Gần đây bạn có mắc phải sai lầm chết người hoặc làm tổn thương tình cảm của ai đó không? Nếu vậy, hãy xin lỗi một cách chân thành và hiệu quả, chẳng hạn như viết thư. Trên thực tế, viết một lá thư xin lỗi - dù là cá nhân hay nghề nghiệp - đều khá hữu ích để sửa chữa những sai lầm của bạn cũng như mối quan hệ của bạn với người liên quan. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn áp dụng các phương pháp khác nhau dưới đây để làm cho bức thư của bạn trở nên chân thành và đi vào trọng tâm.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Tạo Thư xin lỗi Cá nhân
Bước 1. Hỏi xem bạn có thể làm gì để cải thiện tình hình
Rất có thể, người được đề cập biết chính xác bạn cần làm gì để sửa lỗi. Việc hỏi ý kiến của họ cho thấy bạn sẵn sàng làm bất cứ điều gì cần thiết để chấp nhận lời xin lỗi của họ và cải thiện tình hình.
Ví dụ, bạn có thể nói, "Tôi nhận ra rằng tôi đã làm hỏng bữa tiệc của bạn vì tôi đã không đến mặc dù tôi đã có cuộc hẹn. Bạn có muốn tôi đãi bạn một ly đồ uống tại một quán cà phê hay tôi làm bữa tối tại nhà của tôi, vậy Bạn không còn tức giận nữa? Bạn biết đấy, tình bạn của chúng ta rất quan trọng đối với tôi."
Bước 2. Đưa ra khả năng gặp mặt để xin lỗi trực tiếp
Ngay cả khi nó thực sự phụ thuộc vào vấn đề đang xảy ra, hãy thử hỏi anh ấy để bạn có thể trực tiếp xin lỗi. Trước khi kết thúc bức thư, hãy bày tỏ mong muốn được gặp anh ấy ở một địa điểm trung lập để bạn có thể đích thân xin lỗi. Mặc dù lời đề nghị có thể bị anh ấy từ chối, nhưng bạn vẫn nên đưa ra lời đề nghị đó.
Ví dụ, bạn có thể nói, “Tôi thực sự muốn gặp bạn để có thể đích thân xin lỗi. Hãy cho biết thời gian phù hợp với bạn, được không?"
Bước 3. Sử dụng lời chào kết thúc có thể đại diện cho cảm xúc của bạn
Nếu lá thư mang tính chất cá nhân, hãy đảm bảo rằng bạn cũng sử dụng một lời chào thân mật và tình cảm. Ví dụ: bạn có thể đặt "Xin chào", "Xin lỗi" hoặc "Xin chào" ở cuối thư.
Phương pháp 2/3: Tạo lời xin lỗi chuyên nghiệp Surat
Bước 1. Đưa ra giải pháp cho vấn đề liên quan
Nếu lời xin lỗi được gửi đến khách hàng doanh nghiệp của bạn, hãy đảm bảo rằng họ biết rằng bạn nghiêm túc trong việc sửa lỗi. Ví dụ: cố gắng đưa ra các giải pháp phù hợp và khả thi, thay vì chỉ muốn khách hàng lắng nghe.
Nếu bức thư được gửi đến một khách hàng của doanh nghiệp bạn, hãy thử nói, "Để sửa lỗi giao hàng trong quá khứ, chúng tôi sẽ trả lại cùng một sản phẩm mà không cần giao hàng và giảm giá 30% cho đơn hàng tiếp theo của bạn."
Bước 2. Làm rõ rằng một tình huống tương tự sẽ không xảy ra nữa
Trong đoạn cuối cùng, hãy mô tả các bước phòng ngừa khác nhau mà bạn đã thực hiện để ngăn những sai lầm tương tự tái diễn trong tương lai. Nói cụ thể về tất cả các phương pháp phòng ngừa bạn đã thực hiện và mức độ hiệu quả của chúng trong việc giải quyết cùng một vấn đề.
Ví dụ: bạn có thể nói, "Cho đến nay, tôi đã thực hiện nhiều phương pháp khác nhau để ngăn sự chậm trễ của dự án trong tương lai xảy ra. Một trong số đó là thiết lập lịch trực tuyến để nhắc tôi một tuần, một ngày và 8 giờ trước khi dự án thời hạn hoàn thành., Tôi cũng đã lên danh sách chi tiết hơn về trách nhiệm công việc để mọi dự án tôi làm đều có thể hoàn thành đúng thời hạn."
Bước 3. Đặt một lời chào kết thúc thích hợp
Nếu lá thư dành cho mục đích công việc, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng một lời chào trang trọng, chẳng hạn như “Trân trọng” hoặc “Xin chào” để kết thúc bức thư.
