Thư xác nhận có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, mỗi hình thức có một định dạng khác nhau. Thư xác nhận để truyền đạt thông tin chi tiết về kết quả của một cuộc họp, hoạt động hoặc sự kiện khác thường ngắn gọn và dễ hiểu. Thư xác nhận chấp nhận của nhân viên thường dài hơn vì nó bao gồm các điều khoản và điều kiện phải được đáp ứng. Nếu bạn muốn viết thư cho người sẽ lãnh nhận Bí tích Thêm sức, hãy chuẩn bị một lá thư theo phong cách cá nhân hơn.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Viết thư cho ứng viên để xác nhận
Bước 1. Bắt đầu bức thư bằng cách nêu rõ tầm quan trọng của việc củng cố đức tin
Bí tích Thêm sức là việc xác nhận ơn lành đã lãnh nhận khi rửa tội nhằm củng cố mối quan hệ giữa người lãnh nhận bí tích và Hội thánh. Cá nhân hãy chúc mừng ứng viên lãnh nhận bí tích vì họ sẵn lòng và đã quyết định muốn lãnh nhận Bí tích Thêm sức.
- Ví dụ, trong một bức thư, viết: "Để ủng hộ việc bạn sẵn sàng lãnh nhận Bí tích Thêm sức, tôi rất vinh dự có cơ hội để phục vụ bạn trong việc đưa ra quyết định quan trọng này nhằm củng cố mối quan hệ cá nhân của bạn với Chúa Giê-su Ki-tô và Giáo hội."
- Sử dụng các từ và cụm từ trong Sách Giáo Lý Công Giáo để nhấn mạnh tầm quan trọng của quyết định này trong hành trình đức tin của ứng viên.
Bước 2. Thảo luận về mối quan hệ của bạn với anh ấy
Chia sẻ những kỷ niệm và sự kiện mà bạn đã chia sẻ với anh ấy để thúc đẩy và củng cố ý định của anh ấy. Hỗ trợ phần trình bày của bạn bằng một câu Kinh Thánh hoặc trích dẫn từ một nguồn khác. Kể một câu chuyện hoặc sự việc trong quá khứ cho thấy rằng bạn yêu anh ấy và ủng hộ hành trình đức tin của anh ấy.
- Ví dụ, kể một câu chuyện về thời gian khi anh ấy được làm báp têm. Những điều anh ấy hoặc cô ấy đã hỏi bạn về giáo lý của nhà thờ hoặc niềm tin của bạn có thể được sử dụng làm tư liệu phản ánh thú vị ở đầu bức thư.
- Bạn không cần phải viết một bức thư dài hoặc quá chi tiết. Một bức thư ngắn vẫn hữu ích.
Lời khuyên:
Trước khi viết một lá thư, hãy chuẩn bị một dàn ý và viết một vài bản nháp để tạo thành một kịch bản thư tốt nhất.
Bước 3. Liệt kê một câu Kinh thánh thúc đẩy hoặc truyền cảm hứng
Hãy dùng câu trích dẫn để giải thích ý nghĩa của Bí tích Thêm sức và những lời dạy của Hội thánh. Sử dụng một trang web hoặc sự kết hợp Kinh thánh để tìm những câu Kinh thánh đầy cảm hứng.
- Ví dụ, hãy bao gồm câu: "Danh của CHÚA là tháp vững chắc, mà kẻ công bình chạy đến và người ấy được cứu." (Châm ngôn 18:10).
- Một ví dụ khác của một câu để trích dẫn: "Vì tôi biết tôi có kế hoạch gì cho bạn, tuyên bố CHÚA, kế hoạch cho hòa bình và không kế hoạch cho thảm họa, để cho bạn một tương lai đầy hy vọng." (Giê-rê-mi 29:11).
- Cũng bao gồm câu: "Tôi có thể làm được tất cả mọi việc nhờ Đấng ban sức mạnh cho tôi". (Philip lúc 4:13).
