Một bức thư với một tiền tố vững chắc có thể để lại ấn tượng tuyệt vời cho người nhận. Đôi khi, có thể khó soạn một lá thư mở đầu và những gì cần nói trong vài dòng đầu tiên, cho dù đó là thư cá nhân, thư công việc hay đơn xin việc. Nếu bạn cần tìm hiểu định dạng chữ cái chính xác hoặc nghĩ ra cách dễ nhớ để bắt đầu một bức thư, có một số quy tắc và chiến lược cụ thể có thể hữu ích.
Bươc chân
Phương pháp 1 trong 3: Bắt đầu một thư riêng tư
Bước 1. Viết địa chỉ của bạn ở phía trên bên phải của trang
Đối với thư cá nhân, hãy đặt địa chỉ ở trên cùng bên phải của giấy viết thư. Sự sắp xếp này giúp người nhận trả lời thư của bạn dễ dàng hơn vì họ không phải tra cứu địa chỉ hoặc lưu phong bì.
Không cần nhập tên của bạn vào trường địa chỉ. Chỉ cần viết địa chỉ đầy đủ hoặc Hộp thư bưu điện trên dòng đầu tiên, sau đó viết thành phố và mã bưu điện trên dòng tiếp theo
Bước 2. Bao gồm ngày sau địa chỉ
Ngày tháng là rất quan trọng để bao gồm để người nhận biết khi bạn viết thư. Sự tồn tại của ngày tháng cũng rất hữu ích nếu người nhận muốn lưu những bức thư mà họ nhận được để sắp xếp theo ngày tháng sau này. Đặt ngày sau dòng địa chỉ.
Viết ngày trước, sau đó đến tháng và năm. Ví dụ: ngày 22 tháng 4 năm 2016. Đối với các chữ cái bằng tiếng Anh, điều này có nghĩa là sử dụng định dạng ngày tháng thích hợp, bắt đầu bằng tháng, sau đó là ngày và năm, như sau, “Ngày 22 tháng 4 năm 2016”
Bước 3. Chào người nhận
Tiếp theo, xóa một dòng và bắt đầu viết từ bên trái của trang. Bắt đầu một lá thư cá nhân bằng "Dear" hoặc "Dear.", Hoặc lời chào cá nhân thích hợp khác. Sau đó, viết tên người nhận và dấu phẩy.
Nghĩ về cách bạn thường gọi cho người nhận khi nói chuyện trực tiếp. Ví dụ: bạn có thể chào bằng “Stephanie thân mến”, “Kính gửi. Ông Tompi”, hoặc“Bà thân mến”, tùy thuộc vào lời chào thông thường của bạn
Bước 4. Đặt câu hỏi
Đối với thư cá nhân, chẳng hạn như gửi cho bạn bè hoặc gia đình, tiền tố câu hỏi là một cách tiếp cận phổ biến. Bạn có thể bắt đầu bức thư bằng một câu hỏi để thể hiện sự quan tâm đến các hoạt động hoặc tin tức của người nhận.
Ví dụ, mở một lá thư với câu hỏi, "Bạn có khỏe không?" hoặc "Trường mới của bạn thế nào?" hoặc "Bà có tốt hơn không?"
Bước 5. Truyền đạt rằng bạn quan tâm đến điều gì đó mà người nhận đã nói hoặc làm
Một cách khác để bắt đầu một bức thư cá nhân là bày tỏ sự quan tâm đến nội dung của bức thư trước đó của người nhận, chẳng hạn như một thành tích gần đây, một kỳ nghỉ thú vị hoặc một vấn đề mà họ đang gặp phải.
Ví dụ: bạn có thể viết, "Chúc mừng bạn đã nhận được giải thưởng" hoặc "Bạn đã có một kỳ nghỉ tuyệt vời" hoặc "Tôi rất tiếc khi biết về trải nghiệm khó chịu của bạn ở trường."
Phương pháp 2/3: Bắt đầu một Thư kinh doanh
Bước 1. Ghi lại địa chỉ của bạn
Địa chỉ đầy đủ phải được đặt phía trên bức thư. Đừng đặt tên của bạn trước địa chỉ, nhưng hãy ghi địa chỉ email và / hoặc số điện thoại của bạn dưới địa chỉ gửi thư nếu bạn muốn.
Bạn có thể đặt địa chỉ ở bên trái hoặc bên phải
Bước 2. Nhập ngày
Sau khi viết ra địa chỉ và thông tin liên hệ mong muốn khác, hãy bỏ qua một dòng và bao gồm ngày tháng. Viết đầy đủ ngày tháng và năm.
