Bất kể bạn sử dụng nền tảng nào, có nhiều cách để gửi tài liệu Microsoft Word cho bất kỳ ai trên internet. Hầu hết các dịch vụ lưu trữ internet hoặc dịch vụ đám mây (ví dụ: Google Drive và Dropbox) đều cung cấp tính năng gửi tài liệu trực tiếp từ các trang web trên máy tính để bàn hoặc ứng dụng di động của họ. Bạn cũng có thể đính kèm tài liệu vào email hoặc cuộc trò chuyện trên Facebook. Nếu bạn thiết lập và kích hoạt chương trình quản lý email trên máy tính của mình, bạn thậm chí có thể gửi tài liệu mà không cần rời khỏi Microsoft Word.
Bươc chân
Phương pháp 1/8: Đính kèm tài liệu vào Gmail hoặc Yahoo
Bước 1. Đăng nhập vào Gmail hoặc Yahoo
Bạn có thể đính kèm tài liệu Word vào Gmail hoặc Yahoo! Gửi thư trên máy tính hoặc thông qua ứng dụng di động của dịch vụ.
Hầu hết các trang web và ứng dụng email miễn phí đều có quy trình hoặc cách thức hoạt động giống nhau. Bạn cũng có thể làm theo hướng dẫn về cách viết và tải lên tệp được mô tả trong phương pháp này khi sử dụng các dịch vụ email khác ngoài Gmail và Yahoo !
Bước 2. Nhấp hoặc chạm vào “Soạn thư”
Trên ứng dụng dành cho thiết bị di động, biểu tượng "Soạn" được biểu thị bằng hình vẽ bằng bút chì. Một cửa sổ tin nhắn mới sẽ tải sau đó.
Bước 3. Nhấp hoặc chạm vào biểu tượng kẹp giấy
Trên hầu hết các nền tảng, hộp chọn tệp sẽ xuất hiện khi biểu tượng được chọn.
Nếu bạn sử dụng Yahoo! Gửi thư trên thiết bị di động, chạm vào biểu tượng “+” và chọn biểu tượng thứ hai (biểu tượng tờ giấy) trên thanh công cụ xuất hiện. Một cửa sổ lựa chọn tệp sẽ xuất hiện sau đó
Bước 4. Chạm vào “Đính kèm tệp” hoặc “Chèn từ Drive”
Bạn có thể bỏ qua bước này nếu không sử dụng ứng dụng Gmail trên thiết bị di động.
- Chọn “Chèn từ Drive” nếu tài liệu được lưu trong tài khoản Google Drive.
- Chọn “Đính kèm tệp” nếu tài liệu được lưu trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn.
Bước 5. Định vị tài liệu bạn muốn đính kèm
Duyệt đến thư mục lưu trữ tài liệu và bấm đúp (hoặc nhấn) vào tệp để đính kèm vào email.
Nếu bạn muốn đính kèm một tệp từ Google Drive, hãy nhấn vào tệp mong muốn, sau đó chọn “Chọn”
Bước 6. Gửi email đến người nhận
Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường "Tới:", sau đó thêm tiêu đề và nội dung thư.
Bước 7. Nhấp hoặc chạm vào “Gửi”
Khi người nhận mở email từ bạn, họ sẽ thấy tùy chọn mở hoặc tải tệp xuống máy tính hoặc thiết bị di động của họ.
Phương pháp 2/8: Đính kèm tài liệu qua ứng dụng thư trên iPhone hoặc iPad
Bước 1. Mở ứng dụng Thư trên thiết bị
Để sử dụng phương pháp này, hãy đảm bảo rằng ứng dụng Thư được định cấu hình đúng cách để gửi thư từ tài khoản email của bạn.
- Bạn có thể đính kèm tài liệu được lưu trữ trên thiết bị của mình hoặc từ tài khoản iCloud Drive.
- Nếu bạn có ứng dụng Dropbox, Google Drive hoặc OneDrive trên thiết bị của mình, bạn có thể đính kèm tài liệu từ một trong hai tài khoản.