Bước 4. Cố gắng thuyết phục người nhận rằng bạn đã sẵn sàng hỗ trợ
Kết thúc bức thư bằng cách giải thích rằng bạn sẽ tiếp tục ủng hộ và cầu nguyện cho anh ấy. Nói lời cảm ơn vì tình yêu và sự hiện diện của anh ấy khiến bạn biết ơn và cảm thấy hạnh phúc.
Ví dụ, viết một lá thư, "Quyết định của bạn làm cho tôi cảm thấy rất tự hào và may mắn. Tôi rất vinh dự được làm nhân chứng khi bạn lãnh nhận Bí tích Thêm sức. Tôi cầu nguyện rằng bạn tiếp tục lớn lên trong đức tin, hy vọng và tình yêu."
Như một biến thể:
Nếu bạn biết tên của người nhận thư, hãy viết lời cầu nguyện cho vị thánh bảo trợ ở cuối thư.
Bước 5. Chuẩn bị một bức thư viết tay để làm cho nó trở nên cá nhân hơn
Không giống như những bức thư chính thức thường được đánh máy, những bức thư xác nhận viết tay mang lại cảm giác cá nhân và chân thực hơn như thể chúng được nói trực tiếp từ trái tim, do đó mang lại một sự xúc động rất ý nghĩa.
Khi viết một bức thư bằng tay, đừng vội vàng. Viết gọn gàng nhất có thể và đảm bảo không có sai sót. Để làm cho nó dễ dàng hơn, hãy nhập trước và sau đó sao chép
Phương pháp 2/3: Nộp xác nhận việc làm
Bước 1. Viết một lá thư chính thức để kinh doanh bằng cách sử dụng giấy tiêu đề của công ty
Các lá thư trang trọng cho mục đích kinh doanh được đánh trên giấy tiêu đề công ty rất hữu ích để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả và biểu thị các lá thư như một phương tiện giao tiếp chính thức trong kinh doanh. Viết một bức thư với phông chữ và lề tiêu chuẩn. Nhập các chữ cái bằng cách sử dụng định dạng căn trái, khoảng cách 1 dòng và 2 dòng.
- Đừng viết tắt địa chỉ khi viết một lá thư kinh doanh chính thức. Ví dụ: thay vì nhập "Jl. Utama Raya 123", hãy nhập "Jalan Utama Raya 123".
- Bạn không cần phải nhập địa chỉ công ty nếu tiêu đề thư đã bao gồm địa chỉ công ty.
Lời khuyên:
Giấy tiêu đề của các cơ quan chính phủ và công ty thường có thể được tải xuống bởi nhân viên có thẩm quyền và bao gồm tất cả các khía cạnh pháp lý phải được đáp ứng để gửi xác nhận sự chấp nhận của nhân viên.
Bước 2. Liệt kê chức danh công việc, mức lương và ngày bắt đầu
Bắt đầu bức thư bằng lời mở đầu đầy nhiệt huyết khi chuyển lời chúc mừng gia nhập với tư cách là nhân viên mới. Bạn có thể gửi một bản mô tả công việc ngắn gọn, trừ khi vị trí đó đã giải thích điều này.
Ví dụ, nói trong một bức thư: "Thay mặt ban lãnh đạo của PT XYZ, thông qua bức thư này, tôi muốn thông báo rằng bạn đã được nhận vào làm thư ký cho ban giám đốc với mức lương 10.000.000 Rp / tháng và bắt đầu làm việc Ngày 1 tháng 3 năm 2019."
Bước 3. Cung cấp bản tóm tắt các điều khoản và điều kiện phải được đáp ứng
Nêu rõ nếu có những điều kiện mà người nhận thư phải đáp ứng. Tương tự như vậy, nếu bạn nộp đơn xin các điều kiện, điều này phải được chuyển tải trong thư.
