Giấy chứng nhận việc làm (hoặc thư xác minh việc làm) là một thư từ chính thức thường được người sử dụng lao động viết cho bên yêu cầu, với mục đích xác thực quá trình làm việc của nhân viên. Giấy chứng nhận lao động thường được yêu cầu để xin vay, thuê tài sản, xin việc mới hoặc vì các lý do khác để xác minh quá trình làm việc. Khi viết giấy chứng nhận việc làm, hãy giải thích bạn là ai, cung cấp bản tóm tắt trung thực về nhiệm vụ của nhân viên và xác minh công việc. Chứng chỉ này phải sử dụng tiêu đề thư chuyên nghiệp và cung cấp thông tin liên hệ và chữ ký. Đọc hướng dẫn bên dưới để biết cách làm một giấy chứng nhận việc làm đầy đủ và chính xác.
Bươc chân
Phần 1/2: Chuẩn bị viết Giấy chứng nhận việc làm
Bước 1. Suy nghĩ về lý do tại sao bạn viết giấy chứng nhận việc làm
Nội dung và giọng điệu ngôn ngữ của bức thư phụ thuộc vào người nhận. Đối với các tổ chức tài chính, hãy sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và bao gồm thông tin tài chính (ví dụ: lương, hoa hồng, tăng lương và tiền thưởng). Mặt khác, nếu bạn đang viết giấy chứng nhận việc làm cho một nhân viên đang nộp đơn xin việc mới, giọng điệu của ngôn ngữ có thể thân mật hơn và bạn không được bao gồm thông tin tài chính.
Bằng cách hiểu rõ mục đích và phạm vi của nó, bạn có thể viết một bức thư phù hợp với nhu cầu của người nhận
Bước 2. Nghĩ xem ai nên viết nó
Thông thường, giấy chứng nhận việc làm được viết bởi người giám sát. Trong tình huống này, nhân viên sẽ yêu cầu bạn với tư cách là nhà tuyển dụng viết thư tuyển dụng cho các mục đích cụ thể. Mặt khác, người lao động có thể viết thư xác nhận việc làm cho mình. Trong tình huống này, bạn với tư cách là nhân viên sẽ tự viết nó và sau đó yêu cầu sếp ký hoặc thay đổi khi cần thiết. Bất cứ khi nào có thể, người sử dụng lao động nên viết nó thay mặt cho nhân viên, chứ không phải ngược lại.
- Nếu bạn là ông chủ viết thư cho nhân viên, bạn có thể cấu trúc chúng theo thông số kỹ thuật của riêng bạn và kiểm soát thông điệp trong đó. Ngoài ra, với tư cách là một nhà tuyển dụng, lá thư bạn viết được coi là chân thực và trung thực. Tuy nhiên, trở ngại chính là thời gian cần thiết. Là một ông chủ, tất nhiên, bạn có một lịch trình bận rộn, trong khi việc chuẩn bị bức thư này sẽ mất nhiều thời gian. Do đó, giấy chứng nhận việc làm thường ngắn gọn và súc tích để bạn không mất quá nhiều thời gian, đặc biệt là nếu bạn đã làm như vậy.
- Nếu bạn là một nhân viên tự viết thư, bạn có thể xác định thông tin nào cần chuyển cho người nhận và không phải mất thời gian để chia sẻ ý kiến với sếp. Ngoài ra, ông chủ cũng không phải chịu gánh nặng về thời gian phải cung cấp để viết nó (nếu bạn tự viết nó, ông chủ có thể rất vui vì ông ấy không phải tự làm việc đó). Tuy nhiên, sếp luôn phải ký và có khả năng ông ấy sẽ miễn cưỡng làm như vậy sau khi đọc nội dung bức thư của bạn. Nếu đúng như vậy, bạn nên viết lại hoặc thuyết phục anh ấy tự viết cho bạn.
Bước 3. Thu thập thông tin cần thiết
Khi bạn biết người nhận và người sẽ viết thư, bạn phải thu thập thông tin cần thiết trong thư.
- Nếu bạn là sếp, hãy nói chuyện với nhân viên để xem họ muốn bao gồm những gì. Thảo luận về người nhận là ai, mục đích của bức thư là gì, những thông số kỹ thuật nào cần được bao gồm và khi nào nó nên được gửi đi.
