Các cuộc thảo luận của ban hội thẩm là sự trao đổi công khai về các ý tưởng cho phép các chuyên gia và khán giả thảo luận về các chủ đề cụ thể. Các cuộc thảo luận của Ban hội thẩm thường được tổ chức để thảo luận về các tình huống chính trị, các vấn đề ảnh hưởng đến xã hội và các chủ đề học thuật. Nếu có thể, hãy bắt đầu bằng cách sắp xếp trước một vài tuần để bạn có thể tuyển người tham gia và tổ chức sự kiện.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Lắp ráp bảng điều khiển
Bước 1. Chọn một chủ đề
Tốt nhất, chủ đề thảo luận nên quan trọng với đủ người để bạn có thể thu hút những người có hoàn cảnh và sở thích khác nhau. Tuy nhiên, hãy tránh những cạm bẫy khi đưa ra các chủ đề quá chung chung hoặc mơ hồ khiến cuộc thảo luận trở nên thiếu tập trung.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc cân bằng các mục tiêu này, hãy nhớ rằng chủ đề không cần phải tranh luận. Một số bảng được thiết lập để đưa ra lời khuyên hoặc thông tin và những bảng này không nhất thiết phải hiển thị điểm cạnh tranh
Bước 2. Tìm kiếm những người tham gia đa dạng
Các nhóm từ ba đến năm người thường tạo ra các cuộc thảo luận rất thú vị. Tìm kiếm những người hiểu biết từ nhiều nguồn gốc khác nhau. Ví dụ: một thành viên của công chúng có liên quan đến một vấn đề, một người có kinh nghiệm làm việc với vấn đề đó trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức phi lợi nhuận và một học giả đã nghiên cứu vấn đề đó. Hình thức của một nhóm cũng khác nhau về độ tuổi, giới tính và dân tộc, vì lý lịch cá nhân của một người có thể có ảnh hưởng đáng kể đến quan điểm của họ.
- Mời ít nhất bốn người có lẽ là an toàn nhất, đề phòng ai đó hủy bỏ vào phút cuối.
- Mời những người này trước ít nhất vài tuần, để họ có nhiều thời gian chuẩn bị và cho bạn thời gian để tìm kiếm các lựa chọn thay thế nếu một trong số họ từ chối lời mời.
Bước 3. Mời người kiểm duyệt
Chọn thêm một người không tham gia vào cuộc thảo luận của hội đồng để làm người điều hành. Tốt nhất, người này nên có kinh nghiệm làm người điều hành bảng. Chọn một người có đủ hiểu biết về chủ đề để có thể tham gia thảo luận và có kỹ năng xử lý các tình huống xã hội. Vai trò chính của người điều hành là giữ cho các tham luận viên tập trung vào khán giả, giữ cho cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ và giúp đỡ các tham luận viên khi họ gặp khó khăn.
Bước 4. Lập kế hoạch sắp xếp vật lý
Chỗ ngồi cá nhân sẽ làm cho người tham gia xuất hiện gần với khán giả hơn so với bàn đầy đủ, do đó khuyến khích sự tham gia của khán giả. Sắp xếp các ghế theo vòng tròn mà vẫn hướng về phía khán giả có thể giúp các tham luận viên thảo luận các chủ đề với nhau. Bao gồm một bàn hoặc gian hàng nhỏ để ghi chú và chuẩn bị sẵn một cốc nước cho tất cả những người tham gia và một micrô cá nhân cho người kiểm duyệt.
Cân nhắc đặt một người điều hành ở giữa bảng để giúp anh ta chỉ định và hướng dẫn các nhà tham luận một cách hiệu quả. Đặt những người điều hành trên bục ở các phía riêng biệt sẽ làm cho nhiệm vụ khó khăn hơn
Phương pháp 2/3: Lập kế hoạch thảo luận theo nhóm
Bước 1. Đặt điểm đến của bảng điều khiển
Đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều biết rõ lý do tại sao ban hội thảo được thành lập trước, để họ có thời gian chuẩn bị. Ban hội thẩm của bạn có thể tìm cách trình bày một giải pháp thực tế cho một vấn đề, tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận trừu tượng và phức tạp hoặc cung cấp thông tin về một chủ đề. Cho các thành viên tham gia hội thảo biết liệu hội thảo có phải là phần giới thiệu cơ bản về một chủ đề hay họ sẽ đối mặt với một khán giả có cái nhìn sâu sắc về chủ đề và đang tìm kiếm thêm lời khuyên hoặc một quan điểm khác.
Bước 2. Quyết định xem bảng điều khiển sẽ tồn tại trong bao lâu
Đối với hầu hết các bảng, đặc biệt là các hội nghị được tổ chức tại các hội nghị hoặc các sự kiện lớn hơn, thời gian khuyến nghị là 45-60 phút. Nếu hội thảo là một sự kiện độc lập hoặc khi nó bao gồm một chủ đề rất quan trọng và phổ biến, thì một hội thảo kéo dài 90 phút có thể là một thời điểm thích hợp.