- Ví dụ, người nhận thư phải vượt qua kiểm tra dữ liệu sinh học hoặc vượt qua kiểm tra không có ma túy.
- Đồng thời chuyển tải trong thư nếu nhân viên mới phải ký một thỏa thuận, chẳng hạn như hợp đồng lao động hoặc hợp đồng khác.
- Nếu bạn gửi yêu cầu, hãy cung cấp thời hạn để người nhận có thể hoàn thành chúng trước thời hạn. Nếu có tài liệu mà anh ta cần phải ký, hãy cho anh ta biết rằng việc này có thể được thực hiện vào ngày đầu tiên làm việc.
Bước 4. Mô tả chi tiết các lợi ích do công ty cung cấp
Nếu công ty cung cấp quyền lợi bảo hiểm y tế, trợ cấp hưu trí, trợ cấp giáo dục, hoàn trả tiền nghỉ phép, hoặc các lợi ích khác, hãy đưa chúng vào thư. Cho biết các yêu cầu phải được đáp ứng và cách lấy thêm thông tin về điều này để nhân viên mới được hưởng các quyền lợi.
Một số công ty cung cấp quyền lợi từ khi người lao động bắt đầu làm việc, nhưng nhìn chung, người lao động được nhận trợ cấp sau khi làm việc tối thiểu 60 ngày
Lời khuyên:
Thư xác nhận chấp nhận của nhân viên có thể dài hơn 1 trang, nhưng không quá 2 trang. Không bao gồm thông tin chi tiết mà người nhận thư có thể đọc được thông qua các tài liệu khác được gửi cùng thư.
Bước 5. Kết thúc bức thư bằng cách nói lời cảm ơn
Nói lời cảm ơn vì anh ấy muốn làm việc cho công ty của bạn và bạn thích làm việc với anh ấy. Thể hiện sự hào hứng hoặc nhiệt tình của bạn đối với nhân viên mới gia nhập nhóm.
- Ví dụ, nói trong một bức thư, "Cảm ơn bạn đã hỗ trợ thực hiện sứ mệnh của PT XYZ. Ban lãnh đạo hoan nghênh sự hiện diện của bạn trong nhóm và chờ đợi sự đóng góp của bạn vào sự phát triển của công ty."
- Bao gồm lời chào kết thúc trang trọng ngay phía trên chữ ký, chẳng hạn như "Trân trọng" hoặc "Xin chào".
Bước 6. Viết tiêu đề của bạn dưới tên của bạn
Theo mẫu thư thương mại, hãy chuẩn bị 4 khoảng trống cho chữ ký bên dưới lời chào kết thúc. Dưới vị trí của chữ ký, bao gồm tên đầy đủ của bạn. Bên dưới tên, liệt kê chức danh và tên công ty của bạn.
Ví dụ: nhập chức danh và tên công ty của bạn: "Giám đốc Hoạt động của PT XYZ"
Bước 7. Kiểm tra thư cẩn thận
Đảm bảo rằng bức thư được viết với cách đánh máy và ngữ pháp chính xác. Nhờ một người nào đó từ bộ phận nhân sự đọc lá thư để đảm bảo rằng bài xã luận là chính xác.
Ưu tiên kiểm tra kỹ các số được liệt kê trong thư. Lỗi số thường xảy ra ngoài ý muốn và điều này có thể dẫn đến hiểu lầm, thậm chí đôi khi gây ra hậu quả pháp lý
Bước 8. In thư và ký tên trước khi gửi
Chữ được in bằng giấy chất lượng có vẻ chuyên nghiệp hơn. Ngay cả khi bạn đang gửi một bức thư bằng email, hãy gửi một bức thư chính thức, có chữ ký. Dùng bút bi mực xanh hoặc đen để ký chữ. Bao gồm tiêu đề, ví dụ: "S. Kom." hoặc "M. Si." Nếu cần thiết.
