Google Documents là một trình xử lý văn bản trực tuyến tuyệt vời cho phép chúng tôi chia sẻ dữ liệu và cộng tác với những người khác. Với các tùy chọn chia sẻ khác nhau, chúng tôi có thể đặt quyền chia sẻ cho những người mà chúng tôi cấp quyền truy cập. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể hiện thực hóa sự hợp tác toàn cầu bằng cách chia sẻ tài liệu với những người khác trên thế giới.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Chia sẻ với những người dùng Google khác
Bước 1. Mở tài liệu bạn muốn chia sẻ
Bạn có thể chia sẻ các tệp có trong Google Tài liệu thông qua chính trang web Google Tài liệu (docs.google.com) hoặc Google Drive (drive.google.com). Các tệp của bạn được đặt trên cả hai trang web. Sự khác biệt là, Google Drive có thể quản lý tất cả các tệp trong tài khoản Goggle Drive của bạn, trong khi Google Tài liệu chỉ xử lý các tệp này.
Bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản Google của mình, nơi các tệp của bạn được lưu trữ
Bước 2. Nhấp vào "Chia sẻ" ở góc trên cùng bên phải của tệp
Sau đó, cửa sổ Chia sẻ sẽ mở ra.
Nếu đang sử dụng Google Drive, bạn có thể nhấp chuột phải vào tệp và chọn "Chia sẻ". Tùy chọn này không có sẵn trong Google Tài liệu
Bước 3. Thêm những người bạn muốn chia sẻ
Bạn có thể nhập tên của họ từ Danh bạ Google hoặc địa chỉ email để họ có thể truy cập tệp. Nếu người nhận không phải là người dùng Google Documents, họ sẽ được mời tạo tài khoản miễn phí trước khi truy cập tệp.
Bạn có thể thêm ghi chú vào lời mời chỉnh sửa
Bước 4. Xác định cài đặt quyền truy cập cho từng người bạn thêm
Theo mặc định, những người bạn thêm này có thể chỉnh sửa nội dung của tệp. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi quyền của từng người thành "Có thể bình luận" hoặc "Có thể xem".
Người dùng được phép bình luận chỉ có thể để lại ghi chú trên tệp mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Trong khi đó, người dùng được phép xem chỉ có thể mở, không thể để lại bình luận hay thực hiện các thay đổi khác
Bước 5. Nhấp vào "Hoàn tất" khi bạn đã hoàn tất việc thêm
Email sẽ được gửi đến những người bạn đã thêm. Họ có thể nhấp vào liên kết tệp trong email hoặc tìm tệp đó trong phần "Được chia sẻ với tôi" của Google Drive.
Phương pháp 2/2: Chia sẻ tệp công khai
Bước 1. Quyết định xem bạn có muốn hiển thị tệp công khai hay không
Đôi khi bạn có thể muốn làm cho tệp của mình dễ tiếp cận hơn với mọi người. Bạn có thể cung cấp cho bất kỳ ai liên kết truy cập và xem tệp một cách công khai.
Bạn có thể đặt giới hạn chỉnh sửa cho người dùng ẩn danh
Bước 2. Mở tệp bạn muốn chia sẻ, sau đó nhấp vào "Chia sẻ" ở góc trên cùng bên phải
Tiếp theo, cửa sổ chia sẻ sẽ mở ra.
Bước 3. Nhấp vào tùy chọn "Nâng cao"
Bằng cách nhấp vào "Nâng cao", cửa sổ Chia sẻ sẽ rộng hơn với nhiều tùy chọn có sẵn. Bạn cũng sẽ tìm thấy một liên kết trực tiếp đến các tệp của mình.
Bước 4. Nhấp vào "Thay đổi" bên cạnh "Riêng tư" để đặt ai có thể truy cập tệp
Có ba tùy chọn để bạn chia sẻ liên kết với những người khác:
- Bật - Công khai trên web: Mọi người đều có thể truy cập tệp ngay cả khi nó không có liên kết. Các công cụ tìm kiếm có thể hiển thị các tệp trong kết quả tìm kiếm. Trong trường hợp này, không cần có tài khoản Google.
- Bật - Bất kỳ ai có liên kết: Bất kỳ ai truy cập liên kết đều có thể truy cập tệp, không cần tài khoản Google.
- Tắt - Những người cụ thể - Tùy chọn này là khôi phục tệp về cài đặt chia sẻ dành riêng cho một số người nhất định (xem phần trước).
Bước 5. Đặt quyền
Nếu bạn đã chọn "Bật", bạn có thể chỉ định cấp thẩm quyền chỉnh sửa cho khách truy cập ẩn danh. Nếu bạn không muốn người khác thực hiện thay đổi, hãy chọn "Có thể xem" từ menu "Truy cập".
Vì bạn đang chia sẻ tệp với những người có liên kết nên hầu hết những người mở tệp sẽ được đăng nhập ẩn danh. Bạn không thể theo dõi những thay đổi mà họ thực hiện đối với tệp của bạn
Bước 6. Đặt ai có thể thêm người khác hoặc thay đổi quyền
Theo mặc định, người chỉnh sửa có thể thêm người vào danh sách người chỉnh sửa và thay đổi quyền của người dùng khác. Bạn có thể khóa các tệp của mình bằng cách nhấp vào "Chỉ chủ sở hữu".
- Nhấp vào "Thay đổi" ở cuối cửa sổ "Chia sẻ" để đặt ai có thể thêm người và thay đổi quyền.
- Chỉ chủ sở hữu của tệp mới có thể xóa toàn bộ tệp.
Bước 7. Chia sẻ liên kết của bạn
Liên kết nằm ở đầu cửa sổ "Chia sẻ". Bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập tệp của bạn. Bạn có thể chia sẻ liên kết của mình qua email, tin nhắn văn bản, SMS, v.v.
Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ để rút ngắn liên kết (URL) khi bạn muốn tweet trên Twitter hoặc chỉ để làm cho liên kết ngắn gọn hơn
Lời khuyên
- Bạn không thể chia sẻ các tệp mà bạn không sở hữu. Chính chủ đã đặt giấy phép.
- Các bước trên cũng có thể được áp dụng khi bạn muốn chia sẻ các loại tệp khác trên Google Drive, chẳng hạn như Trang tính và Trang trình bày.
