Bài viết này thảo luận về cách so sánh trực tiếp thông tin giữa hai tệp Excel. Khi bạn đã có thể thao tác và so sánh thông tin, bạn có thể sử dụng các chức năng "Tra cứu", "Chỉ mục" và "Đối sánh" để giúp phân tích.
Bươc chân
Phương pháp 1/4: Sử dụng Tính năng hiển thị “Cạnh nhau” trong Excel
Bước 1. Mở sổ làm việc cần được so sánh
Bạn có thể tìm thấy tệp sách bằng cách mở Excel, nhấp vào “ Tập tin ", lựa chọn " Mở ra ”, Và nhấp vào hai sổ làm việc bạn muốn so sánh trong menu xuất hiện.
Truy cập thư mục lưu trữ sổ làm việc, chọn từng sách riêng biệt và mở cả hai cửa sổ sách
Bước 2. Nhấp vào tab Xem
Sau khi mở sách, bạn có thể nhấp vào tab “ Quan điểm ”Ở giữa trên cùng của cửa sổ Excel.
Bước 3. Nhấp vào View Side by Side
Tùy chọn này nằm trong phần “Cửa sổ” của menu “ Quan điểm ”Và được biểu thị bằng biểu tượng hai trang tính. Hai trang tính sẽ được hiển thị trong một cửa sổ Excel nhỏ hơn, xếp chồng lên nhau theo chiều dọc.
- Tùy chọn này có thể không khả dụng trên “ Quan điểm ”Nếu bạn chỉ mở một sổ làm việc trong Excel.
- Nếu có hai sổ làm việc đang mở, Excel sẽ tự động chọn cả hai tài liệu để xem cạnh nhau.
Bước 4. Nhấp vào Sắp xếp Tất cả
Cài đặt này cho phép bạn thay đổi hướng của sổ làm việc khi xem song song.
Trong menu xuất hiện, bạn có thể chọn một tùy chọn để xem cả hai sổ làm việc (ví dụ: “ Nằm ngang ”, “ thẳng đứng ”, “ Cascade ", hoặc " Lát gạch ”).
Bước 5. Bật tính năng “Cuộn đồng bộ”
Sau khi mở cả hai sổ làm việc, hãy nhấp vào nút “ Cuộn đồng bộ ”(Trong tùy chọn“ Xem song song ”) Để bạn có thể dễ dàng cuộn qua cả trang tính Excel trên mỗi hàng và kiểm tra sự khác biệt về dữ liệu theo cách thủ công.
Bước 6. Kéo một trong các sổ làm việc để cuộn qua cả hai trang
Khi tính năng “Cuộn đồng bộ” được bật, bạn có thể cuộn qua cả hai trang sổ làm việc cùng một lúc và dễ dàng so sánh dữ liệu hiện có.
Phương pháp 2/4: Sử dụng chức năng “Tra cứu”
Bước 1. Mở hai sổ làm việc cần được so sánh
Bạn có thể tìm thấy nó bằng cách mở Excel, nhấp vào menu “ Tập tin ", nhấp chuột " Mở ra ”, Và chọn hai sổ làm việc để so sánh từ menu.
Truy cập thư mục lưu trữ sổ làm việc, chọn từng sách riêng biệt và giữ cho cả hai cửa sổ sách luôn mở
Bước 2. Chỉ định các hộp có thể được chọn bởi người dùng tệp
Trong hộp này, một danh sách thả xuống sẽ được hiển thị.
Bước 3. Nhấp vào hộp
Khung lưới sẽ xuất hiện tối hơn sau khi nhấp vào.
Bước 4. Nhấp vào tab DATA trên thanh công cụ
Khi tab được nhấp, hãy chọn THẨM ĐỊNH ”Trong menu thả xuống. Một menu bật lên sẽ xuất hiện sau đó.
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, thanh công cụ “DỮ LIỆU” sẽ xuất hiện sau khi bạn chọn tab “. DỮ LIỆU ”Và hiển thị tùy chọn“ Xác nhận dữ liệu "thay cho tùy chọn" Thẩm định ”.
Bước 5. Nhấp vào Danh sách trên danh sách "CHO PHÉP"
Bước 6. Nhấp vào nút có mũi tên màu đỏ
Nút này cho phép bạn chọn nguồn (nói cách khác là cột đầu tiên) để xử lý thành dữ liệu cho menu thả xuống.
Bước 7. Chọn cột đầu tiên trong danh sách và nhấn phím Enter
Nhấp chuột VÂNG ”Khi cửa sổ xác thực dữ liệu được hiển thị. Bạn có thể thấy một hộp có mũi tên trong đó. Mũi tên này sẽ hiển thị danh sách thả xuống khi được nhấp vào.
Bước 8. Chọn các hộp mà bạn muốn sử dụng để hiển thị thông tin khác
Bước 9. Nhấp vào tab Chèn và Tham chiếu
Trong các phiên bản Excel trước, bạn không cần phải nhấp vào nút “ Chèn "và có thể trực tiếp chọn tab" Chức năng ”Để hiển thị danh mục“ Tra cứu & Tham khảo ”.
Bước 10. Chọn Tra cứu & Tham khảo từ danh sách các danh mục
Bước 11. Tìm Tra cứu trong danh sách
Sau khi nhấp đúp vào tùy chọn, một hộp khác sẽ được hiển thị và bạn có thể chọn tùy chọn “ VÂNG ”.