Gửi thư càng sớm càng tốt để nhân viên mới nhận được thư trước ngày dự kiến là ngày đầu tiên đi làm
Lời khuyên:
Địa chỉ được đánh trên phong bì làm cho bức thư có vẻ chuyên nghiệp hơn. Các chương trình gõ thư cung cấp các mẫu giúp bạn in địa chỉ vào đúng vị trí trên bìa thư.
Phương pháp 3/3: Soạn thảo một thư xác nhận chính thức khác
Bước 1. Nhập thư theo định dạng của một lá thư kinh doanh chính thức
Bức thư này thể hiện sự chân thành và truyền tải thông điệp bằng những lời lẽ phù hợp. Nhiều chương trình đánh thư cung cấp các mẫu thư công việc để tạo thư xác nhận. Sử dụng phông chữ tiêu chuẩn, chẳng hạn như Times New Roman hoặc Arial.
- Về mặt pháp lý, thư xác nhận có thể được sử dụng như một biên bản của một thỏa thuận miệng. Một lá thư kinh doanh được chấp nhận làm bằng chứng trước tòa vì nó sử dụng định dạng thư chính thức.
- Thư xác nhận thường rất ngắn và dài không quá 1 trang. Đôi khi, thư xác nhận chỉ có 1 đoạn văn.
Bước 2. Chào hỏi thích hợp
Nói chung, thư xác nhận bắt đầu bằng lời chào, chẳng hạn như "Kính gửi". tiếp theo là "Cha" hoặc "Mẹ" và họ tên của người nhận thư. Nếu anh ta có bằng tiến sĩ, hãy bao gồm "Tiến sĩ" trước tên người nhận. Đặt dấu phẩy sau khi gõ tên người nhận thư.
- Nếu bạn không biết giới tính của người nhận, chỉ cần nhập họ và tên.
- Không sử dụng từ viết tắt "Mrs." trừ khi bạn có thể xác nhận rằng người nhận là phụ nữ đã có gia đình.
Bước 3. Xác nhận thỏa thuận cụ thể
Thư xác nhận không cần phải bắt đầu bằng một lời giới thiệu dài hoặc những câu nói vui vẻ. Nêu rõ hoạt động đã lên kế hoạch hoặc thỏa thuận mà bạn muốn xác nhận, chẳng hạn như ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp.
- Ví dụ: bắt đầu bức thư bằng cách viết, "Như một xác nhận" hoặc "Tôi xác nhận điều đó", sau đó là thông tin bạn muốn xác nhận.
- Để thông báo cho bạn rằng bạn đã nhận được một thứ gì đó, hãy bắt đầu bức thư bằng cách viết, "Qua bức thư này, tôi đã nhận được" sau đó là tên của mặt hàng bạn đã nhận được.
Sai sót về mặt hình thức: một lá thư để xác nhận một thỏa thuận cá nhân với người mà bạn biết rõ là tốt theo phong cách giản dị, nhưng hãy đảm bảo rằng lá thư của bạn nghe có vẻ trang trọng và chuyên nghiệp.
Bước 4. Cung cấp thông tin quan trọng khác
Cũng bao gồm thông tin chi tiết, chẳng hạn như tên và chức danh của từng người liên quan, nhiệm vụ tương ứng của họ, lịch trình hoạt động hoặc các thỏa thuận tài chính. Nhấn mạnh các điều khoản hoặc điều kiện là một phần của thỏa thuận để làm rõ những mong đợi.
Ví dụ: nếu bạn đang viết một lá thư xác nhận rằng người nhận sẽ tình nguyện cho một tổ chức phi lợi nhuận, hãy bao gồm ngày, giờ, địa điểm của sự kiện và các nhiệm vụ mà họ phải làm với tư cách là một tình nguyện viên
Bước 5. Yêu cầu phản hồi nếu cần
Trước khi đóng thư, hãy truyền đạt rằng bạn đang yêu cầu người nhận thư liên hệ với bạn và cung cấp thông tin bạn cần. Nếu bạn đang gửi thư để yêu cầu hoặc giao nhiệm vụ, hãy yêu cầu anh ấy cho bạn biết như một sự đồng ý với các điều khoản của bạn.
