Bạn có thể viết thư ứng tuyển nếu bạn cần một nhà tài trợ để hỗ trợ các hoạt động đã lên kế hoạch hoặc các nhu cầu khác của bạn. Viết một lá đơn có thể thuyết phục nhà tài trợ rằng kế hoạch của bạn đáng được hỗ trợ. Ngoài ra, cũng giải thích bằng dàn ý, những lợi ích mà anh ta sẽ nhận được. Bằng cách học cách viết một lá thư hay, bạn có thể thấy sự khác biệt giữa đơn xin được chấp thuận và đơn bị từ chối.
Bươc chân
Phần 1/3: Chuẩn bị Đơn xin việc
Bước 1. Xác định mục tiêu
Cụ thể bạn muốn đạt được điều gì bằng cách tìm kiếm các nhà tài trợ? Phải làm gì nếu bạn sẵn sàng trở thành nhà tài trợ? Bạn đang làm gì và tại sao bạn cần nhà tài trợ? Bạn phải trả lời được tất cả những câu hỏi này trước khi viết thư ứng tuyển.
- Đơn xin việc phải được viết cụ thể và có mục đích cụ thể. Chẳng ích gì khi viết một bức thư không rõ ràng hoặc bạn không biết mình muốn gì và tại sao.
- Tìm câu trả lời cho lý do tại sao bạn cần lập kế hoạch. Đơn xin tài trợ được gửi vì họ muốn đạt được mục tiêu hoặc ước mơ nhất định thường dễ thành công hơn. Cố gắng tạo niềm tin về lý do tại sao ai đó cần hỗ trợ sự nghiệp của bạn bằng cách cho thời gian hoặc tiền bạc bằng cách giải thích sự giúp đỡ của họ sẽ giúp ích như thế nào cho một người hoặc cộng đồng.
Bước 2. Lập danh sách các công ty
Ai sẽ được chuyển đến để hỗ trợ kế hoạch của bạn? Có chủ sở hữu công ty nào có lý do cá nhân để ủng hộ kế hoạch của bạn không? Hoặc, có tổ chức phi lợi nhuận nào muốn làm nhà tài trợ vì tổ chức đó có cùng sứ mệnh. Ai đã tài trợ cho hoạt động tương tự? Cố gắng tìm thêm thông tin.
- Viết ra tên của các công ty hoặc những người bạn biết cá nhân, bao gồm cả những người bạn làm việc cùng. Đừng bao giờ bỏ bê các mối quan hệ cá nhân.
- Đừng đánh giá thấp những công ty nhỏ hoặc những doanh nhân không có cửa hàng. Có lẽ họ cũng muốn cho. Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể khám phá các công ty địa phương. Các công ty trong môi trường trực tiếp thường sẽ xem mối quan hệ đã được thiết lập với cộng đồng là một cái gì đó hữu ích.
- Nếu bạn đang làm việc theo nhóm, hãy chia công ty bạn đã liệt kê thành các nhóm, sau đó yêu cầu từng thành viên liên hệ với công ty để mọi người làm việc riêng của họ.
Bước 3. Xác định những gì bạn đang tìm kiếm
Có nhiều dạng thư xin tài trợ. Quyết định những gì bạn đang yêu cầu trước khi viết một lá thư ứng tuyển.
- Các khoản đóng góp có thể dưới dạng tiền hoặc hàng hóa. Tặng vật phẩm có nghĩa là tặng vật liệu hoặc sản phẩm có thể được sử dụng trong sự kiện, thay vì chỉ tặng tiền. Đôi khi, các khoản đóng góp được đưa ra dưới dạng dịch vụ chứ không phải dưới dạng hàng hóa.
- Có thể bạn cần tình nguyện viên, không phải sản phẩm. Dù bằng cách nào, hãy cụ thể về những gì bạn cần.
Bước 4. Quyết định các tùy chọn bạn muốn cung cấp
Trong thư xin tài trợ, bạn có thể đưa ra một số hình thức hỗ trợ khác nhau để lựa chọn. Bằng cách đó, bạn cung cấp các tùy chọn cho cả các công ty lớn và nhỏ để cung cấp hỗ trợ trong phạm vi khả năng của họ.
- Xác định số tiền hỗ trợ và lợi ích. Bạn phải giải thích họ sẽ nhận được những lợi ích gì theo số tiền hỗ trợ được cung cấp. Những người cho nhiều hơn sẽ nhận được nhiều lợi ích hơn.
- Bạn có thể cung cấp quảng cáo, thông báo công khai về công ty hoặc tài trợ của bạn và biểu tượng trên các trang web hoặc trong các tài liệu / chương trình khuyến mại.