Bước 12. Chọn hộp có danh sách thả xuống cho mục nhập “lookup_value”
Bước 13. Chọn cột đầu tiên trong danh sách cho mục nhập “Lookup_vector”
Bước 14. Chọn cột thứ hai trong danh sách cho mục nhập “Result_vector”
Bước 15. Chọn một mục từ danh sách thả xuống
Thông tin sẽ tự động thay đổi sau đó.
Phương pháp 3/4: Sử dụng dịch vụ so sánh XL
Bước 1. Mở trình duyệt và truy cập
Bạn sẽ được đưa đến trang web XL Comparator, nơi bạn có thể tải lên hai sổ làm việc Excel mà bạn muốn so sánh.
Bước 2. Nhấp vào Chọn tệp
Một cửa sổ mới sẽ mở ra và bạn có thể tìm kiếm một trong hai tài liệu Excel mà bạn muốn so sánh. Đảm bảo rằng bạn chọn tệp thông qua hai trường có sẵn trên trang web.
Bước 3. Nhấp vào Tiếp theo> để tiếp tục
Khi tùy chọn được chọn, một thông báo bật lên sẽ được hiển thị ở đầu trang thông báo cho bạn biết rằng quá trình tải lên tệp đã được tiến hành và các tệp lớn có thể mất nhiều thời gian hơn để xử lý. Nhấp chuột Vâng ”Để đóng tin nhắn.
Bước 4. Chọn cột bạn muốn quét
Dưới mỗi tên tệp, có một menu thả xuống có nhãn “ Chọn một cột Nhấp vào trình đơn thả xuống trên mỗi tệp để chọn các cột bạn muốn đánh dấu và so sánh.
Tên cột sẽ được hiển thị khi bạn nhấp vào trình đơn thả xuống
Bước 5. Chọn nội dung cho tệp kết quả
Có bốn tùy chọn với bóng bay bên cạnh chúng trong danh mục này. Một trong số chúng bạn cần chọn làm hướng dẫn định dạng cho tài liệu kết quả.
Bước 6. Chọn một tùy chọn để dễ dàng so sánh các cột
Trong hộp dưới cùng trong menu so sánh, bạn sẽ thấy hai điều kiện lọc bổ sung để so sánh tài liệu: “ Bỏ qua chữ hoa / chữ thường " và " Bỏ qua "khoảng trắng" trước và sau giá trị " Nhấp vào hộp kiểm trên cả hai tùy chọn trước khi tiếp tục.
Bước 7. Nhấn Next> để tiếp tục
Bạn sẽ được đưa đến trang tải xuống của tài liệu kết quả sau đó.
Bước 8. Tải xuống tài liệu so sánh
Bước 1. Tìm sổ làm việc và tên trang tính
-
Trong phương pháp này, chúng tôi sẽ sử dụng ba sổ làm việc mẫu được lưu và đặt tên như sau:
- C: / Appeals / Books1.xls (tải bảng tính có nhãn “Bán hàng 1999”)
- C: / Appeals / Books2.xls (tải một bảng tính có nhãn “Bán hàng năm 2000”)
- Cả hai sổ làm việc đều có cột đầu tiên “A” với tên sản phẩm và cột thứ hai “B” với số lượng bán hàng mỗi năm. Hàng đầu tiên là tên cột.
Bước 2. Tạo sổ làm việc so sánh
Bạn cần tạo Buku3.xls để so sánh dữ liệu. Sử dụng một cột để hiển thị tên sản phẩm và cột tiếp theo cho sự khác biệt về doanh số bán sản phẩm giữa các năm được so sánh.
C: / Appeals / Books3.xls (tải một trang tính có nhãn “Sự khác biệt”)
Bước 3. Đặt tiêu đề vào cột
Chỉ cần mở trang tính “Book3.xls”, sau đó nhấp vào hộp “A1” và nhập:
- = 'C: / Appeal [Book1.xls] Bán hàng năm 1999'! A1
- Nếu bạn đã lưu tệp trong một thư mục khác, hãy thay thế “C: / Banding \” bằng địa chỉ của thư mục đó. Nếu bạn đang sử dụng tên tệp khác, hãy thay thế “Book1.xls” và nhập tên tệp thích hợp. Nếu bạn sử dụng tên / nhãn trang tính khác, hãy thay thế “Bán hàng 1999” bằng tên / nhãn trang tính thích hợp. Hãy nhớ không mở tệp được tham chiếu (“Book1.xls”). Excel có thể thay đổi tham chiếu đã thêm nếu bạn mở nó. Bạn thực sự có thể nhận được một hộp có cùng nội dung / dữ liệu với hộp được sử dụng làm tham chiếu.
Bước 4. Kéo ô “A1” xuống dưới để hiển thị tất cả danh sách sản phẩm
Nhấp vào góc dưới bên phải của hộp và kéo xuống dưới để hiển thị tất cả các tên.
Bước 5. Đặt tên cho cột thứ hai
Đối với ví dụ này, bạn có thể nhập “Difference” vào ô “B1”.
Bước 6. Ước tính sự khác biệt giữa mỗi lần bán sản phẩm (làm ví dụ cho bài viết này)
Trong ví dụ này, hãy nhập mục nhập sau vào hộp “B2”:
- = 'C: / Appeal [Book2.xls] Doanh số 2000'! B2-'C: / Appeal [Book1.xls] Doanh số 1999 '! B2
- Bạn có thể sử dụng các thao tác Excel bình thường với hộp dữ liệu nguồn từ tệp tham chiếu.
