Mang đến những buổi hội thảo là một cơ hội tốt để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với những người khác. Nhiều người cảm thấy hồi hộp và lo lắng khi nói trước khán giả, nhưng điều này có thể được khắc phục bằng cách luyện tập nhiều và chuẩn bị nhiều nhất có thể. Để buổi hội thảo diễn ra tốt đẹp, bạn phải liên hệ với ban tổ chức để tìm hiểu thời lượng của hội thảo và các chủ đề sẽ được đề cập. Chuẩn bị tài liệu hội thảo dưới dạng slide chứa một loạt thông tin. Đồng thời hiển thị trình chiếu với ảnh hoặc đồ họa. Khi xuất hiện trước khán giả với tư cách là một diễn giả, hãy thể hiện sự tự tin bằng cách giao tiếp bằng mắt, sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp và nói rõ ràng.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Chuẩn bị ban đầu
Bước 1. Tìm hiểu việc tiến hành hội thảo
Để chuẩn bị ban đầu, hãy thảo luận với ban tổ chức các vấn đề khác nhau liên quan đến việc thực hiện hội thảo và các chủ đề sẽ được thảo luận. Cố gắng tìm hiểu kỳ vọng của ban tổ chức là gì bởi vì các cuộc hội thảo có thể được chuyển tải theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: bạn được yêu cầu thảo luận về một bài báo đã được phát trước khi hội thảo bắt đầu hoặc thuyết trình mà không có nhiều sự tương tác với khán giả.
Hãy hỏi người tổ chức: “Buổi hội thảo sẽ được tổ chức giống như một buổi diễn thuyết tập trung vào việc giải thích kết quả nghiên cứu hay sẽ tương tác nhiều hơn với khán giả?”
Bước 2. Cân nhắc xem khán giả sẽ tham gia hội thảo là ai
Chuẩn bị tài liệu hội thảo theo sở thích và nhu cầu của khán giả bằng cách tìm hiểu những người sẽ tham gia hội thảo. Nếu bạn chưa biết khán giả của mình, hãy hỏi ban tổ chức để biết thông tin về nền tảng giáo dục và kinh nghiệm của họ. Nếu bạn đã làm việc với khán giả trước đây, hãy sử dụng những gì bạn biết để chuẩn bị tài liệu và điều chỉnh phong cách trình bày của bạn để mang lại lợi ích cho họ, đặc biệt là chuẩn bị.
- Ví dụ: khi thuyết trình một hội thảo khoa học trước mặt các chuyên gia, bạn không cần sử dụng biệt ngữ vì bạn có thể trực tiếp thảo luận về tài liệu đó một cách sâu sắc và chi tiết hơn.
- Tùy thuộc vào những người tham dự, bạn có thể thảo luận về các chủ đề gây tranh cãi hoặc hỏi ý kiến của khán giả.
- Đến địa điểm hội thảo sớm để bạn có thể trò chuyện với một số người tham gia và quan sát tình hình trong phòng trước khi hội thảo bắt đầu. Hỏi một trong những người tham gia, "Tại sao bạn muốn tham dự hội thảo này?"
Bước 3. Tìm hiểu những công cụ trình bày nào có sẵn và những công cụ nào bạn cần thiết lập
Đảm bảo rằng bạn có thể vận hành các thiết bị trong phòng, ví dụ: sử dụng thành thạo chương trình PowerPoint và biết cách đặt các trang chiếu thay đổi tự động mà không cần nhấp vào bàn phím hoặc nút chuột. Nếu bạn muốn sử dụng micrô, trước tiên hãy tìm hiểu cách sử dụng và điều chỉnh âm lượng.
Ví dụ: để bạn có thể trình chiếu trong khi thuyết trình, hãy đảm bảo có một máy chiếu hoạt động tốt trong phòng
Bước 4. Chuẩn bị các slide và hình ảnh thu hút sự chú ý của khán giả
Trước khi biên soạn tài liệu thuyết trình, hãy tưởng tượng một màn hình hiển thị trực quan sẽ như thế nào để khán giả dễ hiểu. Nếu bạn muốn trình chiếu một slide, hãy chuẩn bị một slide nhiều thông tin với hình ảnh rõ ràng và chữ viết dễ đọc. Sử dụng phông chữ lớn và hình dạng rõ ràng. Đừng bao gồm quá nhiều đồ họa và viết càng ít văn bản càng tốt.
- Hãy nhớ rằng khán giả cần 1-2 phút để đọc hết từng trang trình bày cho đến khi hoàn thành. Vì vậy, đừng chuẩn bị nhiều slide đến nỗi bạn không thể hoàn thành bài thuyết trình. Thay vào đó, hãy trình bày các hình ảnh để hỗ trợ thông tin bạn đang truyền đạt bằng lời nói cho khán giả của mình.
