Máy tính tiền được sử dụng để ghi lại số liệu thanh toán và lưu trữ tiền mặt nhận được trong suốt ngày làm việc. Có một số loại máy tính tiền, bao gồm máy tính tiền điện tử, máy tính tiền Square iPad và máy tính tiền sử dụng máy tính khác nhau. Mỗi loại đều có những đặc điểm riêng cũng như những điểm tương đồng với nhau.
Bươc chân
Phần 1/4: Thiết lập máy tính tiền
Bước 1. Đặt máy tính tiền xuống và kết nối nó với nguồn điện chính
Đặt nó trên một bề mặt phẳng, cứng. Tốt nhất, quầy thu ngân được đặt trên một quầy thu ngân đủ rộng để người mua có thể đặt những sản phẩm mà mình sẽ thanh toán. Kết nối trực tiếp máy tính tiền với nguồn điện (không sử dụng thêm dây nguồn).
Bước 2. Lắp pin động cơ
Pin cung cấp bộ nhớ dự phòng cho máy tính tiền trong trường hợp mất điện, vì vậy pin cần được cài đặt trước khi bạn chạy bất kỳ chương trình nào trên máy tính tiền. Mở nắp của tờ giấy biên nhận thanh toán và tìm ngăn chứa pin. Bạn có thể cần một tuốc nơ vít nhỏ để mở nắp ngăn chứa pin. Sau đó lắp pin theo hướng được chỉ ra trên máy. Tiếp theo, đóng ngăn chứa pin lại.
- Trên một số loại máy tính tiền, ngăn chứa pin nằm dưới ngăn đựng giấy in hóa đơn.
- Thay pin mỗi năm một lần để đảm bảo máy đếm tiền luôn hoạt động tốt.
Bước 3. Cài đặt giấy biên nhận thanh toán
Mở nắp của ngăn chứa giấy biên nhận thanh toán. Đảm bảo các đầu của cuộn giấy được cắt thẳng để chúng có thể dễ dàng lắp vào các trục cuốn. Đưa cuộn giấy vào trục lăn sao cho nó đi hết mặt trước quầy thu ngân là bạn có thể xé biên lai thanh toán để đưa cho khách hàng. Nhấn nút FEED để máy hút giấy và thực hiện quá trình cuốn giấy.
Bước 4. Mở khóa ngăn kéo đựng tiền thanh toán
Két đựng tiền này thường có một ổ khóa để giữ chặt số tiền đã thanh toán từ người mua. Cẩn thận để không làm mất chìa khóa này. Bạn có thể đặt chìa khóa này trong ngăn kéo đựng tiền khi nó được mở khóa, vì vậy bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó khi cần khóa.
Bước 5. Bật máy tính tiền
Trên một số máy tính tiền, công tắc BẬT / TẮT được đặt ở mặt sau hoặc cạnh máy. Trên các loại máy tính tiền khác, nút này nằm ở phía trên mặt trước của máy. Khởi động động cơ hoặc xoay chìa khóa đến vị trí REG (đăng ký).
Các loại máy tính tiền đời mới không có nút vật lý mà có nút CHẾ ĐỘ. Nhấn nút MODE và tìm các tùy chọn REG hoặc chế độ hoạt động
Bước 6. Thiết lập chương trình trên máy tính tiền của bạn
Hầu hết các máy tính tiền đều có các nút có thể được lập trình để nhóm các chi tiết tương tự thành các loại. Các nhóm hoặc danh mục này có thể được xác định dựa trên việc các chi tiết đó có bị đánh thuế hay không. Bạn cũng có thể đặt cài đặt hiển thị ngày và giờ.
- Các chức năng lập trình thường có thể được truy cập bằng cách xoay nút xoay sang tùy chọn PRG hoặc P, hoặc bằng cách nhấn nút xoay chế độ về phía CHƯƠNG TRÌNH. Một số máy tính tiền có cần gạt thủ công nằm dưới bìa của giấy biên nhận thanh toán. Cần này có thể được di chuyển đến các tùy chọn Chương trình.
