sẽ lập biên bản. Nếu anh ấy bị choáng ngợp, hãy giúp một tay hoặc tự mình ghi chép.
Bước 7. Làm rõ trong trường hợp hiểu nhầm
Sau khi tất cả các chủ đề đã được thảo luận, trưởng cuộc họp sẽ lập một bản tóm tắt để những người tham gia biết kết quả của cuộc họp và đặt câu hỏi nếu còn điều gì chưa rõ.
Với tư cách là người lãnh đạo cuộc họp, hãy cung cấp những giải thích chi tiết để tất cả những người tham gia hiểu được kết quả của cuộc họp
Bước 8. Trước khi kết thúc cuộc họp, hãy cung cấp một bản tóm tắt kỹ lưỡng
Người lãnh đạo kiên quyết trong việc đưa ra quyết định sẽ ngăn chặn sự trì trệ và do dự, khiến nhân viên làm việc siêng năng và có động lực, nhanh nhạy với những thay đổi và thông tin mới. Điều này có thể được nhìn thấy từ các đặc điểm sau:
- Có mục tiêu rõ ràng để đảm bảo có sự phù hợp giữa các quyết định với các mục tiêu và đạo đức của công ty / tổ chức.
- Quan tâm bằng cách thể hiện sự gương mẫu trong lối sống và tuân thủ đạo đức làm việc làm cơ sở cho việc ra quyết định hiệu quả và hiệu quả.
- Thể hiện sự minh bạch, cụ thể là vị tha bằng cách chứng minh rằng các quyết định có lợi cho công ty mang đến cho mọi người cơ hội phát triển bản thân.
- Xem thất bại như một cơ hội học hỏi sẽ là bước đệm để có thể đưa ra quyết định đúng đắn hơn. Khi có sự cố xảy ra, một nhà lãnh đạo quyết đoán có thể hiểu được tình hình.
- Giao tiếp cởi mở và hiệu quả phù hợp với văn hóa doanh nghiệp / tổ chức để ngăn ngừa sự mâu thuẫn hoặc mâu thuẫn khi giao tiếp với cấp dưới hoặc cấp trên.