Bước 2. Chạm vào biểu tượng "Soạn"
Biểu tượng này trông giống như một hình vuông với một cây bút chì.
Bước 3. Nhập địa chỉ email của bạn vào trường “Tới:” Nhập địa chỉ của người nhận mà bạn muốn gửi tài liệu.
Bước 4. Nhập tin nhắn
Nhập tiêu đề vào trường “Chủ đề” và nhập ghi chú hoặc tin nhắn cho người nhận vào trường văn bản chính.
Bước 5. Chạm và giữ ngón tay của bạn trên nội dung tin nhắn
Một thanh màu đen sẽ xuất hiện và chứa một số tùy chọn để bạn lựa chọn.
Bước 6. Chạm vào “Thêm tệp đính kèm”
Một cửa sổ điều hướng tệp sẽ tự động mở và hiển thị trang iCloud Drive.
Bước 7. Chạm vào “Vị trí” để chuyển sang vị trí hoặc thư mục khác
Nếu tài liệu bạn muốn gửi không được lưu trữ trong iCloud Drive, hãy chọn thư mục thích hợp từ các thư mục được hiển thị (bao gồm Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive nếu có).
Nếu bạn không thấy biểu tượng của dịch vụ lưu trữ internet đang sử dụng, hãy chạm vào “Thêm” và chọn dịch vụ thích hợp. Trượt công tắc sang vị trí bật hoặc “Bật” để kích hoạt lựa chọn, sau đó chạm vào nút quay lại để chuyển đến trang chọn thư mục (“Vị trí”)
Bước 8. Chọn tệp và chạm vào “Thêm tệp đính kèm”
Bạn sẽ được đưa trở lại cửa sổ tin nhắn đã được tạo trước đó. Bây giờ, thông báo đã tải tài liệu đính kèm.
Bước 9. Chạm vào nút “Gửi”
Sau đó, tệp sẽ được gửi đến địa chỉ email được chỉ định.
Phương pháp 3/8: Đính kèm tài liệu qua ứng dụng thư trên máy tính Mac
Bước 1. Khởi chạy ứng dụng Thư trên thiết bị Apple
Để làm theo phương pháp này, bạn cần định cấu hình ứng dụng để gửi tin nhắn qua tài khoản email của mình. Thực hiện cấu hình trước nếu bạn chưa thực hiện.
Bước 2. Nhấn Cmd + N để tạo một tin nhắn mới
Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng “Tin nhắn mới” (hình vuông có bút chì) hoặc chọn menu “Tệp”> “Tin nhắn mới”.
Bước 3. Nhấp vào biểu tượng kẹp giấy
Nó nằm ở góc trên bên phải của cửa sổ tin nhắn mới (“Tin nhắn mới”).
Bước 4. Chọn tài liệu và nhấp vào “Chọn tệp”
Bạn có thể nhấn giữ Cmd trong khi nhấp vào tài liệu nếu bạn muốn chọn nhiều tệp cùng một lúc.
Bước 5. Gửi email cho người nhận
Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường “Tới:”, tiêu đề thư vào trường “Chủ đề:” và ghi chú trong trường văn bản lớn hơn.
Bước 6. Gửi email
Nhấp vào biểu tượng máy bay giấy ở góc trên bên trái của cửa sổ tin nhắn để gửi email và tài liệu đính kèm đến người nhận.
Phương pháp 4/8: Chia sẻ tài liệu từ Google Drive
Bước 1. Mở tài khoản Google Drive
Nếu tài liệu Word của bạn được lưu trong tài khoản Google Drive, bạn có thể dễ dàng chia sẻ nó với những người khác. Quy trình truy cập tài khoản Drive sẽ khác nhau tùy thuộc vào nền tảng bạn đang sử dụng:
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động: Chạy ứng dụng Google Drive qua thiết bị.
- Trang web trên máy tính để bàn: Truy cập https://drive.google.com qua trình duyệt web.
Bước 2. Tìm tài liệu bạn muốn chia sẻ
Nếu bạn không thấy nó trong thư mục chính, bạn có thể cần phải tìm nó trong một thư mục con.