Bước 5. Xác định tên của người sẽ nhận được thư
Không bao giờ gửi một bức thư được đề cập chung chung bằng cách viết "cho những người có liên quan" vì nó có vẻ ít cá nhân hơn.
- Thông thường, bức thư này nên được gửi đến người phụ trách bộ phận Nhân sự hoặc giám đốc quản lý. Hãy thử gọi cho công ty hoặc tìm kiếm trên trang web để biết người phụ trách tài trợ. Đừng đoán già đoán non về vấn đề này. Để thành công, một lá thư xin tài trợ phải được gửi đến đúng người. Viết tên và tiêu đề đúng chính tả.
- Đồng thời tìm hiểu xem công ty / tổ chức này có chính sách quyên góp để bạn không mất thời gian và bạn có thể đưa ra yêu cầu theo chính sách của công ty.
Phần 2/3: Hiểu các định dạng chữ cái
Bước 1. Nghiên cứu các mẫu thư xin tài trợ
Bạn có thể xem các ví dụ về bức thư này trên internet, một số được trả phí, nhưng một số là miễn phí. Đọc những ví dụ này để bạn có thể hiểu định dạng và nội dung.
- Tuy nhiên, không sao chép toàn bộ bức thư mẫu. Cố gắng tự sắp xếp các từ để bức thư của bạn có vẻ cá nhân và dễ đọc.
- Ví dụ, nếu bạn biết rằng giám đốc của công ty có nền tảng liên quan đến kế hoạch của bạn, hãy viết cho ông ấy một lá thư cá nhân. Cố gắng tìm hiểu nền tảng của người hoặc công ty bạn đang viết thư và cấu trúc nội dung để làm cho nó có vẻ cá nhân hơn.
Bước 2. Chọn phong cách ngôn ngữ phù hợp theo đối tượng
Tuy nhiên, bạn nên viết một lá đơn xin việc chuyên nghiệp và không sử dụng những từ được sử dụng trong cuộc trò chuyện hàng ngày.
- Viết một lá thư trên giấy với tiêu đề thư có logo của bạn và tên tổ chức của bạn. Điều này sẽ làm cho ứng dụng của bạn xuất hiện chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn đang đăng ký tài trợ cho chính mình, hãy tạo một tiêu đề thư có tên của bạn bằng phông chữ thích hợp để làm cho nó trở nên chuyên nghiệp.
- Nếu bạn đang viết một lá thư cho một công ty hoặc tổ chức, nó càng trang trọng càng tốt. Nếu nó được gửi cho một thành viên trong gia đình hoặc bạn bè, hãy viết một bức thư không quá trang trọng nhưng cũng không quá giản dị để nghe có vẻ thô lỗ. Các đơn xin tài trợ được gửi qua các địa chỉ e-mail không chính thức thường ít thành công hơn.
Bước 3. Sử dụng định dạng thư thương mại tiêu chuẩn
Thư xin tài trợ phải sử dụng định dạng thư thương mại. Sử dụng chữ thích hợp để làm cho nó trông chuyên nghiệp.
- Bắt đầu viết thư bằng cách ghi ngày tháng, tên người bảo trợ và địa chỉ.
- Bỏ qua một dòng trống, sau đó viết: Kính gửi (tên) và kết thúc bằng dấu phẩy.
- Viết một bức thư ngắn. Chỉ cần một trang viết đơn xin tài trợ là đủ để không chiếm quá nhiều thời gian của người đọc. Những người đã di chuyển sẽ cho bạn một phút để đọc lá thư của bạn. Do đó, hãy viết một bức thư ngắn gọn và rõ ràng trên một trang.
- Gửi thư qua bưu điện hoặc chuyển phát nhanh vì yêu cầu gửi qua email dường như không quan trọng.
Bước 4. Kết thúc bức thư bằng một lời cảm ơn
Cuối thư, hãy cảm ơn sự quan tâm của họ. Bỏ qua một dòng ở cuối đoạn văn và để lại một khoảng trống cho chữ ký của bạn.
- Kết thúc bức thư bằng lời chào chuyên nghiệp và tôn trọng, ví dụ: Trân trọng kính chào anh / chị. Viết tên và chức danh của bạn, sau đó ký tên.
- Đính kèm các vật liệu khác. Đồng thời gửi tờ rơi cùng với lá thư để giới thiệu tổng quan về các hoạt động hoặc công ty của bạn. Điều này có thể làm tăng uy tín của bạn và khiến người nhận cảm thấy thoải mái hơn khi ủng hộ bạn.
- Nếu tổ chức của bạn đã được đề cập, cũng bao gồm các bài báo hoặc câu chuyện tin tức về những gì bạn đã làm.
