Đôi khi có cảm giác cả thế giới như sắp sụp đổ trong tích tắc. Công việc và trách nhiệm ở trường, cùng với việc nhà và cam kết với bạn bè và gia đình - đôi khi có lúc 24 giờ chỉ là không đủ. Học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả có thể khiến bạn trở thành một người làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, công sức và tránh căng thẳng. Học cách sắp xếp các nhiệm vụ của bạn thành các danh mục và mức độ khó cụ thể, sau đó bắt đầu giải quyết chúng như một người chuyên nghiệp. Xem Bước 1 để biết thêm thông tin.
Bươc chân
Phần 1/3: Tạo danh sách việc cần làm
Bước 1. Xác định khung thời gian cho danh sách bạn muốn thiết kế
Bạn sắp có một tuần rất bận rộn? Ngày điên rồ? Có thể có những lúc nghĩ về mọi thứ bạn cần làm trước khi kết thúc năm sẽ khiến bạn cảm thấy khó thở. Bất kể loại cam kết nào bạn có, hãy chọn khung thời gian cho danh sách các ưu tiên mà bạn muốn thiết kế để bạn có thể bắt đầu thiết lập các ưu tiên và chuyển những căng thẳng mà bạn tạo ra thành hành động có ý nghĩa.
- Các mục tiêu ngắn hạn thường bao gồm những thứ với nhiều thể loại. Bạn có thể có một số việc phải làm vào cuối ngày, những việc lặt vặt cần phải lo trước khi về nhà và những trách nhiệm ở nhà cũng đang chờ bạn về nhà. Bạn có thể lập danh sách các yếu tố gây căng thẳng, cụ thể là mọi thứ cần phải hoàn thành trong vài giờ tới.
- Mục tiêu dài hạn bao gồm những tham vọng lớn hơn cần được chia nhỏ thành các bước cũng cần được ưu tiên. Bạn có thể đưa "nộp đơn vào đại học" trong danh sách việc cần làm dài hạn của mình, sẽ liên quan đến một số hoạt động nhỏ khác nhau. Các hành động phá bỏ tham vọng lớn như ví dụ trên sẽ đơn giản hóa và đơn giản hóa quy trình.
Bước 2. Viết ra mọi thứ bạn cần làm
Hãy bắt đầu chia nhỏ nó ra và ghi lại những gì bạn thực sự cần làm với những thứ đang hiện hữu trong cuộc sống của bạn. Trong khung thời gian gây căng thẳng, hãy ghi nhanh tất cả các nhiệm vụ - cả lớn và nhỏ - cần phải hoàn thành và viết chúng ra. Theo dõi các dự án cần chạy, các quyết định cần thực hiện và các công việc cần phải thực hiện.
Bước 3. Phân loại những việc bạn cần làm
Chia danh sách mọi thứ thành các danh mục riêng biệt có thể là những gì bạn cần, về cơ bản là thiết kế các danh sách việc cần làm riêng biệt cho các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống của bạn. Bài tập về nhà có thể thuộc một loại, trong khi dự án công việc hoặc dự án trường học thuộc loại khác. Nếu bạn có một cuộc sống xã hội khá bận rộn, sẽ có rất nhiều hoạt động vào cuối tuần mà bạn cần chuẩn bị và ưu tiên. Tạo danh sách riêng cho từng khu vực.
Ngoài ra, nếu bạn chọn giữ mọi thứ trong một danh sách, bạn có thể tạo một danh sách duy nhất bao gồm tất cả các công việc gia đình và trách nhiệm, cam kết công việc và những thứ cần thiết cho cuộc sống xã hội của bạn. Nếu bạn cảm thấy choáng ngợp khi nhìn vào nó, có lẽ việc ghi lại mọi thứ và sắp xếp nó với những người khác sẽ giúp bạn xác định tầm quan trọng của một số nhiệm vụ nhất định so với những nhiệm vụ khác
Bước 4. Sắp xếp danh sách theo một thứ tự cụ thể
Xác định các hoạt động quan trọng hoặc khẩn cấp nhất trong danh sách và viết lại danh sách bằng cách đặt nó ở trên cùng. Tất cả đều phụ thuộc vào bạn và các chủ đề trong danh sách. Do đó, bạn có thể viết các hoạt động của trường lên đầu các dự án công việc hoặc ngược lại.