Nếu bạn chưa tải tài liệu lên từ máy tính của mình, hãy nhấp vào “Mới”> “Tải lên tệp”, sau đó nhấp đúp vào tài liệu Word
Bước 3. Nhấp vào biểu tượng “⋮” và chạm vào “Thêm người”
Bỏ qua bước này nếu bạn đang sử dụng phiên bản web của Drive.
Bước 4. Nhấp chuột phải vào tệp và chọn “Chia sẻ”
Bỏ qua bước này nếu bạn đang sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Một cách khác để thực hiện việc này là nhấp một lần vào tài liệu, sau đó chọn biểu tượng “Chia sẻ” (đường viền đầu người với biểu tượng “+”)
Bước 5. Nhập địa chỉ email của người dùng sẽ nhận được tệp
Nếu người dùng là một trong những địa chỉ liên hệ trong tài khoản Google của bạn, bạn có thể nhập tên của họ và chọn người dùng phù hợp từ kết quả tìm kiếm.
Bước 6. Xác định xem người nhận có thể sao chép một bản sao của tài liệu trong Google Drive hay không
Theo mặc định, Drive cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu trực tiếp qua Google Drive.
Để tùy chọn này nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu với ai đó và cả hai đều có kế hoạch chỉnh sửa tài liệu cùng nhau
Bước 7. Thay đổi “Có thể chỉnh sửa” thành “Có thể xem” nếu bạn muốn người dùng tải xuống bản sao của chính họ, nhưng không thể chỉnh sửa bản sao của bạn
Bước 8. Chọn “Xong” hoặc “Chia sẻ” để chia sẻ tài liệu
Một email sẽ được gửi đến người nhận và sẽ chứa thông tin về cách truy cập tài liệu. Người nhận có thể xem trực tuyến hoặc tải về máy tính.
Phương pháp 5/8: Chia sẻ tài liệu từ Dropbox
Bước 1. Mở Dropbox trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn
Nếu bạn là người dùng Dropbox, bạn có thể tận dụng dịch vụ này để chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai qua internet. Trong phương pháp này, một tin nhắn có chứa liên kết tài liệu sẽ được gửi đến người nhận. Sau đó, người đó có thể tải xuống tài liệu bằng cách truy cập liên kết (và người nhận không cần phải có tài khoản Dropbox).
- Bạn cần có tài khoản Dropbox để làm theo phương pháp này.
- Bạn cũng phải có ứng dụng Dropbox trên thiết bị của mình. Nếu bạn đang sử dụng máy tính, bạn có thể truy cập phiên bản web bằng cách truy cập
Bước 2. Thêm tài liệu vào tài khoản Dropbox của bạn
Nếu bạn chưa tải tài liệu Word lên Dropbox, hãy tải nó lên trước.
- Trên ứng dụng dành cho thiết bị di động: Chạm vào biểu tượng “+” và chọn “Tải tệp lên”. Tìm tài liệu bạn muốn tải lên, sau đó nhấn vào “Tải tệp lên”.
- Trên ứng dụng dành cho máy tính để bàn: Nếu thư mục lưu trữ tệp chưa được đồng bộ hóa với tài khoản Dropbox của bạn, hãy kéo tệp từ thư mục gốc của nó vào thư mục Dropbox.
- Trên Dropbox.com: Đi tới thư mục lưu trữ tệp, sau đó nhấp vào “Tải lên” để chọn tài liệu.
Bước 3. Mở cửa sổ “Chia sẻ”
Các bước cần thực hiện khác nhau tùy thuộc vào nền tảng bạn đang sử dụng:
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động: Chạm vào biểu tượng mũi tên xuống bên cạnh tài liệu và chọn “Chia sẻ”.
- Ứng dụng trên máy tính: Nhấp chuột phải (hoặc Ctrl + Nhấp) vào tài liệu trong ứng dụng, sau đó chọn “Chia sẻ…”.
- Trang web Dropbox.com: Di chuột qua tệp và chọn “Chia sẻ” (sau khi tải menu).
Bước 4. Chọn “Có thể xem” từ các tùy chọn quyền
Nếu bạn đang sử dụng thiết bị di động, tùy chọn này nằm trong phần “Những người này”.