Phần 3/3: Tinh chỉnh nội dung của lá thư
Bước 1. Viết một lời giới thiệu tốt
Trong đoạn mở đầu của bức thư, bạn nên giới thiệu bản thân, tên công ty và mô tả cụ thể các kế hoạch của bạn. Đừng viết những điều không cần thiết để người đọc ngay lập tức cảm thấy hứng thú với nội dung bức thư của bạn.
- Đừng cho rằng mọi người đã biết bạn là ai hoặc tổ chức của bạn làm gì. Cung cấp lời giải thích về công ty (nếu được đề cập với một công ty) hoặc về bản thân bạn (nếu được đề cập với ai đó). Ví dụ: _ là một tổ chức phi lợi nhuận cam kết phục hồi _, v.v.
- Nhấn mạnh những thành công bạn đã có để chứng tỏ rằng không có rủi ro khi trở thành nhà tài trợ. Đồng thời giải thích cụ thể bạn sẽ sử dụng tiền từ nhà tài trợ như thế nào.
- Trong đoạn thứ hai hoặc đầu tiên, bạn nên áp dụng ngay lập tức và giải thích lý do tại sao bạn lại hỏi.
Bước 2. Viết ra những lợi ích khi trở thành nhà tài trợ
Để trở thành nhà tài trợ, bạn phải có khả năng thuyết phục công ty hoặc cá nhân về những lợi ích mà họ sẽ nhận được khi tài trợ. Do đó, hãy giải thích ở giữa bức thư những lợi ích sẽ dành cho họ chứ không phải cho bạn.
- Ví dụ: giải thích rằng lợi ích của việc trở thành nhà tài trợ đang được công chúng rộng rãi. Cụ thể hơn: Hoạt động này có được truyền hình đưa tin không? Có bao nhiêu người sẽ đến? Có khách VIP không? Nếu có các công ty lớn khác hoặc đối thủ cạnh tranh tài trợ cho họ, họ cũng sẽ được liệt kê chứ?
- Đưa ra một sự lựa chọn. Các công ty hoặc những người muốn trở thành nhà tài trợ thường thích nếu có một lựa chọn phù hợp với nhu cầu hoặc ngân sách của họ.
Bước 3. Cung cấp bằng chứng hỗ trợ thuyết phục
Bao gồm một số con số, chẳng hạn như số lượng khán giả hoặc nhân khẩu học mà họ có thể tiếp cận.
- Ngoài ra, đừng quên nói về tác động cảm xúc của việc tài trợ. Ví dụ: một câu chuyện ngắn về một người sẽ được giúp đỡ có thể rất có ảnh hưởng.
- Giải thích cách bạn nhận ra tài trợ. Có thể nhà tài trợ sẽ nhận được một gian hàng miễn phí trong thời gian diễn ra sự kiện để đổi lấy việc tài trợ.
- Cung cấp cho họ những thông tin quan trọng mà họ cần để đưa ra quyết định về việc tài trợ này. Đừng quên bao gồm thông tin liên hệ của bạn và ngày nhận được phản hồi mong muốn của bạn. Đồng thời đính kèm một phong bì trống có dán tem với địa chỉ của chính bạn được viết trên đó để giúp các nhà tài trợ gửi phản hồi dễ dàng hơn.
- Hỏi các nhà tài trợ họ muốn sự công nhận nào. Ví dụ, họ muốn tên của họ trông như thế nào và họ có muốn nó được công nhận không? Hãy hỏi, đưa ra cơ hội và đừng giả định.
Bước 4. Giải thích cơ sở của hoạt động này
Bạn phải mô tả chi tiết các hoạt động cụ thể để hỗ trợ tổ chức và các hoạt động bạn muốn thực hiện.
- Ví dụ: nếu bạn muốn viết một lá thư yêu cầu tài trợ cho một tổ chức từ thiện, hãy giải thích lý lịch cho người gây quỹ, chẳng hạn như khi tổ chức của bạn được thành lập, người phụ trách tổ chức, người được trao quỹ và bất kỳ giải thưởng hoặc thành tích nào đã đạt được.
- Hiển thị, không chỉ nói chuyện. Đừng chỉ nói về các nhóm hoặc hoạt động tốt hoặc đáng hỗ trợ. Cung cấp bằng chứng hỗ trợ chi tiết có thể thuyết phục rằng nhóm hoặc hoạt động này thực sự tốt và đáng được hỗ trợ. Bằng chứng thường thuyết phục hơn so sánh nhất.