- Hầu hết các máy tính tiền đều có ít nhất 4 nút thuế. Các nút này có thể được lập trình cho nhiều mức thuế khác nhau, dựa trên việc bạn phải chịu mức thuế bán hàng cố định (như trường hợp ở một số nơi) hay bạn phải chịu mức thuế theo hệ thống (ví dụ: GST, PST, hoặc VAT, tùy thuộc vào vị trí của bạn).
- Làm theo các hướng dẫn cụ thể trong sổ tay hướng dẫn sử dụng máy tính tiền của bạn để lập trình các chức năng khác nhau.
Phần 2/4: Bán hàng
Bước 1. Nhập mã bảo mật hoặc mật khẩu để bắt đầu sử dụng máy tính tiền
Nhiều máy tính tiền yêu cầu mã máy tính tiền hoặc loại mã bảo mật khác trước khi sử dụng. Mã thu ngân hữu ích để cung cấp thông tin về người thu ngân xử lý mỗi giao dịch thanh toán. Với mã này, bạn có thể theo dõi mọi giao dịch mua bán và xử lý mọi sai sót xảy ra.
- Nếu bạn làm việc trong một nhà hàng, bạn có thể cần nhập mã nhân viên cùng với số bàn và số lượng khách tại bàn.
- Các loại máy tính tiền mới hơn (ví dụ, máy tính tiền Square) có thể yêu cầu bạn đăng nhập bằng địa chỉ email và mật khẩu của mình.
Bước 2. Nhập số giá sản phẩm đầu tiên
Sử dụng các phím số để nhập giá cho sản phẩm này. Thông thường, bạn không cần nhập số thập phân, vì máy tính tiền sẽ tự động nhập số đó.
Một số máy tính tiền có chức năng scan (máy quét) nên bạn không phải nhập số giá theo cách thủ công. Máy quét này sẽ đọc mã vạch và nhập thông tin sản phẩm tự động. Nếu máy tính tiền của bạn thuộc loại này, bạn không cần nhấn nút danh mục hoặc bộ phận trong bước tiếp theo
Bước 3. Nhấn nút danh mục / bộ phận tương ứng
Hầu hết các máy tính tiền đều yêu cầu bạn nhấn nút sau khi nhập số giá, để xác định từng sản phẩm được bán thuộc loại nào (ví dụ: quần áo, thực phẩm, v.v.).
- Các nút danh mục / bộ phận có thể được lập trình dựa trên việc bán hàng có bị đánh thuế hay không. Nghiên cứu sổ tay máy tính tiền của bạn để tìm hiểu cách lập trình thuế suất cho các nút.
- Quan sát giấy biên nhận thanh toán: nhấn mũi tên hoặc nút FEED để máy cuộn giấy lại, giúp bạn có thể đọc được tổng số giao dịch được ghi trên giấy.
- Mỗi sản phẩm bạn thêm vào cũng sẽ được cộng với tổng số ngày càng tăng, thường được hiển thị trên màn hình máy tính tiền.
Bước 4. Thêm chiết khấu nếu cần thiết vào giá bán đã niêm yết
Nếu một sản phẩm đang được giảm giá, bạn có thể cần nhập số phần trăm chiết khấu. Nhập giá sản phẩm, nhấn nút danh mục / bộ phận, nhập số phần trăm chiết khấu (ví dụ: gõ 15 để nhập giảm giá 15%), sau đó nhấn nút phần trăm (%). Phím này thường nằm trong nhóm phím bên trái bàn phím số.
Bước 5. Nhập giá của các sản phẩm khác
Sử dụng các nút số để nhập giá cho từng sản phẩm chưa được niêm yết. Đảm bảo bạn nhấn nút danh mục / bộ phận tương ứng cho từng sản phẩm này.
Nếu muốn nhập nhiều lần cùng một sản phẩm, bạn bấm số thứ tự của sản phẩm, sau đó bấm nút QTY, nhập đơn giá của sản phẩm, sau đó bấm nút danh mục / bộ phận. Ví dụ, nếu bạn muốn bao gồm 2 cuốn sách cho Rp. 70.000, nhấn phím số 2, sau đó nhấn QTY, sau đó nhấn 70000, sau đó nhấn nút danh mục / bộ phận tương ứng
Bước 6. Nhấn nút tổng phụ
Nút này sẽ hiển thị tổng số sản phẩm có trong đợt giảm giá đó. Số tiền này cũng sẽ được cộng với các loại thuế hiện hành nếu cần, theo chương trình đã được thực hiện trong từng nút danh mục / bộ phận.