Nếu có thể, hãy yêu cầu người tham gia giữ nguyên vị trí trong một thời gian sau phiên thảo luận, để khán giả có thể nói chuyện riêng
Bước 3. Cân nhắc việc khởi động bảng bằng một bài giảng ngắn (tùy chọn)
Trọng tâm chính của hội đồng phải luôn là thảo luận. Tuy nhiên, nếu một trong những mục tiêu của hội đồng là cung cấp thông tin, thì đó là một cách hữu ích để bắt đầu một cuộc thảo luận. Yêu cầu mỗi người tham gia hội thảo cung cấp lời giải thích về chủ đề hoặc lập luận của họ về chủ đề, không quá 10 phút cho mỗi người.
Phương pháp này có thể yêu cầu nhiều thời gian chuẩn bị hơn cho các tham luận viên với tư cách là một nhóm, bởi vì mỗi tham luận viên phải chuyển từ đối số trước đó và không thảo luận về cùng một điều
Bước 4. Cố gắng tránh trình bày trực quan
Trừ khi nó thực sự cần thiết về chủ đề, hãy tránh các bản trình bày và trang chiếu PowerPoint. Các bài thuyết trình có xu hướng làm chậm cuộc thảo luận, giảm mức độ tương tác của khán giả và thường gây khó chịu cho người nghe. Sử dụng ít slide và chỉ khi thông tin hoặc sơ đồ được trình bày khó giải thích bằng lời.
Nếu một người tham gia hội thảo yêu cầu được phép trình bày, đề nghị họ mang các mục có thể được trình chiếu và giải thích cho khán giả, chứ không chỉ hiển thị trong suốt cuộc thảo luận
Bước 5. Viết câu hỏi cho các tham luận viên
Cố gắng xây dựng các câu hỏi mở, nơi các tham luận viên có thể đưa ra định hướng tốt nhất theo tiến trình của cuộc thảo luận và lĩnh vực chuyên môn của họ. Một số câu hỏi cụ thể hơn hướng vào từng thành viên tham luận cũng được chấp nhận, nhưng hãy cố gắng chia những câu hỏi này cho mỗi thành viên tham luận một cách tương đối đồng đều. Cũng chuẩn bị các câu hỏi mà người xem có thể muốn hỏi và thêm họ vào danh sách câu hỏi của bạn. Sắp xếp các câu hỏi này theo một dàn ý sơ bộ từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất, vì bạn sẽ phải đặt nhiều câu hỏi hơn bạn mong đợi để tiếp tục thảo luận. Nhưng hãy giữ mỗi câu hỏi liên quan đến câu trước, để tránh chuyển chủ đề đột ngột.
- Yêu cầu người kiểm duyệt hoặc người khác không phải là thành viên của hội đồng xem xét câu hỏi của bạn và đề xuất các chỉnh sửa hoặc câu hỏi bổ sung.
- Nếu bạn gặp khó khăn khi tạo câu hỏi, hãy hỏi từng thành viên hội thảo xem họ muốn hỏi các thành viên hội thảo khác điều gì. Bao gồm những câu nói hay nhất trong danh sách của bạn.
Bước 6. Lập kế hoạch cho phần còn lại của các tấm
Xác định lượng thời gian bạn sẽ dành cho các câu hỏi. Thông thường, đây là một nửa hoặc hơn toàn bộ chiều dài của bảng điều khiển. Sử dụng 20-10 phút để khán giả đặt câu hỏi và thảo luận, hoặc 15 phút nếu thời gian ngắn hoặc nếu định dạng bảng của bạn tập trung hơn vào bài giảng.
Bước 7. Giới thiệu trước từng thành viên tham luận với nhau
Gặp gỡ trực tiếp các tham luận viên hoặc tham dự một cuộc gọi hội nghị cùng nhau, một tuần hoặc lâu hơn trước ban hội thảo. Giải thích định dạng bảng cho họ và cho họ cơ hội trò chuyện ngắn. Họ có thể nhanh chóng xác định xem ai nên đặt câu hỏi về chủ đề nào, nhưng đừng nói sớm cho họ những câu hỏi cụ thể. Các cuộc thảo luận phải là bản gốc, không được diễn tập lại.
Phương pháp 3/3: Thảo luận Ban kiểm duyệt
Bước 1. Cho mọi người ngồi vào hàng ghế đầu
Bảng điều khiển càng gần với khán giả, cuộc thảo luận sẽ càng sinh động và kết nối. Cân nhắc đưa ra "mồi" nhỏ khi mọi người di chuyển đến hàng ghế đầu, chẳng hạn như đồ ăn nhẹ hoặc kẹo.
Bước 2. Giới thiệu ngắn gọn về ban hội thẩm và từng người tham gia
Chỉ sử dụng một hoặc hai câu để giới thiệu chủ đề của hội thảo, vì hầu hết khán giả có mặt đều quen thuộc với những ý tưởng cơ bản. Giới thiệu ngắn gọn từng người tham gia, chỉ đề cập đến một số thông tin liên quan về kinh nghiệm hoặc sự tham gia của họ về chủ đề này. Tránh đưa đầy đủ tiểu sử, tổng giới thiệu của tất cả những người tham gia không được quá 10 phút.
