Đặt ngân sách kinh doanh thực tế là một cách hiệu quả để giúp giữ cho doanh nghiệp của bạn có lãi. Lập ngân sách bao gồm việc đưa ra dự báo doanh thu, ước tính chi phí và để lại đủ chỗ cho biên lợi nhuận hợp lý.
Bươc chân
Phần 1/3: Hiểu các nguyên tắc cơ bản về ngân sách
Bước 1. Tìm hiểu ngân sách
Ngân sách có thể được coi là một kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp của bạn - nó cho bạn ý tưởng về những gì bạn sẽ chi tiêu và sản xuất trong một khoảng thời gian trong tương lai. Một ngân sách thích hợp sẽ bao gồm một ước tính có học về những gì bạn sẽ kiếm được (thu nhập) và một kế hoạch chính xác cho các khoản chi tiêu của bạn. Tuân thủ một ngân sách thành công có thể đảm bảo doanh nghiệp của bạn sẽ có lãi và đạt được các mục tiêu của nó.
- Ví dụ: giả sử doanh nghiệp của bạn đang lập kế hoạch cho năm tới. Ngân sách sẽ phác thảo doanh thu ước tính của bạn, sau đó bao gồm kế hoạch chi tiêu ít hơn thu nhập, để bạn có thể tạo ra lợi nhuận.
- Ngân sách cân bằng có nghĩa là số thu nhập bằng với chi tiêu, thặng dư có nghĩa là thu nhập vượt quá chi tiêu, và ý nghĩa của thâm hụt là chi tiêu vượt quá thu nhập. Là một doanh nghiệp, ngân sách của bạn phải luôn trong tình trạng thặng dư.
Bước 2. Tìm hiểu lý do tại sao lập ngân sách lại quan trọng
Một ngân sách được cấu trúc tốt là điều cần thiết để thành công trong kinh doanh vì nó sẽ cho phép bạn kết hợp số tiền bạn chi tiêu với số tiền bạn nhận được. Nếu không có kế hoạch chi tiêu rõ ràng, thu nhập của bạn sẽ dễ bị hao mòn theo thời gian, cuối cùng có thể dẫn đến thua lỗ, nợ nần chồng chất và có thể đóng cửa doanh nghiệp.
- Ngân sách sẽ là kim chỉ nam trong mọi chi tiêu của doanh nghiệp. Ví dụ: nếu bạn nhận ra giữa năm rằng doanh nghiệp của bạn thực sự cần một máy tính mới hơn, bạn có thể xem xét ngân sách của mình để xem bạn dự kiến sẽ tạo ra bao nhiêu doanh thu thặng dư trong thời gian còn lại của năm. Bạn có thể tìm hiểu chi phí cập nhật máy tính và kết luận xem nó có còn dư và cho phép bạn tạo ra lợi nhuận hay không, hoặc cách khác, liệu có thu nhập bổ sung để hỗ trợ vay tiền mua máy tính hay không.
- Ngân sách cũng có thể giúp bạn xác định xem bạn có đang chi tiêu quá nhiều hay không, vì vậy bạn cần tiết kiệm vào giữa năm.
Bước 3. Xác định từng yếu tố của lập ngân sách
Theo Cục Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ, có ba yếu tố của ngân sách kinh doanh, đó là doanh số bán hàng (còn được gọi là doanh thu), tổng chi phí / chi phí và lợi nhuận.
-
Doanh thu:
Doanh số bán hàng đề cập đến số tiền doanh nghiệp của bạn kiếm được từ tất cả các nguồn. Ngân sách sẽ bao gồm một ước tính hoặc ước tính về doanh số bán hàng trong tương lai của bạn.
-
Tổng chi phí:
Tổng chi phí là số tiền doanh nghiệp của bạn cần để tạo ra doanh số bán hàng. Chúng bao gồm chi phí cố định (chẳng hạn như tiền thuê nhà), chi phí biến đổi (chẳng hạn như nguyên vật liệu được sử dụng để tạo ra sản phẩm của bạn) và chi phí bán biến đổi (chẳng hạn như tiền lương).
-
Lợi nhuận:
Lợi nhuận bằng doanh thu trừ tổng chi phí. Vì lợi nhuận là mục tiêu kinh doanh, nên ngân sách của bạn nên bao gồm các khoản chi phí đủ thấp để cho phép bạn thu được lợi tức đầu tư vừa đủ.
Phần 2/3: Ước tính Doanh thu
Bước 1. Xem xét vị trí hiện tại của bạn
Nếu doanh nghiệp của bạn đã hoạt động được vài năm, quy trình dự báo doanh thu của bạn sẽ bao gồm doanh thu từ các năm trước và thực hiện các điều chỉnh cho năm sau. Nếu doanh nghiệp của bạn mới bắt đầu và chưa có kinh nghiệm kinh doanh, bạn sẽ cần ước tính khối lượng bán hàng, giá mỗi sản phẩm và thực hiện một số nghiên cứu thị trường để xem bạn có thể mong đợi gì từ một doanh nghiệp có quy mô như doanh nghiệp của bạn.