Bước 7. Xác định hình thức thanh toán của người mua
Người mua có thể thanh toán bằng tiền mặt, bằng thẻ tín dụng, hoặc các phương tiện khác. Bạn cũng có thể chấp nhận thanh toán dưới dạng thẻ hoặc phiếu thanh toán, thường được coi giống như thanh toán bằng tiền mặt.
- Tiền mặt: Nhập số tiền mặt mà người mua đã thanh toán và nhấn nút CASH / AMT TND (thường đây là nút lớn nhất nằm ở phía dưới bên phải của bàn phím máy tính tiền). Nhiều máy tính tiền sẽ hiển thị ngay số tiền lẻ mà bạn phải đưa cho người mua. Tuy nhiên, một số máy tính tiền không hoạt động theo cách này, và bạn sẽ phải tính toán thuộc lòng. Khi ngăn kéo tiền mặt đã mở, hãy đặt khoản thanh toán vào đó và lấy số tiền lẻ bạn cần.
- Thẻ tín dụng: Nhấn nút CREDIT hoặc CR và sử dụng máy thẻ tín dụng để quẹt thẻ tín dụng của người mua.
- Séc: Nhập số tiền thanh toán được ghi trên séc của người mua, nhấn nút CK hoặc CHECK, sau đó cho tờ séc vào ngăn kéo đựng tiền.
- Để mở ngăn kéo đựng tiền khi không còn hàng, bạn có thể nhấn nút KHÔNG BÁN hoặc NS. Chức năng này có thể được bảo vệ và chỉ có thể được thực hiện bởi người quản lý. Người quản lý có thể cần sử dụng một phím để chuyển cài đặt máy sang một chế độ khác để chức năng KHÔNG BÁN có thể chạy.
Bước 8. Đóng ngăn kéo đựng tiền
Luôn đóng ngăn kéo đựng tiền lại ngay sau khi sử dụng, để không bị mở và bạn có nguy cơ bị trộm hoặc cướp.
Luôn làm trống hoặc tháo ngăn kéo đựng tiền vào cuối ngày làm việc và cất nó ở một nơi hoàn toàn an toàn
Phần 3/4: Sửa lỗi
Bước 1. Hủy bán hàng
Nếu bạn vô tình nhập số giá không chính xác cho một sản phẩm hoặc nếu người mua hủy mua một sản phẩm sau khi bạn đã nhập giá, bạn có thể cần phải hủy sản phẩm hoặc chương trình giảm giá. Việc hủy bỏ điều này sẽ làm giảm số tổng phụ.
- Nhập số cụ thể mà bạn muốn hủy, nhấn nút danh mục / bộ phận, nhấn nút VOID hoặc VD để làm cho số đó bị trừ khỏi tổng số. Bạn phải hủy một sản phẩm trước khi nhập dữ liệu giá cho sản phẩm tiếp theo. Nếu không, bạn sẽ cần cộng tổng phụ của tất cả các sản phẩm, sau đó nhấn nút VOID, sau đó nhấn số giá bạn muốn hủy và nhấn nút danh mục / bộ phận. Điều này sẽ trừ số không chính xác khỏi số tổng.
- Nếu bạn cần hủy toàn bộ chương trình giảm giá bao gồm nhiều sản phẩm, hãy làm như vậy bằng cách hủy từng sản phẩm.
Bước 2. Hoàn trả thanh toán
Nếu người mua muốn trả lại một sản phẩm, bạn cần tính sản phẩm đó vào tổng số ngày được đề cập trước khi hoàn lại tiền cho người mua. Để hoàn lại khoản thanh toán này, hãy nhấn nút REF, nhập số giá của sản phẩm được trả lại và nhấn nút danh mục / bộ phận tương ứng. Nhấn nút tổng phụ sau đó nhấn nút TIỀN MẶT / AMT TND. Két đựng tiền sẽ mở ra và bạn có thể hoàn lại tiền cho người mua.