- Nếu bạn là nhân viên và tự viết thư, tất cả thông tin cần thiết đều đã có, nhưng bạn nên nói chuyện với sếp của mình trước và hỏi xem họ mong đợi loại thư nào. Điều này đảm bảo bạn viết một lá thư phù hợp với các thông số kỹ thuật của nhà tuyển dụng và nhận được chữ ký của họ.
Phần 2/2: Viết Giấy chứng nhận Việc làm
Bước 1. Sử dụng giấy tiêu đề của công ty
Viết giấy chứng nhận việc làm trên giấy tiêu đề chính thức của công ty. Nếu bạn là một ông chủ, giấy này được sử dụng miễn phí. Nếu bạn là nhân viên, hãy hỏi trước xem bạn có thể sử dụng chúng không. Tiêu đề thư chính thức của công ty sẽ xác nhận bức thư của bạn và khiến người nhận tin tưởng vào nội dung của nó.
Nếu bạn không có tiêu đề thư chính thức, bạn có thể sử dụng máy tính để tạo tiêu đề thư. Tiêu đề phải chứa tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email. Đồng thời cung cấp thông tin về tác giả của bức thư (và tiêu đề) và ngày bức thư được viết
Bước 2. Gửi thư cho người nhận càng cụ thể càng tốt
Nếu bạn biết tên của người nhận, hãy liên hệ trực tiếp với người đó. Nếu bạn không biết ai sẽ đọc nó, hãy gửi nó cho tổ chức, với dòng tiêu đề mô tả nội dung của bức thư.
- Ví dụ: nếu bạn biết địa chỉ và tên của người nhận, hãy viết nó ngay dưới tiêu đề. Hãy làm theo lời chào bằng một lời chào thích hợp, chẳng hạn như "Kính gửi [Ngài Sudirman]."
- Nếu bạn không biết bức thư được gửi cho ai, hãy gửi nó đến bộ phận thích hợp với dòng tiêu đề mô tả nội dung của bức thư. Ví dụ: đối với một lá thư gửi cho một tổ chức tài chính với mục đích vay tiền, bạn có thể gửi một lá thư đến chi nhánh địa phương của bạn với dòng tiêu đề là "Mô tả Nhân viên cho Đơn vay." Tiếp theo bằng một lời chào như "To Whom Concerned."
Bước 3. Mô tả bạn là ai
Trong phần nội dung đầu tiên, hãy giải thích bạn là ai và mục đích của việc viết thư. Nêu rõ vị trí của bạn, thời gian làm việc và thời gian bạn biết nhân viên đã yêu cầu chứng chỉ. Nếu bạn là một nhân viên tự viết thư, hãy tiếp tục viết như thể bức thư đến từ sếp của bạn vì ông ấy sẽ là người ký nó.
Ví dụ: "Tên tôi là Budi Jatmiko và tôi là Phó Giám đốc Tiếp thị và Bán hàng của PT. ABC. Tôi đã làm việc tại PT. ABC được 12 năm và biết nhân viên này được bảy năm. Trong ba năm qua, tôi đã là người giám sát trực tiếp của nhân viên."
Bước 4. Cung cấp xác minh
Đoạn nội dung tiếp theo tóm tắt công việc của nhân viên, bao gồm ngày bắt đầu làm việc, chức danh, công việc đó là tạm thời hay lâu dài và liệu nhân viên có còn làm việc ở đó hay không. Đoạn này cung cấp thông tin tài chính của nhân viên nếu cần.
- Ví dụ: "Thư này là một xác nhận rằng nhân viên thực sự làm việc ở đây. Anh ấy đã làm việc tại PT. ABC trong bảy năm, kể từ ngày 7 tháng 9 năm 2003. Anh ấy giữ chức vụ phó giám đốc kinh doanh, là một vị trí cố định tại PT. ABC. Cho đến ngày 7 tháng 1 năm 2011, anh ấy vẫn đang làm việc với vị trí đó tại PT. ABC."
- Một ví dụ khác: "Thư này xác nhận rằng nhân viên đó đã làm việc tại PT. ABC trong bảy năm. Người có liên quan đã làm việc tại PT. ABC từ ngày 7 tháng 9 năm 2003 đến ngày 7 tháng 1 năm 2011. Anh ta giữ chức vụ phó giám đốc kinh doanh tại PT. ABC. Anh ấy đã làm nhân viên chính thức trong bảy năm tại PT ABC với mức lương 35 triệu IDR mỗi tháng."