Bước 5. Nhập địa chỉ email của người nhận mà bạn muốn gửi tệp
Nhập địa chỉ vào trường "Tới:". Để thêm nhiều người nhận, hãy phân tách từng địa chỉ bằng dấu phẩy (“,”).
Bước 6. Chọn nút “Mời” hoặc “Gửi”
Nhãn nút sẽ tùy thuộc vào ứng dụng.
Nếu bạn đang sử dụng trang Dropbox.com, nút sẽ được gắn nhãn “Chia sẻ”. Sau đó, một email sẽ được gửi đến các địa chỉ bạn đã nhập
Phương pháp 6/8: Đính kèm tệp vào tin nhắn Facebook
Bước 1. Đăng nhập vào tài khoản Facebook của bạn
Nếu bạn có tài liệu Word muốn gửi cho người khác trên máy tính của mình, bạn có thể gửi tài liệu đó qua phiên bản web của Facebook.
- Để phương pháp này hoạt động, cả bạn và người nhận mà bạn muốn gửi tài liệu phải có tài khoản Facebook.
- Ứng dụng Facebook Messenger không hỗ trợ tải lên các tài liệu được lưu trữ trên điện thoại, ngoại trừ ảnh hoặc video.
Bước 2. Mở cửa sổ trò chuyện với người nhận
Bạn sẽ đính kèm tài liệu vào chuỗi trò chuyện.
- Biểu tượng hộp thư ở góc trên bên phải của cửa sổ Facebook và chọn “Tin nhắn mới” (“New Message”).
- Nhập tên của người nhận vào trường “Tới:” và nhấp vào tên của người đó khi tên đó xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.
Bước 3. Nhấp vào biểu tượng kẹp giấy ở cuối cửa sổ trò chuyện
Bây giờ, bạn có thể tìm kiếm tài liệu Word trên máy tính của mình.
Bước 4. Chọn tài liệu và nhấp vào “Mở”
Nếu bạn đang sử dụng máy tính Mac, nút này có nhãn “Chọn tệp”.
Bước 5. Nhấn Enter hoặc Quay lại để gửi tài liệu.
Người nhận có thể tải xuống tài liệu bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng hiển thị trong cửa sổ trò chuyện.
Phương pháp 7/8: Chia sẻ tài liệu qua Word Online
Bước 1. Mở tài liệu trong Word Online
Nếu bạn sử dụng phiên bản Microsoft Word miễn phí có sẵn trên internet, bạn có thể chia sẻ tài liệu trực tiếp từ chương trình.
Phương pháp này tương tự như phương pháp chia sẻ tệp từ tài khoản OneDrive. Nếu tài liệu được lưu trữ trong tài khoản OneDrive của bạn, hãy tìm kiếm tài liệu để mở nó trong Word cho web
Bước 2. Nhấp vào nút "Chia sẻ"
Nó ở góc trên bên phải của màn hình.
Bước 3. Chọn “Mời mọi người”
Trên trang này, bạn có thể nhập địa chỉ email của người dùng mà bạn muốn gửi tài liệu.
Bước 4. Nhập địa chỉ email của người nhận vào phần “Tới: Để thêm nhiều người nhận, hãy phân tách từng địa chỉ email bằng dấu phẩy (“,”).
Bước 5. Chọn quyền chỉnh sửa tài liệu
Theo mặc định, người nhận có thể thực hiện các thay đổi đối với tài liệu. Quyền này được biểu thị bằng tùy chọn thả xuống “Người nhận có thể chỉnh sửa” trên trang “Mời”.
- Nếu bạn cần chia sẻ quyền truy cập liên tục vào tài liệu này và muốn bất kỳ ai trong danh sách "Mời" có thể thực hiện thay đổi, hãy để lại tùy chọn này.
- Để chia sẻ phiên bản chỉ đọc của tài liệu (những người khác không thể chỉnh sửa nó), hãy nhấp vào “Người nhận có thể chỉnh sửa” và chọn “Chỉ người nhận mới có thể xem”.