Ngoài ra, nếu tất cả chúng đều khẩn cấp và quan trọng như nhau, hãy viết một danh sách không theo thứ tự cụ thể và sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái hoặc ngẫu nhiên. Điều quan trọng là bạn chủ động đánh dấu vào các nhiệm vụ đã hoàn thành trong danh sách
Bước 5. Làm cho danh sách luôn hiển thị
Điều này đặc biệt đúng đối với các danh sách dài hạn, hãy giữ danh sách của bạn ở đâu đó sẽ luôn hiển thị để bạn có thể sử dụng nó như một lời nhắc nhở về những việc cần phải làm, đừng quên luôn đánh dấu hoặc gạch bỏ những thứ đã có. đã được thực hiện.
- Nếu bạn đang lập một danh sách tương tự trên một mảnh giấy, hãy treo nó ở nơi nào đó mà bạn thường thấy, ví dụ như trên cửa tủ lạnh hoặc bảng thông báo gần cửa trước hoặc tường văn phòng của bạn.
- Một cách khác là bạn có thể để danh sách mở trên màn hình của mình trong khi bạn làm việc khác, để danh sách đó luôn mới mẻ trong tâm trí bạn. Sau đó, bạn có thể xóa những thứ trong danh sách mà bạn đã làm việc.
- Ghi chú post-it cũng có thể là những lời nhắc nhở hiệu quả để dán quanh nhà. Nếu dán ghi chú Post-it nhắc bạn làm bài tập trên màn hình tivi, bạn sẽ được nhắc làm những công việc quan trọng thay vì lãng phí thời gian để làm việc gì đó kém hiệu quả hơn.
Phần 2/3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho dự án của bạn
Bước 1. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ
Điều quan trọng nhất trong danh sách của bạn là gì? Nói chung, bạn có thể quyết định rằng nhiệm vụ công việc / trường học được ưu tiên hơn các nhiệm vụ xã hội và gia đình, mặc dù những thứ bên ngoài đó cũng có thể có. Ví dụ, bạn phải ăn uống và tắm rửa, trong khi việc giặt quần áo có thể được thực hiện vào ngày khác trong khi bạn hoàn thành một dự án công việc quan trọng.
Xác định một số cấp độ khác nhau của tiêu chí, có thể là ba, để sắp xếp các nhiệm vụ hoặc mục trong danh sách của bạn. Mức độ quan trọng của các nhiệm vụ được sắp xếp theo tiêu chí cao, trung bình và thấp. Phân chia các nhiệm vụ hoặc các mục trên một danh sách dựa trên các tiêu chí này có lẽ là cách tốt nhất và đơn giản nhất để xếp hạng mức độ quan trọng của các nhiệm vụ. Hãy sáng suốt khi quyết định.
Bước 2. Xếp hạng mức độ khẩn cấp của từng nhiệm vụ
Xem xét thời hạn bạn đã đặt ra và khả năng làm việc đúng thời hạn. Những gì nên được thực hiện khi bắt đầu? Những gì cần phải làm vào cuối ngày? Những việc hoặc nhiệm vụ mà bạn có thể tạm dừng hoàn thành là gì?
Điều quan trọng là phải xem xét khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ, ngay cả khi cần thiết lập thời gian cho một số việc nhất định. Nếu bạn nghĩ rằng tập thể dục mỗi ngày là ưu tiên, nhưng bạn có một số việc phải làm, hãy đặt thời gian tập luyện 30 phút và tìm không gian để tập luyện
Bước 3. Xếp hạng mức độ nỗ lực cần thiết cho mỗi nhiệm vụ
Có thể cần phải làm bưu điện vào cuối ngày, nhưng đây không phải là một nhiệm vụ quá khó khăn. Sắp xếp mọi thứ trong danh sách của bạn theo mức độ khó thực hiện để bạn biết cách sắp xếp nó khi so sánh với các nhiệm vụ khác.