- Hãy nhớ rằng ước tính doanh thu hiếm khi chính xác. Vấn đề là đưa ra ước tính có thể xảy ra nhất với kiến thức bạn có.
- Hãy luôn bảo thủ. Có nghĩa là, bạn nên giả định rằng bạn sẽ nhận được khối lượng bán và giá ở phạm vi thấp nhất có thể.
Bước 2. Nghiên cứu thị trường để xác định giá
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp mới. Tìm kiếm các doanh nghiệp trong khu vực của bạn cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự. Ghi lại giá của sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Ví dụ, giả sử bạn mở một buổi thực hành trị liệu. Các nhà trị liệu trong khu vực của bạn có thể có mức giá từ 150.000 Rp, - đến 500.000 Rp, - mỗi giờ. So sánh trình độ, kinh nghiệm và dịch vụ của bạn với các đối thủ cạnh tranh, sau đó ước tính giá của bạn. Bạn có thể quyết định 300.000 IDR là một mức giá khôn ngoan.
- Nếu bạn cung cấp nhiều loại sản phẩm và dịch vụ, hãy đảm bảo nghiên cứu giá của các đối thủ cạnh tranh.
Bước 3. Ước tính khối lượng bán hàng
Khối lượng bán là bao nhiêu sản phẩm bạn muốn bán. Thu nhập của bạn là giá của hàng hóa / dịch vụ nhân với số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp. Do đó, bạn cần ước tính xem mình bán được bao nhiêu hàng hóa / dịch vụ trong năm.
- Bạn có khách hàng hoặc hợp đồng đang chờ đợi? Nếu vậy, hãy đưa nó vào ngân sách. Sau đó, bạn có thể giả định các giới thiệu từ khách hàng và quảng cáo sẽ thêm vào số lượng này trong suốt cả năm.
- So sánh với các doanh nghiệp hiện có. Nếu bạn có đồng nghiệp đã có một doanh nghiệp thành lập, hãy hỏi họ về khối lượng trong những ngày đầu thành lập doanh nghiệp. Đối với thực hành trị liệu, các đồng nghiệp của bạn có thể sẽ nói với bạn rằng trong năm sinh viên năm nhất, họ tiếp khách hàng trung bình 10 giờ một tuần.
- Tìm hiểu điều gì thúc đẩy doanh số bán hàng. Ví dụ, nếu bạn định mở một buổi thực hành trị liệu, danh tiếng, những lời giới thiệu và quảng cáo sẽ mời mọi người đến. Dựa trên những nguồn này, bạn có thể quyết định rằng một khách hàng mới cứ hai tuần một lần là hợp lý. Sau đó, bạn có thể tiếp tục và ước tính rằng mỗi khách hàng sẽ trả tiền cho một giờ một tuần và trung bình chạy trong sáu tháng.
- Một lần nữa, hãy nhớ rằng ước tính doanh thu chỉ là ước tính.
Bước 4. Sử dụng dữ liệu trong quá khứ
Điều này rất quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn đã được thành lập. Một chiến lược hiệu quả để đưa ra dự báo là lấy thu nhập của năm trước và xem xét những thay đổi nào sẽ xảy ra trong năm tới.
- Nhìn vào giá cả. Bạn có lý do để tin rằng giá của bạn sẽ tăng hoặc giảm?
- Nhìn vào khối lượng. Có nhiều người sẽ mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn không? Nếu doanh nghiệp của bạn tăng trưởng 2% mỗi năm, bạn có thể giả định điều tương tự trong năm tới nếu không có thay đổi đáng kể nào xảy ra. Nếu bạn lập kế hoạch quảng cáo của mình một cách tích cực, bạn có thể tăng nó lên 3%.
- Nhìn vào thị trường. Thị trường của bạn có đang phát triển không? Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng bạn điều hành một cửa hàng kinh doanh cà phê ở một khu vực trung tâm thành phố. Bạn có thể nhận thấy rằng khu vực này đang phát triển nhanh chóng do những người mới chuyển đến đó. Đây có thể là một lý do để thêm vào dự báo tăng trưởng kinh doanh của bạn.
Phần 3/3: Tạo Ngân sách
Bước 1. Nhận mẫu trực tuyến
Cách tốt nhất để bắt đầu lập ngân sách là tải các mẫu trực tuyến. Mẫu sẽ chứa tất cả các thông tin có sẵn và nhiệm vụ của bạn chỉ là điền vào các ô trống với các ước tính của bạn. Điều này sẽ giúp bạn không phải mất thời gian tạo các bảng tính phức tạp.