- Một số nút và chức năng như thanh toán tiền hoàn lại có thể được bảo vệ và chỉ người quản lý mới có thể sử dụng. Điều này có nghĩa là người quản lý sẽ cần phải sử dụng chìa khóa để chuyển máy tính tiền sang một chế độ khác để thực hiện việc hủy bán hàng hoặc hoàn lại tiền.
- Kiểm tra với người giám sát của bạn về các chính sách chính xác để xử lý việc đổi trả sản phẩm và thanh toán.
Bước 3. Dừng âm thanh báo lỗi
Một số loại máy tính tiền sẽ phát ra âm thanh nhất định khi xảy ra lỗi do bạn bấm các nút không đúng thứ tự hoặc kết hợp. Để dừng âm thanh lỗi này, hãy nhấn nút XÓA hoặc C.
Bước 4. Xóa các số sai
Nếu bạn đã nhấn nhầm số và chưa nhấn phím danh mục / phòng ban, hãy nhấn phím XÓA hoặc phím C để xóa số sai. Nếu bạn đã nhấn nút danh mục / phòng ban trước đó, bạn cần phải hủy giao dịch.
Phần 4/4: Nhận Báo cáo Bán hàng và Thông tin Số dư Máy tính tiền
Bước 1. Đọc tổng số tăng hàng ngày
Một số nhà quản lý có thể muốn biết tổng doanh số bán hàng tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày. Để tìm tổng số tạm thời này, hãy xoay lược sang vị trí X hoặc nhấn nút chế độ và chọn X. Nhấn nút CASH / AMT TND. Trong khi đó, tổng doanh thu hàng ngày cũng sẽ được in trên giấy biên nhận thanh toán.
Điều quan trọng là bạn cần lưu ý rằng X đại diện cho tổng tạm thời sẽ tiếp tục tăng lên, trong khi Z sẽ trả lại tổng tạm thời về 0
Bước 2. Chạy chức năng báo cáo doanh số hàng ngày
Ít nhất, báo cáo này sẽ cho bạn thấy tổng doanh số bán hàng của ngày hôm đó. Nhiều loại máy tính tiền cũng có thể hiển thị tổng doanh số bán hàng mỗi giờ, mỗi nhân viên thu ngân, mỗi loại hoặc bằng các phương tiện khác. Để nhận báo cáo này, hãy nhấn nút CHẾ ĐỘ và chọn chế độ Z hoặc xoay phím sang vị trí Z.
Hãy nhớ rằng Z sẽ trả lại tổng số lần bán hàng trong ngày bằng 0
Bước 3. Biết số dư máy tính tiền
Sau khi chạy chức năng báo cáo doanh số hàng ngày, hãy đếm tiền trong két tiền. Nếu có séc hoặc tờ thanh toán thẻ tín dụng, hãy thêm số vào tổng số. Hầu hết các máy thẻ tín dụng cũng có thể hiển thị cho bạn tổng doanh thu hàng ngày, vì vậy bạn có thể dễ dàng khớp số đó với tổng doanh số bạn nhận được từ máy tính tiền. Trừ tổng số tiền này cho số tiền bạn đã sử dụng trước khi bắt đầu giao dịch trong ngày.
- Bỏ tất cả các khoản thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng và séc bạn nhận được vào một chiếc túi và mang chiếc túi đến ngân hàng.
- Lưu giữ hồ sơ tiền mặt, thẻ tín dụng và séc. Điều này sẽ giúp bạn trong quá trình kế toán tổng thể.
- Hãy để một ít tiền vào ngăn kéo tiền mặt mỗi lần trước khi bạn bắt đầu một ngày làm việc. Đảm bảo rằng bạn giữ tiền của mình ở một nơi thực sự an toàn khi đó không phải là ngày trong tuần.
Lời khuyên
- Tìm hướng dẫn sử dụng máy tính tiền của bạn trên Internet bằng công cụ tìm kiếm trực tuyến. Nhập nhãn hiệu và loại máy tính tiền của bạn vào công cụ tìm kiếm.
- Nếu bạn sử dụng máy tính tiền loại Vuông, bạn có thể áp dụng hầu hết các hướng dẫn áp dụng cho máy tính tiền thông thường. Tham khảo hướng dẫn sử dụng máy đếm tiền Square để biết thêm thông tin.