Ngay cả khi bạn không yêu cầu người nhận thư liên lạc với bạn, thì bạn nên thông báo cho anh ấy biết rằng anh ấy có thể liên lạc với bạn bằng một số phương tiện liên lạc nếu có những điều anh ấy muốn hỏi. Ví dụ: "Nếu bạn cần thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại (007) 123-4567."
Bước 6. Cảm ơn người nhận thư
Viết một đoạn văn mới để nói lời cảm ơn vì anh ấy sẵn sàng tham gia hoạt động hoặc đồng ý với các điều khoản bạn đưa ra theo bức thư.
- Ví dụ: để xác nhận sự chấp thuận của một người sẵn sàng tình nguyện cho một tổ chức phi lợi nhuận, hãy viết trong một bức thư, "Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã cam kết tham gia vào sứ mệnh của hoạt động này. Tôi thực sự đánh giá cao sự hỗ trợ của bạn."
- Thể hiện sự nhiệt tình khi cần thiết. Ví dụ: nếu bạn muốn xác nhận lịch phỏng vấn, hãy nói trong thư, "Tôi đánh giá cao cơ hội được trao cho _" hoặc "Tôi mong được trao đổi với bạn trong buổi phỏng vấn."
Bước 7. Kiểm tra và sửa lại chữ cái trước khi in
Thư xác nhận sẽ không được coi trọng nếu có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Ngoài việc được kiểm tra, hãy đảm bảo rằng bạn viết một bức thư rõ ràng và thẳng thắn.
- Đọc to bức thư để bạn có thể xác định câu nào cần được diễn đạt lại hoặc rút ngắn trong khi sửa chữa bất kỳ lỗi nào.
- Tránh các thuật ngữ kinh doanh hoặc biệt ngữ. Nêu những điều bạn muốn được xác nhận một cách rõ ràng và thẳng thắn.
Bước 8. Sử dụng giấy chất lượng cao để in các chữ cái
Khi lá thư được kiểm tra và không có lỗi, hãy in nó bằng văn phòng phẩm cao cấp. Mua đủ văn phòng phẩm tại cửa hàng văn phòng phẩm hoặc trực tuyến.
- Nếu bạn muốn gửi thư với tư cách là nhân viên hoặc đại diện của công ty hoặc tổ chức, hãy sử dụng tiêu đề thư của công ty hoặc tổ chức. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xác nhận những vấn đề cá nhân, đừng sử dụng giấy tiêu đề của công ty ngay cả khi bạn là chủ sở hữu.
- Các chương trình nhập thư cung cấp các mẫu mà bạn có thể sử dụng để tạo tiêu đề thư được cá nhân hóa để làm cho thư của bạn xuất hiện chuẩn bị nhất có thể.
Bước 9. Ký tên vào bức thư bằng mực xanh hoặc đen
Sau khi lá thư được in, hãy ký ngay ngắn vào khoảng trống phía trên tên của bạn. Đảm bảo rằng chữ ký của bạn chuyên nghiệp và hợp lệ, thay vì cố gắng nghe có vẻ sành điệu.
Ký vào thư bằng cách ghi rõ họ tên hoặc theo chữ ký của bạn trên CMND. Nói chung, thư xác nhận không nên sử dụng tên, chữ cái đầu hoặc tên viết tắt
Bước 10. Gửi thư đến địa chỉ người nhận càng sớm càng tốt
Sau khi thư được ký, gửi ngay trong ngày. Bạn sẽ không tạo được ấn tượng tốt nếu ngày gửi phiếu giao hàng muộn hơn ngày gửi thư vài ngày.