Bước 5. Tổng kết nhiệm vụ của nhân viên
Đoạn này mô tả các nhiệm vụ của nhân viên, những nhiệm vụ rất cần thiết trong giấy chứng nhận lao động dành cho những nhân viên đang xin việc khác. Mặc dù giấy chứng nhận việc làm không phải là thư giới thiệu, nhưng không có gì sai khi bao gồm đánh giá tích cực về nhân viên. Thông tin bổ sung này sẽ nâng cao danh tiếng của bạn với tư cách là nhà tuyển dụng và hỗ trợ nhân viên tìm việc làm, tài sản hoặc khoản vay mới.
Ví dụ: "Nhiệm vụ của một nhân viên tại PT. ABC như sau: Chịu trách nhiệm bán bộ tản nhiệt trong khu vực Bogor và vùng phụ cận. Anh ta giữ vị trí quản lý và chịu trách nhiệm thúc đẩy một nhóm từ bảy đến chín người. Anh ta phải đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, giải quyết các khiếu nại của khách hàng và báo cáo tiến độ bán hàng ba tháng một lần cho trụ sở chính."
Bước 6. Tránh thông tin nhạy cảm hoặc bất hợp pháp về nhân viên
Có các quy định về những gì có thể được đưa vào các tài liệu tham khảo về việc làm và các tuyên bố khác cho các nhà tuyển dụng tiềm năng. Có một quy định rằng bạn chỉ có thể bao gồm thông tin nhân viên khi có sự cho phép liên quan. Cũng có một quy tắc rằng bạn có thể tiết lộ bất kỳ thông tin nào về nhân viên được đề cập miễn là thông tin đó trung thực và thiện chí. Trước khi tiết lộ thông tin nhạy cảm, hãy đảm bảo bạn kiểm tra những thông tin được chấp nhận và thích hợp để đưa vào, theo sự phù hợp của xã hội và luật hiện hành.
Bước 7. Cung cấp thông tin liên hệ của bạn
Đoạn cuối cùng nên bao gồm thông tin liên hệ của bạn (nhà tuyển dụng). Thông tin này là bắt buộc nếu người nhận có bất kỳ câu hỏi nào. Đảm bảo rằng bạn nêu rõ rằng người nhận có thể liên hệ với bạn.
Ví dụ: "Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi theo số (021) 21215555 hoặc tại [email protected]."
Bước 8. Ký tên và nộp
Sau khi bức thư đã được viết xong, hãy kết thúc nó bằng một lời chào kết thúc, ký tên và đưa cho nhân viên đã yêu cầu hoặc tự mình gửi cho người nhận.
- Khép lại bức thư bằng lời chào "Trân trọng".
- Đặt chữ ký của bạn, cùng với họ tên và chức vụ của bạn.
- Thêm dấu xác nhận hoặc chính thức thường được các công ty sử dụng cho loại thư này.
Lời khuyên
- Một số quy trình xin thị thực yêu cầu bạn viết ra vị trí mà nhân viên sẽ đảm nhiệm, nếu thị thực được cấp. Bạn có thể phải giải thích tầm quan trọng của công việc của nhân viên xin thị thực.
- Một số người sử dụng lao động yêu cầu nhân viên soạn thảo một lá thư, sau đó họ sẽ ký. Nếu bạn yêu cầu nhân viên viết riêng, hãy nhớ đọc kỹ trước khi ký.
- Một số công ty có một người cụ thể được chỉ định để xác minh công việc, và cũng có những công ty có một khuôn mẫu cụ thể. Nếu nghi ngờ, hãy kiểm tra với bộ phận nhân sự.
Cảnh báo
- Chỉ nhập thông tin tài chính khi nhân viên yêu cầu. Nếu bạn là nhân viên và tự viết thư, bạn có thể nhập nhiều thông tin nếu cần.
- Không nhập thông tin cá nhân về nhân viên trừ khi họ cho phép.
- Nếu nhân viên yêu cầu giấy chứng nhận lao động không còn làm việc với bạn, đừng đưa ra lý do nghỉ việc ngay cả khi không có trường hợp hoặc vấn đề gì.