- Sử dụng các màn hình trực quan khác, ví dụ: mô hình, áp phích, tờ rơi hoặc tài liệu quảng cáo. Thay vì chỉ sửa chữa trên các slide, hãy khơi dậy khả năng sáng tạo của bạn bằng cách sử dụng những phương tiện này và điều chỉnh chúng theo cách quản lý của hội thảo.
Bước 5. Phân phát tài liệu thuyết trình trước hội thảo nếu cần
Nếu bạn muốn tổ chức một cuộc hội thảo tập trung vào thảo luận về các tham luận, hãy đề xuất với ban tổ chức rằng mỗi người tham gia đã nhận được một bài báo trước một vài ngày. Bằng cách này, họ có thể chuẩn bị các câu hỏi và nhận xét. Ngoài ra, bạn có thể đi thẳng đến tài liệu phức tạp hơn, giả sử khán giả của bạn có một mức độ hiểu biết nhất định.
Nếu bài báo được phân phối vẫn đang được thực hiện, hãy đưa nó vào giấy nháp và truyền đạt lại thông tin vào đầu buổi hội thảo. Bằng cách đó, khán giả của bạn biết rằng bạn đã sẵn sàng chấp nhận những lời chỉ trích và ý kiến đóng góp mang tính xây dựng
Bước 6. Thực hành phân phối buổi hội thảo theo khung tài liệu
Khi bạn hoàn thành việc lập dàn ý và trang trình bày, hãy luyện tập trước. Yêu cầu bạn bè và các thành viên trong gia đình đóng giả làm người tham gia hội thảo như một mô phỏng. Quay video về quá trình thực hành thuyết trình của bạn và sau đó phát lại video đó để bạn có thể xác định điều gì vẫn cần cải thiện. Thực hành thường xuyên nhất có thể cho đến khi bạn nắm vững tài liệu thuyết trình và thực sự sẵn sàng cho buổi hội thảo.
Mỗi khi bạn thực hành xong, hãy ghi chú lại những điều đã diễn ra tốt đẹp và những điều cần cải thiện
Bước 7. Đến địa điểm hội thảo sớm
Dành thời gian để bạn có mặt tại địa điểm hội thảo sớm để xem việc sắp xếp phòng. Dành thời gian để tải lên các tài liệu thuyết trình và phân phát bản sao của các giấy tờ hoặc tài liệu quảng cáo. Ngoài ra, hãy dành thời gian gặp gỡ ban tổ chức hội thảo để phối hợp.
Nếu bạn đến trước 15-30 phút thì vẫn còn đủ thời gian để làm những việc cần làm trước khi bắt đầu hội thảo
Phương pháp 2/3: Cung cấp tài liệu hội thảo
Bước 1. Giới thiệu bản thân với khán giả
Mở đầu buổi hội thảo bằng cách đứng trên bục giảng hoặc trước phòng và giới thiệu về bản thân. Mô tả ngắn gọn kinh nghiệm nghề nghiệp của bạn và lý do bạn muốn trình bày một buổi hội thảo về chủ đề sẽ được đề cập. Điều này có thể làm tăng sự quan tâm của khán giả khi nghe bạn nói và nuôi dưỡng sự tin tưởng lẫn nhau giữa người nói và khán giả.
Nếu ai đó đã giới thiệu bạn, hãy giải thích ngắn gọn lý do tại sao bạn cảm thấy rất hào hứng khi tổ chức buổi hội thảo này và cảm ơn ban tổ chức đã cho bạn cơ hội nói chuyện trước khán giả
Bước 2. Thực hiện một bài thuyết trình theo tài liệu đã được chuẩn bị
Trình bày tài liệu theo thứ tự dựa trên tư duy logic. Ngay cả khi bạn đã ghi nhớ tất cả tài liệu, hãy ghi lại những thông tin quan trọng ngắn gọn vào giấy hoặc thẻ ghi chú để mang theo khi trình bày. Bạn có thể sử dụng những ghi chú này để đặt nhịp độ cho bài phát biểu của mình. Sử dụng các nguyên tắc này khi tổ chức hội thảo: “Hãy nói với khán giả những gì bạn muốn nói, giải thích những gì bạn đã giải thích, nói những gì bạn đã giải thích”.
Ví dụ: khi tổ chức một buổi hội thảo với chủ đề được thảo luận theo thứ tự thời gian, ví dụ: lịch sử bùng nổ chiến tranh thế giới thứ hai, hãy đảm bảo rằng bạn đã cung cấp nhiều thông tin trước khi đưa ra lời giải thích theo thứ tự thời gian
Bước 3. Trình bày tài liệu mà không cần nhìn vào các phương tiện trực quan
Đưa ra các cuộc hội thảo sẽ dễ dàng hơn nếu bạn đọc các slide. Thay vào đó, hãy sử dụng một slide để hỗ trợ thông tin quan trọng đang được giải thích. Nếu bạn thực hành nhiều, cách sử dụng các slide có thể cho thấy bạn đang tổ chức một buổi hội thảo tốt hay không.
