Ngày nay, email là một trong những phương tiện liên lạc được sử dụng phổ biến nhất, ngoài SMS, điện thoại và các ứng dụng nhắn tin tức thời. Gửi email đã trở thành một hoạt động rất phổ biến, vì vậy nhiều người quên làm thế nào để viết một email hay. Một email tốt thể hiện sự chuyên nghiệp và trung thực trong thông điệp mà nó truyền tải, do đó, bạn nên biết cách định dạng một email.
Bươc chân
Bước 1. Viết chủ đề của email
Chủ đề của thư điện tử đóng vai trò như một bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung thư. Chủ đề email của bạn phải đúng mục tiêu để nó có thể cung cấp cho người nhận ý tưởng về nội dung của email chỉ trong một vài từ.
- Ví dụ: nếu bạn đang gửi một email liên quan đến công việc, đừng đặt nó thành một chủ đề dài với quá nhiều chi tiết, chẳng hạn như "Tôi yêu chiếc xe của bạn. Nó cũng có màu xanh lam đẹp, lốp xe đẹp".
- Giải thích ý của bạn bằng cách gửi email theo chủ đề, chẳng hạn như "Quan tâm đến việc mua một chiếc sedan màu xanh."
Bước 2. Sử dụng lời chào phù hợp
Đừng bắt đầu email ngay lập tức với những gì bạn muốn nói. Sử dụng những lời chào chung chung như "Chào buổi sáng / buổi chiều" hoặc "Xin chào". Bạn chắc chắn không muốn bị những câu hỏi của những người bạn không quen biết, phải không? Chà, nghi thức tương tự cũng áp dụng cho email.
Để làm cho lời chào trở nên cá nhân hơn, hãy đưa họ của người nhận vào lời chào
Bước 3. Viết nội dung thư
Tùy thuộc vào loại và người nhận tin nhắn, bạn có thể viết tin nhắn theo ý muốn.
- Nếu bạn đang viết email cho một người mà bạn biết gần gũi, bạn có thể viết email bằng giọng điệu cá nhân. Tuy nhiên, nếu bạn đang viết email doanh nghiệp, hãy cố gắng sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp nhất có thể.
- Bạn cũng nên chú ý đến định dạng của tin nhắn. Không sử dụng kiểu, kích thước và định dạng khó đọc và tránh viết hoa. Trong không gian mạng, các chữ cái viết hoa biểu thị sự tức giận.
Bước 4. Bao gồm lời chào kết thúc - không chỉ kết thúc email
Có thể sử dụng lời chào kết thúc như "Chúc mừng" hoặc một lời chào phù hợp khác.
Bạn nên chọn một lời chào kết thúc phù hợp với email của bạn. Bạn chắc chắn không muốn viết "Lời chào" ở cuối email công việc bởi vì điều đó sẽ là thô lỗ, phải không?
Bước 5. Thêm chữ ký
Ngay cả khi địa chỉ email của bạn bao gồm tên của bạn trong mỗi email bạn gửi, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng chữ ký trên bất kỳ email nào bạn gửi. Bạn có thể sử dụng văn bản hoặc hình ảnh thuần túy (như biểu trưng, thương hiệu, v.v.) trong chữ ký của mình.
Sử dụng tùy chọn "Chữ ký" trên ứng dụng email khách web hoặc nhà cung cấp dịch vụ mà bạn đã sử dụng để tạo chữ ký
Lời khuyên
- Ngoài việc định dạng email, bạn cũng nên sử dụng một địa chỉ email thích hợp. Gửi email cho người bạn thời thơ ấu của bạn qua "[email protected]" có thể vẫn ổn, nhưng bạn không nên sử dụng email đó để gửi email công việc cho sếp của mình.
- Sử dụng các nghi thức Internet tốt khi viết email. Không gửi email hoặc tin nhắn rác đến các địa chỉ liên hệ không xác định.
- Kiểm tra kỹ email của bạn trước khi gửi để tránh gửi nhiều thư cho cùng một người nhận. Nếu bạn gửi nhiều email, thư của bạn có thể bị đánh dấu là Spam.