Sử dụng các tiêu chí như Khó, Trung bình và Dễ để xếp hạng chúng có thể là một cách hiệu quả, thay vì so sánh chúng với nhau. Đừng lo lắng quá nhiều về việc sắp xếp trước khi bạn gắn thẻ mỗi mục với xếp hạng riêng của nó
Bước 4. So sánh tất cả các nhiệm vụ và xây dựng danh sách
Đặt lên đầu danh sách các nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nhất cũng cần ít nỗ lực nhất để hoàn thành và tối đa hóa công việc của bạn trong khung thời gian được phân bổ.
Phần 3/3: Làm việc trên các mục trong danh sách
Bước 1. Làm từng việc một và làm cho đến khi hoàn thành
Làm việc thông qua các mục trong danh sách bằng cách sắp xếp và thực hiện từng nhiệm vụ một sẽ khiến việc thực thi nhiệm vụ trở nên khó khăn. Sau một vài giờ, bạn sẽ thấy danh sách giống như lúc đầu: nó chưa hoàn toàn kết thúc. Thay vì làm việc từng chút một trên từng hạng mục, hãy làm một việc để hoàn thành và sau đó chuyển sang việc tiếp theo sau khi nghỉ ngơi một thời gian ngắn. Đừng làm việc trên bất kỳ thứ gì khác trong danh sách cho đến khi bạn hoàn thành những việc ở trên cùng và quan trọng nhất.
Một cách khác là bạn có thể tìm kiếm các dự án từ một số danh sách có thể hoạt động cùng nhau một cách hiệu quả. Mặc dù không phải là một ý kiến hay khi xem lại các ghi chú toán học và viết lịch sử cùng một lúc, nhưng bạn có thể muốn ngồi ở tiệm giặt và đợi quần áo khô trong khi học để tiết kiệm thời gian cho những công việc quan trọng
Bước 2. Quyết định những gì có thể được ủy quyền và những gì có thể được để lại
Nếu Internet trong nhà của bạn bị hỏng, bạn có thể muốn đến thư viện, tìm một số tài liệu wi-fi để có thể chẩn đoán sự cố ngay từ đầu, nhưng điều này là không thể nếu bạn phải chuẩn bị bữa tối, đánh giá 20 giấy tờ vào ngày mai. ngày, và làm năm mươi việc khác. Nếu không, sẽ tốt hơn nếu liên hệ với công ty cáp?
Đôi khi bạn có thể loại bỏ một số việc mà bạn không cần phải làm hoặc ủy thác các nhiệm vụ sẽ làm lãng phí thời gian của bạn. Bạn có thể mua dây hàng rào mới đắt tiền, hoặc bạn có thể sử dụng dây cũ điên cuồng tìm kiếm nó trong bãi phế liệu, sàng lọc qua vài giờ dưới nắng nóng. Nhưng nếu tiết kiệm được một ít tiền, có thể mua dây mới sẽ hiệu quả hơn
Bước 3. Thay đổi các mục và nhiệm vụ khác nhau trong danh sách của bạn
Chuyển đổi các hoạt động khác nhau mà bạn làm sẽ giúp bạn tràn đầy năng lượng khi thực hiện những công việc đó và giúp bạn chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo nhanh chóng hơn. Thay đổi danh sách việc cần làm của bạn với danh sách việc cần làm của bạn để trở thành người làm việc hiệu quả nhất mà bạn có thể trở thành. Hãy nghỉ một chút giữa các nhiệm vụ và làm một việc khác. Điều này sẽ giúp bạn tràn đầy năng lượng và làm việc hiệu quả.
Bước 4. Bắt đầu với những nhiệm vụ ít mong muốn nhất hoặc khó khăn nhất
Tùy thuộc vào tính cách bạn có, bạn nên bắt đầu một công việc mà bạn không thích nhất. Không phải lúc nào nó cũng là công việc khó nhất hoặc quan trọng nhất, nhưng hoàn thành sớm để bạn có thể làm việc khác thú vị hơn thường hiệu quả hơn đối với một số người.