Bước 6. Nhập ghi chú vào trường "Ghi chú"
Hãy coi cột này là phần / nội dung chính của email. Nhập bất kỳ thứ gì vào trường để thông báo cho người nhận về nội dung của email và tài liệu.
Bước 7. Nhấp vào "Chia sẻ"
Một email chứa liên kết đến tài liệu sẽ được gửi đến người nhận. Với liên kết này, người nhận có thể thực hiện các thay đổi đối với tài liệu trong Word Online (nếu bạn đã cấp quyền) hoặc tải tệp xuống máy tính của họ.
Phương pháp 8/8: Chia sẻ tài liệu qua Word 2016
Bước 1. Mở tài liệu trong Microsoft Word
Nếu bạn đang sử dụng Word 2016 trên máy tính Windows hoặc Mac, bạn có thể sử dụng tính năng “Chia sẻ” tích hợp để gửi tài liệu trực tiếp từ chương trình.
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word cũ hơn, hãy nhấp vào menu “Tệp” (hoặc nút “Office” trong Word 2007) và chọn “Gửi” hoặc “Gửi đến” để gửi tài liệu
Bước 2. Lưu các thay đổi vào tài liệu
Để bạn không gửi phiên bản cũ của tài liệu, hãy nhấp vào "Tệp" và chọn "Lưu".
Bước 3. Nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ”
Nó nằm ở góc trên bên phải của cửa sổ Word. Nút trông giống như hình bóng của con người với biểu tượng “+”.
Bước 4. Nhấp vào “Lưu vào đám mây” khi được nhắc
Nếu bạn chưa lưu tài liệu vào vùng lưu trữ trực tuyến, trước tiên bạn sẽ được nhắc lưu tài liệu đó. Word lưu tài liệu vào không gian lưu trữ trực tuyến trong trường hợp bạn muốn chia sẻ tài liệu để chỉnh sửa, thay vì dưới dạng tệp đính kèm (thông tin thêm về điều này bên dưới).
Bước 5. Nhấp vào “Gửi dưới dạng tệp đính kèm”
Bạn có thể phải nhấp lại vào tùy chọn “Chia sẻ” để xem tùy chọn này. Với tùy chọn “Gửi dưới dạng tệp đính kèm”, bạn có thể gửi bản sao của tài liệu đến người nhận qua email.
Nếu bạn muốn chia sẻ quyền chỉnh sửa trực tuyến cho tài liệu, thay vì gửi tệp cho người nhận, hãy chọn “Mời mọi người”. Nhập địa chỉ email của người nhận khi được nhắc, sau đó nhấp vào “Gửi” để gửi lời mời chỉnh sửa tài liệu đến người nhận
Bước 6. Chọn loại tệp đính kèm
Bạn có hai tùy chọn để chọn:
- “Gửi bản sao”: Chọn tùy chọn này nếu người nhận tài liệu cần chỉnh sửa hoặc thêm nội dung vào tệp.
- “Gửi PDF”: Chọn tùy chọn này nếu bạn không muốn tài liệu bị sửa đổi.
Bước 7. Gửi email cho người nhận
Sau khi chọn tùy chọn tệp đính kèm, một cửa sổ thư mới sẽ mở ra trong chương trình quản lý email chính của máy tính của bạn (ví dụ: Outlook hoặc Apple Mail). Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường “Tới:”, nhập dòng tiêu đề và thêm mô tả tệp trong trường thư chính.
Để gửi tài liệu cho nhiều người, hãy phân tách từng địa chỉ bằng dấu phẩy (“,”)
Bước 8. Nhấp vào "Gửi"
Tài liệu sẽ đến địa chỉ email của người nhận trong giây lát.
Lời khuyên
- Hầu hết các dịch vụ lưu trữ trực tuyến đều có tính năng gửi tài liệu qua email hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động. Hướng dẫn vận chuyển cho hầu hết các dịch vụ thường tương tự nhau.
- Nếu bạn không có Microsoft Word, bạn có thể sử dụng Microsoft Office Online. Dịch vụ này bao gồm phiên bản Word cập nhật và miễn phí chỉ có thể truy cập qua web.
