Nếu bạn phải rời văn phòng một thời gian hoặc dự định đi nghỉ, bạn có thể muốn mọi người gửi email cho bạn rằng bạn đang đi vắng. Nếu bạn có tài khoản Exchange, Outlook có các chức năng tích hợp sẵn. Nếu không có tài khoản Exchange, bạn vẫn có thể trả lời email tự động bằng cách tạo một số quy tắc. Làm theo hướng dẫn này để thiết lập trả lời tự động của bạn, cho dù bạn có tài khoản Exchange hay không.
Bươc chân
Phương pháp 1/4: Outlook 2010/2013
Bước 1. Bật trả lời tự động
Chọn một thư mục Exchange. Chọn thư mục từ kho tin nhắn của bạn. Bạn phải chọn một thư mục Exchange để xem tùy chọn Trả lời Tự động. Mở menu Trả lời Tự động (Vắng mặt). Bạn có thể tìm thấy menu này bằng cách nhấp vào tab Tệp, sau đó chọn tab Thông tin.
Bước 2. Định cấu hình câu trả lời của bạn
Trong menu Trả lời Tự động, hãy chọn hộp có nội dung Gửi Trả lời Tự động. Bạn có thể đặt thời gian hoạt động cho trợ lý bằng cách chọn hộp và đặt thời gian và phạm vi ngày.
Bước 3. Viết thư trả lời của bạn
Đối với email được gửi từ bên trong máy chủ trao đổi của bạn, hãy sử dụng tab Bên trong Tổ chức của tôi. Để trả lời email nhận được từ người khác, hãy sử dụng tab Bên ngoài Tổ chức của tôi. Khi bạn hài lòng với câu trả lời của mình, hãy nhấp vào OK.
Bước 4. Tắt trả lời tự động
Nếu bạn đặt phạm vi ngày cho trả lời tự động của mình, trợ lý sẽ tự động kết thúc khi phạm vi ngày kết thúc. Nếu bạn không đặt phạm vi ngày, nó sẽ tiếp tục cho đến khi bạn mở menu Trả lời tự động và chọn “Không gửi trả lời tự động”.
Phương pháp 2/4: Outlook 2007
Bước 1. Kích hoạt Office Assistant
Nhấp vào tab Công cụ. Trên menu Công cụ, chọn Trợ lý vắng mặt. Chọn hộp có nội dung “Gửi trả lời tự động Vắng mặt.” Bạn có thể đặt thời gian hoạt động cho trợ lý bằng cách chọn hộp và đặt thời gian và phạm vi ngày.
Bước 2. Viết thư trả lời của bạn
Đối với email được gửi từ bên trong máy chủ trao đổi của bạn, hãy sử dụng tab Bên trong Tổ chức của tôi. Để trả lời email nhận được từ những người khác, hãy sử dụng tab Bên ngoài Tổ chức của tôi. Khi bạn hài lòng với câu trả lời của mình, hãy nhấp vào OK.
Bước 3. Tắt Trợ lý vắng mặt
Nếu bạn đặt phạm vi ngày cho trả lời tự động của mình, trợ lý sẽ tự động kết thúc khi phạm vi ngày kết thúc. Nếu bạn không đặt phạm vi ngày, nó sẽ tiếp tục cho đến khi bạn mở menu Trả lời tự động và chọn “Không gửi trả lời tự động”.
Phương pháp 3/4: Outlook 2003
Bước 1. Kích hoạt Office Assistant
Trên menu Công cụ, chọn Trợ lý vắng mặt. Chọn hộp cho biết “Tôi hiện không có mặt tại Văn phòng.”
Bước 2. Viết thư trả lời của bạn
Trong hộp có nhãn “Chỉ tự động trả lời một lần cho mỗi người gửi với nội dung sau:” nhập câu trả lời bạn muốn sử dụng làm thư trả lời email.
Bước 3. Thêm quy tắc
Bạn có thể thêm các quy tắc vào Trợ lý của mình, chẳng hạn như chuyển tiếp tin nhắn từ một số người gửi nhất định đến những người nhận khác. Nhấp vào nút Thêm quy tắc… để định cấu hình quy tắc bạn đã xác định. Ví dụ: bạn có thể tạo một quy tắc sẽ chuyển tiếp email từ một khách hàng cụ thể đến đồng nghiệp của bạn để các email quan trọng không bị bỏ lỡ khi bạn đi vắng.
Bước 4. Tắt Trợ lý vắng mặt
Trợ lý Vắng mặt sẽ tiếp tục cho đến khi bạn mở menu Trả lời Tự động và chọn “Không gửi trả lời tự động Vắng mặt.”
Phương pháp 4/4: Gửi câu trả lời tự động mà không cần tài khoản Exchange
Bước 1. Tạo mẫu
Nếu không có tài khoản Exchange, tùy chọn Trả lời Tự động sẽ không khả dụng. Nhưng vẫn có thể thiết lập câu trả lời tự động bằng cách sử dụng mẫu và một số quy tắc. Bắt đầu bằng cách tạo một email mới. Đây sẽ là mẫu cho phản hồi tự động của bạn.