Ví dụ, ngày 22 tháng 4 năm 2016.”
Bước 3. Đặt địa chỉ của người nhận ở phía bên trái
Tên người nhận và địa chỉ đầy đủ nên được viết ở bên trái của trang thư kinh doanh. Đặt địa chỉ sau ngày cách nhau một dòng.
Bỏ qua một lần nữa sau địa chỉ. Lời chào mở đầu (“Kính gửi.” Hoặc “Gửi người quan tâm”) được đặt ở dòng tiếp theo
Bước 4. Xác định xem lời chào “Dear” có phù hợp với mục đích của bạn không
Lời chào "Dear" là cách mở đầu tiêu chuẩn trong các chữ cái tiếng Anh và cũng thường được sử dụng trong các chữ cái Indonesia, nhưng không phải lúc nào cũng thích hợp. Ví dụ: “Kính gửi” có vẻ rất cá nhân đối với một lá thư khiếu nại hoặc thư từ kinh doanh.
- Nghĩ xem bức thư được gửi đến ai và việc sử dụng “Dear” có phù hợp với mục đích của bạn hay không. Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về người nhận, chẳng hạn như thành lập một nhóm cho một dự án, có lẽ "Kính gửi" có thể được sử dụng.
- Nếu bạn không thoải mái, hãy quên phần lời chào và mở một lá thư trực tiếp với tên và tiêu đề của người nhận. Ví dụ, chỉ cần viết “Mr. Prihantoro”, và tiếp tục với dòng mở đầu.
- Ngoài ra, hãy sử dụng “To Whom It Matters”, nhưng nó có cảm giác xa vời hơn và rất trang trọng. Chỉ sử dụng cụm từ mở đầu này nếu bạn không biết tên người nhận.
Bước 5. Suy nghĩ về cách bạn sẽ chào người nhận
Trước khi viết tên người nhận, hãy nghĩ về cách tốt nhất để chào họ. Trong hầu hết các trường hợp, một bức thư kinh doanh phải đề cập đến người nhận một cách chính thức, chẳng hạn như sử dụng chức danh của họ. Bạn cũng có thể xem xét cách người nhận chào đón bạn trong bức thư của họ và mối quan hệ của bạn với họ.
- Xem xét chức danh và chức vụ của người nhận. Nếu người nhận có bằng cấp hoặc chức vụ đặc biệt, hãy nêu rõ điều đó. Ví dụ, đối với một bức thư gửi bác sĩ, hãy bắt đầu bức thư bằng “Kính gửi. NS. John". Đối với một vị tướng, hãy bắt đầu bức thư bằng, “Kính gửi. Đại tướng Wiranto”. Những người có bằng Tiến sĩ hoặc LLD ở cuối tên của họ cũng nên được gọi là Tiến sĩ.
- Kiểm tra kỹ thư bạn đã trả lời. Nếu thư của bạn được viết để trả lời một lá thư khác, hãy kiểm tra cách bạn được xưng hô để quyết định cách chào người nhận. Ví dụ: nếu lá thư bạn nhận được bắt đầu bằng “Kính gửi. Bà Yohana ", có nghĩa là bạn cũng nên bắt đầu bằng" Dear. Ông / Bà / Ông _”.
- Hãy nghĩ xem bạn hiểu rõ người nhận như thế nào. Bạn cũng có thể xem xét mức độ quan hệ với người nhận để xác định lời chào trong thư. Bạn có thường chào hỏi bằng tên không? Hoặc, bạn có sử dụng một tiêu đề khi chào hỏi anh ấy không? Hãy nhớ rằng ngay cả khi bạn đã gọi bằng tên trong quá khứ, nó có thể quá thân mật trong một bức thư kinh doanh. Nếu nghi ngờ, hãy chọn một người chính thức, chẳng hạn như Mr / Mrs / Dr.
Bước 6. Sử dụng một giai điệu dễ chịu
Dù người nhận là ai, hãy luôn sử dụng giọng điệu dễ chịu để tăng khả năng người nhận sẽ đón nhận tin nhắn của bạn. Ngay cả khi bạn viết ra một lời phàn nàn hoặc nhu cầu khó chịu khác, đừng bao giờ bắt đầu một lá thư bằng một từ hoặc yêu cầu gay gắt. Thay vào đó, hãy bày tỏ những lời chúc tốt đẹp dành cho người nhận hoặc chúc mừng họ đã đạt được thành tích.