- Gọi cho kế toán nếu bạn gặp khó khăn. Kế toán viên chuyên nghiệp được chứng nhận ở Vương quốc Anh và Kế toán viên công chứng (CPA) ở Hoa Kỳ, cũng như Học viện Kế toán Indonesia (AIA) ở Indonesia được đào tạo để tư vấn cho các doanh nghiệp về ngân sách và với một khoản phí, họ có thể hỗ trợ bạn bất kỳ khía cạnh nào của quá trình lập ngân sách.
- Một tìm kiếm trực tuyến đơn giản cho "các mẫu ngân sách kinh doanh" có thể trả về hàng nghìn kết quả. Bạn thậm chí có thể tìm thấy các mẫu có thể được điều chỉnh cho phù hợp với loại hình kinh doanh cụ thể của bạn.
Bước 2. Xác định tỷ suất lợi nhuận mục tiêu của bạn
Tỷ suất lợi nhuận bằng doanh thu trừ tổng chi phí. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn dự kiến tạo ra doanh số 1.300.000.000 đô la và tổng chi phí của nó là 1.170.000 đô la, bạn sẽ kiếm được 130.000.000 đô la lợi nhuận. Điều này có nghĩa là tỷ suất lợi nhuận là 10%.
- Thực hiện một số nghiên cứu trực tuyến hoặc hỏi cố vấn tài chính về mức lợi nhuận chung nên dành cho loại hình kinh doanh của bạn.
- Nếu 10% là con số chung cho doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ biết rằng nếu doanh thu ước tính của bạn là 1.300.000.000 đô la, thì chi phí của bạn sẽ không quá 1.170.000 đô la.
Bước 3. Xác định chi phí cố định
Chi phí cố định là những chi phí thường giữ nguyên trong suốt cả năm và chúng bao gồm những thứ như tiền thuê nhà, bảo hiểm và thuế xây dựng.
- Cộng tất cả các chi phí này để có ý tưởng về chi phí cố định cho năm sau.
- Nếu có dữ liệu tài chính trong quá khứ, hãy sử dụng các chi phí cố định và điều chỉnh chúng để tăng giá thuê, hóa đơn hoặc phí mới.
Bước 4. Ước tính chi phí biến đổi
Chi phí nguyên vật liệu và hàng tồn kho để có thể bán được hàng là chi phí biến đổi quan trọng. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn là đại lý ô tô, chi phí biến đổi sẽ bao gồm hàng tồn kho bạn mua và bán mỗi năm.
Con số này sẽ thay đổi tùy thuộc vào số lượng bạn bán, đó là lý do tại sao nó được gọi là chi phí biến đổi. Bạn có thể sử dụng dự báo thu nhập của mình để xác định điều này. Ví dụ, nếu bạn dự kiến bán 12 chiếc ô tô trong năm đầu tiên, chi phí tồn kho của bạn sẽ là chi phí mua 12 chiếc ô tô
Bước 5. Ước tính chi phí bán biến đổi
Đây là khoản chi thường có yếu tố cố định, nhưng cũng thay đổi tùy theo hoạt động. Ví dụ: các gói dữ liệu điện thoại và internet có mức phí cố định cộng với bất kỳ mức sử dụng vượt mức nào. Tiền lương cũng là một ví dụ. Bạn có thể có mức lương ước tính cho nhân viên, nhưng thời gian làm thêm hoặc làm thêm do làm thêm có thể làm tăng các chi phí này.
Cộng tất cả các chi phí bán biến đổi mà bạn đã ước tính
Bước 6. Nhập ba loại chi phí và thực hiện điều chỉnh
Sau khi nhận được số tiền cho từng loại chi phí, hãy cộng tất cả chúng lại với nhau. Đây sẽ là tổng chi phí của bạn trong năm. Sau đó, bạn có thể tự hỏi mình những câu hỏi cốt lõi.
- Tổng chi phí của bạn có nhỏ hơn doanh thu không?
- Tổng chi phí của bạn có mang lại tỷ suất lợi nhuận lớn hơn hoặc bằng mục tiêu của bạn không?
- Nếu câu trả lời cho cả hai câu hỏi này là không, bạn cần phải tiết kiệm. Để làm điều này, hãy xem xét tất cả các chi phí của bạn và ước tính những gì nó có thể làm mà không bao gồm chúng. Chi phí lao động là một trong những lĩnh vực linh hoạt nhất để tiết kiệm (mặc dù bạn có nguy cơ làm nhân viên khó chịu khi số giờ của họ bị cắt giảm). Bạn cũng có thể tìm kiếm các địa điểm có chi phí thuê thấp hơn hoặc chi phí cơ sở vật chất giảm.