Phương pháp 3/3: Xác định giọng điệu của lá thư
Bước 1. Sử dụng giọng điệu lịch sự và chuyên nghiệp cho thư xin lỗi gửi đến đối tác kinh doanh
Nếu lời xin lỗi được gửi tới sếp của bạn hoặc một đối tác kinh doanh khác, hãy giữ giọng điệu lịch sự, trang trọng và chuyên nghiệp. Giải thích tình huống và xin lỗi một cách chính xác, thẳng thắn và rõ ràng. Đừng sử dụng phong cách nói quá quen thuộc với hy vọng rằng người kia sẽ có thể dễ dàng tha thứ cho bạn hơn sau đó.
- Ví dụ: bạn có thể nói, "Một lần nữa, tôi thành thật xin lỗi về lỗi đã xảy ra. Trong tương lai, tôi hứa sẽ thực hiện các bước ngăn chặn khác nhau để đảm bảo rằng sai lầm như vậy không xảy ra nữa."
- Đừng nói, "Tôi thực sự xin lỗi! Tôi hy vọng bạn sẽ tha thứ cho tôi". Câu nói nghe có vẻ quá trang trọng cho một lá thư xin lỗi chuyên nghiệp.
Bước 2. Sử dụng giọng điệu chân thành và trung thực
Nếu lời xin lỗi được gửi đến một người quan trọng trong cuộc sống cá nhân của bạn, hãy đảm bảo rằng giọng điệu của bức thư là cá nhân để làm cho bức thư của bạn cảm thấy trung thực hơn và ít gượng ép hơn.
Ví dụ, hãy thử nói, “Tôi thực sự xin lỗi vì tôi đã làm tổn thương cảm xúc của bạn bằng cách đi quá xa khi bạn nói đùa. Tôi không nghĩ trước khi nói, nhưng bây giờ tôi hiểu tại sao bạn lại tức giận. Tôi xin lỗi."
Bước 3. Đừng bao biện
Mọi sai lầm sẽ được thúc đẩy bởi một tình huống. Tuy nhiên, đừng sử dụng hoàn cảnh như một cái cớ để biện minh cho sai lầm của bạn! Tin tôi đi, làm như vậy sẽ khiến lời xin lỗi của bạn trở nên thiếu chân thành. Hãy tập trung vào sai lầm bạn đã mắc phải và lời xin lỗi của bạn!
Ví dụ, thay vì nói, “Tôi rất tiếc vì dự án này đã bị bỏ qua. Nhưng vào thời điểm đó, con trai tôi bị ốm và sau đó thời gian của tôi bị chiếm hết bởi các kỳ nghỉ gia đình ", hãy thử nói," Tôi rất tiếc vì dự án này đã bị bỏ bê. Dựa trên kinh nghiệm này, tôi đã vạch ra một kế hoạch cụ thể để ngăn chặn tình trạng tương tự tái diễn trong tương lai”
Bước 4. Đừng đổ lỗi cho người khác
Dù bạn có thể đổ lỗi cho người khác trong lá thư xin lỗi của bạn có hấp dẫn đến mức nào đi chăng nữa, thì cũng đừng làm điều đó! Tin tôi đi, tất cả những từ ngữ của bạn trong nội dung bức thư sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn làm như vậy. Do đó, người liên quan sẽ khó chấp nhận lời xin lỗi của bạn sau đó.
Bước 5. Ký tên vào thư
Dành thời gian để thêm dấu ấn cá nhân của bạn (chẳng hạn như chữ ký) vào bức thư; cho thấy rằng bức thư thực sự quan trọng đối với bạn. Bạn phải in và ký tên vào cả thư cá nhân và nghề nghiệp trước khi đưa cho đương sự.
- Một lá thư xin lỗi chuyên nghiệp nên được gửi qua một kênh chính thức hơn (chẳng hạn như thư bưu điện). Trong khi đó, bạn có thể tự mình gửi một lá thư xin lỗi chuyên nghiệp tới người có liên quan.
- Nếu bạn gặp khó khăn khi trực tiếp ký vào bức thư, ít nhất hãy kèm theo chữ ký điện tử. Một số chương trình máy tính cung cấp các tùy chọn đặc biệt để tạo chữ ký điện tử và dán chúng vào các tài liệu khác nhau. Nếu muốn, bạn cũng có thể đặt chữ ký của mình vào một tờ giấy, quét nó, lưu trên máy tính ở định dạng hình ảnh, sau đó chèn nó vào tài liệu cần thiết.