Ví dụ: nếu bạn muốn bắt đầu bằng một ghi chú thân thiện, hãy nói, "Tôi hy vọng bạn khỏe" hoặc "Chúc mừng bạn đã được thăng chức"
Bước 7. Nêu yêu cầu của bạn
Một bức thư kinh doanh nên bắt đầu bằng một lời mở đầu thân thiện, nhưng điều quan trọng không kém là phải trình bày rõ ràng và trực tiếp mục đích của bức thư của bạn. Bạn có thể cho biết lý do của lá thư bằng cách sử dụng một mẫu phổ biến như “Tôi đây…”
Bạn có thể tùy chỉnh câu mở đầu để phù hợp với nhiều nhu cầu khác nhau. Ví dụ: bắt đầu một lá thư với các từ, “Tôi xin tuyên bố rằng chúng ta có lợi ích chung” hoặc “Tôi gửi đơn khiếu nại” hoặc “Tôi đề xuất mối quan hệ đối tác giữa các công ty của chúng ta”
Phương pháp 3/3: Bắt đầu một lá thư xin việc
Bước 1. Sử dụng định dạng thư thương mại để viết địa chỉ và chào người nhận
Viết một lá đơn xin việc có thể sử dụng các quy tắc tương tự như một lá thư kinh doanh.
- Viết địa chỉ của bạn ở trên cùng bên phải hoặc bên trái. Không bao gồm tên, chỉ bao gồm địa chỉ.
- Nhập địa chỉ email, địa chỉ trang web cá nhân và / hoặc số điện thoại của bạn ở dòng tiếp theo.
- Bỏ qua một dòng.
- Bao gồm ngày với tháng được viết bằng chữ cái. Ví dụ, ngày 22 tháng 4 năm 2016.
- Bỏ qua một dòng nữa.
- Viết lời chào, chẳng hạn như "Kính gửi." hoặc "Đối với người có liên quan".
Bước 2. Bao gồm một bản tóm tắt thành tích của bạn
Bạn có thể bắt đầu thư xin việc của mình bằng những điều đơn giản, chẳng hạn như "Tôi xin ứng tuyển vào vị trí X". Tuy nhiên, nếu bạn muốn có một cách tiếp cận hơi khác, bạn có thể bắt đầu bằng bản tóm tắt những thành tích tốt nhất của mình. Bản tóm tắt này có thể thu hút sự chú ý của người quản lý tuyển dụng và tăng cơ hội được phỏng vấn.
Ví dụ: hãy bắt đầu với câu “Trong năm năm qua, tôi đã tăng gấp đôi doanh số bán hàng của mình và mở rộng phạm vi hoạt động sang ba tỉnh gần nhất”. Bạn cũng có thể tiếp tục với kinh nghiệm, trình độ học vấn, đào tạo chuyên ngành và các bằng cấp khác phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển
Bước 3. Thể hiện sự nhiệt tình
Trong một lá đơn xin việc, niềm đam mê được thể hiện trên giấy cũng có thể làm tăng cơ hội được phỏng vấn. Người quản lý tuyển dụng có thể bị ấn tượng bởi sự cống hiến của bạn đối với công việc.
Ví dụ: “Tôi rất phấn khích khi nhìn thấy quảng cáo tuyển dụng này vì tôi là một người hâm mộ lớn của công ty bạn”. Sau đó, hãy tiếp tục giải thích những gì bạn thích về công ty, tại sao bạn lại tận tâm với công việc và tại sao bạn lại phù hợp với công việc đó
Bước 4. Nhập các từ khóa có liên quan
Từ khóa có thể hữu ích nếu bạn đang cạnh tranh với nhiều người. Đề cập đến các từ khóa ở đầu thư có thể làm tăng cơ hội ứng dụng của bạn được chú ý, đặc biệt nếu những từ khóa đó chỉ ra rằng bạn là một ứng viên phù hợp.
- Các từ khóa tốt để bao gồm là những từ khóa được đề cập đến trong công việc, chẳng hạn như các kỹ năng hoặc kinh nghiệm cụ thể mà bạn có. Ví dụ: bắt đầu thư xin việc của bạn với, "Trong năm năm kinh nghiệm làm giám đốc bán hàng, tôi thường xuyên thuyết trình, phát triển các chiến lược bán hàng thành công và viết nhiều kịch bản bán hàng cho nhân viên."
- Bạn cũng có thể nêu tên người đã giới thiệu vị trí cho bạn. Cái tên có thể thu hút sự chú ý của người quản lý tuyển dụng và đảm bảo bạn nhận được một cuộc phỏng vấn. Ví dụ, “Tôi đã biết về vị trí tuyển dụng này từ trưởng bộ phận của chúng tôi, Dr. Susanto”.