Bài luận tiếng Anh của bạn có thể quan trọng hơn bài tập về nhà toán học, nhưng nếu bạn thực sự ghét môn toán, bạn nên hoàn thành nó trước để có thể dành toàn bộ thời gian chỉ cần cho bài luận. Tập trung toàn bộ vào nhiệm vụ
Bước 5. Ưu tiên tầm quan trọng hơn mức độ khẩn cấp trong một số trường hợp
Bạn có thể rơi vào tình huống chỉ có 10 phút để băng qua thị trấn đến thư viện để chọn đĩa Game of Thrones mới nhất mà bạn đặt mua, khiến nó trở thành vật phẩm cấp bách nhất trong danh sách của bạn. Nhưng thực ra thời gian đó tốt hơn nên dành để làm những công việc quan trọng hơn như hoàn thành bài luận tiếng Anh của bạn. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho bản thân bằng cách gác lại đĩa DVD cho đến ngày hôm sau, khi bạn có nhiều thời gian hơn cho nó.
Bước 6. Đánh dấu vào các nhiệm vụ trong danh sách sau khi bạn đã hoàn thành chúng
An toàn! Khi bạn xem qua danh sách việc cần làm của mình, hãy dành thời gian vui vẻ đánh dấu tất cả các công việc là đã hoàn thành, xóa chúng khỏi tệp hoặc cắt chúng ra khỏi giấy bằng một con dao gỉ và đốt phần đã cắt. Hãy dành một phút để tự thưởng cho mỗi thành tích nhỏ mà bạn đã đạt được. Bạn đã hoàn thành nó thành công!
Trang thiết bị
- Bút chì
- Giấy
- Bút đánh dấu
Lời khuyên
- Cân nhắc chia một nhiệm vụ dài thành nhiều nhiệm vụ ngắn hơn. Các nhiệm vụ ngắn ít gây khó khăn hơn và dễ thực hiện hơn.
- Hãy dành thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn và thu nạp tinh thần mới.
- Yêu cầu giúp đỡ. Ủy quyền một phần danh sách của bạn cho gia đình hoặc bạn bè.
- Hãy thực tế về những gì có thể đạt được trong một thời gian nhất định.
- Với các dự án ở trường, những việc đáng giá hơn hoặc cần thực hiện nhanh chóng nên được đặt lên đầu danh sách.
- Nếu hai nhiệm vụ có cùng mức độ quan trọng hoặc cấp bách, hãy ưu tiên những nhiệm vụ cần ít nỗ lực nhất để hoàn thành.
- Các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn cần được dành ra lâu hơn để hoàn thành.
- Dành thời gian cho những điều bất ngờ.
- Nửa giờ đến một giờ cho mỗi nhiệm vụ là khoảng thời gian đủ để tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể trước khi đến lúc nghỉ giải lao.
- Sử dụng WordPad hoặc bảng tính trên máy tính của bạn để bạn không phải tạo lại bản sao của danh sách bạn đã thiết kế.
- Giúp đỡ và dạy người khác. Nếu bạn hoàn thành bài tập sớm, hãy đề nghị giúp đỡ và dạy dỗ gia đình hoặc bạn bè. Cha mẹ của bạn có thể thưởng cho bạn thêm tiền tiêu vặt.
- Loại bỏ hoặc hoãn một số nhiệm vụ ít quan trọng hơn và cần nhiều nỗ lực hơn để hoàn thành.
- Bạn phải biết tận dụng thời gian có được và có những kế hoạch cho tương lai, bên cạnh đó điều rất quan trọng là giữ một thái độ tốt, không trì hoãn hoàn thành nhiệm vụ.
Mẹo khác
- Sử dụng hiệu quả thời gian bạn có, lên kế hoạch trước và không trì hoãn.
- Hãy nhớ câu thần chú "Tôi có thể, tôi phải và sẽ!" và không phàn nàn về khối lượng công việc.
- Kiên nhẫn và chăm chỉ chắc chắn sẽ gặt hái được thành công.
Cảnh báo
- An toàn của bạn và của những người khác là ưu tiên hàng đầu trong tất cả các nhiệm vụ phải được thực hiện.
- Cuộc sống cá nhân, hạnh phúc và sự chính trực của bạn nên được đặt lên hàng đầu trong danh sách ưu tiên của bạn.