Ví dụ: khi hiển thị một bức ảnh về Lincoln, hãy sử dụng trang trình chiếu làm hỗ trợ khi bạn giải thích bối cảnh về cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của Lincoln. Thông tin này không cần phải viết bên cạnh ảnh
Bước 4. Đưa buổi hội thảo theo lịch trình đã định trước
Khi bạn đã bày tỏ sự sẵn sàng tổ chức một buổi hội thảo, hãy tìm hiểu xem bạn phải nói chuyện trong bao lâu và sau đó chuẩn bị tài liệu theo thời gian đã định. Kết thúc bài thuyết trình đúng giờ hoặc chậm nhất là 5 phút, không được quá. Khi hết thời gian, hãy đưa ra kết luận ngay lập tức và nói rằng bạn sẽ giải thích thêm trong phần hỏi và trả lời.
Ví dụ: nói với khán giả, “Tôi phải kết thúc bài thuyết trình vì thời gian không còn nhiều, nhưng tôi sẽ tiếp tục thảo luận về chủ đề này trong một phiên hỏi đáp.”
Bước 5. Trả lời các câu hỏi tốt nhất có thể
Bắt đầu trả lời bằng cách lặp lại câu hỏi đã hỏi để toàn bộ khán giả nghe được vấn đề bạn muốn thảo luận. Trước khi nói, hãy nghĩ về câu trả lời trong khi xây dựng một câu. Càng nhiều càng tốt, cung cấp câu trả lời được hỗ trợ bởi tài liệu bạn vừa mô tả và thêm thông tin mà bạn không có thời gian để truyền đạt do hạn chế về thời gian hoặc các điều kiện khác.
- Sau khi trả lời, hãy cảm ơn người hỏi về câu hỏi đã đặt ra. Nếu một người tham gia chiếm ưu thế trong phiên Hỏi & Đáp, hãy nói rằng họ có thể nói chuyện lại với bạn sau khi hội thảo kết thúc.
- Nếu bạn không thể trả lời một câu hỏi, hãy nói: "Câu hỏi này rất hay, nhưng tôi chưa thể trả lời được."
Phương pháp 3/3: Thể hiện kỹ năng và sự tự tin
Bước 1. Giao tiếp bằng mắt
Khi bạn nói, hãy nhìn xung quanh phòng trong khi giao tiếp bằng mắt với toàn bộ khán giả trong khi trình bày. Nếu bạn nhận thấy rằng bạn đang chỉ nhìn về một hướng, hãy nhìn ra chỗ khác. Đừng chỉ tập trung vào khán giả ngồi ở phía sau hoặc phía trước. Thay vào đó, hãy xem tất cả những người tham gia hội thảo để bạn có thể nắm bắt được phản ứng của họ đối với những gì bạn nói.
Bước 2. Nói rõ ràng và lôi cuốn
Sử dụng các video bài tập để tìm hiểu xem giọng nói của bạn có bị rung hoặc không đủ lớn hay không. Nói to để bạn không phải sử dụng micrô. Ngoài ra, hãy giữ cho bài thuyết trình của bạn bình tĩnh và phát âm rõ ràng từng từ để mọi người có thể hiểu bạn đang nói gì.
Viết: “Nói rõ ràng” vào lề của ghi chú dàn ý để nhắc nhở bạn duy trì chất lượng âm thanh trong khi trình bày
Bước 3. Bình tĩnh nếu có vấn đề gì xảy ra
Nếu bạn truyền tải thông tin sai, khán giả có thể không biết điều đó. Để loại bỏ bất kỳ lo lắng nào, hãy thừa nhận rằng bạn đã hiểu sai trước khi tiếp tục bài thuyết trình của mình để khôi phục lòng tin của khán giả đối với bạn.
Ví dụ: nói với khán giả: “Xin lỗi, tôi chưa cập nhật dữ liệu ở cột 3 theo vị trí của ngày hôm nay. Một con số chính xác hơn sẽ là…”
Bước 4. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tốt
Kiểm soát các ngón tay và cẳng tay để bạn không tỏ ra lo lắng vì liên tục nghịch bút bi hoặc đồ vật khác. Thỉnh thoảng hãy chú ý đến cách bạn bước và bước đi, nhưng đừng thực hiện bất kỳ chuyển động nào khiến khán giả của bạn phân tâm. Khi thực hành ngôn ngữ cơ thể, hãy nghĩ xem liệu chuyển động của bạn có khiến khán giả mất tập trung vào tài liệu thuyết trình hay không. Nếu vậy, hãy cố gắng giảm hoặc tránh chuyển động.