- Chọn một Chủ đề mô tả ngắn gọn tình huống. Ví dụ: "Không có mặt tại văn phòng cho đến khi". Bạn cũng có thể viết các từ "tự động trả lời" trong Chủ đề để người nhận biết ngay rằng những gì họ nhận được là câu trả lời tự động.
- Viết một tin nhắn ngắn. Trong phần nội dung của email, hãy viết một thông báo chung có thể áp dụng cho bất kỳ ai nhận được nó. Cho người nhận biết cách liên hệ với bạn hoặc người khác mà họ có thể liên hệ.
Bước 2. Lưu mẫu của bạn
Khi bạn hài lòng với thông báo, hãy nhấp vào Lưu dưới dạng… Trong menu thả xuống "Lưu dưới dạng", chọn Mẫu Outlook. Thao tác này sẽ lưu tệp dưới dạng mẫu được tải vào Outlook.
Bước 3. Tạo quy tắc
Để trả lời tự động hoạt động bình thường, bạn sẽ cần xác định một số quy tắc để tự động hóa quy trình. Trong Office 2003/2007, bấm vào menu Công cụ và chọn Quy tắc và Cảnh báo. Trong Office 2010/2013, bấm vào tab Tệp, chọn Thông tin, sau đó bấm Quy tắc và Cảnh báo. Thao tác này sẽ mở menu Quy tắc Thư điện tử.
- Nhấp vào nút Quy tắc mới. Bạn sẽ được yêu cầu chọn một mẫu. Từ phần “Bắt đầu từ quy tắc trống”, hãy chọn “Kiểm tra tin nhắn khi chúng đến”. Bấm tiếp.
- Quyết định tin nhắn sẽ trả lời. Nếu bạn muốn trả lời mọi thư bạn nhận được trong hộp thư đến của mình, hãy chọn hộp “tên tôi ở đâu trong hộp Đến”. Bạn có thể thu hẹp nó bằng cách chỉ định một chuyển phát hoặc email cụ thể với các từ nhất định trong chủ đề hoặc nội dung của email. Nhấp vào Tiếp theo sau khi bạn đã lựa chọn xong.
- Tải mẫu của bạn. Chọn hộp "trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể" trong cửa sổ tiếp theo để tải thư bạn đã tạo trước đó. Nhấp vào liên kết trong hộp mô tả cho "một mẫu cụ thể". Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại hỏi bạn nơi lưu mẫu. Chọn "Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp". Mở thư bạn đã tạo trước đó.
- Đặt ngoại lệ của bạn. Khi mẫu được tải, bạn có thể chỉ định các trường hợp nếu bạn không muốn gửi thư trả lời, chẳng hạn như cho những người nhận cụ thể hoặc cho một số loại thư nhất định. Nhấp vào Tiếp theo sau khi bạn đã lựa chọn xong.
- Đặt tên cho quy tắc của bạn. Trước khi có thể hoàn thành, bạn phải gán tên cho quy tắc của mình. Sử dụng nội dung nào đó dễ nhớ để bạn có thể nhanh chóng vô hiệu hóa quy tắc trong tương lai. Chọn hộp "Bật quy tắc này" để bật quy tắc, sau đó nhấp vào Kết thúc.
Bước 4. Tắt quy tắc
Khi bạn làm việc trở lại, bạn có thể tắt quy tắc bằng cách mở lại menu Quy tắc và Cảnh báo. Chọn quy tắc Vắng mặt bạn đã tạo từ danh sách các quy tắc hoạt động, sau đó nhấp vào nút Xóa.
Lời khuyên
- Một tổ chức thường được định nghĩa là công ty của bạn và chứa những người có tài khoản Máy chủ Exchange trên hệ thống e-mail của bạn.
- Menu Công cụ xuất hiện trong cửa sổ Outlook chính. Cửa sổ chính là cùng một cửa sổ xuất hiện khi bạn khởi chạy Outlook và chứa các menu Tệp, Chỉnh sửa, Xem, Đi, Công cụ, Hành động và Trợ giúp. Không có menu Công cụ trong cửa sổ bạn sử dụng để tạo hoặc xem các mục như tin nhắn e-mail, danh bạ hoặc tác vụ.
- Nếu bạn chọn hộp Tự động phát lại với những người bên ngoài tổ chức của tôi, tab Bên ngoài Tổ chức của tôi sẽ được hiển thị (Bật) bên cạnh tên tab.
- Địa chỉ liên hệ phải nằm trong thư mục Liên hệ Máy chủ Exchange của bạn. Nếu số liên lạc chỉ nằm trong một thư mục là một phần của tệp thư mục cá nhân (.pst), thì tin nhắn trả lời tự động sẽ không được gửi.