Bước 3. Thu hút khán giả sớm
Mời người xem vào bảng bằng cách yêu cầu họ tham gia ngay lập tức. Một cách đơn giản và nhanh chóng để làm điều này là yêu cầu một cuộc thăm dò ý kiến của họ về chủ đề sẽ được thảo luận, bằng một cái giơ tay hoặc một tràng pháo tay. Hoặc, tiến hành một cuộc thăm dò dựa trên mức độ hiểu biết của họ về chủ đề này. Kết quả sẽ giúp bạn tập trung vào các chủ đề phù hợp nhất với khán giả của bạn.
Bước 4. Hỏi các tham luận viên những câu hỏi đã được chuẩn bị
Bắt đầu với các câu hỏi theo thứ tự đã định trước, nhưng hãy thoải mái thay đổi thứ tự này nếu cuộc thảo luận chuyển sang một hướng khác nhưng thú vị. Chia các câu hỏi cho những người tham gia, giải quyết từng câu hỏi cho người tham gia hội thảo, người hiểu rõ chủ đề nhất. Cho các tham luận viên khác một thời gian để trả lời, sau đó chuyển sang câu hỏi tiếp theo.
Đừng sắp xếp để tất cả các tham luận viên đưa ra ý kiến của họ về mọi câu hỏi. Cho phép các tham luận viên trả lời một cách tự nhiên khi họ có điều gì đó muốn nói, hoặc hỏi ai đó am hiểu về chủ đề nếu cuộc thảo luận bị sa lầy
Bước 5. Thực hiện theo từng câu hỏi của bạn theo yêu cầu
Bạn có thể đi chệch khỏi những câu hỏi đã chuẩn bị sẵn bất cứ khi nào bạn cảm thấy chúng hữu ích cho cuộc thảo luận. Đặc biệt, gây áp lực cho một người tham gia hội thảo bằng các câu hỏi tiếp theo nếu bạn cho rằng câu trả lời của họ không đạt yêu cầu. Thử lặp lại câu hỏi ban đầu hoặc lý tưởng nhất là hỏi một câu hỏi hơi khác có liên quan đến câu trả lời cuối cùng của cuộc thảo luận hoặc tuyên bố trước đó.
Bước 6. Có bộ đếm thời gian
Bạn có thể nhìn đồng hồ trên tường ngoài sân khấu hoặc trên bức tường đối diện, nếu bạn có thể nhìn thấy rõ. Hoặc, có ai đó đứng ở hậu trường cầm những tấm biển có nội dung "10 phút", "5 phút" và "1 phút" khi bạn gần kết thúc mỗi phân đoạn.
Bước 7. Giữ các tham luận viên làm việc
Khi một thành viên tham luận nói quá lâu hoặc lạc đề, hãy lịch sự đưa cuộc thảo luận trở lại đúng hướng. Khi anh ta dừng lại để lấy lại hơi thở của mình, bước vào với cùng một câu như trước. Bạn có thể chọn nói trước với các tham luận viên câu mà bạn sẽ sử dụng để đưa họ đi đúng hướng.
- "Bạn có một điểm thú vị, nhưng chúng ta hãy nghe về _"
- "Hãy xem (các tham luận viên khác) nghĩ gì về chủ đề này, đặc biệt là liên quan đến _."
Bước 8. Thu thập câu hỏi từ khán giả
Cho khán giả biết bạn dự định thu thập câu hỏi như thế nào, chẳng hạn như bằng cách giơ tay hoặc yêu cầu họ xếp hàng lấy micrô. Lắng nghe từng câu hỏi nối tiếp, lặp lại rõ ràng để mọi người trong phòng có thể nghe được, sau đó chỉ tay về phía người tham gia hội thảo có vẻ quan tâm.
- Có một vài câu hỏi dự phòng để tự hỏi bản thân hoặc sắp xếp để một trợ lý trong khán giả hỏi, đề phòng trường hợp không có khán giả nào đủ can đảm để hỏi câu đầu tiên.
- Nếu người xem dành quá nhiều thời gian để hỏi, hãy lịch sự ngắt lời bằng "Vậy câu hỏi của bạn là _, phải không?" hoặc "Tôi xin lỗi, chúng ta phải tiếp tục. Câu hỏi của bạn là gì?"
- Hãy cho tôi biết khi bạn chỉ có đủ thời gian cho hai hoặc ba câu hỏi nữa.
Bước 9. Cảm ơn tất cả mọi người tham gia
Xin cảm ơn các tham luận viên, những người dẫn chương trình và ban tổ chức sự kiện, và khán giả. Cho khán giả biết địa điểm và chủ đề của sự kiện tiếp theo, khi bạn đang tham dự hội nghị chuyên đề hoặc hội nghị.