Bước 5. Theo dõi cá nhân
Gửi thư không phải là cách tốt nhất để xây dựng mối quan hệ cá nhân. Mặc dù gửi một lá thư đăng ký tài trợ là một ý tưởng hay, nhưng bạn cần phải theo dõi lá thư này một cách cá nhân.
- Hãy thử gọi điện hoặc đến gặp trực tiếp, nếu bạn không nhận được phản hồi trong vòng 10 ngày. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nhiều giám đốc rất bận rộn và sẽ cảm thấy phiền phức. Chúng tôi khuyên bạn nên đặt lịch hẹn hoặc gọi điện trước.
- Chứng tỏ bạn rất hài lòng với kế hoạch hoạt động này. Tránh nói chuyện tiêu cực. Đừng tạo ấn tượng rằng bạn đang cầu xin hoặc kích động cảm giác tội lỗi để khiến họ quyên góp.
- Nếu câu trả lời là “có thể”, đừng ngần ngại theo dõi. Chỉ cần đừng vội vàng hoặc làm quá sức vì họ có thể bị phân tâm.
- Đừng mong đợi quá nhiều. Đừng cho rằng họ sẽ mời bạn đến một cuộc họp hoặc muốn trở thành nhà tài trợ. Cảm ơn họ đã quan tâm.
- Gửi thẻ cảm ơn nếu yêu cầu của bạn được chấp thuận.
Bước 6. Kiểm tra thư của bạn
Cơ hội nhận được nhà tài trợ sẽ mất đi nếu bạn không kiểm tra lá thư mà bạn sắp gửi. Một bức thư mắc nhiều lỗi chính tả hoặc ngữ pháp không phải là một bức thư chuyên nghiệp. Tại sao bạn lại đưa tên của một người / công ty vào một hoạt động không được chuẩn bị một cách chuyên nghiệp?
- Kiểm tra dấu câu. Nhiều người không biết cách sử dụng dấu phẩy hoặc các dấu câu khác một cách chính xác. Những điều nhỏ nhặt như thế này rất quan trọng ở đây.
- In bức thư của bạn, để nó một mình, sau đó đọc nó vài giờ sau. Đôi khi đôi mắt của chúng ta quá tin tưởng vào việc viết trên màn hình máy tính đến mức dễ dàng bỏ qua lỗi chính tả.
- Gửi thư trong một phong bì trông chuyên nghiệp với đủ bưu phí hoặc sử dụng một dịch vụ chuyển phát nhanh tốt.
Bước 7. Thư mẫu:
Giấy tiêu đề (nếu có) Ngày: _
Địa chỉ nhà: _
_
_
Thân mến. Kính thưa quý vị _
Gần đây, tôi đã được mời tham gia cuộc thi hoa hậu thế giới sẽ được tổ chức tại Hoa Kỳ vào năm 2016. Hiện tại, tôi đã được chọn là Puteri Indonesia và muốn tham gia một cuộc thi quốc tế vào năm sau.
Qua thư này, cho phép tôi xin tài trợ để tôi có thể tham gia cuộc thi cùng hơn 100 thí sinh đến từ các quốc gia. Sự kiện này sẽ được truyền hình quốc tế và dự kiến thu hút 300.000 người. Tên của các nhà tài trợ sẽ được hiển thị trong cuộc thi này và trên trang web của đơn vị tổ chức cuộc thi.
Hỗ trợ kinh phí có thể được cung cấp theo các tùy chọn sau:
Rp_ - Tên, mô tả và biểu trưng
Rp_ - Tên và mô tả
Rp_ - Tên và biểu trưng
Rp_ - Tên
Nếu bạn sẵn sàng trở thành nhà tài trợ, tôi đang đợi tin tức muộn nhất là _.
Cảm ơn bạn đã chú ý đến ứng dụng này.
Trân trọng, Chữ ký
Họ và tên
Lời khuyên
- Đưa ra yêu cầu một cách lịch sự, không đòi hỏi.
- Tìm kiếm thông tin ai người ra quyết định người mà bạn có thể gọi, thay vì thư ký hoặc người thứ ba.
- Nhập chữ cái của bạn, trừ khi chữ viết tay của bạn rất đẹp, để làm cho nó trông chuyên nghiệp hơn.
- In chữ trên giấy chất lượng cao để có kết quả tốt hơn.
- Các công ty hầu như luôn được yêu cầu là nhà tài trợ. Do đó, hãy giải thích lý do tại sao một công ty cụ thể lại là công ty phù hợp để hỗ trợ các hoạt động của bạn.
- Đính kèm biểu mẫu tài trợ để ai đó ở công ty bạn gửi thư có thể điền vào.
Bài viết liên quan
- Làm thế nào để viết một lá thư
- Viết thư Viết cho người đọc
